AcumatiCares
El distribuidor mayorista de productos de belleza Global Beauty Care se fundó hace ocho años en un sótano de Nueva York. Utilizando tecnología avanzada e ingredientes de calidad, GBC, como se llama la empresa, creó una línea completa de productos innovadores para el cuidado de la piel que ayudan a repararla, reponerla y refortalecerla.
La extensa línea de productos atrajo a clientes de todas las edades y las ventas despegaron. Hoy, sus productos de cuidado de la piel, toallitas faciales y cremas con retinol se pueden encontrar en Walmart y otros grandes minoristas que, en conjunto, cuentan con más de 60.000 tiendas en todo el mundo.
"Funcionábamos con un sistema financiero independiente en nuestra red que se creó hace muchos años y no estaba adaptado a nuestro sector", explica Eric Mizrahi, Director de Operaciones y TI. "Tenía un tamaño de ventana fijo muy limitado, que sólo ocupaba 1/3 del monitor de un ordenador moderno, lo que dejaba sin utilizar mucho espacio de la pantalla".
Los empleados no podían cortar y pegar información, no podían exportar a Excel con facilidad y tenían problemas con conjuntos de datos superiores a 30.000 registros. "Era un sistema no inteligente, no conectado a Internet. No podía conectarse a aplicaciones complementarias", añade.
Llevar la cuenta de los contenedores que traían mercancías del extranjero era un quebradero de cabeza. "Teníamos una forma muy complicada de llevar la cuenta en papel de cuándo llegaba algo, o qué era un artículo caliente y debía descargarse primero", dice Mizrahi. "Era como un tablón de anuncios muy elaborado y si alguien estornudaba, se producía un caos".
Sin visibilidad de las finanzas, el equipo de contabilidad dedicaba mucho tiempo a cálculos manuales, como cuánto se debía a un proveedor extranjero, lo que daba lugar a errores.
Tratamiento manual de los pedidos
Sin embargo, el mayor reto era procesar los pedidos de su mayor cliente, cuyos más de 40 centros de distribución hacían pedidos todos los jueves. Los pedidos debían enviarse en un par de horas. "Media empresa se paralizaba", dice Mizrahi. "Todo el mundo dejaba de hacer lo que estaba haciendo para introducir los pedidos. No teníamos ningún sistema para importar los datos al programa o automatizar los pedidos de venta."
