Lifeway Mobility Implanta rápidamente Acumatica Cloud ERP como plataforma estratégica de crecimiento
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Lifeway Mobility
Sede central
Sede central en Connecticut, con sedes en Rhode Island, Illinois, Indiana, Massachusetts y Minnesota.
Industrias
Distribución, Sanidad, Comercio minorista, Gestión de servicios de campo, Servicios
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en ERP en la nube y QuickBooks

Lifeway Mobility

  • Reducción del tiempo de implantación de la nueva tecnología: despliegue del nuevo ERP en las sucursales en sólo 30-60 días.
  • Obtención de información empresarial en tiempo real para tomar mejores decisiones basadas en datos.
  • Mejor servicio al cliente con la nueva tecnología de servicio externo
  • Obtención de acceso móvil a los datos, fundamental para la organización geográficamente dispersa.
  • Adquirió una plataforma conectada para el crecimiento, eliminando seis aplicaciones aisladas
  • Reducción de los gastos de TI al eliminar la necesidad de hardware e infraestructura de seguridad in situ.
Bryan Mullen
"Acumatica está permitiendo nuestro crecimiento. Podemos incorporar una nueva organización, mostrarle nuestras herramientas e integrarla con Acumatica en un plazo de 30 a 60 días tras cerrar un acuerdo, lo cual es fenomenal."
Bryan Mullen, SVP de Servicios Compartidos
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Desafíos

Desafíos

Lifeway Mobility suministra rampas, salvaescaleras, elevadores de sillas de ruedas, elevadores de techo, dispositivos de transferencia, ascensores y soluciones de seguridad para el baño a particulares y empresas de varios estados a través de sus siete oficinas. La empresa, con sede en Connecticut, fue fundada por Paul Bergantino, Tim Burfield y Dave Hess, que reconocieron el potencial del creciente nicho sanitario, históricamente fragmentado por proveedores operativos familiares.

Fundada en 2015 y respaldada por una empresa de capital riesgo, Lifeway ha crecido mediante adquisiciones y tiene previsto convertirse en el principal proveedor de soluciones de accesibilidad a escala nacional. En los últimos cinco años, la empresa ha aumentado sus operaciones en Connecticut y Rhode Island, con adquisiciones en Illinois, Indiana, Massachusetts y Minnesota.

Tras las primeras adquisiciones, se hizo evidente que los diversos programas de software desconectados que gestionaban las operaciones no podían manejar la escala y el ritmo de crecimiento de la empresa. La creciente lista de sistemas de software no hizo sino dificultar aún más las cosas. "Como nuestras oficinas se establecieron mediante adquisiciones, cada una venía con un conjunto heredado de herramientas, software, plataformas operativas, procesos y procedimientos. Esto hizo que fuera una verdadera lucha e increíblemente complejo obtener estados e informes consolidados", dice Bryan Mullen, SVP de Servicios Compartidos.

"Pasamos mucho tiempo pidiéndoles que exportaran los datos a un formato común para poder consolidarlos", explica. "El problema era que ninguno de los sistemas de origen representaba los datos de la misma manera. No había forma de hacer una comparación homogénea".

Múltiples sistemas desconectados

Lifeway Mobilityfuncionaba con seis paquetes de software. "La mayoría de las oficinas tenían QuickBooks como sistema de registro. Para CRM, algunas utilizaban HubSpot, otras Sugar. La mayoría tenía una segunda plataforma para pedidos, como Med Force o Proxy. La programación se gestionaba a través de Outlook o Google Calendar", explica Mullen. "Había un uso intensivo de Dropbox y otros proveedores de gestión de documentos basados en la web".

Ninguna de las oficinas disponía de un sistema ERP.

"Pronto se hizo evidente que el statu quo ya no era suficiente para ampliar el negocio", afirma Mullen.

Solución ERP

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El recién llegado se lleva el gato al agua

El equipo de Lifeway Mobility estuvo a punto de firmar con Oracle NetSuite cuando George Mackiewicz, propietario de CAL Business Solutions, con sede en Harwinton (Connecticut), les sugirió que miraran Acumatica. "Hasta entonces no conocía Acumatica", afirma Mullen. "En ese momento, Acumatica no tenía el reconocimiento de nombre que tenían otros, pero aceptamos echarle un vistazo como recomendación de CAL Business Solutions".

El innovador modelo de precios de Acumatica, la aplicación móvil para los trabajadores de servicios de campo y la capacidad de ampliación a través de la nube impresionaron al equipo. "Nos gustó mucho el precio basado en el uso, que nos da la flexibilidad para escalar y crecer con las necesidades de nuestro negocio", dice Mullen. "La capacidad de implementar la solución rápidamente y traer nuevas ubicaciones también encajaba bien con nuestra estrategia tecnológica para ser agnósticos de la ubicación."

Aplicación rápida multiplicada por seis

Lifeway Mobility inició la implantación y puso en marcha su primera oficina en sólo cinco meses. "Habiendo dirigido grandes operaciones, y como CIO en una empresa Fortune 50 en el pasado, he implementado una enorme cantidad de tecnología a lo largo de los años. Ninguna de ellas ha sido tan sencilla como Acumatica", afirma Mullen. "Atribuyo eso al liderazgo en Lifeway, la habilidad y la asociación comercial con CAL Business Solutions y Acumatica".

