Clive Coffee lleva la experiencia del café espresso casero al siguiente nivel con Acumatica Cloud ERP
Descargar estudio de caso
Solución ERP en la nube de Acumatica para Clive Coffee
Sede central
Sede central en Portland (Oregón) y almacenes en Nashville (Tennessee).
Industrias
Venta al por menor, Venta al por menor
Aplicaciones sustituidas
QuickBooks

Clive Coffee

  • Adquirió una solución única, integrada y basada en la nube, eliminando los procesos manuales de conciliación.
  • Proporcionó informes financieros instantáneos y precisos, mejorando la toma de decisiones.
  • Obtención de una transparencia de datos profunda y conectada, agilizando las operaciones.
  • Se ha evitado la contratación de personal adicional en finanzas, aumentando el volumen de transacciones de forma más eficiente.
  • Mejora de la experiencia del cliente, enviando los productos un 50% más rápido y superando las expectativas de los consumidores.
  • Obtención de una plataforma conectada para el crecimiento que puede ampliarse rápidamente a medida que el negocio sigue evolucionando.
Amanda Datte
"Cuando cambiamos a Acumatica, realmente se creó una experiencia sin fisuras para nuestro consumidor, porque la precisión de nuestros datos, nuestro inventario y la forma en que nos comunicábamos con nuestros clientes estaba en un solo lugar y creaba una única fuente de verdad."
Amanda Datte, Directora Financiera
Clive Coffee
Desafíos
Solución ERP
Resultado
Desafíos

Desafíos

Fundada en Portland (Oregón) en 2008, Clive Coffee vende máquinas de café espresso de lujo para el hogar y accesorios, gestiona un servicio de suscripción de café personalizado y dirige una escuela virtual de café. Su plantilla de 45 personas se esfuerza por proporcionar el equipo y los conocimientos necesarios para ayudar a los consumidores a conseguir la experiencia barista perfecta en casa.

Inicialmente, la empresa vendía sus cafeteras espresso a través de su sala de exposición y venta presencial en Portland (Oregón), así como a través de su sitio web. Más tarde, Clive Coffee empezó a ofrecer suscripciones de café personalizadas que conectaban a los consumidores con tostadores de todo el país cuando adquirió Mistobox. En 2020, la empresa puso en marcha su Escuela del Café para ayudar a quienes trabajan desde casa a aprender a ser baristas, y adaptó sus esfuerzos de venta para servir mejor a los consumidores durante la pandemia, un movimiento que también incluyó la adición de un almacén en Nashville, TN.

"En 2020 cambiaron muchas cosas para Clive", afirma Amanda Datte, directora financiera de Clive Coffee. "Antes teníamos una sala de exposición y algunas ventas en persona. Pero ahora que todo el mundo trabaja desde casa y quiere café, ahora somos 100% online y nuestro negocio ha despegado de verdad."

El espresso casero puede parecer muy abrumador, pero Clive Coffee lo desmitifica, proporcionando educación desde el momento en que un cliente llama o envía un correo electrónico y prepara su primer espresso.

"Con la pandemia, la gente echaba de menos su espresso o café con leche diario, lo que inició la búsqueda de un sistema de barista doméstico", explica Emily Sloan, Directora de Marketing. "Teníamos que ser flexibles y reaccionar con rapidez. A medida que las preferencias de los consumidores cambiaban hacia el espresso casero, también lo hacían sus expectativas. Teníamos que estar equipados y preparados para tener existencias a mano y poder enviárselas en el plazo previsto de dos a tres días."

Necesidad de sustituir sistemas desconectados

Clive Coffee no podía cumplir esas expectativas porque utilizaba QuickBooks para la contabilidad y la teneduría de libros, un software de inventario independiente, un sistema diferente de procesamiento de pedidos y un sistema de comercio electrónico. Ninguno de los sistemas estaba conectado. "Mensualmente, teníamos una lista de procesos para introducir la información con precisión en nuestro sistema contable", explica Datte. "Había muchas comprobaciones y conciliaciones porque introducíamos los datos manualmente".

La empresa no disponía de información precisa y actualizada ni de visibilidad de las ventas, los ingresos, el inventario o el estado de los pagos. Datte afirma que tardaban hasta 15 días en cerrar un mes. "Crecíamos muy rápido y nunca parecía que estuviéramos al día. En cuanto terminábamos un mes, alineábamos todos los detalles, los introducíamos en QuickBooks y poníamos al día nuestro balance, ya había pasado otro mes. Era un ambiente estresante".

