Solución ERP en la nube de Acumatica para CoachComm

CoachComm toma la decisión correcta La implantación de Acumatica Manufacturing permite un crecimiento impulsado por los datos

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Auburn, AL

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Fabricación

CoachComm

Adquirió una plataforma única y conectada que ofrece visibilidad de extremo a extremo
Obtención de nuevos datos en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.
Reduzca los costes de mantenimiento de inventario en un 15% con una gestión optimizada de las existencias
Eliminación de ocho horas diarias de manipulación de hojas de cálculo mediante la automatización de la planificación de necesidades de material (MRP).
Racionalización de los flujos de trabajo y reducción de los errores debidos a la introducción manual de datos.
Aumento de la productividad mediante la automatización de tareas repetitivas, lo que ahorra un tiempo valioso.
Obtención de herramientas de autoservicio que ofrecen a los directivos acceso en tiempo real para analizar los datos con mayor profundidad.
Acortamiento del proceso de cotización de ventas con acceso a información crítica que permite al departamento de ventas realizar un mejor seguimiento de los envíos y poner al día a los clientes.

"Vemos con más claridad las distintas piezas de nuestro negocio. Podemos planificar nuestra fabricación, llevar mejores niveles de inventario y ver todo lo que tenemos que hacer para gestionar mejor el negocio."

Peter Amos, CoachComm

CoachComm

Desafíos

Solución ERP

Resultado

Desafíos

Llega un momento en las empresas medianas de crecimiento orgánico en que los ejecutivos se dan cuenta de que los
procesos que utilizan no pueden escalar más. En CoachComm, que fabrica auriculares para
entrenadores, locutores y aplicaciones industriales, el propietario Peter Amos se dio cuenta de que su tecnología heredada
tecnología heredada estaba frenando el crecimiento de la empresa. Como muchos propietarios de pequeñas empresas, había oído
que las implantaciones de ERP podían llevar años y costar millones, y a menudo se salían del presupuesto,
Amos afirma que tardó años en superar estas ideas erróneas.

Pero revisar cómo la empresa con sede en Auburn, Alabama, procesaba manualmente los datos a través de
varias aplicaciones heredadas le obligó a superar sus dudas. Lo más revelador fue cómo
CoachComm intentaba gestionar su MRP manualmente, lo que requería un empleado a tiempo completo.

"Lo que hacemos es relativamente complejo", dice Amos. "No construimos cohetes, pero estamos
probablemente cerca. Fabricamos internamente placas de circuitos con más de 3.000 piezas por unidad. Gestionar todas
para asegurarnos de que tenemos lo que necesitamos en cada momento para las distintas
placas de circuitos que construimos es toda una tarea".

Los auriculares de CoachComm también incluyen plásticos, componentes metálicos y otros materiales. Algunos
de sus productos se fabrican por encargo, mientras que otros se fabrican en stock.

La empresa vende directamente a sus clientes entrenadores, entre los que se encuentran cientos de institutos y colegios, la NFL y la Liga Canadiense de Fútbol.
la NFL y la Liga Canadiense de Fútbol. También vende a través de distribuidores
locales y nacionales, como 30 Rock de la NBC, The Tonight Show y MSNBC, entre otros clientes.
algunos clientes. CoachComm también almacena existencias para apoyar a su equipo de servicio de campo.

Nuestro personal hacía un excelente trabajo de gestión manual, pero el MRP era una tarea imposible", afirma Amos.
imposible", afirma Amos. Para asegurarse de que nunca se quedaban sin piezas, la empresa sobreabastecía sus
y el inventario se disparó. "Nos cubrimos en exceso porque teníamos miedo de quedarnos sin piezas.
miedo de quedarnos sin algo, en lugar de saber realmente lo que pasaba", afirma Amos.

Una persona gestionaba manualmente las hojas de cálculo del MRP, que incluían datos de las órdenes de compra, las órdenes de servicio, los niveles de existencias y las futuras órdenes de trabajo.
de compra, órdenes de servicio, niveles de inventario y futuras órdenes de trabajo. Tras añadir los nuevos datos, una
actualización tardaba entre 45 minutos y una hora.

