Hasil Karya mejora el servicio de campo y su reputación con Acumatica
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Hasil Karya
Sede central
Balakong, Malasia
Industria
Distribución
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en ERP en la nube

Hasil Karya

  • Obtención de una plataforma de distribución asequible, sólida y moderna, que agiliza las operaciones
    para el crecimiento futuro
  • Obtención de informes en tiempo real para mejorar la toma de decisiones
  • Mejora del servicio de atención al cliente, proporcionando información precisa y puntual sobre las entregas a los clientes.
  • Equipos de campo remotos conectados con aplicaciones móviles que eliminan las llamadas inútiles a la oficina.
  • Mejora de la precisión y puntualidad de las comisiones de ventas, aumentando la satisfacción de los empleados.
  • Racionalización del proceso "quote-to-cash", ahorrando tiempo y mejorando el flujo de caja.
  • Mejora de la programación, ahorrando tiempo y optimizando los recursos de los técnicos.
  • Obtención de transparencia en el movimiento de contenedores, tarifas, costes en destino y calendarios de envío,
    mejorando el servicio al cliente
  • Implementó el acceso móvil para el equipo de servicio de campo, proporcionando a los ingenieros acceso a los detalles del proyecto, incluidos los detalles del cliente y del equipo.
    proyecto, incluidos los datos del cliente y del equipo.
Robert Tee
"Con Acumatica, han mejorado mucho nuestros flujos de procesos y los clientes están más satisfechos".
Robert Tee, Director General
Hasil Karya
Desafíos
Solución ERP
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Desafíos

Desafíos

Desafíos

Hasil Karya es una empresa con certificación ISO que cuenta con más de 50 empleados. La empresa importa más de 100 tipos de máquinas de Japón, Taiwán, China, Corea del Sur, Turquía, Italia y otros países. La empresa, con sede en Balakong, apoya la venta de maquinaria con un equipo interno de servicio posventa.

Hasil Karya se fundó cuando el Sr. Tee se dio cuenta de que las empresas artesanales malayas estaban creciendo y transformándose en fabricantes de equipos originales, y comprendió que las empresas del país necesitarían aumentar su productividad. El Sr. Tee empezó a importar máquinas, incluidas marcas chinas, y más tarde amplió el negocio para incluir la reparación y el mantenimiento de maquinaria.

En la actualidad, el Sr. Tee y sus dos hijos están llevando a Hasil Karya al siguiente nivel con una estrategia basada en inversiones de marca a largo plazo, ejecución disciplinada de las ventas, innovación y gestión centrada de los costes.

Durante 13 años, Hasil Karya utilizó un ERP de EE.UU. para gestionar el negocio, pero a medida que la empresa crecía, las cuotas de mantenimiento se hicieron abrumadoras, dice Junior Mr. Tee, director general. El sistema ERP funcionaba in situ, no permitía el acceso móvil del equipo de ventas o de servicios sobre el terreno y no era escalable.

Además, "el proveedor había subcontratado el soporte del ERP a un particular, lo que no era sostenible", afirma Junior Tee.

Cuando Hasil Karya puso en marcha el anterior sistema ERP, la empresa tenía 15 empleados y adquirió 16 licencias de usuario. Hoy, sin embargo, la empresa tiene 53 empleados, incluido un equipo de ingeniería de 22 personas que trabaja sobre el terreno. Los ingenieros no tenían acceso a información crítica mientras estaban en las obras.

"Cuando el negocio creció y añadimos más gente, los procesos se complicaron mucho más", dice el Sr. Tee.

 

Se necesita un programador dedicado

Para gestionar el equipo de servicio de campo, Hasil Karya necesitaba un coordinador dedicado a programar a los técnicos y repartir manualmente la información. El coordinador imprimía los formularios de trabajo, los entregaba a los técnicos y respondía a las preguntas cuando era necesario. Los ingenieros que se desplazaban a las instalaciones de los clientes a veces llamaban para comprobar la dirección, los clientes preguntaban cuándo llegarían los ingenieros y el coordinador a veces llamaba a los ingenieros para saber cuándo llegarían al trabajo de un cliente.

"No teníamos ninguna transparencia", dice el Sr. Junior Tee. "El proceso era bastante tedioso y molesto. Si un cliente tenía una pregunta, llamaba al vendedor, que tenía que preguntar al coordinador por un ingeniero, lo que significaba que el coordinador tenía que llamar al ingeniero, luego volver al vendedor, que a su vez volvía a llamar al cliente."

Sin acceso remoto desde el campo, Hasil Karya era reacia a adquirir licencias de usuario ERP adicionales. En su lugar, contrató a un desarrollador para que escribiera una aplicación de servicio de campo personalizada. "En aquella época, pensábamos que SAP era lo mejor", afirma Junior Tee. "No investigamos mucho, lo que fue un gran error".

