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El módulo de software de gestión avanzada de gastos de Acumatica está diseñado para mejorar la precisión de los gastos para la contabilidad y para el cálculo de costos y la facturación de proyectos. Dejará de perder el tiempo persiguiendo recibos y, en su lugar, podrá centrarse en el crecimiento del negocio.
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AcumatiCares
Producto
Software de gestión avanzada de gastos
Automatizar los informes de gastos, los recibos y las transacciones con tarjeta de crédito
El seguimiento y registro de gastos puede ser un proceso que consume mucho tiempo y es confuso, pero el software de gestión avanzada de gastos de Acumatica utiliza el poder de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para cubrir estas tareas automáticamente.
La gestión avanzada de gastos puede automáticamente:
- Generar recibos de gastos a partir de sus transacciones con tarjeta de crédito.
- Configura en cuestión de minutos las conexiones entre tu software de gestión empresarial y tus fuentes bancarias, con más de 14 000 entidades financieras.
- Defina programas de configuración flexibles con múltiples niveles de seguridad.
- Cotejar los gastos con las cuentas del Libro Mayor.
- Clasifique las nuevas transacciones.
- Ajuste los algoritmos de coincidencia para mejorar la precisión de futuros procesos de importación y conciliación.
- Envíe notificaciones push para recordar a los empleados que presenten los recibos escaneados.
- ¡Y mucho más!
Beneficios clave del software de gestión avanzada de gastos para su empresa
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Acorte los ciclos de gastos
Las importaciones programadas de extractos bancarios eliminan las importaciones manuales de estados de cuenta de tarjetas de crédito. La creación automatizada de recibos de gastos reduce la carga de buscar los recibos de gastos de los empleados. Adjunte automáticamente los recibos de gastos a los extractos bancarios correspondientes. Las notificaciones push recuerdan a los empleados que presenten los recibos de gastos a través de sus teléfonos móviles.
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Mejore la precisión de los datos
La conciliación inteligente mediante configuraciones predeterminadas elimina la conciliación manual propensa a errores para transacciones recurrentes. La Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático mejoran la conciliación inteligente al identificar transacciones existentes y conciliar correctamente gastos futuros basándose en la retroalimentación.
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Integración de contabilidad de proyectos
Los gastos y los recibos de gastos se transfieren al sistema de contabilidad de proyectos para mejorar el cálculo de costos del proyecto. Los gastos facturables se transfieren a la contabilidad de proyectos para una facturación al cliente más rápida y precisa.
Características importantes del software de gestión avanzada de gastos
Reclamaciones de gastos
Permita a los empleados introducir recibos de gastos y presentar reclamaciones de gastos con reembolso por los gastos incurridos utilizando cuentas personales o tarjetas de crédito corporativas.
Recibos automatizados
Los clientes de EE. UU. y Canadá pueden tomar una foto de los recibos con un teléfono móvil. Acumatica crea automáticamente un recibo de gastos a partir de la imagen.
Configuración rápida
Conéctese a más de 14,000 instituciones financieras. La configuración tarda solo minutos en establecer una conexión segura. Configure rápidamente los programas de sincronización de datos y los ajustes predeterminados para los titulares de tarjetas y la configuración de categorías de conciliación inteligente. Admite transacciones en múltiples monedas base.
Notificaciones push
Seleccione a uno o varios empleados para notificar por correo electrónico o mensaje de texto cuando las transacciones con tarjeta de crédito no tengan un recibo de gastos escaneado asociado. Los empleados pueden presentar gastos escaneando recibos en sus dispositivos móviles.
Conciliación inteligente
Defina configuraciones predeterminadas para categorizar y contabilizar transacciones en cuentas específicas del libro mayor. Por ejemplo, la categoría del estado de cuenta de la tarjeta de crédito o el proveedor pueden identificar automáticamente los gastos de comida o restaurante para contabilizarlos en una cuenta de comidas y entretenimiento en Acumatica. La inteligencia artificial automatiza la conciliación inteligente para las importaciones de transacciones con tarjeta de crédito y los recibos de gastos con reconocimiento de caracteres para mejorar la precisión de los datos. El aprendizaje automático ajusta los algoritmos de conciliación para mejorar la precisión de las coincidencias en futuras transacciones.
Registros de seguridad y auditoría
La autenticación multifactor (MFA), el Estándar de Cifrado Avanzado (AES 256) y la Seguridad de la Capa de Transporte (TLS) garantizan la seguridad de todos los intercambios de información. Las actualizaciones de los feeds de tarjetas de crédito se registran a nivel de registro y campo en Acumatica, lo que proporciona trazabilidad para todas las transacciones de datos.
Software avanzado de gestión de gastos – Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la gestión avanzada de gastos de Acumatica?
La gestión avanzada de gastos de Acumatica ayuda a automatizar el proceso de gestión de gastos, desde su registro hasta su contabilización. Los empleados pueden enviar recibos, las transacciones con tarjetas corporativas se pueden importar y conciliar, y los gastos se pueden clasificar y derivar a los flujos de trabajo de contabilidad financiera y de proyectos.
¿Cómo automatiza Acumatica la gestión de los informes de gastos?
Acumatica reduce la introducción manual de gastos mediante la automatización de la creación de recibos, la importación de transacciones con tarjeta de crédito y el uso de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para ayudar a clasificar y emparejar los gastos. Esto ayuda a los equipos de finanzas a tramitar los gastos más rápidamente, al tiempo que mejora la precisión contable.
¿Pueden los empleados enviar los justificantes de gastos desde un dispositivo móvil?
Sí. Los empleados pueden capturar y enviar recibos desde dispositivos móviles compatibles, lo que ayuda a las empresas a recopilar la información sobre los gastos en un momento más cercano a la fecha de la compra y a reducir la necesidad de tener que buscar los recibos que faltan más adelante.
¿Cómo se relacionan los gastos con la contabilidad de proyectos y la facturación a los clientes?
Los gastos registrados en Acumatica pueden transferirse directamente a la contabilidad de proyectos, lo que ayuda a las empresas a asignar los costes a los proyectos correspondientes e incluir los gastos subvencionables en la facturación a los clientes. De este modo, la información sobre gastos, finanzas y proyectos permanece interrelacionada dentro del mismo sistema ERP.
¿Cuál es la ventaja de gestionar los gastos directamente en Acumatica?
Dado que Advanced Expense Management forma parte de Acumatica Cloud ERP, los datos de gastos pueden conectarse directamente con la contabilidad financiera, la contabilidad de proyectos y otros flujos de trabajo empresariales. Esto contribuye a reducir la necesidad de contar con sistemas de gestión de gastos independientes, la introducción duplicada de datos y las integraciones separadas.
Who is Acumatica Advanced Expense Management Software designed for?
Advanced Expense Management está diseñado para empresas en expansión que desean automatizar los gastos de los empleados y de las tarjetas corporativas, al tiempo que mantienen los datos de gastos vinculados a sus procesos de contabilidad financiera y de proyectos.
Vea lo que dicen los clientes de Acumatica
