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Desafíos
En muchas ciudades y pueblos pequeños de Estados Unidos hay una o dos familias destacadas que se proponen
de mejorar la comunidad creando empresas para aumentar el empleo, renovando edificios
edificios obsoletos y asumiendo otros retos comunitarios.
En Lincoln, Nebraska, son los Boles y los Schafers. La extensa familia opera varios
aspectos de Telesis, Inc. El holding comprende una empresa de seguridad de datos, varios
restaurantes, una microcervecería, propiedades inmobiliarias y una explotación agrícola urbana.
Telesis, Inc. Operaciones
Data Security, Inc. es la mayor y más antigua de las operaciones de fabricación de Telesis, Inc.
Esta empresa de 40 años, cofundada por Brian Boles, fabrica máquinas que ayudan a gobiernos
a gobiernos y empresas a destruir datos digitales almacenados en discos duros de ordenadores
cintas de copia de seguridad y cintas de audio.
Sus desmagnetizadores y productos de destrucción son evaluados por la Agencia de Seguridad Nacional
(NSA) y figuran en las Listas de Productos Evaluados (EPL) aprobadas por la NSA, lo que significa que
que los productos pueden ser utilizados por el Departamento de Defensa (DoD).
Mientras la NSA desarrolla nuevas normas para el borrado y la eliminación de soportes de almacenamiento de datos,
Data Security, Inc. ha construido nuevas máquinas para mantener su posición de liderazgo en el mercado. La empresa
La empresa ha crecido hacia nuevos mercados, ayudando a las empresas a cumplir las políticas de seguridad establecidas por el National
de Normas y Tecnología (NIST), la Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la
(FISMA) y la legislación sobre privacidad, como la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) y la Ley de Portabilidad y
y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA).
Data Security, Inc. diseña, fabrica, vende y da soporte a su línea de productos a
clientes de todo el mundo.
Restaurante y cervecería
Brian Boles ayudó a su hermano Scott a hacer realidad su sueño de abrir un restaurante en 1991.
Contrataron a un amigo de toda la vida, Jay Jarvis, y abrieron el primer brewpub de Nebraska,
Lazlo's Brewery & Grill. Sigue siendo uno de los restaurantes más emblemáticos de Lincoln.
Años más tarde, fundaron Empyrean Brewing Co. para producir las cervezas Lazlo's y distribuirlas en otros puntos de venta.
otros puntos de venta. En 1998 se inauguró un segundo local de Lazlo Inc.
los enormes costes energéticos del funcionamiento de dos restaurantes suburbanos.
Alcanzar el Net Zero
Esto les llevó a instalar pozos geotérmicos y bombas de calor de agua para calentar y refrigerar sus propiedades.
para calentar y enfriar sus propiedades. La empresa también ha instalado en el centro de Lincoln la mayor
de propiedad privada en el centro de Lincoln, que es parte integral de la estrategia de la familia de
de la familia para conseguir un consumo de energía neto cero.
Para ayudar a cumplir los objetivos sostenibles de las familias, la empresa decidió reutilizar edificios para
la agricultura urbana con cultivos durante todo el año, utilizando un 95% menos de agua que en la agricultura tradicional, y apoyar los métodos agrícolas tradicionales.
y apoyar los métodos de cultivo tradicionales. La empresa más reciente es Avert Vertical
Cultivations. Se puso en marcha en 2019.
Funcionamiento con sistemas heredados
A lo largo de la historia de la empresa, las operaciones se realizaban con Macola, un sistema financiero heredado.
Telesis, Inc. había invertido un esfuerzo y un coste considerables para personalizarlo y utilizarlo con otros sistemas de terceros.
sistemas de terceros.
Los ejecutivos complementaban Macola con hojas de cálculo y aplicaciones de terceros.
Los sistemas desconectados requerían mucha introducción manual de datos.
