La empresa diversificada de Nebraska Telesis, Inc. gestiona seis empresas con Acumatica ERP
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Telesis, Inc.
Sede central
Lincoln, Nebraska EE.UU.
Industrias
Agricultura y ganadería, Fabricación

Telesis, Inc.

  • Adquirió un sistema único para la elaboración de informes en todas las empresas que proporciona visibilidad en tiempo real
    de las distintas operaciones
  • Mejora de la gestión de inventarios, la lista de materiales y el MRP que le ayudaron a duplicar
    la producción de Data Security, Inc.
  • Reducción de las necesidades de inventario de piezas de Data Security, Inc. en un 40 por ciento, al tiempo que se
    reduciendo los costes de transporte gracias a una mejor gestión del inventario
  • Mayor eficacia con flujos de trabajo automatizados que eliminan la introducción manual y duplicada de datos.
  • Eliminó la necesidad de que seis empleados del restaurante introdujeran datos en varios
    sistemas desconectados
  • Reducción de un día en el procesamiento de transacciones en restaurantes, lo que acelera el proceso de toma de decisiones.
  • Aceleración del cierre del ejercicio en tres meses con datos operativos siempre disponibles en tiempo real.
  • Se eliminó la supervisión del número de usuarios y los costes de licencia por usuario, lo que permite un mayor
    acceso a datos críticos mediante autoservicio, lo que redujo la dependencia del equipo financiero
Renee Schafer
"El acceso en tiempo real a los datos es enorme. Estamos utilizando Acumatica para gestionar todas nuestras entidades por separado, pero también para ver cómo está funcionando la empresa matriz en general, y eso habla de lo flexible que es Acumatica."
Renee Schafer, Directora de Operaciones, Data Security, Inc.
Telesis, Inc.
Desafíos
Solución ERP
Resultado
Desafíos

Desafíos

Desafíos

En muchas ciudades y pueblos pequeños de Estados Unidos hay una o dos familias destacadas que se proponen
de mejorar la comunidad creando empresas para aumentar el empleo, renovando edificios
edificios obsoletos y asumiendo otros retos comunitarios.

En Lincoln, Nebraska, son los Boles y los Schafers. La extensa familia opera varios
aspectos de Telesis, Inc. El holding comprende una empresa de seguridad de datos, varios
restaurantes, una microcervecería, propiedades inmobiliarias y una explotación agrícola urbana.

Telesis, Inc. Operaciones
Data Security, Inc. es la mayor y más antigua de las operaciones de fabricación de Telesis, Inc.
Esta empresa de 40 años, cofundada por Brian Boles, fabrica máquinas que ayudan a gobiernos
a gobiernos y empresas a destruir datos digitales almacenados en discos duros de ordenadores
cintas de copia de seguridad y cintas de audio.

Sus desmagnetizadores y productos de destrucción son evaluados por la Agencia de Seguridad Nacional
(NSA) y figuran en las Listas de Productos Evaluados (EPL) aprobadas por la NSA, lo que significa que
que los productos pueden ser utilizados por el Departamento de Defensa (DoD).

Mientras la NSA desarrolla nuevas normas para el borrado y la eliminación de soportes de almacenamiento de datos,
Data Security, Inc. ha construido nuevas máquinas para mantener su posición de liderazgo en el mercado. La empresa
La empresa ha crecido hacia nuevos mercados, ayudando a las empresas a cumplir las políticas de seguridad establecidas por el National
de Normas y Tecnología (NIST), la Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la
(FISMA) y la legislación sobre privacidad, como la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) y la Ley de Portabilidad y
y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA).

Data Security, Inc. diseña, fabrica, vende y da soporte a su línea de productos a
clientes de todo el mundo.

Restaurante y cervecería
Brian Boles ayudó a su hermano Scott a hacer realidad su sueño de abrir un restaurante en 1991.
Contrataron a un amigo de toda la vida, Jay Jarvis, y abrieron el primer brewpub de Nebraska,
Lazlo's Brewery & Grill. Sigue siendo uno de los restaurantes más emblemáticos de Lincoln.
Años más tarde, fundaron Empyrean Brewing Co. para producir las cervezas Lazlo's y distribuirlas en otros puntos de venta.
otros puntos de venta. En 1998 se inauguró un segundo local de Lazlo Inc.
los enormes costes energéticos del funcionamiento de dos restaurantes suburbanos.