 

Departamentos desconectados

Hasil Karya se enfrentaba a otros retos con el antiguo sistema ERP. Cuando llegó Covid y se cancelaron las ferias, la empresa recurrió a las redes sociales para encontrar clientes potenciales. Pero no había forma de hacer un seguimiento de los clientes potenciales después del contacto inicial.

Aunque introducían la información en una hoja de cálculo, los clientes potenciales se enviaban por correo electrónico a ventas, que tenía su propio proceso. Los estados de seguimiento no siempre se registraban en la hoja de cálculo original. Los gestores tenían que llamar a cada vendedor para conocer los resultados de un cliente potencial, lo que llevaba mucho tiempo y suponía un reto debido al gran número de clientes potenciales.

 

Falta de servicios de campo

Los procesos del antiguo sistema ERP no estaban conectados, afirma Junior Mr. Por ejemplo, los pedidos de compra no estaban conectados con los de venta, lo que daba lugar a varios errores. Algunos pedidos de venta no se cumplían porque el departamento de ventas se olvidaba de comunicárselo al equipo de compras, o porque compras se olvidaba de registrar un pedido verbal. O, sin información sobre el inventario, ventas podía aceptar un pedido de un artículo que no estaba en stock.

Localizar artículos concretos del inventario no era suficiente porque la información sobre cada marca y artículo se alojaba en bases de datos distintas, afirma. "Teníamos que desconectarnos y conectarnos a otra base de datos para obtener información, y luego desconectarnos y volver a conectarnos".

Mientras tanto, el desarrollador de la aplicación de servicios de campo a medida no conseguía entregar un producto que funcionara. "Entonces empezamos a investigar y descubrimos que existen módulos completos de servicios de campo y que muchos ERP los tienen", explica el Sr. Tee. "Pusimos fin al proyecto porque nos dimos cuenta de que el alcance era demasiado grande, la empresa de aplicaciones no podía desarrollarlo para nosotros y no funcionaría".

Solución ERP

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Acumatica basado en la nube con Field Service

"Cuando llegó Covid, nos dimos cuenta de que el antiguo sistema ERP no daba abasto", afirma el Sr. Tee Junior. "No podíamos acceder al sistema porque estaba en un servidor interno y era difícil conectarse a él con la VPN".

Además, Covid "realmente nos hizo sentir y darnos cuenta de la importancia de la nube", afirma. El equipo de Hasil Karya se planteó actualizar el antiguo sistema ERP, pero decidió no hacerlo. Evaluaron Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo, Oracle NetSuite y Acumatica Distribution Edition.

"Tardamos cuatro meses en estudiar las aplicaciones ERP porque se trataba de un cambio en nuestro ADN y sería la columna vertebral de la empresa. No podíamos permitirnos cometer un error", afirma el Sr. Tee Junior.

"Microsoft Dynamics Business Central no tenía realmente servicio de campo; ofrecía dos bases de datos diferentes que sabíamos que serían muy agitadas cuando actualizáramos. Microsoft compró una empresa de servicios de campo, pero no está integrada con éxito", afirma el Sr. Tee Junior. "NetSuite no tiene servicios de campo (nativos), pero tenía una aplicación desarrollada en Australia por una empresa del mismo sector que nosotros. Nos encajaba perfectamente, pero no la elegimos porque era más cara que NetSuite y duplicaba el precio."

Odoo, dice, era menos caro "pero oí que era de código abierto y que la actualización podría ser complicada, así que no nos decidimos por él".

Hasil Karya eligió Acumatica porque estaba basado en la nube, disponía de servicio de campo nativo, ofrecía licencias de usuario ilimitadas y era una suite empresarial integral y conectada.

Awansoft Technology Sdn Bhd, socio de Acumatica, implantó Acumatica para Hasil Karya en siete meses.

Resultado

Resultado

Con Acumatica, los empleados de Hasil Karya están más conectados y bien informados, afirma Junior Tee. Los equipos de ventas y servicio externo son más productivos porque pueden acceder al sistema desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Acumatica ha transformado digitalmente la empresa y Junior Mr. Tee prevé mayores ingresos y beneficios.

"Puedo acceder desde cualquier lugar", dice. "El pasado octubre fui a Alemania y me frustré bastante cuando no pude conectarme porque algo iba mal con la VPN. Todo iba con retraso y era un verdadero fastidio".

"Una vez que nos pusimos en marcha con Acumatica, cogí un iPad cuando me reunía con un cliente. El cliente me pidió un precio e, inmediatamente delante de él, hice un presupuesto y le envié una oferta. La imprimió, me dio una orden y la firmó".

"Eso era imposible de hacer antes".

 

Órdenes en el acto: Un cambio de juego

Tomar y hacer un pedido en el momento es un cambio de juego importante, dice. "Muchas veces la compra es por impulso, así que cuando se supera ese momento, puede que cambien de opinión. Incluso medio día de retraso y el resultado podría ser diferente".

