Un veterano en ERP aborda la 12ª implantación, Acumatica para franquiciados
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Solución ERP en la nube de Acumatica para BLD Brands
Sede central
Sede central en Newport Beach, California, con 143 restaurantes en 10 estados
Industria
Alimentación y bebidas
Aplicaciones sustituidas
Sage

Marcas BLD

  • Ocho planes contables consolidados y cuatro calendarios contables
  • Agilización de las operaciones mediante la eliminación de silos de datos
  • Reducción significativa del tiempo de cierre de fin de mes a 5 días.
  • Mayor movilidad y visibilidad financiera
  • Eliminación de la introducción manual de facturas y mejora de las operaciones
Andrew Gale
"Nuestra estrategia a largo plazo es hacer crecer el negocio hasta superar las 1.000 tiendas y los mil millones de dólares en ventas en los próximos cinco años. Como parte de ese proceso, queremos asegurarnos de que podemos mantener nuestros costes de infraestructura relativamente planos y no tener que seguir aumentando esa función de back office. Acumatica proporciona la plataforma que nos permitirá hacerlo".
Andrew Gale, CEO/CFO (Anterior)
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Desafíos

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Doug Pak fundó BLD Brands a finales de 2005. Recaudó más de 20 millones de dólares y los utilizó para comprar Spaghetti Warehouse y, más tarde, las franquicias Papa John's y Hardees. BLD son las siglas de "Building Lives and Dreams" (construyendo vidas y sueños).

En 2017, con un plan para duplicar sus participaciones en restaurantes mediante adquisiciones, Pak contrató a Andy Gale, un viejo amigo y consejero delegado de numerosas empresas de alto crecimiento. Sin embargo, pronto decidieron juntos que no era el momento adecuado para el plan de crecimiento de Pak.

"Nos dimos cuenta de que simplemente no teníamos la infraestructura que nos permitiera absorber razonablemente esta adquisición", dice Gale, ahora CEO de BLD Brands.

BLD Brands utilizaba una versión no compatible de Sage Pro y operaba con ocho planes de cuentas y cuatro calendarios contables diferentes como resultado de adquisiciones anteriores. Las numerosas transacciones y consolidaciones entre empresas dificultaban la integración de todas ellas en una única entidad auditada. Además de utilizar sistemas contables aislados y tres sistemas de punto de venta diferentes, cuatro personas introducían manualmente unas 90.000 facturas al año.

La integración de estos sistemas exigió que tres desarrolladores internos crearan aplicaciones móviles y de escritorio propias que BLD utilizó para gestionar la comunicación y las aprobaciones, entre otras operaciones. Estas aplicaciones extraían información de un almacén de datos al que se añadían todos los datos financieros.

"Necesitábamos una plataforma estandarizada y un buen paquete ERP de última generación para apoyar el crecimiento del negocio".

Un veterano en ERP acelera la implantación

Veterano de numerosas implantaciones de ERP, Gale dice que la de BLD Brands fue la primera que comenzó con la necesidad de una sólida base financiera. "Investigué mucho, leyendo informes de Nucleus Research y Gartner, y encontré reseñas en varias revistas especializadas específicas para paquetes financieros", dice Gale. "No paraba de ver y leer que Acumatica había ganado premios".

Acumatica acabó en una lista de cuatro finalistas que incluía a NetSuite, Microsoft Dynamics NAV e Intacct. "Pasamos por un proceso de evaluación completo con tres series de selecciones y, cuando llegamos a la ronda final, teníamos cuatro finalistas", afirma.

Solución ERP

Solución ERP

BLD Brands eligió Acumatica por su facilidad de uso, su arquitectura subyacente y su estructura de precios ilimitada, afirma Gale.

"Nuestro equipo de desarrollo interno pensó que podría integrarse fácilmente con lo que ya estamos utilizando, una sensación que no tuvieron con los otros productos", afirma. Esto era importante porque BLD Brands estaba realizando una serie de cambios operativos y añadiendo soluciones de terceros que tendrían que integrarse con el ERP.

El precio por usuario ilimitado de Acumatica también fue clave, ya que BLD Brands planea añadir miles de empleados a través de adquisiciones.

Arrastrarse, andar, correr Filosofía de aplicación

Con la ayuda de Premier Computing, socio de Acumatica, BLD Brands desarrolló una estrategia y una filosofía de implantación que les obligaba a gatear, luego andar y después correr, explica Gale. La primera fase consiste en tener todas las capacidades básicas que la empresa tenía anteriormente, como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, el libro mayor y la generación de extractos básicos, listas en el momento de la puesta en marcha. Para conseguirlo, primero tuvieron que convertir 10 años de datos del libro mayor para armonizar los ocho planes de cuentas en uno, consolidar cuatro calendarios contables en uno e importarlo a Acumatica.

"Mantuvimos toda la funcionalidad recogida, probablemente dos o tres veces más de lo que teníamos antes, desde el principio, con lo que yo llamaría apenas un estado de rastreo", dice Gale. "Acabamos de realizar nuestro primer cierre financiero en el sistema y estamos trabajando en las categorías de paso. A continuación, pondremos en marcha planes para conseguir la funcionalidad de caminar y correr. Así nos beneficiamos del sistema al principio para que la gente pueda asimilarlo y digerirlo a medida que avanzamos."

Resultado

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Los precios ilimitados mantienen los costes bajos

El precio sin límite de usuarios de Acumatica permite a BLD Brands mantener más constantes los costes de licencia de software y los costes operativos, aunque añada potencialmente un 20 por ciento más de restaurantes.

"Ahora mismo estamos en medio de conversaciones sobre un proyecto que podría añadir 200 tiendas a finales del primer trimestre del año que viene", afirma Gale. "No tener que preocuparme por una inversión adicional masiva en mi sistema ERP es positivo".

Acceso rápido a los datos

"A mi equipo le encanta el proceso de navegación de Acumatica", afirma Gale. "Les encanta poder encontrar datos, utilizar las funciones de búsqueda, personalizar pantallas y utilizar las funciones de desglose. Podemos escanear todas nuestras facturas para que ahora nuestros operarios sobre el terreno puedan desglosar y extraer realmente los datos de las facturas subyacentes. Es una gran ventaja".

"Poder crear diferentes sucursales y subcuentas sobre la marcha nos facilitará mucho las cosas cuando adquiramos 200 tiendas más", añade. "Puedo crear una nueva sucursal y tener todas las subcuentas en una o dos horas".

A los empleados les encanta la facilidad de uso de Acumatica

A Gale le ha impresionado la rapidez con la que los empleados se han familiarizado con el sistema. "La gente ha adoptado Acumatica", afirma. "Dicen: 'Oh, esto es increíble. Lo oigo a menudo".

La siguiente fase de automatización incluye la introducción de facturas con OCR para que las cuatro personas de contabilidad ya no tengan que introducir manualmente 90.000 facturas al año. BLD Brands tiene previsto implantar el módulo Field Services para realizar un mejor seguimiento del mantenimiento de los equipos y aplicar una presupuestación más avanzada. Gale también tiene una lista de otras operaciones que planea conectar a Acumatica a través de software de terceros.

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