Alcanzar el Net Zero
Esto les llevó a instalar pozos geotérmicos y bombas de calor de agua para calentar y refrigerar sus propiedades.
para calentar y enfriar sus propiedades. La empresa también ha instalado en el centro de Lincoln la mayor
de propiedad privada en el centro de Lincoln, que es parte integral de la estrategia de la familia de
de la familia para conseguir un consumo de energía neto cero.

Para ayudar a cumplir los objetivos sostenibles de las familias, la empresa decidió reutilizar edificios para
la agricultura urbana con cultivos durante todo el año, utilizando un 95% menos de agua que en la agricultura tradicional, y apoyar los métodos agrícolas tradicionales.
y apoyar los métodos de cultivo tradicionales. La empresa más reciente es Avert Vertical
Cultivations. Se puso en marcha en 2019.

Funcionamiento con sistemas heredados
A lo largo de la historia de la empresa, las operaciones se realizaban con Macola, un sistema financiero heredado.
Telesis, Inc. había invertido un esfuerzo y un coste considerables para personalizarlo y utilizarlo con otros sistemas de terceros.
sistemas de terceros.

Los ejecutivos complementaban Macola con hojas de cálculo y aplicaciones de terceros.
Los sistemas desconectados requerían mucha introducción manual de datos.

Darren Parrott, Director de Finanzas y Administración, hacía malabarismos con cuatro inquilinos de Macola y
la asignación de costes compartidos a las entidades correctas. Los errores de conciliación
mucho tiempo, al igual que cuadrar las cuentas. Era difícil determinar el coste de las mercancías
y los niveles de inventario eran a menudo incorrectos.
"A medida que crecíamos, ampliamos nuestro personal administrativo sólo para introducir facturas y
el día a día", dice Parrott, explicando que duplicaron el personal financiero a 16 en los últimos años, sólo para manipular los datos.
sólo para manipular los datos.

Inventario inexacto

Data Security, Inc. utiliza diferentes combinaciones de más de 3.000 piezas en sus máquinas, a menudo
piezas de doble asignación, dejando algunas fuera de stock, lo que a veces retrasaba la producción.
"Hacemos una previsión sólida cada año, y tenemos productos que utilizan piezas de forma cruzada,
pero si decíamos que íbamos a fabricar 150 unidades en un año, ese inventario tenía que sacarse
inmediatamente", dice Eric Schafer, Presidente de Telesis, Inc. presidente de Telesis, Inc. Si no, alguien más en fabricación
podría utilizarlas. "A veces, nadie sabía cuándo nos habíamos quedado sin existencias, lo que nos impedía seguir trabajando.
que nos impedía seguir fabricando", afirma.

La creación de informes para análisis implicaba exportar datos de Macola y otros sistemas a
Excel. "El tiempo que se tardaba en exportar a Excel era excesivo", afirma Eric. "Te
que los datos se actualizaran, a veces incluso que se abrieran.
se abrieran. Hacíamos perder el tiempo a demasiados ejecutivos". En un intento de remediar la
En un intento de remediar la situación, decidieron limitar la actualización de datos a las 6 de la mañana.
una empresa", dice.

Añade Renee Schafer, Directora de Operaciones de Data Security, Inc.
cantidad de datos en Macola, pero era difícil actualizarlos. En cuanto se producía un cambio
cambiar un producto, había que hacerlo en el momento oportuno. No se podía cambiar sobre la marcha ni hacer revisiones.
o tener revisiones. Era imposible. Así que teníamos un montón de hojas de cálculo Excel, y un montón de
seguimiento".

Data Security, Inc. utilizaba Microsoft Access como CRM, que estaba muy personalizado. Según
Renee, Microsoft hace años que no da soporte al programa, pero los ejecutivos no encontraban un nuevo CRM que permitiera la personalización que necesitaba.
CRM que permitiera la personalización que necesitaba. El programa no proporcionaba los datos ni las perspectivas
necesarios para las ventas a medida que la empresa crecía.

Ineficiencias de los restaurantes

Telesis, Inc. tiene cuatro restaurantes que atienden a más de un millón de clientes al año. En conjunto,
representaban alrededor del 80% de las transacciones manuales. Además de esas
Además de esas transacciones, las facturas de los proveedores de comida se introducían manualmente, y los proveedores se presentaban de dos a cuatro veces por semana para reponer la comida y las bebidas.
dos o cuatro veces por semana para reponer la comida y las bebidas.