Los datos también estaban desordenados en el almacén.

"Antes de Acumatica, teníamos un sistema de gestión de inventarios, un sistema de finanzas independiente y una estación de envíos independiente", afirma Jessica Yutrzenka, Directora de Cadena de Suministro y Operaciones de Clive Coffee. "Muchos de nuestros sistemas estaban descentralizados desde un punto de vista operativo".

Cuando los sistemas están descentralizados, dice, "pasas mucho tiempo analizando: ¿Por qué una cosa no se comunicaba con la otra? Pasamos mucho tiempo haciendo que nuestros datos tuvieran el mismo aspecto en ambos sistemas y entendiendo por qué no se conectaban".

Inventario difícil de rastrear

Como resultado, el seguimiento del inventario era difícil. "No era fácil saber cuánto habíamos enviado de un producto o cuántos pedidos se habían cancelado", explica Yutrzenka. "Averiguar qué día enviábamos un producto era incluso difícil de conseguir".

A medida que aumentaba el volumen de transacciones, el personal se dio cuenta de que no podían gestionar todos los procesos manuales y tener varios sistemas aislados. "Sabíamos que la tecnología podía ayudarnos a crecer y a ser más eficientes, así que empezamos a buscar un ERP", afirma Datte.

Solución ERP

Solución ERP

Versátil, flexible, conectado

El equipo de selección de ERP de Clive Coffee investigó los ERP de grandes nombres, como SAP y Oracle NetSuite, y los de jugadores más pequeños. "Encontramos un tamaño perfecto para nosotros en términos de coste y flexibilidad, que era Acumatica", afirma Datte. "Tan pronto como vimos demos de Acumatica y escuchamos todo sobre lo versátil que podía ser, fue difícil seguir mirando cualquier otra cosa".

"Sabíamos que Acumatica era una solución con la que podíamos crecer. Sabíamos que no nos iba a limitar en lo que podíamos hacer. Hay muchas posibilidades para Clive y para cómo queremos seguir expandiéndonos."

Clive Coffee implantó Acumatica Cloud ERP en sólo seis meses.

Resultado

Resultado

Flujo de trabajo optimizado, datos en tiempo real

Con Acumatica, Clive Coffee obtuvo informes financieros instantáneos y precisos, así como una gran visibilidad de los datos. "Como nuestro negocio crece tan rápidamente, es muy importante tener información actualizada al alcance de la mano, en cualquier momento y cualquier día", afirma Datte. "Puedo ver en cualquier momento si estamos cumpliendo nuestras previsiones. Y ¿tenemos la infraestructura adecuada para seguir estabilizando este crecimiento?".

"Para la contabilidad de fin de mes es la noche y el día", añade. "Cuando integramos Acumatica, revisé una lista de comprobación que teníamos para nuestros procedimientos de fin de mes y me sorprendió que se eliminaran más de la mitad de ellos, así que nos permite escalar nuestro negocio sin tener que contratar a más personas para hacer este tipo de trabajo."

Clive Coffee está dirigida por un equipo distribuido en varios estados, y el acceso seguro a la nube de Acumatica Cloud ERP permite al equipo ejecutivo ver los datos financieros en cualquier momento. Antes tenían que esperar a que Datte les enviara un informe por correo electrónico. "Tenemos a nuestros propietarios en Utah. Tenemos algunos empleados en Arizona y California, y ahora en esta nueva ubicación de distribución en Nashville. Era absolutamente un requisito que tuviéramos una herramienta que pudiéramos utilizar en cualquier lugar y sobre la marcha."

Con todos los datos ahora en Acumatica, una única plataforma empresarial moderna, todo está conectado y se han automatizado muchos procesos financieros manuales. "Con todo integrado, nuestras facturas pasan directamente a nuestros ingresos y a nuestra cuenta de resultados, y los ejecutivos pueden obtener información en cualquier momento", afirma Datte. "Pueden ver lo rentables que somos este mes. Pueden ver lo que estamos comprando. Pueden obtener respuesta a muchas preguntas en cualquier momento".