El equipo de ventas ha obtenido beneficios similares gracias al acceso desde el terreno. Pueden consultar precios e inventarios, crear presupuestos y reservar pedidos sobre la marcha, explica Junior Tee.

Utilizando la información del CRM nativo, los ejecutivos de la empresa pueden ver las actividades de ventas, lo que les da una imagen más precisa de la cartera de pedidos de la empresa. Con el acceso a la información de envío, el departamento de ventas mejora la satisfacción del cliente, ya que puede ofrecerle fechas de entrega más precisas.

Gracias al acceso a datos más detallados en tiempo real, las comisiones de ventas son más precisas y puntuales. Antes, se retrasaban por los procesos manuales de la empresa, que tardaban días en completarse.

 

El servicio externo ahorra tiempo

Los ingenieros de servicio de campo de Hasil Karya y el coordinador recuperaron innumerables horas y son más productivos ahora que tienen acceso a información crítica dondequiera que vayan. Ya no tienen que desplazarse a la oficina central para recopilar horarios e información en papel, ni asistir a una reunión en la que se reparten horarios.

En su lugar, ven los horarios, comprueban la información de los clientes, tienen acceso a la información de los equipos y pueden ver el estado de los pedidos de los clientes en tiempo real desde casa o en la carretera. "Ya no se necesitan más impresiones", dice el Sr. Tee Junior. "Antes, nuestro coordinador de servicios tenía que recoger todos los documentos en papel de cada técnico, volver a introducirlos en el sistema y archivarlos. Ahora los técnicos introducen esa información en el sistema. Y lo más maravilloso es que ahora todos conocen el horario y el estado de la cita en directo".

El uso de un tablero de calendario digital para técnicos permite a la empresa planificar mejor la utilización de sus ingenieros, lo que les ha permitido programar a los empleados con eficacia y reducir al mínimo los tiempos de inactividad.

El número de llamadas telefónicas de los técnicos de campo y de ventas ha disminuido considerablemente porque todo el mundo tiene acceso a la información de los clientes, incluidos los datos históricos sobre el mantenimiento de los equipos, afirma Junior Tee.

 

Aumento de la productividad

Como ya no se ven interrumpidos por llamadas del servicio externo o de ventas en busca de información, los equipos financiero y administrativo se centran en tareas más estratégicas. El equipo financiero utiliza cuadros de mando adaptados a sus funciones y obtiene información en tiempo real sobre indicadores clave de rendimiento (KPI) críticos, como el rendimiento de los ingenieros de campo.

Hasil Karya ya no paga a un consultor para crear Crystal Reports y esperar días para obtener la información. En su lugar, los empleados pueden filtrar los datos al instante, lo que les ayuda a tomar decisiones mejores y más rápidas. "Antes funcionábamos sólo a tientas", dice el joven Sr. Tee. "Ahora puedo ordenar y tener todo tipo de información con todo tipo de estados. Si quiero mirar algo, sólo tengo que filtrar los datos y acceder a la pantalla".

Cada departamento se ha unido y tiene acceso a la plataforma empresarial según su nivel de acceso de seguridad. Además, la empresa automatizó muchas tareas manuales y disfruta de la supervisión del proceso "quote-to-cash".

Con toda la información en un solo sistema y la posibilidad de crear alertas y procesos automatizados, los clientes ya no pierden reclamaciones de garantía por defectos de los fabricantes. El inventario es preciso y se controla mejor, y la planificación de necesidades de material (MRP) ayuda a la empresa a reponer existencias cuando es necesario.

 

Funcionalidad añadida de las aplicaciones de terceros

Gracias a la arquitectura abierta de Acumatica y a su interoperabilidad con otros programas, Hasil Karya implantó AcuContainer. Esta solución de terceros le permite ver el inventario en tránsito en el agua, en la aduana, en tránsito terrestre o en un muelle extranjero. Esto ayuda a la empresa a comprender y hacer un seguimiento de las fechas de salida y llegada previstas y reales, las fechas de vencimiento de los pagos y la información sobre aduanas y aranceles, lo que ayuda a Hasil Karya a mantener informados a los clientes sobre la disponibilidad de los productos.

"Estamos asombrados con las integraciones de terceros de Acumatica, que nos permiten encontrar soluciones fácilmente disponibles en lugar de tener que crearlas desde cero", afirma Junior Tee. Está deseando implantar otras soluciones de terceros, como Shopify, que espera utilizar para digitalizar su catálogo en papel y permitir a los clientes consultar y comprar equipos en una tienda online basada en Shopify.

 

Acumatica aumenta las ventas y los beneficios

Acumatica ha permitido a Hasil Karya aumentar los ingresos y la rentabilidad, impulsar la satisfacción del cliente y lograr muchas eficiencias operativas en poco tiempo de uso, afirma Junior Tee.

"Ya puedo ver cómo aumenta la eficiencia", afirma. "Con Acumatica, nuestros flujos de procesos han mejorado mucho y los clientes están más satisfechos".

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