"Luego hay que descifrarlo todo y establecer prioridades", dice Gardner Swindall, Senior
de la cadena de suministro. "Nuestro planificador de inventario tenía que ir a ver lo que tenía que construir, y
y las fechas de caducidad. Luego teníamos que volver a ejecutar (la hoja de cálculo) porque los
materiales necesarios no estaban en la hoja de cálculo".

"Tenemos hasta 25 niveles de componentes para nuestros productos acabados", añade. "Ese proceso
se aplicaba a los premontajes, que pasaban a los subconjuntos, hasta llegar al nivel de la placa de circuito".
de circuitos".

"Todos los días lo hacíamos manualmente", continúa Swindall. "Llegamos a un punto en el que
intentábamos hacerlo tres veces a la semana, pero si lo hacíamos, podíamos perder pedidos, así que teníamos a alguien que lo hacía todos los días".
alguien que lo hiciera todos los días".

Aplicaciones desconectadas

CoachComm luchaba por conciliar manualmente los datos de sus sistemas independientes, que incluían
Aptean Southware, Infor CRM (antes Sales Logix) y Agile, así como otras aplicaciones.
así como algunas otras aplicaciones. Estas aplicaciones locales contenían datos históricos de casi 30 años.
casi 30 años. Sin embargo, los datos no eran uniformes. Los nombres de los clientes, los números de
otra información no eran coherentes dentro de esas aplicaciones y requerían una gran cantidad de conciliación manual para cada proceso de la organización de fabricación.
manual para cada proceso de la organización de fabricación.

Me daba pavor cambiar de Southware; todo lo relacionado con cambiar de sistema me resultaba aborrecible", afirma Amos.
para mí", dice Amos. "He oído y visto tantas malas historias de empresas que cambian de sistema, aunque sea de un sistema a otro.
de un sistema a otro. Llegó un punto en el que nuestro software, por bueno que fuera, no era adecuado para nuestro tipo de negocio.
simplemente no era adecuado para nuestro tipo de negocio y lo que hacemos. Finalmente, decidimos que teníamos que dar el salto".
dar el salto".

Los sistemas desconectados dificultaban el intercambio de información y la recopilación de datos para ventas o atención al cliente exigía un trabajo adicional.
ventas o atención al cliente requería un trabajo extra, dicen los ejecutivos.

Desde el punto de vista de las ventas, el CRM no permitía ver el inventario, los detalles de envío ni otros datos que pudiéramos querer ver, como las solicitudes de asistencia", afirma Mike Whitley, vicepresidente de ventas.
datos que pudiéramos querer ver, como los tickets de soporte", dice Mike Whitley, Vicepresidente de Ventas.
"Dedicábamos una cantidad desmesurada de nuestro tiempo a peinar la información, lo que no era el
mejor uso de nuestro tiempo. Incluso cuando obtenía la información de otros sistemas, la integridad de la información era, en el mejor de los casos, sospechosa".
información era, en el mejor de los casos, sospechosa".

El equipo de ventas utilizaba el sistema CRM para enviar pedidos al servicio de atención al cliente, que operaba
en Infor CRM. "Tenían que convertir completamente esos números de pieza en otro conjunto de números de pieza
números de pieza y entrar manualmente", dice Whitley. "Tampoco teníamos visibilidad de todo el camino a través de
tickets de soporte".

El servicio de atención al cliente, el soporte técnico y los equipos de servicio de campo trabajan bajo un mismo paraguas pero
tienen funciones independientes. Cada equipo carecía de visibilidad de las órdenes de servicio para comprender lo que se hacía durante las llamadas de servicio.
durante las llamadas de servicio. En su lugar, tenían que localizar a la persona que realizaba el servicio para preguntarle qué se había hecho.
servicio para preguntar qué se había hecho.

Para una empresa que se enorgullece de ofrecer el mejor servicio al cliente, la entrega de información y productos a clientes que siempre necesitan respuestas rápidas se estaba convirtiendo en un problema.
y productos a clientes que siempre necesitan entregas rápidas se estaba convirtiendo en un problema.
La falta de información también suponía un obstáculo para el departamento de envíos. Swindall afirma que Aptean Southware
carecía de controles y equilibrios, lo que a veces daba lugar a extracciones negativas de inventario. El departamento de envíos de
El departamento de envíos no tenía información sobre devoluciones o notificaciones si un artículo estaba agotado.
Amos afirma que carecía de los datos financieros necesarios para tomar las mejores decisiones.

