Una divulgación eficaz aumenta los ingresos
El equipo de ventas vio resultados casi instantáneamente. "Fue muy útil utilizar las capacidades de Acumatica para ponerse en contacto con muchas más escuelas e iglesias, automatizando los procesos de venta de lo que antes era un proceso muy manual", afirma Salmon.
"Ahora, todas las escuelas del país reciben al menos tres llamadas de ventas, además de correos electrónicos periódicos a lo largo del año", afirma. "Realmente hemos aumentado el volumen de nuestros contactos. Estamos proyectando un crecimiento de 8 veces en el segmento escolar de nuestro negocio desde la primera vez que adoptamos Acumatica. Gran parte de ese crecimiento se debe a que contamos con un mejor CRM para gestionar las oportunidades y los puntos de contacto con nuestros clientes."
Acumatica automatizó muchas tareas, actividades y campañas de correo electrónico. Los equipos de ventas trabajan principalmente en Outlook, que está integrado en el CRM. Ahora todas las interacciones con los clientes se copian en Acumatica con un solo clic, lo que proporciona a ComCenter una visión completa de 360 grados del comportamiento de sus clientes, incluidos los datos históricos de pedidos y contactos de comunicación.
"Como casi todo está registrado en Acumatica, podemos desglosar fácilmente la información que necesitamos", afirma Salmon. "Por ejemplo, nuestros comerciales pueden ver cuáles de sus grandes clientes compraron en julio del año pasado o en los dos últimos años y actuar en función de esa información. Antes de Acumatica, les resultaba difícil saber con qué cuenta debían ponerse en contacto y, además, con qué contacto de esa cuenta debían trabajar de una lista de 100 contactos. Ahora, con Acumatica, ya no preguntan: '¿Es usted la persona con la que debemos hablar?".
El "no" se convierte en un aumento de las ventas
ComCenter configuró fácilmente un proceso de tareas en Acumatica para realizar un seguimiento del contacto con los clientes potenciales y el resultado de cada interacción. De este modo se obtuvo una visión interesante de los clientes potenciales que dicen "No" de entrada y más tarde realizan un pedido durante el año. "Generamos tantos ingresos de los colegios que dicen "No" como los que generábamos en ventas totales a colegios en el momento en que empezamos a utilizar Acumatica", afirma Salmon. "Los flujos de trabajo de ventas y marketing en Acumatica han hecho que nuestro alcance de ventas sea más eficaz, y creemos que es una fuerza importante que impulsa este aumento en nuestros ingresos."
Los ejecutivos de ComCenter utilizaron los datos generados por Acumatica para identificar ventas potencialmente estancadas y otras oportunidades perdidas para comprender cuándo un vendedor podría beneficiarse de un coaching específico. "Esto es útil para el director de ventas y para las ventas en general", afirma Salmon. "El presidente, que hace un seguimiento personal de las cuentas de alto valor, ahora enseña a los miembros del equipo de ventas cómo perseguir esas cuentas de manera más eficaz".
Mayor visibilidad del flujo de trabajo
Antes, los gestores de ComCenter tenían dificultades para reconocer cuándo un representante de cuenta podía necesitar ayuda adicional porque carecían de acceso a la información sobre el progreso de las oportunidades de venta. "Los responsables de ventas disponen ahora de cuadros de mando para ver lo que está ocurriendo en todo el tablero en tiempo real, lo cual es clave, ya que las oportunidades de venta suelen ser fluidas", afirma Salmon. "Pueden extraer fácilmente datos clave a través de consultas genéricas que ayudan a determinar con quién es más conveniente ponerse en contacto hoy, potenciando el rendimiento de las ventas."
El director de operaciones de ComCenter aprovechó los nuevos datos históricos y en tiempo real disponibles para crear un cuadro de mandos de Acumatica que presentaba varios años de resultados semanales. También creó un informe para el personal del almacén que mostraba los envíos y contenedores procesados. "El personal del almacén se quedó atónito", afirma Salmon. "Habían estado escuchando de otros cómo las ventas estaban creciendo, y el negocio estaba mejorando, pero nunca habían tenido una manera de visualizarlo de una manera que fuera significativa para su función". Se enteraron de que procesaban un 25% más de envases que un año antes".
Eliminación de entradas manuales, ahorro de tiempo
ComCenter dedicaba antes 40 horas semanales a las cuentas por pagar. Ahora, gracias a los procesos automatizados de reconocimiento y aprobación de documentos, tarda 10 horas o menos. "No hay papel hasta que llegamos al punto de emitir un cheque", afirma Salmon. "Todo es digital y vive en Acumatica".
ComCenter también redujo en un 75% el tiempo necesario para revisar la exactitud de los pedidos en línea. Antes, los empleados dedicaban cuatro horas al día a revisar los pedidos basándose en criterios de revisión establecidos. "Tuvimos una reunión con el equipo de operaciones y refinamos los criterios y el mapa de aprobación, lo que redujo el tiempo a una hora", dice Salmon.
Plataforma moderna atractiva para los nuevos empleados
Varios empleados de ComCenter se han jubilado en los últimos cinco años. Disponer de una plataforma moderna y fácil de usar a la que se puede acceder desde la nube ha ayudado a la empresa a atraer empleados en un mercado de contratación que sigue siendo difícil.
