Software de gestión empresarial: Características, ventajas e implantación

Software de gestión empresarial: Características, ventajas e implantación

Según la Oficina de Promoción de la Pequeña Empresa de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa, se calcula que hay 34,8 millones de pequeñas empresas funcionando en EE.UU. Cada una es única, pero comparten un reto común: cómo gestionar eficazmente sus procesos de contabilidad, recursos humanos, ventas, inventario (y más) para poder atraer -y mantener- a los clientes a la vez que obtienen beneficios.

Como pequeño empresario, sabe de primera mano lo difícil que es prosperar en el competitivo mundo digital actual. La lucha por hacer malabarismos con múltiples aplicaciones de gestión empresarial que no armonizan entre sí y el dolor que supone realizar manualmente el seguimiento del inventario, extraer datos de hojas de cálculo, cumplir con el pago de nóminas y mucho más, son demasiado reales.

Estos y otros retos son la razón por la que muchas pequeñas empresas recurren al software de gestión empresarial (SGE) en busca de ayuda. Hoy definiremos el SGE y exploraremos el valor que puede aportar a su empresa, las principales funciones que ofrece y cómo seleccionar el mejor SGE para usted.

¿Qué es el software de gestión empresarial?

El software de gestión empresarial (BMS) es una plataforma integral que unifica contabilidad, CRM, operaciones y análisis en un único sistema en tiempo real.

Al sustituir las herramientas puntuales poco conectadas por flujos de trabajo integrados y automatizados, BMS ayuda a organizaciones como la suya a reducir errores, mejorar la visibilidad y escalar con eficacia.

Si esta definición le resulta familiar, es probable que haya oído hablar de las soluciones de planificación de recursos empresariales ( ERP). Éstas también conectan los datos, los procesos y las personas de una organización en una única plataforma para que la empresa esté racionalizada, informada y sea rentable. Algunos consideran que los SGE y los ERP son intercambiables, mientras que otros afirman que una solución ERP es un tipo de SGE.

En cualquier caso, las soluciones BMS y ERP sirven para la mayoría de los sectores, pueden implementarse en la nube o en las instalaciones e integran múltiples aplicaciones de una sola función (por ejemplo, contabilidad, CRM, RRHH, gestión de proyectos, análisis, etc.) en un sistema cohesivo que hace que dirigir su empresa sea una tarea menos estresante y más exitosa.

6 Características principales de los SGE modernos

1. Plataforma unificada e integraciones con terceros

Una plataforma centralizada que amplía su funcionalidad a través de aplicaciones de terceros garantiza que usted y su equipo estén siempre en la misma página y puedan utilizar las herramientas de contabilidad, CRM o inventario que ya están utilizando para operar con eficacia.

2. Interfaz fácil de usar y personalizable

Una interfaz fácil de usar, aprender y personalizar es crucial para su empresa. Si es difícil de entender, navegar o personalizar, su equipo puede rechazarlo. También se resistirán a navegar por información y datos que no necesitan para su trabajo, por lo que el SGE que elija debe ofrecer cuadros de mando personalizados para cada empleado.

3. Automatización del flujo de trabajo y gestión de tareas

La automatización de procesos y tareas repetitivos y el control de los plazos, el progreso y el rendimiento a través de una solución garantizan la optimización del personal, el ahorro de tiempo y el aumento de la rentabilidad.

Características de los SGE modernos

4. Informes sólidos y análisis en tiempo real

Sólo puede tomar las mejores decisiones para su empresa si dispone de buenos datos, pero para acceder plenamente a ellos, necesita informes y funciones analíticas que le ayuden a recopilarlos, ordenarlos y analizarlos con eficacia.

5. Seguridad, conformidad y acceso basado en funciones

Una empresa de éxito es aquella que está protegida contra actividades maliciosas. El SGE debe incluir un acceso basado en funciones para que solo las partes interesadas autorizadas puedan acceder a la información confidencial de su empresa, así como ofrecer funciones de cumplimiento para que pueda gestionar y satisfacer fácilmente sus requisitos de cumplimiento.

6. Escalabilidad

El crecimiento es el sello distintivo de una empresa próspera, y el SGE debe ser capaz de escalar con usted a medida que contrata a más empleados, introduce procesos de trabajo complejos y amplía su huella.

Características imprescindibles frente a características deseables

Todas las funciones mencionadas anteriormente son fundamentales para las empresas de hoy en día, pero ¿hay algunas más importantes que otras? Depende de los requisitos específicos de su empresa y, como pequeña empresa, estos requisitos a menudo difieren de los de las grandes empresas. Para algunos, todas las funciones son imprescindibles, y es posible que desee encontrar una solución BMS o ERP que las ofrezca todas.

Beneficios para las empresas

La implantación de BMS permite ahorrar tiempo, reducir errores y aumentar los ingresos. Aunque es difícil cuantificar cuánto tiempo, cuántos errores y cuánto dinero le ahorrará esta decisión, puede estar seguro de que lo hará:

• Obtenga una única fuente de verdad y coherencia de los datos.
• Reduzca el trabajo manual y aumente la eficacia y la productividad.
• Reduzca costes y ahorre tiempo con la automatización.
• Mejorar la colaboración entre departamentos.
• Tome decisiones más acertadas y basadas en datos gracias a informes sólidos y potentes análisis.