"Todas nuestras facturas de proveedores se introducían manualmente en un sistema que era lento", dice Eric.
"No teníamos un buen flujo para hacerlo. Teníamos seis personas introduciendo datos. Lo que
lo que se movía era la fecha en que cerrábamos un fin de mes. No puedes tomar decisiones si enero no está
no se cierra hasta marzo o abril".

Los gerentes de los restaurantes tardaban tres días en introducir las transacciones de las semanas anteriores y conciliar los gastos de comida de los empleados.
conciliar los gastos de comida de los empleados, explica Parrott.
Introducir los informes de gastos de cualquiera de las empresas era una tarea manual que requería mucho tiempo.
de la tarjeta de crédito e introducir manualmente las partidas en una hoja de cálculo.
una hoja de cálculo. La hoja de cálculo se enviaba al equipo de contabilidad, que volvía a introducir la información en Macola.
la información en Macola.

"Somos limitados y eso se encareció rápidamente", dice Eric.

Solución ERP

Solución ERP

La lentitud del sistema heredado y la ineficacia de las entradas dobles llevaron a la familia a plantearse la modernización de Macola.
Macola, que sufrió varios cambios de propiedad y estrategia de ventas a lo largo de los años, fue
compró y se fusionó con ECi Software Solutions en 2017. Cuando los nuevos propietarios aumentaron
y duplicó los costes de soporte, los ejecutivos de Telesis, Inc. decidieron buscar otras opciones.
Algorithm, el socio de soporte técnico a largo plazo de Telesis, Inc. comprendió los retos a los que se enfrentaba Telesis, Inc.
sus necesidades tecnológicas y sus negocios. Algorithm ofreció Acumatica ERP como una buena solución.

Acumatica Edición Fabricación

Los directivos de Algorithm explicaron que Acumatica permite a las empresas conectar todos sus sistemas y
todas las capacidades operativas, como CRM, informes y análisis, presupuesto, gasto y productividad, en una única plataforma.
productividad en una única plataforma, proporcionando visibilidad de extremo a extremo. Altamente configurable, la plataforma es
Acumatica no obliga a las empresas a cambiar los procesos para ajustarse a su solución.
Acumatica no obliga a las empresas a cambiar sus procesos para adaptarse a su solución.

Entendiendo que no puede serlo todo para todos, Acumatica incluye una API abierta que permite la conexión de aplicaciones de terceros.
aplicaciones de terceros. Acumatica también ofrece ediciones adaptadas a sectores específicos.

"Nos decidimos por la recomendación de Algorithm porque no había otra persona que fuera a
que entendiera nuestro negocio tan bien como ellos, y que pudiera convencernos de que otra solución
funcionaría", afirma Eric.

Renee añade: "Lo revisamos a fondo, sobre todo la parte de CRM. Una vez que lo
de cerca, determinamos que realmente podría funcionar para nosotros. Nos entusiasmó. Lo teníamos todo".

A los ejecutivos de Telesis, Inc. les gustó la facilidad de uso de Acumatica y que su API abierta les permitiera
les permitía conectar aplicaciones anteriores hechas a medida y futuras aplicaciones de terceros. También tenía
un CRM flexible. "Cuando Algorithm me mostró lo fluido que era desde una venta hasta el envío
de principio a fin, todo en un solo proceso en un solo software, eso fue enorme para mí", dice Renee.

Todo el mundo podía ver lo intuitivo que sería Acumatica para enseñar a los usuarios y conseguir que los nuevos usuarios se incorporaran", añade Eric.
nuevos usuarios", añade Eric, y añade que también les gustaron los flujos de trabajo de transacciones y las infinitas posibilidades de personalización.
posibilidades de personalización.

Resultado

Resultado

Los ejecutivos de Telesis, Inc. tienen ahora acceso a información en tiempo real en todas las operaciones, lo que les permite
tomar decisiones mejores y más rápidas. Con una mayor visibilidad del inventario, la lista de
materiales (BOM) y la planificación de necesidades de material (MRP), cada operación de fabricación es
mucho más eficiente. Contar con flujos de trabajo automatizados y cuadros de mando personalizados ha reducido los errores,
eliminado el tiempo dedicado a buscar información y agilizado las operaciones.