"Antes, cuando considerábamos las jubilaciones, nos preguntábamos cómo íbamos a incorporar a alguien al mainframe, lo cual es intimidante", afirma Salmon. "Hemos contratado a más de una docena de nuevos empleados a tiempo completo o parcial desde que empezamos con Acumatica y, tras una formación inicial sobre Acumatica, pudimos decirles que se sumergieran en ella y exploraran la aplicación porque es muy fácil de usar."
Mejora de la planificación de recursos materiales
Acumatica también ayudó a ComCenter a superar los retos de la cadena de suministro. Los ejecutivos luchaban por asegurarse de que tenían suficientes libros de texto para satisfacer las necesidades de las escuelas durante su temporada alta. Se preguntaban si un aumento de los pedidos de principios de temporada se consideraba un nuevo pedido neto o un pedido realizado por escuelas proactivas, con la esperanza de evitar la escasez en la cadena de suministro.
"Con Acumatica, pudimos ver cuántos de esos pedidos procedían de nuevos clientes en lugar de clientes que simplemente hacían pedidos antes que en años anteriores", afirma Salmon. "Rápidamente tuvimos un visual en las manos de los responsables de la toma de decisiones y proporcionamos análisis para tomar esa decisión empresarial estratégica, lo que antes habría sido imposible."
Los datos revelaron además que recibían el mismo número de pedidos anticipados que antes, y que sus niveles de inventario iban por buen camino. "Recibíamos más pedidos de clientes habituales que antes, así que nuestras ventas se veían impulsadas por los clientes habituales que compraban más, lo cual era alentador", afirma.
"La posibilidad de disponer de datos para tomar decisiones de este tipo ha sido una gran ventaja".
Acceso remoto a datos en tiempo real
El personal de ventas remoto tiene ahora acceso a datos puntuales, ya que la solución basada en la nube y las funciones móviles proporcionan acceso en cualquier momento y lugar. "Cuando teníamos vendedores que trabajaban a distancia, siempre era un gran problema mantenerlos al día", afirma Salmon. "Llegamos incluso a hacer que una persona de TI programara un viaje anual para ir in situ, en persona, a ver a nuestro vendedor en Virginia para que pudiéramos actualizar su ordenador y su conexión. Otro vendedor no tenía conexión con el sistema antiguo y se veía obligado a trabajar sin conexión, así que no sabíamos en qué estaba trabajando hasta que nos enviaba la información."
Además de conectarse a su SGA a través de la API de Acumatica, ComCenter ha conectado la solución ERP con otras aplicaciones de terceros, como su tienda en línea, Velixo, Avalara, Microsoft Power BI y Mail Chimp. La conexión más importante es con el sitio web de la empresa, que proporciona la mayor parte de las ventas de ComCenter.
"El flujo de información con Acumatica es realmente agradable", dice Salmon. "Como otras pequeñas empresas, cada vez recibimos más pedidos en línea en lugar de por teléfono, y el sitio web está conectado para extraer datos de Acumatica y mantener el inventario actualizado".
Los pedidos fluyen desde el sitio web a Acumatica. A continuación, ComCenter utiliza Acumatica para rastrear los carritos de la compra abandonados y realizar un seguimiento de las ventas. "Es un cambio enorme disponer de esa opción para impulsar aún más las ventas. Nuestros equipos de ventas pueden ver los pedidos web y los carritos abandonados con los datos de Acumatica en contexto, lo que conduce a una mejor toma de decisiones sobre qué oportunidades priorizar." afirma Salmon.
Aumento de la moral; preparados para el crecimiento
Los directivos de ComCenter esperan que los ingresos sigan subiendo a pesar de las condiciones del mercado. "Proyectamos un aumento constante de las ventas a lo largo de cinco años", afirma Salmon. "Acumatica ha sido un gran éxito".
"Hemos llegado a un punto en el que disponemos de las herramientas y la tecnología necesarias para llegar tan lejos como queramos. Acumatica ha sido fundamental para ayudarnos a crear procesos de ventas, marketing y gestión de relaciones con los clientes. Gracias a ello, hemos visto mejoras en el éxito y la moral de toda nuestra base de empleados."
ComCenter tiene mejores perspectivas ahora que todos tienen acceso a una plataforma moderna y a datos que facilitan su trabajo.
"Sin esta información, se podría tener la percepción de que estábamos en un sector moribundo con unas perspectivas no muy buenas. Eso ya no es así", afirma Salmon.
"Acumatica nos dio lo que necesitábamos para tener una perspectiva mucho más esperanzadora, lo que ha sido una bendición para todos los que trabajan aquí. Todo el mundo trabaja tan duro como siempre, pero cuando las cosas crecen es cuando tienes un optimismo que te lleva hacia el futuro. Nuestro presidente habla a menudo de nuestra misión, que es ayudar a otros a enseñar a los niños acerca de Dios, y eso se refleja en todo lo que hacemos. Nuestra capacidad de servir a los demás se ha multiplicado por diez, y eso ha sido posible gracias a la implantación de Acumatica".
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