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Aumentar la demanda de servicios
Los educadores de Cornell Cooperative Extension (CCE) conectan la investigación de la Universidad de Cornell con personas y familias en barrios, hogares, lugares de trabajo y escuelas de todo Nueva York. La misión de CCE es ayudar a los residentes a criar a sus hijos, ahorrar dinero, conservar energía, cultivar y preparar alimentos, mantener granjas, hacer crecer negocios y proteger el medio ambiente.
Los 1.500 empleados de CCE atienden a residentes de 56 condados de Nueva York y los cinco distritos de la ciudad con programas adaptados a cada condado, dice Sarah Fox Dayton, Directora Asociada de CCE. Como el Programa de Frutas del Lago Ontario, los programas especiales facilitan la colaboración y los servicios en varios condados. Además, 12 establecimientos minoristas de Taste NY venden alimentos y artesanía fabricados en el estado. El funcionamiento de la CCE, valorado en 90 millones de dólares, recibe ayudas de fondos públicos, estatales, locales y federales, así como subvenciones y contratos.
El personal de las oficinas del CCE en los condados oscila entre dos personas que atienden al poco poblado condado de Hamilton, en el corazón de los Adirondacks, y más de 200 en el populoso condado de Suffolk. El condado de Suffolk ofrece un programa marino, amplios programas agrícolas y varios campamentos juveniles 4-H que atienden a 1,5 millones de residentes de Long Island. La extensión de cada condado funciona de forma independiente y cuenta con un director ejecutivo y un responsable financiero.
Ineficiencias operativas
Todos los datos de CCE se transfieren a un equipo financiero central, que realiza informes, análisis y seguimiento de programas y subvenciones. Dado que el sistema Sage heredado no podía proporcionar los informes ni la supervisión financiera que CCE necesitaba, el equipo financiero procesaba manualmente los datos en hojas de cálculo. Además, el software heredado no podía supervisar adecuadamente el cumplimiento en toda la empresa.
"Utilizábamos un sistema Sage heredado, que no estaba en la nube y era bastante anticuado. Funcionaba con Citrix", explica Elizabeth Klug, responsable regional de finanzas de SBN. "Solo hicimos unas pocas actualizaciones y sabíamos que estábamos muy atrasados. Echábamos de menos las actualizaciones porque llevaban mucho tiempo, sobre todo cuando trabajábamos con 65 inquilinos o bases de datos."
CCE también utilizaba el antiguo sistema Sage para los informes financieros y gestionaba los activos fijos por separado. Cada oficina hacía un seguimiento diferente de los clientes. Registraban las entradas de efectivo en Excel y enviaban la hoja de cálculo a una persona de finanzas, que tenía que introducir los datos en el sistema.
Los informes de fin de mes o las actualizaciones de la situación financiera de los programas tardaban más de un mes. Dado que el personal del condado a menudo introducía los datos financieros (ingresos en efectivo) en lotes mensuales, obtener una imagen financiera precisa resultaba aún más difícil.
La falta de acceso a información oportuna y precisa frustra a los directores ejecutivos de los condados.
"No podía facilitar información al momento cuando alguien me preguntaba por un número determinado", dice Robert Batt, Director Ejecutivo de CCE en el condado de Orleans. "Normalmente tardaba entre 24 y 48 horas en responder a una pregunta. Encontrar una respuesta a menudo significaba caminar por el pasillo y rebuscar en un archivador o llamar a alguien de finanzas. A veces había que hablar con representantes regionales. Había que dar muchos pasos más para obtener información que debería haber estado a nuestro alcance".
Mientras tanto, sólo 56 empleados podían acceder al sistema financiero heredado debido a la limitación de licencias. Como funcionaba en servidores anticuados, el lento software heredado se bloqueaba con frecuencia y no podía soportar eficazmente las operaciones a distancia. Cuando la pandemia de Covid-19 paralizó el estado, trabajar a distancia planteó muchos nuevos retos.
Falta de seguimiento de subvenciones y programas
El CCE quería una nueva solución "basada principalmente en la nube para adaptarnos al siglo actual", afirma Roxanne Churchill, responsable regional de finanzas de SBN. "También necesitábamos que fuera muy fácil de usar, porque en el CCE tenemos un amplio abanico de conocimientos y capacidades. También queríamos asegurarnos de que teníamos lo que necesitábamos para todas las personas y todas las cosas; una ventanilla única, donde pudiéramos encontrar toda la información -especialmente subvenciones y contratos- en un solo lugar sin tener que mirar hojas de cálculo adicionales."
Además, el CCE necesitaba un sistema asequible que pudiera llevar la contabilidad de los fondos, gestionar fácilmente los fondos restringidos y las subvenciones, y admitir numerosos usuarios. "Si queríamos involucrar a todo el mundo, podíamos tener miles de usuarios y teníamos que asegurarnos de que el coste no fuera prohibitivo", afirma Churchill.
