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Fundada en 2007, Design Studio produce y exporta ropa femenina de calidad, innovadora y a la moda de Sri Lanka para los mercados del Reino Unido y Europa. Diseñan y fabrican una amplia gama de blusas, vestidos, faldas, pantalones y prendas de abrigo.
La empresa inició sus operaciones de fabricación en 2008 con su planta de producción insignia en Ethawa, Kurunegala (Sri Lanka), que emplea a 750 trabajadores. Cinco años más tarde, lanzaron D2 Clothing ampliando la plantilla en 1.500 empleados más. En 2021, la empresa inauguró una nueva planta de producción llamada Mila Fashion en Welioya, con otros 800 empleados. Ese mismo año, Design Studio abrió otras dos unidades de producción con 400 empleados más, y ahora también está empezando a producir en Marruecos.
Design StudioLos cinco centros de producción de Sri Lanka producen más de 7 millones de prendas al año. Sus prendas de moda se venden en minoristas de renombre como Primark y Sainsbury, y en línea a través de Next, ASOS y su división Top Shop.
La misión de la empresa es "construir una cartera única de prendas de vestir, esforzándonos por superar a nuestros competidores en calidad, innovación y valor, elevando nuestra imagen en la industria, en todo el mundo."
Con la llegada de Covid, la menor demanda de los clientes permitió a Design Studio dedicar tiempo a actualizar su software de recursos humanos y sustituir su ERP local. El sistema local no podía actualizarse y dificultaba las operaciones con funciones desconectadas de producción, inventario e informes.
"Teníamos problemas en los flujos de trabajo de fabricación que ralentizaban el ciclo de vida de la producción. También carecíamos de una buena solución de generación de informes para tomar decisiones importantes para la empresa", afirma Devin Samayamanthri, jefe de personal.
Debido a que su software interno había aislado la información, Design Studio dependía de hojas de cálculo. A medida que la empresa crecía, el equipo financiero añadía continuamente personal para importar y exportar datos manualmente, lo que provocaba retrasos en la información y errores en la introducción de datos. Toda la comunicación se realizaba por correo electrónico, lo que dificultaba el seguimiento y la gestión eficaz de la información.
"En el sistema anterior, no teníamos informes de inventario ni procesos de inventario adecuados en absoluto", dice Devin. "Cada informe se creaba manualmente, y eso nos daba muchos errores humanos. La empresa no era capaz de realizar un seguimiento del inventario en tiempo real, sobre todo si se tenían en cuenta los programas de producción, los pedidos y las mercancías que se enviaban."
Design Studio no disponía de un sistema para realizar un seguimiento preciso de los pedidos a lo largo del proceso de fabricación, lo que dificultaba la comunicación y la actualización de los clientes sobre el estado de los pedidos, ya que los recuentos de inventario se realizaban manualmente. El módulo financiero estaba desconectado y requería numerosos pasos para realizar incluso las tareas más sencillas.
A medida que el negocio seguía expandiéndose y el volumen de transacciones aumentaba, "la información se hizo aún más difícil de gestionar, así que tuvimos que añadir continuamente más empleados", afirma Devin. "A veces tardábamos una semana o varios días en actualizar los datos financieros, las facturas llegaban tarde y los envíos se retrasaban, lo que nos complicaba la vida".
Además, "desde el punto de vista informático, el sistema anterior tenía bastantes aspectos negativos porque era difícil de mantener. Además, había muchos problemas de seguridad asociados al producto heredado", afirma Harini Perera, Jefe de TI y Análisis Empresarial.
Necesidad clave: Solución de fabricación robusta
El sector de la confección está en constante cambio, se enfrenta a tendencias de moda en constante evolución y a las crecientes expectativas de los minoristas omnicanal. Para cumplir su misión como fabricante de vanguardia y líder del sector, Design Studio sabía que necesitaba una solución de gestión empresarial SaaS sólida e integrada para conectar sistemas y procesos empresariales dispares. Conocido internamente como Proyecto Nova, Design Studio se embarcó en un importante proyecto de digitalización para actualizar sus aplicaciones de TI, fabricación y recursos humanos.
"Un factor clave para nosotros es que el nuevo sistema tenía que ser una solución compatible con el ecosistema de Microsoft, ya que somos una tienda Microsoft en TI", afirma Harini.
Devin añade: "También tenía que estar basado en la nube para que todos nuestros usuarios pudieran acceder a él. Como el número de usuarios cambia regularmente en nuestro sector en función de la demanda, también necesitábamos una solución con un modelo de precios para usuarios ilimitados en lugar de cobrar licencias individuales."
El equipo de Design Studio estudió Microsoft Dynamics, SAP y Oracle NetSuite, y eligió Acumatica por su plataforma integrada única y su modelo de precios para usuarios ilimitados. El modelo de precios de Acumatica permitió a la empresa continuar con su rápida expansión sin el dolor de cabeza que suponen los crecientes costes tecnológicos.