"El acceso en tiempo real a los datos es enorme", afirma Renee. "Estamos usando Acumatica para gestionar todas
nuestras entidades por separado, pero también para ver cómo está funcionando la empresa matriz en general, y eso
habla de lo flexible que es Acumatica".

Eric añade: "Ya no tengo que manipular datos y puedo tomar decisiones basándome en la información de que dispongo, que está disponible de forma rápida y ágil".
Aumento de la eficiencia en la fabricación
Data Security, Inc. opera de forma mucho más eficiente con la información ahora en un sistema integral,
una mejor gestión de inventarios y mejores listas de materiales y planificación de necesidades. La empresa ha duplicado
la producción, lo que le ha permitido crecer rápidamente en el mercado de los centros de datos, de rápido crecimiento.

"No sabría decirte cuánto nos hemos beneficiado", dice Renee. "Es ridículo.
Una sola máquina de Data Security, Inc. puede tener más de 300 piezas, y nuestra eficiencia
ha aumentado mucho. Hemos fabricado más del doble que antes de Acumatica.
Y poder gestionar el inventario, pedir piezas y almacenarlas rápidamente ha sido enorme."

Se han automatizado muchos de los procesos y flujos de trabajo de Data Security, Inc.
a la empresa eliminar gran parte de la impresión, el trasiego y el almacenamiento de papel que solían hacer los empleados.
empleados. "Utilizar Acumatica es mucho más rápido", afirma Renee. "Antes lo imprimíamos todo.
la lista de recogida, los albaranes, y luego teníamos que volver a escribir los datos en Excel o Word. Ahora todo
se imprime directamente desde Acumatica y enviamos las cosas más rápido".

"Nuestro equipo administrativo es más eficiente y tiene menos que hacer, por lo que puede hacer
otras cosas", añade Renee. "A medida que aumentaban las transacciones, no tuvimos que añadir más
personas, algo que pensábamos que tendríamos que hacer". "

Cuadros de mando personalizados Mayor visibilidad

Los empleados y directivos tienen acceso y pueden crear cuadros de mando personalizables que
proporcionan KPI al instante. "Tengo un cuadro de mandos tras otro que me muestran en qué punto estamos,
de ventas, lo que está pendiente, lo que se está enviando, o dónde están nuestros niveles de inventario", dice Renee.
inventario", dice Renee. "Eso nos ayuda a asegurarnos de que cumplimos todos los requisitos de nuestros contratos y las fechas de entrega.
plazos de entrega. Además, gestionamos las piezas en tiempo real y no tenemos que adivinar de qué cantidades disponemos".
Operaciones de restaurante más eficientes

Los flujos de trabajo automatizados de Acumatica han agilizado las cargas de transacciones de restaurantes y los
informes de facturación de restaurantes. Se ha eliminado gran parte de la introducción manual de datos y se ha aprovechado la funcionalidad interempresarial de Acumatica para asignar costes a las entidades correctas.
aprovechado la funcionalidad interempresarial de Acumatica para asignar costes a las entidades correctas,
ahorrando tiempo y reduciendo errores, dice Eric.

Por ejemplo, el contable de los restaurantes ya no pasa tres días introduciendo facturas y
registrar las transacciones en efectivo. "Probablemente ha recortado al menos un día y medio, y ahora recibimos
el informe semanal de pérdidas y ganancias antes", dice Parrott. "Además, hemos podido obtener archivos CSV
de muchos de nuestros proveedores de alimentos y utilizar la función de importación de Acumatica para cargar automáticamente
varios cientos de facturas".

Los restaurantes automatizan el informe de proveedores externos que reciben para las comidas de los empleados.
"Simplemente lo volcamos en una hoja de cálculo y luego lo cargamos", dice Parrott. "Es bastante hábil".
Las transacciones bancarias se importan automáticamente en Acumatica, lo que reduce la introducción manual.
"Con nuestro anterior procesador de tarjetas de crédito, ese proceso tardaba unos dos días. Ahora, tal vez
3-4 horas", dice Parrott.

CRM Flexible Incluido
Trabajando con Algorithm, Telesis, Inc. trasladó Data Security, Inc. de su CRM personalizado en
Microsoft Access al CRM de Acumatica.

