Incubeta

Muchas de las soluciones ERP que evaluaron cobraban por puesto, lo que hacía que el coste de las licencias fuera prohibitivo para Incubeta, que cuenta con 500 empleados. La facilidad de uso, el modelo de precios único y la API abierta de Acumatica, además del sólido respaldo de Gartner, la convirtieron en una elección natural, afirma Reuben.

"El coste de la solución fue un factor clave", añade. "La solución de precios de Acumatica se alineaba con nuestra estrategia de adquisición, lo que nos permitía añadir nuevos usuarios con cada negocio adquirido sin tener que preocuparnos de que los costes se dispararan. También necesitábamos manejar fácilmente varias divisas en una solución integrada."

Antes de que Incubeta implantara Acumatica, sus cuatro equipos contables acordaron un único plan contable y desarrollaron una arquitectura de sistema única para todas las operaciones. Sin embargo, se encontraron con múltiples retos, agravados por sus diferentes idiomas. Finalmente, eligieron las mejores prácticas de una serie de procesos diferentes y aprendieron a conectar soluciones de cosecha propia con funciones no nativas de Acumatica a través del marco abierto de Acumatica.

Incubeta se puso en marcha con la ayuda del socio de Acumatica Palladium Business Solutions, con sede en Sudáfrica. Al lanzarse con Acumatica, Incubeta reconfiguró la infraestructura tecnológica y desmanteló muchos servidores.

Cuando la pandemia golpeó en 2020, Incubeta estaba totalmente preparada para la transición a "trabajar desde cualquier lugar" sin interrupciones. "No necesitábamos conexiones VPN ni preocuparnos por la velocidad de nuestras conexiones", afirma. "Pudimos dar soporte al negocio sin problemas en Acumatica".

Una vez que Acumatica Cloud ERP estuvo totalmente implementado, "pudimos revisar fácilmente los libros mayores y acceder a muchos más detalles", dice Reuben. "Podía sumergirme en una entidad legal y mirar una cuenta para ver qué estaba pasando, frente a ver solo un balance de sumas y saldos y tener que llamar y pedir información a la gente".

Dado que cada una de las cuatro oficinas contables desarrollaba su actividad de forma diferente, la empresa organizó sesiones periódicas de intercambio de conocimientos para desarrollar nuevas mejores prácticas y eficiencias.

"Cada dos semanas celebramos una reunión permanente entre el equipo financiero y (el socio de implantación) Palladium, en la que hablamos de las mejoras de la empresa y de las hipótesis, y de la que han surgido algunas soluciones realmente buenas", afirma Reuben. "Hemos empezado a utilizar Power BI y ahora podemos seleccionar y transformar datos de cada divisa y reunirlos en un cuadro de mando. Es brillante".

La visibilidad de los datos impulsa la eficiencia

"Acumatica es flexible y te permite hacer negocios a tu manera", añade Reuben. Las funciones de desglose de la solución y su capacidad para ofrecer un alto nivel de datos en tiempo real ayudaron a Incubeta a "ver dónde estaban las ineficiencias y a abordarlas", afirma. Tomar esas decisiones era imposible antes de Acumatica porque Incubeta carecía de acceso a ese nivel de detalle.

Acumatica permite a los 500 empleados de Incubeta trabajar desde cualquier lugar sin problemas y sin estar atados a una infraestructura física, lo que es "muy convincente", dice Reuben. "Además, no tuvimos ni un fallo ni un paso en falso cuando entramos en cierre porque estábamos en directo con Acumatica. Nunca hemos estado tan agradecidos de tener total flexibilidad para dirigir nuestra función financiera global desde, literalmente, cualquier lugar."

Operaciones racionalizadas

Incubeta automatizó y agilizó sus operaciones con Acumatica. La solución ERP en la nube eliminó los procesos en papel y gestiona más tareas de forma automática y digital, ahorrando a Incubeta mucho tiempo y dinero.

El mayor proveedor de la empresa presenta habitualmente más de 2.000 facturas al mes, que antes se imprimían y capturaban en distintas ubicaciones. Ahora se cargan desde archivos csv, lo que ahorra tiempo y papel. Además, las auditorías son más sencillas, ya que los auditores pueden acceder a los datos independientemente de la entidad que necesiten ver.

La plataforma basada en la nube, junto con su exclusivo modelo de licencias, permite a Incubeta incorporar adquisiciones de forma rápida y sencilla, afirma. "Desde el lanzamiento de Acumatica hemos adquirido dos empresas, una en Estados Unidos y otra en Irlanda del Norte. Las hemos incorporado muy rápidamente a nuestra estructura contable, lo que nos ha permitido visualizar los informes, lo que ha supuesto una enorme ventaja para nosotros." Como las licencias de Acumatica no se basan en los usuarios, "cuando nos planteamos adquisiciones no tenemos que preocuparnos por los costes por puesto, las cargas del servidor o las licencias", afirma Reuben.

"Seguimos mejorando nuestra utilización de Acumatica y obteniendo eficiencia mediante la auditoría de los procesos empresariales y la revisión de los procesos financieros dentro de un programa de mejora continua", afirma.