AcumatiCares
Desafíos
Cuando hoteles de 5 estrellas como el Ritz Carlton y el Four Seasons y marcas de lujo como Royal Caribbean Cruises necesitan ropa de cama, albornoces, toallas o zapatillas nuevas, se ponen en contacto con Edward y Bruce Cohen, de Boca Terry, situado en Deerfield Beach, Florida.
Fundada en 1996, estos dos ejecutivos del sector de la confección han creado una impresionante organización basada en ofrecer productos de calidad a precios competitivos y prestar un excelente servicio al cliente.
"Yo llevaba años importando de China y Europa", dice Bruce Cohen, Presidente de Boca Terry . "Y Edward fabricaba en la República Dominicana, así que sabíamos fabricar y vender".
La empresa empezó con toallas y albornoces de rizo y más tarde amplió su línea de productos para incluir otras prendas de lencería, así como fundas para tumbonas y productos de spa de lujo y, cuando llegó la pandemia, mascarillas faciales. La empresa contrata a fabricantes extranjeros, borda los nombres de marca en sus propios artículos o los subcontrata, y envía los productos desde centros de distribución situados en Florida, California, Canadá, China y el Reino Unido.
Boca Terryincluyen la fabricación, la distribución mayorista y el comercio electrónico. Alrededor del 98% es B2B, y el resto, B2C. La empresa tiene su propia tienda de comercio electrónico en BigCommerce, y un socio externo vende sus productos en Amazon.
Hace años, la empresa utilizaba QuickBooks para la contabilidad, ACT! para CRM y un programa personalizado de Microsoft Access para la entrada de pedidos de venta, ninguno de los cuales estaba conectado. El programa de entrada de pedidos fue creado por un amigo del padre de los Cohen, que también mantuvo y dio soporte al software durante más de 20 años.
"Fuimos muy afortunados", afirma Edward Cohen, CEO y responsable de las operaciones financieras de la empresa. "Cada vez que Bruce o yo necesitábamos un informe personalizado, llamábamos (al desarrollador del software) y él lo desarrollaba".
"Pero más tarde, empezamos a darnos cuenta de que si le pasaba algo, ¿qué haríamos?".
Los Cohen también se dieron cuenta de que su dependencia de programas de software anticuados e inconexos obstaculizaba las operaciones y el crecimiento. Por ejemplo, el personal de ventas escribía los pedidos a mano, pero luego otra persona los tecleaba en la base de datos Access. Esa persona también era responsable de los envíos. "Nunca conseguía hacer nada", dice Edward. Ese proceso duplicado también era propenso a errores.
El antiguo sistema informático local era lento, difícil de buscar y, como la información se almacenaba en tres aplicaciones, los ejecutivos carecían de visibilidad de lo que ocurría en la empresa. Bruce, presidente de Boca Terry , tenía que pedir a Edward que creara informes financieros sencillos, como una cuenta de resultados, y se los enviara por correo electrónico. Esto no sólo interrumpía la jornada de Edward, sino que además le llevaba tiempo extraer la información de tres lugares y crear el informe.
Edward recibía constantemente llamadas de clientes para conocer el estado de sus pedidos. Localizar las respuestas le obligaba a buscar información en varias aplicaciones, una tarea ardua.
Mayor complejidad de NetSuite
Los hermanos Cohen intentaron sustituir a su desarrollador de Access por alguien nuevo, una decisión que finalmente descartaron debido a la dependencia de una sola persona y de un software más antiguo. Para seguir siendo competitivos a largo plazo, sabían que necesitaban una solución empresarial moderna.
Inicialmente, Boca Terry eligió Oracle NetSuite. "Necesitábamos una solución para unir nuestras tres aplicaciones diferentes en una sola, y no conocíamos Acumatica cuando nos decantamos por NetSuite", afirma Edward.
Pero tres meses después, reabrieron la búsqueda de un ERP mejor porque NetSuite aumentaba la complejidad de algunos de sus flujos de trabajo en lugar de agilizarlos.
"NetSuite era bastante difícil de usar, y los ID de inventario estaban limitados a un número determinado de dígitos. Teníamos que cambiarlos todos porque utilizábamos guiones", explica Bruce. Boca Terry también tuvo dificultades con los equipos de asistencia de NetSuite fuera del país.