Darren Parrott, Director de Finanzas y Administración, hacía malabarismos con cuatro inquilinos de Macola y
la asignación de costes compartidos a las entidades correctas. Los errores de conciliación
mucho tiempo, al igual que cuadrar las cuentas. Era difícil determinar el coste de las mercancías
y los niveles de inventario eran a menudo incorrectos.
"A medida que crecíamos, ampliamos nuestro personal administrativo sólo para introducir facturas y
el día a día", dice Parrott, explicando que duplicaron el personal financiero a 16 en los últimos años, sólo para manipular los datos.
sólo para manipular los datos.
Inventario inexacto
Data Security, Inc. utiliza diferentes combinaciones de más de 3.000 piezas en sus máquinas, a menudo
piezas de doble asignación, dejando algunas fuera de stock, lo que a veces retrasaba la producción.
"Hacemos una previsión sólida cada año, y tenemos productos que utilizan piezas de forma cruzada,
pero si decíamos que íbamos a fabricar 150 unidades en un año, ese inventario tenía que sacarse
inmediatamente", dice Eric Schafer, Presidente de Telesis, Inc. presidente de Telesis, Inc. Si no, alguien más en fabricación
podría utilizarlas. "A veces, nadie sabía cuándo nos habíamos quedado sin existencias, lo que nos impedía seguir trabajando.
que nos impedía seguir fabricando", afirma.
La creación de informes para análisis implicaba exportar datos de Macola y otros sistemas a
Excel. "El tiempo que se tardaba en exportar a Excel era excesivo", afirma Eric. "Te
que los datos se actualizaran, a veces incluso que se abrieran.
se abrieran. Hacíamos perder el tiempo a demasiados ejecutivos". En un intento de remediar la
En un intento de remediar la situación, decidieron limitar la actualización de datos a las 6 de la mañana.
una empresa", dice.
Añade Renee Schafer, Directora de Operaciones de Data Security, Inc.
cantidad de datos en Macola, pero era difícil actualizarlos. En cuanto se producía un cambio
cambiar un producto, había que hacerlo en el momento oportuno. No se podía cambiar sobre la marcha ni hacer revisiones.
o tener revisiones. Era imposible. Así que teníamos un montón de hojas de cálculo Excel, y un montón de
seguimiento".
Data Security, Inc. utilizaba Microsoft Access como CRM, que estaba muy personalizado. Según
Renee, Microsoft hace años que no da soporte al programa, pero los ejecutivos no encontraban un nuevo CRM que permitiera la personalización que necesitaba.
CRM que permitiera la personalización que necesitaba. El programa no proporcionaba los datos ni las perspectivas
necesarios para las ventas a medida que la empresa crecía.
Ineficiencias de los restaurantes
Telesis, Inc. tiene cuatro restaurantes que atienden a más de un millón de clientes al año. En conjunto,
representaban alrededor del 80% de las transacciones manuales. Además de esas
Además de esas transacciones, las facturas de los proveedores de comida se introducían manualmente, y los proveedores se presentaban de dos a cuatro veces por semana para reponer la comida y las bebidas.
dos o cuatro veces por semana para reponer la comida y las bebidas.
"Todas nuestras facturas de proveedores se introducían manualmente en un sistema que era lento", dice Eric.
"No teníamos un buen flujo para hacerlo. Teníamos seis personas introduciendo datos. Lo que
lo que se movía era la fecha en que cerrábamos un fin de mes. No puedes tomar decisiones si enero no está
no se cierra hasta marzo o abril".
Los gerentes de los restaurantes tardaban tres días en introducir las transacciones de las semanas anteriores y conciliar los gastos de comida de los empleados.
conciliar los gastos de comida de los empleados, explica Parrott.
Introducir los informes de gastos de cualquiera de las empresas era una tarea manual que requería mucho tiempo.
de la tarjeta de crédito e introducir manualmente las partidas en una hoja de cálculo.
una hoja de cálculo. La hoja de cálculo se enviaba al equipo de contabilidad, que volvía a introducir la información en Macola.
la información en Macola.
"Somos limitados y eso se encareció rápidamente", dice Eric.