"Sin datos, no sabes cómo estás actuando ni cómo ajustar tu actuación", afirma.

"Necesitas información para saber dónde estás".

Solución ERP

ERP de fabricación asequible, abierto e integral

CoachComm evaluó varias de las marcas líderes del sector de los ERP.

"Nos fijamos en algunos de los grandes nombres, pero los descartamos enseguida", afirma. "Eran demasiado grandes, los Oracles del mundo y SAP. Miramos brevemente NetSuite y decidimos que era más de lo que queríamos masticar".

Amos contrató a un consultor externo para que le ayudara a reducir las opciones, y éste le recomendó
Acumatica. Los ejecutivos de CoachComm se enteraron de que Acumatica ofrecía un modelo de licencia único,
una solución integral que unía a la perfección todos los aspectos de sus operaciones al tiempo que permitía
aplicaciones de terceros.

Amos eligió Acumatica porque "simplemente le gustó la propuesta de valor global. Tenía las piezas
que necesitábamos y parecía ajustarse mejor a lo que necesitábamos, incluido el valor desde un punto de vista financiero, cuánto costaba y cómo estaba estructurado financieramente", afirma.
financiero, cuánto costaba y cómo estaba estructurado financieramente", afirma.
La normalización de los datos facilita la puesta en marcha

CoachComm trabajó con Copious Solutions para implantar Acumatica, y también volvió a contratar a Alan
Walker como Vicepresidente Ejecutivo para ayudar a CoachComm a normalizar y unificar la información dispar de sus cuatro sistemas heredados.
de sus cuatro sistemas heredados.

"Contraté a Alan porque sabía que tenía las aptitudes para
para ayudarnos a superar ese proceso y tener a alguien de nuestro lado que lo dirigiera", afirma Amos.
CoachComm tardó un año en unificar y normalizar 30 años de datos hasta un punto en el que se sintieran cómodos.
de datos hasta un punto en el que se sintieran cómodos.

"Cuando nos pusimos en marcha, pudimos seguir trabajando y no perdimos ni un día, ni siquiera un día de envíos.
ni un día de envíos. Pudimos seguir adelante", afirma Amos.

"En general, estoy contento de haber sobrevivido", añade. "Ha habido tantas historias de terror de
de cambio a nuevos sistemas. Es un testimonio del esfuerzo del grupo, pero Alan era la cabeza de aquello...
él tenía que unificar esos datos".

Aunque Walker ya había trabajado en CoachComm, primero tuvo que aprender cómo funcionaban y cómo interactuaban los distintos programas.
y cómo interactuaban los distintos programas informáticos. También tuvo que conocer los nuevos productos CoachComm y sintetizar los datos en un todo común. "Teníamos este número aquí para un número de identificación de fabricación, y lo llamamos otra cosa
aquí, y otra cosa allí", explica. "Eso era muy confuso". Se apoyó mucho en varios empleados clave para que le ayudaran a entender la información de los sistemas Infor CRM, Aptean SouthWare y Agile PLM de Oracle.

"Lo más importante fue organizar la cadena de suministro y los envíos", afirma Walker. "Cada
tarde enviaba a Gardner una invitación para las 8 de la mañana del día siguiente porque tenía preguntas
sobre lo que había aprendido el día anterior. No habría podido hacerlo sin él.
Habría sido un fracaso al 100%".

Resultado

Con Acumatica Manufacturing implantado, los ejecutivos de CoachComm disponen de datos precisos y en tiempo real que utilizan para dirigir la empresa de forma mucho más eficiente.
en tiempo real que utilizan para dirigir la empresa de forma mucho más eficiente.

"Vemos con más claridad las distintas piezas de nuestro negocio", afirma Amos. "Podemos planificar nuestra
fabricación, llevar mejores niveles de inventario y ver todo lo que tenemos que hacer para llevar el
negocio".

CoachComm ya no inmoviliza su efectivo ni su espacio de almacén con exceso de inventario, y
no se queda sin piezas críticas, algo que hacía con frecuencia antes de implantar Acumatica.

Como propietario de una empresa, el mero hecho de llegar al otro lado de esto con éxito ha sido algo tremendamente bueno", afirma Amos.
Amos añade que los directivos controlan los datos y los utilizan para hacer mejor su trabajo.