"Estamos encantados de empezar a utilizar el CRM", afirma Renee. No tener que introducir tres veces los datos
ha cambiado las reglas del juego. El fácil acceso a los datos en tiempo real y con capacidad de búsqueda ya está teniendo un impacto en el equipo de ventas, las operaciones y los informes".
el equipo de ventas, las operaciones y los informes".

Las otras empresas no tienen CRM, pero una vez que el CRM de Data Security, Inc. esté en funcionamiento,
crearán y añadirán CRM para las demás entidades. "Entonces tendremos toda esa visualización
y comunicación entre departamentos y unidades", dice Parrott.

Con un CRM integrado, todo el mundo tendrá acceso instantáneo a la información crítica y a la comunicación que ahora queda enterrada en los intercambios de correo electrónico.
comunicación que ahora queda enterrada en los intercambios de correo electrónico. "Nuestro director de ventas no estará
de mensajes de texto a marketing o producción sobre todas las cosas que está haciendo", dice Parrott.
que está haciendo", dice Parrott. "Nadie está necesariamente en la misma página porque todo el mundo
todos tienen pequeños fragmentos de información, mientras que con el CRM de Acumatica cualquiera puede ver por sí mismo el estado de las oportunidades, los pedidos, etc.".
el estado de las oportunidades, los pedidos y los proyectos".

El gerente de la cervecería podrá ver con qué distribuidores se ha contactado y cómo progresan esas ventas, información que puede utilizar para planificar un aumento de la producción.
Los gerentes de restaurantes pueden pedir mayores cantidades de determinados ingredientes si grupos más grandes reservan un
establecimiento. A la inversa, los jefes de ventas pueden ver si las plantas de producción están al límite de su capacidad en los próximos meses y ajustar los plazos de entrega y la capacidad de producción.
meses y ajustar adecuadamente los plazos de entrega y las fechas de envío a los nuevos clientes.

"Con el CRM, todos podrán comunicarse en un mismo punto y todos verán la
información", afirma Parrott.

Telesis, Inc. está aprovechando Velixo, una herramienta de análisis de datos de terceros, para ayudar a proporcionar una visión más profunda en diversas operaciones y está explorando otras aplicaciones de terceros, dice Eric.
y está explorando otras aplicaciones de terceros, afirma Eric.

Crecimiento adicional

Ahora que Acumatica está instalado, Telesis, Inc. se está basando en su despliegue inicial, afinando
configuración y sus procesos para que las empresas sean más eficientes.

Además de desplegar el CRM en todas las operaciones, los ejecutivos están haciendo crecer la empresa de hidroponía
de hidroponía y agricultura urbana, que utilizará parte de la energía geotérmica que produce la empresa.
geotérmica que produce la empresa. Están aumentando la distribución de la fábrica de cerveza, y siguen creciendo los
restaurantes y Data Security, Inc.

"Creo que podemos hacer mucho más", afirma Renee. "Ahora que Data Security, Inc.
no podemos seguir el ritmo de nuestras ventas, lo cual es un buen problema.
Con Acumatica, realmente hemos estado trabajando en el proceso MRP y siendo más eficientes
con nuestros procesos de inventario".

Fortalecimiento de la comunidad
Al adoptar la tecnología moderna, Telesis, Inc. ha allanado el camino para el crecimiento futuro, el éxito,
cumpliendo su misión de servir a la comunidad de Lincoln, Nebraska a través de servicios orientados al cliente
servicios orientados al cliente, liderazgo cívico y administración ambiental.

"Creemos que todas las empresas tienen un papel crucial que desempeñar en la sostenibilidad medioambiental, ya sea
como la instalación de un jardín pluvial de 1.500 metros cuadrados, o un pequeño detalle como el suministro de pajitas biodegradables", dice Renee.
pajitas biodegradables", dice Renee. "Cada esfuerzo cuenta. Para continuar nuestra misión, ahora
Ahora disponemos de datos cruciales que nos ayudan a tomar decisiones y realizar esfuerzos, lo que nos permitirá crecer y alcanzar nuestros objetivos de Red Cero".
nuestros objetivos Net Zero".

"Estamos realmente entusiasmados con el rumbo que nos está llevando Acumatica, y estamos muy contentos con él", añade.

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