AcumatiCares
Fundada en Portland (Oregón) en 2008, Clive Coffee vende máquinas de café espresso de lujo para el hogar y accesorios, gestiona un servicio de suscripción de café personalizado y dirige una escuela virtual de café. Su plantilla de 45 personas se esfuerza por proporcionar el equipo y los conocimientos necesarios para ayudar a los consumidores a conseguir la experiencia barista perfecta en casa.
Inicialmente, la empresa vendía sus cafeteras espresso a través de su sala de exposición y venta presencial en Portland (Oregón), así como a través de su sitio web. Más tarde, Clive Coffee empezó a ofrecer suscripciones de café personalizadas que conectaban a los consumidores con tostadores de todo el país cuando adquirió Mistobox. En 2020, la empresa puso en marcha su Escuela del Café para ayudar a quienes trabajan desde casa a aprender a ser baristas, y adaptó sus esfuerzos de venta para servir mejor a los consumidores durante la pandemia, un movimiento que también incluyó la adición de un almacén en Nashville, TN.
"En 2020 cambiaron muchas cosas para Clive", afirma Amanda Datte, directora financiera de Clive Coffee. "Antes teníamos una sala de exposición y algunas ventas en persona. Pero ahora que todo el mundo trabaja desde casa y quiere café, ahora somos 100% online y nuestro negocio ha despegado de verdad."
El espresso casero puede parecer muy abrumador, pero Clive Coffee lo desmitifica, proporcionando educación desde el momento en que un cliente llama o envía un correo electrónico y prepara su primer espresso.
"Con la pandemia, la gente echaba de menos su espresso o café con leche diario, lo que inició la búsqueda de un sistema de barista doméstico", explica Emily Sloan, Directora de Marketing. "Teníamos que ser flexibles y reaccionar con rapidez. A medida que las preferencias de los consumidores cambiaban hacia el espresso casero, también lo hacían sus expectativas. Teníamos que estar equipados y preparados para tener existencias a mano y poder enviárselas en el plazo previsto de dos a tres días."
Necesidad de sustituir sistemas desconectados
Clive Coffee no podía cumplir esas expectativas porque utilizaba QuickBooks para la contabilidad y la teneduría de libros, un software de inventario independiente, un sistema diferente de procesamiento de pedidos y un sistema de comercio electrónico. Ninguno de los sistemas estaba conectado. "Mensualmente, teníamos una lista de procesos para introducir la información con precisión en nuestro sistema contable", explica Datte. "Había muchas comprobaciones y conciliaciones porque introducíamos los datos manualmente".
La empresa no disponía de información precisa y actualizada ni de visibilidad de las ventas, los ingresos, el inventario o el estado de los pagos. Datte afirma que tardaban hasta 15 días en cerrar un mes. "Crecíamos muy rápido y nunca parecía que estuviéramos al día. En cuanto terminábamos un mes, alineábamos todos los detalles, los introducíamos en QuickBooks y poníamos al día nuestro balance, ya había pasado otro mes. Era un ambiente estresante".
Los datos también estaban desordenados en el almacén.
"Antes de Acumatica, teníamos un sistema de gestión de inventarios, un sistema de finanzas independiente y una estación de envíos independiente", afirma Jessica Yutrzenka, Directora de Cadena de Suministro y Operaciones de Clive Coffee. "Muchos de nuestros sistemas estaban descentralizados desde un punto de vista operativo".
Cuando los sistemas están descentralizados, dice, "pasas mucho tiempo analizando: ¿Por qué una cosa no se comunicaba con la otra? Pasamos mucho tiempo haciendo que nuestros datos tuvieran el mismo aspecto en ambos sistemas y entendiendo por qué no se conectaban".
Inventario difícil de rastrear
Como resultado, el seguimiento del inventario era difícil. "No era fácil saber cuánto habíamos enviado de un producto o cuántos pedidos se habían cancelado", explica Yutrzenka. "Averiguar qué día enviábamos un producto era incluso difícil de conseguir".
A medida que aumentaba el volumen de transacciones, el personal se dio cuenta de que no podían gestionar todos los procesos manuales y tener varios sistemas aislados. "Sabíamos que la tecnología podía ayudarnos a crecer y a ser más eficientes, así que empezamos a buscar un ERP", afirma Datte.