Lifeway dedicó tiempo a asegurarse de que la nueva solución empresarial funcionaba como se esperaba antes de encender el resto de sus sedes. "Se puso en marcha la segunda oficina, luego la tercera", dice Mullen. "Estábamos poniendo en marcha literalmente una nueva ubicación cada 30 o 45 días. Hacíamos una pausa para una actualización y luego poníamos en marcha las dos oficinas siguientes."

Ese ritmo es asombroso si se compara con la experiencia anterior más reciente de Mullen, en la que tardó 2,5 años en implantar un sistema CRM para una empresa de seguros de la lista Fortune 50 en una huella similar de seis oficinas. "Después de dos años y medio, sólo habíamos implantado una oficina, mientras que con Acumatica tardamos un año en implantar las seis", afirma.

Implantación rápida y remota

Pero espere, hay más: Lifeway Mobility puso en marcha su mayor oficina, la sucursal de Chicago, durante el brote de Covid-19, todo ello a distancia. "Todos trabajamos a distancia, sin estar in situ, y poder implantar una nueva solución, durante este tiempo, es un testimonio de la forma en que se puede hacer", afirma Mullen. "Toda la formación, la migración de datos y la asistencia posterior al lanzamiento se hicieron totalmente a distancia". Lifeway MobilityDesde entonces, la oficina de Minneapolis también ha implantado Acumatica a distancia.

Resultado

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Los datos en tiempo real informan las operaciones

"La implantación de Acumatica nos permite observar nuestras métricas día a día, en tiempo real. Podemos ver cuáles son nuestros impactos operativos, lo que nos permite tomar mejores decisiones durante esta época caótica. Nada de eso era posible con nuestros sistemas anteriores", afirma Mullen.

El negocio de Lifeway Mobilityse rige por cuatro parámetros clave:

  • Nuevas oportunidades de negocio
  • Estimaciones y valor que crean
  • Nuevos pedidos o activaciones
  • Pedidos completados

"Podemos ver las tendencias de esas cuatro medidas semana a semana o día a día, lo que nos permite tomar mejores decisiones", afirma Mullen. La nueva plataforma también eliminó gran parte del trabajo manual y el esfuerzo que suponía consolidar datos de sistemas dispares, convirtiendo horas de trabajo en un simple clic de botón.

Visibilidad para todos los empleados

"Nuestros empleados de campo que entregan e instalan equipos críticos en los hogares de las personas se mantienen seguros y totalmente conectados gracias a la aplicación móvil de Acumatica", afirma Mullen. El equipo de campo llega ahora a las instalaciones de un cliente con todas las fotos, órdenes de cambio, instrucciones e información que necesitan, lo que les hace estar más informados y ser más eficientes. "No perdemos tiempo buscando documentos o haciendo llamadas telefónicas o, Dios no lo quiera, instalando algo que no cumple las expectativas del cliente. Todo está al alcance de la mano, y eso ha sido una gran ventaja. Se han evitado horas de trabajo semanales, lo que se traduce en más tiempo con el cliente para ofrecerle una mejor experiencia", afirma Mullen.

Lifeway ha creado amplios cuadros de mando financieros y operativos específicos para los roles funcionales de los empleados con el fin de proporcionar información procesable en toda la empresa. "Les pedimos que consulten las métricas diarias para comprender lo que ocurre en toda la empresa y cómo respondemos a los acontecimientos que se producen a nuestro alrededor. Pueden ver las tendencias, ver cómo sus acciones afectan a nuestro negocio en general y entender por qué el equipo directivo está tomando las decisiones que está tomando, especialmente durante esta pandemia."

Pásese al trabajo desde casa de forma rápida y segura

Lifeway MobilityLos datos de Lifeway están alojados en la nube de Acumatica y Amazon Web Services, lo que permitió a Lifeway pasar a trabajar desde casa sin ni siquiera un momento de interrupción, afirma Mullen. La plataforma basada en la nube de Acumatica elimina cualquier preocupación sobre conexiones VPN, instalaciones de clientes de software, capacidad del servidor, intrusión en la red, seguridad del centro de datos y mantenimiento. Y añade: "Estamos muy seguros de que los datos que mantenemos en nombre de los clientes están protegidos. Cada una de nuestras siete sedes tiene una huella informática cero. Confiamos en la estructura de seguridad gestionada por Acumatica y AWS para mantener nuestros datos seguros."

Acumatica, un activo estratégico de crecimiento

Antes de la pandemia mundial, los directivos de Lifeway Mobility planeaban duplicar la empresa, principalmente mediante una combinación de crecimiento orgánico y adquisiciones. Todavía esperan alcanzar ese objetivo, pero sólo porque han implantado Acumatica.

"Personalmente, no podría hacer mi trabajo si no tuviera la plataforma Acumatica", dice Mullen. "No podría gestionar todas esas ubicaciones con sus sistemas heredados. Con Acumatica tengo visibilidad de los datos y perspectivas de las operaciones a través de cuadros de mando y notificaciones de activación que me permiten responder y apoyar a los equipos en nuestras distintas sucursales."

"Contamos con una sólida cartera de proyectos y respaldo financiero, por lo que esperamos que el crecimiento continúe", añade. "Acumatica está permitiendo nuestro crecimiento a través del proceso de implementación. Somos capaces de incorporar una nueva organización, compartir con ella nuestras herramientas e integrarla en un plazo de 30 a 60 días tras cerrar un acuerdo, lo cual es fenomenal."

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