Acceso desde cualquier lugar

Cualquiera con acceso a Internet se conecta a Acumatica y es productivo al instante. "He estado en puestos en los que tenías que conectarte a un servidor remoto para acceder a tus libros, y cualquiera que haya hecho eso antes conoce la pesadilla porque te encierra en una ubicación física concreta", dice Datte. "Tener un sistema que está en la Nube donde podemos usarlo en un portátil, un ordenador de sobremesa, tu teléfono, en cualquier lugar que estés viajando en cualquier momento, es absolutamente crucial".

Mejora de la experiencia del cliente

"Cuando cambiamos a Acumatica, realmente se creó una experiencia perfecta para nuestro consumidor porque la precisión de nuestros datos, nuestro inventario y la forma en que nos comunicábamos con nuestros clientes estaba en un solo lugar y creaba una única fuente de verdad", dice Sloan. "Nuestro departamento podía dedicar menos tiempo a supervisar el backend y más a crear contenido de marketing para hacer crecer la marca".

Con todos los datos alojados en una única plataforma y actualizados a medida que se producen las transacciones en Acumatica, Clive Coffee puede ahora satisfacer las crecientes expectativas de sus clientes. "Estamos en la era en la que, si compras algo online, lo quieres en la puerta de tu casa al día siguiente", dice Datte. "Debido a que nuestro inventario está vinculado a nuestro sitio de comercio electrónico, un cliente ahora puede ver lo que está disponible y ser capaz de predecir cuándo van a tenerlo realmente en su casa y listo para usar."

"Si estás en Florida, ya no tendrás que esperar cinco o seis días para recibir algo nuestro. Serán dos días, lo cual es increíble".

Inventario en tiempo real

Tener todos los datos centralizados ha hecho que Clive Coffee sea mucho más eficiente.

"Como nuestro sistema de inventario está en el mismo sistema que el de distribución, podemos recibir productos en tiempo real y venderlos en cuanto los recibimos", explica Yutrzenka. "Las cancelaciones y modificaciones de pedidos se producen en ese mismo momento. Y la distribución es mucho más fluida porque tenemos un lugar al que todo el mundo puede acudir para obtener todas las respuestas que necesita. ¿Cuántas existencias tenemos? ¿Cuánto hemos enviado? ¿Cuántos productos hemos recibido este mes? Podemos obtener esos datos muy rápidamente".

Ilusionados por el futuro con una moderna plataforma de crecimiento

Gracias a Acumatica, Clive Coffee abrió rápidamente su almacén de Nashville para atender mejor a los clientes. "En este momento, se trata de poner al día todas nuestras operaciones y de mejorar continuamente nuestros procesos. Estamos estudiando la posibilidad de implantar la localización de contenedores y el seguimiento de series", afirma Yutrzenka. "Estamos estudiando otros módulos y oportunidades de distribución, así como los módulos de fabricación y servicio de campo que tiene Acumatica".

La empresa está explorando nuevos programas, como la renovación de máquinas antiguas, la apertura de tiendas pop-up y la oferta de un componente educativo móvil. Además, como Acumatica aloja todos los datos en un único sistema, los ejecutivos de Clive Coffee pueden centrarse en el futuro de la empresa en lugar de ocuparse de su infraestructura de back-office. "Estamos realmente centrados en conocer Acumatica y aprovechar todas sus funciones", afirma Yutrzenka. "Es extremadamente intuitivo y tiene tantos módulos diferentes que eres capaz de escalar tu negocio en la dirección que quieras".

Datte concluye añadiendo: "El mundo es tu ostra en términos de posibilidades de eficiencia y de tener operaciones sin fisuras. Creemos que con Acumatica estamos preparados para todo lo que nos ofrezca el mercado. Va a ser una parte importante de nuestra empresa ahora y en el futuro, y estamos muy ilusionados por seguir haciéndolo crecer."

Descubra historias de clientes relacionadas

Boca Terry ha implantado con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Boca Terry
El proveedor de albornoces, toallas y ropa de cama para hoteles de lujo Boca Terry transforma sus operaciones con Acumatica Retail Edition
Cave Direct ha implantado con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Cave Direct
La pionera británica en importación de cerveza artesanal Cave Direct supera los impuestos del Brexit y...
Killer Merch y Jeffree Star Cosmetics implantaron con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Killer Merch y Jeffree Star Cosmetics
Jeffree Star y 80 personas influyentes "dejan caer" productos a través de Killer Merch y Acumatica Cloud ERP

¿Listo para ver Acumatica en acción?