Curran Young Construction

Acumatica: Funcionalidad basada en la nube y altamente integrada

La facilidad de uso, la asequibilidad y la oferta basada en la nube de Acumatica hicieron que la elección fuera obvia, afirma Young. "Una vez que tomamos la decisión de pasarnos a la nube, ningún otro software podía compararse con la edición para la construcción de Acumatica. El hecho de estar basado en la nube elimina la necesidad de tener servidores e infraestructura y sus costes operativos asociados. Era una elección lógica".

La estructura de precios sin límite de usuarios de Acumatica permite a Curran Young crecer sin preocuparse por los costes adicionales por usuario, añade. "De forma conservadora, podríamos crecer hasta 60 personas en cinco años. Cuando lo hagamos, es estupendo saber que Acumatica no es un software de pago, sino que es escalable con usuarios ilimitados, lo que nos da una cosa menos de la que preocuparnos a la hora de prever nuestros costes futuros."

Curran Young implantó Construction Edition de Acumatica, que, además del módulo financiero de Acumatica, ofrece funciones relacionadas con la construcción, como el cálculo de costes de los trabajos, la gestión de proyectos, la gestión de contratos y órdenes de cambio, la licitación y el pago de subcontratistas, y la integración con aplicaciones especializadas como Smartsheet, Procore y Office 365 para obtener una solución ERP de construcción en la nube integral.

Sistema flexible y personalizable

"El equipo de implementación de Alliance nos permitió empezar a trabajar en un tiempo récord", dice Young, y añade que sólo pasaron cinco semanas desde la decisión inicial hasta la fecha de puesta en marcha. La flexibilidad de Acumatica les permitió configurar el software de acuerdo con la forma en que Curran Young planea hacer negocios, en lugar de las formas rígidas e inflexibles dictadas por otros paquetes de software.

Curran Young quería crear un sistema de numeración de proyectos que tuviera en cuenta no sólo el tipo de proyecto, sino que proporcionara un contexto histórico para poder acceder rápidamente a los datos de proyectos anteriores, como los costes por año, para disponer de un índice histórico. La flexibilidad de Acumatica les permite esa libertad.

Integración con software de terceros

Además, Curran Young tiene la capacidad de añadir las aplicaciones específicas del sector que desee en el futuro sin necesidad de una base completamente nueva; Acumatica es un sistema abierto que se integra fácilmente con aplicaciones de terceros como Procore. El hecho de que los datos fluyan sin problemas entre Procore y Acumatica Construction Edition ayuda a que las operaciones sobre el terreno y la oficina estén sincronizadas y a que los proyectos se entreguen dentro del plazo y del presupuesto previstos.

"Era imprescindible disponer de una solución que pudiera comunicarse con otras herramientas", afirma Young. "En la construcción hay muchas piezas y partes móviles, múltiples proveedores y subcontratistas, y diferentes gastos y controles financieros que necesitan ser rastreados y comunicados en múltiples lugares. La integración es esencial".

Tiempo ganado para realizar tareas de mayor valor

La funcionalidad integrada de Acumatica y su facilidad de uso permitieron a Young recuperar parte del tiempo que dedicaba a entrar y salir de las distintas aplicaciones de software de construcción que utilizaba anteriormente.

"El ahorro de tiempo es considerable, incluso sin los grandes volúmenes que hacía antes desde el punto de vista del control financiero. Ahorro entre un 30% y un 35% de mi tiempo, lo que me permite ser mucho más eficiente", afirma.

"En Acumatica, es fácil encontrar un proyecto y mucho más rápido cambiar de tarea que en cualquier otro software que haya utilizado", añade Young. "La navegación se realiza con sólo pulsar un botón y ahora toda la información está en el mismo sitio. No necesito cambiar de aplicación para aprobar distintos elementos; todo está bajo un mismo techo. Por eso, tengo menos probabilidades de que algo se me pase por alto o se me olvide".

Movilidad: Atender a clientes y proveedores in situ

Como Acumatica está basado en la nube, los empleados de Curran Young pueden acceder a los datos desde cualquier lugar: en una obra, en las instalaciones de un cliente, en la oficina o desde casa. El acceso móvil a los datos corporativos les permite, por ejemplo, resolver al instante dudas sobre el pago a proveedores, obtener actualizaciones del proyecto, ejecutar órdenes de cambio o comprobar las listas de subcontratistas.

"Acumatica nos da mucha más libertad para realizar los trámites necesarios en mi horario, esté donde esté", dice Young, y añade que antes tenía que volver a la oficina para realizar el papeleo y las aprobaciones. La posibilidad de terminar el papeleo más rápidamente libera al equipo para pasar más tiempo con sus familias, un tiempo que a menudo es difícil de encontrar cuando se crea una empresa.

Curran Young no tuvo que invertir en un programa de software independiente como Abacus para codificar los informes de gastos, dice, porque puede capturar, aprobar e identificar los costes de los gastos directamente en Acumatica, que incorpora esas funciones.

Además, Curran Young puede ofrecer un servicio de atención al cliente rápido porque Young y otras personas que operan en un lugar de trabajo -con el acceso de seguridad adecuado a Acumatica- tienen acceso instantáneo al sistema y, por tanto, no tienen que remitir las preguntas al equipo de contabilidad.

Una de las razones por las que Curran Young disfrutó de un lanzamiento rápido fue la facilidad de uso de Acumatica. "Aprender Acumatica ha sido un proceso divertido", dice Cindie, directora de contabilidad. "Aunque el sistema ofrece funciones de contabilidad sofisticadas y complejas, me gusta lo fácil de usar que es".

Comparar otro software financiero y herramientas de construcción heredadas con Acumatica es como comparar el blanco con el negro", afirma Bruce Young. "Aprender Acumatica y ser capaz de funcionar con él en sólo unas semanas lo dice todo. Como he mencionado, no somos contables, pero la curva de aprendizaje ha sido corta porque Acumatica es de fácil acceso, y su naturaleza intuitiva es impresionante."

Diseñado para un alto crecimiento

Con una sólida base financiera en Acumatica, Curran Young está preparada para un rápido crecimiento. "Lo nuestro es la eficiencia, por eso nos comparamos con un coche de Fórmula E", dice Curran. Vamos camino de ser ese tipo de contratista". Aunque puede que muchos en el sector de la construcción no hayan oído hablar de Acumatica, todo en el producto es eficiente, está disponible al alcance de la mano y el flujo de información y la accesibilidad son increíblemente potentes."