El hecho de tener los datos en un único sistema y armonizados eliminó muchas horas que los empleados pasaban antes
dedicaban a buscar y traducir datos.

Mejora de las ofertas y agilización del servicio al cliente
Ventas es mucho más eficiente y aprovecha mucho mejor su tiempo cuando el equipo crea
cotizaciones, rastrea los envíos de los clientes y consulta los documentos históricos, dice Whitley.

"La app de Acumatica es muy intuitiva, fácil de usar, te da buena información y está disponible al alcance de la mano. El equipo tiene acceso mientras está de viaje. También podemos buscar información
por territorio, por región, por representantes internos, por representantes externos, y crear grupos y filtros para todo
los clientes".

Elogió los cuadros de mando de ventas que crearon. Es una herramienta inestimable que nos da acceso instantáneo a las métricas que queremos ver y seguir, todo en un solo lugar".
instantáneo a las métricas que queremos ver y seguir, todo en un solo lugar".

El proceso de cotización lleva menos tiempo, y Whitley ahora puede ver los detalles del cliente, la división, el concesionario y el distribuidor.
distribuidores, información que antes no tenía.

Cadena de suministro y envíos racionalizados
Disponer de más datos en tiempo real sobre la cadena de suministro de la empresa ha proporcionado a Swindall una mayor visibilidad de los pedidos programados, producidos y enviados, que antes no tenía.
visibilidad de los pedidos programados, producidos y enviados, que antes no tenía.

"Hemos podido ir por proveedor y fijar nuestros plazos de entrega, algo que antes no teníamos", afirma. "Ahora podemos fijar el plazo de entrega de una pieza en función de quién nos la suministre".

Un conocimiento más profundo de sus proveedores ha permitido a la empresa revisar los historiales de precios, y armada con esa información y otros datos, CoachComm ha empezado a hacer previsiones.
con esa información y otros datos, CoachComm ha empezado a hacer previsiones. "Tener previsiones
nos permite ver dónde podemos combinar las cantidades de los lotes, dónde podemos reducir los costes y dónde podemos aprovechar las ofertas globales.
reducir costes y aprovechar los pedidos globales para ahorrar en envíos", afirma Swindall.
CoachComm conectó Starship a Acumatica, lo que permite a ventas obtener confirmaciones de envío y ver dónde se encuentran los envíos.
y ver dónde están en tránsito los envíos. "Utilizar Acumatica ha sido bastante

nos ha abierto los ojos y estamos deseando utilizar todas las herramientas que ofrece", afirma.
Starship, una de las muchas aplicaciones de terceros que se conectan sin problemas a Acumatica también
agiliza la compra de tarifas, lo que ayuda a la empresa a ahorrar en gastos de envío.

Acumatica: Fácil importación y exportación de datos
Walker elogió a los desarrolladores de Acumatica por la forma en que diseñaron el software, haciendo
una plataforma flexible y fácil de usar que le permitió extraer e introducir datos sin esfuerzo.

"Los escenarios de importación y exportación de Acumatica son fenomenales", afirma. En lugar de
que los departamentos de TI trabajen entre bastidores con SQL e introduzcan los datos directamente en una tabla,
Acumatica hace todo eso por usted, dice.

Walker también alabó la funcionalidad multiusuario de la plataforma, que, según él, tiene un valor incalculable,
así como sus funciones de búsqueda y sus flexibles opciones de personalización. En Acumatica ERP,
una sola instancia de la aplicación puede servir a varios inquilinos, que representan empresas o divisiones
empresas o divisiones que los ejecutivos quieran mantener separadas. Alojado en una sola plataforma,
Walker no tiene que entrar y salir si necesita trabajar en una división diferente, lo que le ahorra
tiempo y frustración.

Plataforma para un crecimiento sin restricciones
Con todos los departamentos ahora en una plataforma única, cohesiva e intuitiva, CoachComm está
CoachComm está desplegando funciones y módulos adicionales de Acumatica. La empresa planea añadir capacidades
e-commerce limitadas, gestión móvil de gastos y un portal de clientes.

"Tomamos la decisión correcta al optar por Acumatica", afirma Amos. "Ha sido validado por el hecho de que
que a todo el mundo le encanta. El software está bien diseñado, es completo y fácil de usar."