Eagle Fence Distribuir

Como el negocio del software crece rápidamente y la gente cambia de trabajo con tanta rapidez, a Ford le preocupaba que si iniciaba una relación con Sage y esa persona se marchaba, tendría que trabajar con alguien nuevo que quizá no hubiera pasado por una implantación. Además, los directivos de Sage hablaban de "pasar a la nube", pero aún no lo habían hecho.

"También me gustó que Acumatica siga avanzando en el lanzamiento de nuevas versiones dos veces al año, y que realmente escuchen a sus clientes", dice Ford. "Se mueven en la dirección que sus clientes quieren que vayan, no hacia donde un ejecutivo detrás de un escritorio quiere ir. La mentalidad de Acumatica es 'aquí están los recursos que necesitamos añadir para que nuestros clientes tengan éxito'."

La decisión de seguir adelante con Acumatica fue fácil, afirma Ford.

Le gustó que Acumatica ofreciera un modelo de precios por usuario ilimitado en lugar de cobrar por licencia de puesto. "Eso significaba que no teníamos que hacer un seguimiento del número de usuarios y licencias, algo que no me interesaba hacer, sobre todo porque no tengo un equipo de TI", afirma.

"Me gustó Acumatica; podía hacer todo lo que necesitábamos de la edición de la industria de distribución. Además, estaba la amplia experiencia de i-Techen el sector de la esgrima y el hecho de que habían dirigido implantaciones de Acumatica en otras empresas de nuestro sector."

Al equipo de Eagle Fence también le gustó la aplicación móvil de Acumatica, la robusta capacidad del CRM para incluir notas de cuenta y la posibilidad de evaluar la solvencia crediticia y poner retenciones de crédito en los pedidos según fuera necesario.

Al final, "supimos que el proveedor de soluciones y el socio adecuado, i-Tech, encajaban a la perfección", afirma Ford.

Aplicación focalizada

Como la implantación se produjo justo antes de la jubilación de su predecesor, Ford pudo dedicar seis meses exclusivamente a la implantación de Acumatica.

Normalizar los procesos y la nomenclatura fue una de las grandes tareas a las que se enfrentó Eagle Fence . Cada una de las cinco sedes tenía diferentes convenciones de nomenclatura; diferentes nombres de SKU y números para artículos similares. Incluso tenían nombres distintos para los clientes comunes. "Las seis instancias de Sage tenían datos diferentes", afirma Ford. "Ninguno de ellos coincidía. Así que tuvimos que reunir a cinco gerentes y tomar decisiones sobre una estructura de datos maestros a medida que avanzábamos."

Eagle FenceLa puesta en marcha de Acumatica tuvo lugar entre seis y diez meses antes de la pandemia, lo que dio al equipo tiempo suficiente para familiarizarse con Acumatica y los nuevos procesos de la empresa antes de que los empleados pasaran a trabajar a distancia.

Visibilidad total a distancia durante una pandemia

"Con la llegada de Covid, el hecho de que la dirección y el equipo de ventas externas pudieran trabajar a distancia con una visibilidad del 100% fue de un valor incalculable", afirma Ford. La nueva solución empresarial también ayudó a Eagle Fence Distributing a superar los retos de la cadena de suministro a los que se enfrentan ahora todos los fabricantes y distribuidores, un reto que continúa en la actualidad.

"Cuando los problemas de la cadena de suministro global hicieron que los precios de todos los widgets que vendemos fluctuaran, tuvimos que ser ágiles e introducir rápidamente los costes de sustitución en el sistema de la noche a la mañana. Acumatica fue capaz de hacerlo".

"Sin Acumatica no habría sido posible tener el control y la flexibilidad que tenemos hoy con los precios para los clientes y una visión precisa de nuestros costes", añadió Ford.

Los problemas de la cadena de suministro dificultaban la planificación y el ajuste de los niveles de inventario, así como estar al tanto de los costes de reposición, que cambiaban a diario. Con Acumatica, que proporciona transparencia de datos en tiempo real, "hemos podido adelantarnos a los aumentos de precios que se siguen produciendo y aprovechar los números para lograr el beneficio bruto que conseguimos hoy", afirma.

"En Sage, no había forma de controlar, ni siquiera de implantar, ningún tipo de estandarización de precios, seguimiento de márgenes o costes de reposición".

La sólida planificación de inventario de Acumatica permitió a Eagle Fence Distributing ver lo que se pedía y lo que llegaba, pero "la cadena de suministro está tan desajustada que a veces los datos que tenemos no son aplicables para la planificación. Aunque hemos ajustado los plazos de entrega, muchos de nuestros proveedores no dan en el clavo".

"Así de extrema es la alteración de la cadena de suministro".

Mayor comunicación entre sucursales

Gracias a que Acumatica Cloud ERP proporciona una única fuente de verdad que conecta todas sus operaciones, los directores de las sucursales de Eagle Fence Distributing ya no funcionan como silos separados. "Estamos viendo mucha más interacción entre los ejecutivos, y ahora todos pueden ver el inventario, el dinero de las ventas y el rendimiento de las ventas en cada ubicación", afirma Ford. "Esa visibilidad les permite llamarse unos a otros para pedir ayuda y localizar el inventario, algo que antes no ocurría".

Ford está deseando conectarse a Microsoft Teams en la última versión de Acumatica, lo que facilitará aún más la gestión de todas las ubicaciones desde su oficina de Norman, OK. "Tener el 100 % de visibilidad de todo, independientemente del lugar del mundo en el que nos encontremos, tiene un valor incalculable", afirma.

Evaluación de la solvencia crediticia

Eagle Fence La versión de Sage heredada de Distributing no tenía funciones que permitieran al equipo de contabilidad juzgar la solvencia de proveedores o clientes. "No teníamos forma de poner a alguien en espera o no, y no había formas de hacer un seguimiento de los clientes y los puntos de datos para ver la solvencia de un pedido concreto que salía por la puerta", explica Ford.

Sin embargo, ese control está disponible en Acumatica, afirma.

Plataforma de crecimiento

El sistema flexible y potente de Acumatica permitió a Eagle Fence Distributing prosperar durante la pandemia. "Hemos podido aumentar nuestros márgenes porque tenemos más control y visibilidad y podemos adelantarnos a los cambios de precios y a los costes de reposición", afirma Ford.

La implantación de una potente herramienta que automatiza el proceso de ventas -desde una recuperación de datos más rápida hasta el corte de pedidos y el envío de presupuestos- ha ayudado al experto personal de ventas y al equipo de atención al cliente de la empresa a responder a los clientes con mayor rapidez, lo que ha proporcionado a Eagle Fence Distributing una ventaja competitiva, afirma Ford. Esto significa que pueden hacer crecer el negocio con los recursos existentes.

Al mismo tiempo, la interfaz fácil de usar, el modelo de precios para usuarios ilimitados y la flexibilidad de Acumatica Cloud ERP permitirán a la empresa añadir rápidamente nuevas ubicaciones, afirma. "Creemos que podemos añadir un almacén o una sucursal en un plazo de 30 días o menos, porque tenemos la base financiera preparada y lista para funcionar. Aunque puede llevar más tiempo conseguir la propiedad, los camiones y los empleados, el software no es un punto de preocupación para nosotros; es el menor de nuestros retos, lo que tiene un valor incalculable", afirma Ford.

"Hace diez años, el software estaría a la cabeza de la lista de preocupaciones. Acumatica nos da la oportunidad de acelerar nuestro negocio".