Industrial Specialty Services USA LLC (ISS)

BDO y Acumatica para empresas medianas

Un mes antes de que Craig creara la unidad de negocio, BDO USA, una de las principales empresas de contabilidad y asesoría del país, finalizó una asociación con Acumatica, la empresa de ERP en la nube de más rápido crecimiento del mundo. La asociación estratégica ofrece el mejor servicio de su clase para satisfacer las necesidades de las medianas empresas, aquellos clientes con necesidades complejas, grandes requisitos nacionales o internacionales, muchos de los cuales valoran la independencia en su proceso de selección o implementación de ERP.

Como socio de servicios de Acumatica, BDO ayuda a los clientes a identificar y evaluar las soluciones de gestión empresarial adecuadas y proporciona asistencia integral para implantaciones especialmente complejas o internacionales, incluida la integración de sistemas, procesos y personas.

Las empresas de nueva creación o disociadas no suelen tener el poder de negociación, los conocimientos o incluso la capacidad crediticia para negociar condiciones favorables con los proveedores, y a menudo pierden oportunidades estratégicas para optimizar los contratos y los precios. BDO Digital pudo ayudar a resolver este problema.

BDO Digital diseñó e implantó la infraestructura de red informática de ISS y los servicios de apoyo del departamento de informática, asegurando licencias de Microsoft, negociando acuerdos con proveedores informáticos y negociando para optimizar los costes y garantizar la continuidad de los servicios. BDO también aprovechó sus relaciones a nivel empresarial y adquirió todo el hardware necesario para la oficina y los empleados, como ordenadores portátiles, teléfonos móviles, fotocopiadoras, escáneres y otros equipos de oficina para todas las ubicaciones y empleados de ISS.

"A continuación, tuvimos que implantar una plataforma ERP", explica Callegari.

Acumatica: Selección fácil y sin comparaciones

ISS, BDO y el equipo de NexTec no evaluaron sistemas ERP. "Hicimos una evaluación completa en Guardian SealTech y calificamos cada ERP con un gran panel en el que se seleccionó Acumatica", dice Craig. "Como ISS era un stand up completo, no vimos la necesidad de ir y hacer esa investigación de nuevo".

Craig tiene experiencia con al menos siete implementaciones de ERP a lo largo de su carrera, incluidas las de Microsoft Dynamics, Sage y Oracle NetSuite, así como sistemas de desarrollo propio. Esta ha sido su segunda implantación de Acumatica. "La facilidad con la que funciona Acumatica y cómo se ve y se siente en comparación con Microsoft Dynamics, Sage y Oracle NetSuite, no hay mucha comparación. Acumatica está a la cabeza", afirma Craig.

Le gustó la facilidad de uso de Acumatica, su modelo de precios único, su escalabilidad, su API abierta y su capacidad para conectarse fácilmente a aplicaciones de terceros. "Es un paquete totalmente integrado que no necesita mucha personalización".

Infraestructura informática y retos

Con BDO Digital gestionando la infraestructura tecnológica de ISS y NexTec Group para implantar el ERP en la nube Acumatica, Craig se sintió bien posicionado para cumplir su plazo crítico... hasta que los precios mundiales del petróleo cayeron por debajo de cero, Covid-19 golpeó Estados Unidos y la madre naturaleza desató el huracán Hanna sobre Texas y la costa del Golfo.

A pesar de estas dificultades, Craig afirma que "la implantación fue sorprendentemente bien. El único contratiempo real fue un pequeño contratiempo en la formación y la interacción con la gente. No podíamos reunirnos cara a cara y no estar en persona era un poco restrictivo".

BDO Digital, junto con Acumatica y Microsoft 365, permitió a ISS concentrarse en lo que mejor sabe hacer: dar servicio a las empresas en las plantas. El equipo cambió fácilmente a las reuniones virtuales utilizando Microsoft Teams y Microsoft 365, que BDO Digital había desplegado anteriormente para ISS, y lo tuvieron todo en marcha en tan solo 6 meses, la mitad del tiempo previsto desde la fecha límite final.

"Nuestra experiencia en Teams fue extraordinaria y una gran victoria para ISS", afirma Craig. "Teams nos permitió la transición al trabajo desde casa para algunos y pudimos continuar con las actividades de formación e implantación. Tuvimos que cambiar nuestro enfoque al no poder estar en persona, pero funcionó bien."

Datos críticos disponibles al instante

ISS mantiene relaciones duraderas y continuas con sus clientes, que emiten proyectos a diario. Los proyectos pueden durar de dos a 20 días o más, se realizan in situ en las instalaciones del cliente y se rigen por acuerdos tarifarios. "En el entorno de los servicios de campo, puede tratarse de proyectos a corto plazo y de gran volumen, por lo que necesitamos hacer un seguimiento de la rentabilidad por ubicación, emplazamiento o cliente. La capacidad de capturar estos datos en tiempo real es fundamental para nosotros", explica Craig.

Con Acumatica, los ejecutivos de ISS ven las horas facturables en tiempo real. "El domingo tenemos todo dentro y procesado para el lunes al mediodía", dice Craig. "Podemos ver el éxito que tuvimos en la semana anterior".

La capacidad de Acumatica para proporcionar acceso en tiempo real a los datos es un gran facilitador de la gestión, afirma Craig. "Ver el tiempo facturable y cuánto pagamos a nuestro equipo de servicios de campo es una de las mayores herramientas de gestión que tenemos, y sabíamos que podríamos obtener ese nivel de detalle de Acumatica."

"Podemos emitir o crear entre 20 y 30 proyectos nuevos cada mañana", añade, "y podemos limitar a quién se asigna cada trabajo. Acumatica no es solo una herramienta de gestión, sino que también podemos utilizar los datos para análisis posteriores y análisis de beneficios y verlos en tiempo real, que son fundamentales para nosotros."

Antes de la escisión, la antigua unidad de negocio utilizaba múltiples sistemas improvisados, diseñados para un sector diferente, y se requería una gran cantidad de tiempo y esfuerzo para obtener una visión pasada de sus operaciones. BDO Digital, junto con NexTec, diseñó el flujo de procesos de datos y los controles en Acumatica para que ISS pudiera gestionar su negocio en tiempo real. Durante el primer mes completo en el negocio, ISS acumuló los ingresos del mes y facturó dos meses de facturación para su primer cierre. Anteriormente, la unidad de negocio llevaba un mes de ingresos sin facturar.

"Poner en los libros el valor de dos meses de AR en el primer mes ayudó a nuestra liquidez y BDO Digital y Acumatica nos lo proporcionaron", explicó Craig.

Facilidad de uso 

ISS considera que la interfaz de usuario de Acumatica es muy intuitiva y fácil de usar, lo que impulsó la adopción por parte de los empleados y el uso elevado y continuado de la nueva solución empresarial. 

"Acumatica es muy intuitivo y fácil de usar", afirma Craig. "Es sencillo crear cuadros de mando y proporciona notificaciones para las autorizaciones, lo que ayuda a mantener a todo el mundo conectado y utilizando la solución".

Callegari añade: "En cuanto a la formación y la incorporación de los empleados, Acumatica es muy fácil de usar, lo que significa que no tenemos que explicar algo 25.000 veces. Podemos mostrar a los empleados lo que necesitan saber con solo unos clics".

Funciones adicionales 

ISS tiene previsto añadir varios módulos de Acumatica y aplicaciones de terceros en el futuro, como fabricación, servicios de campo y seguimiento de activos y equipos, afirma Craig.

"Ahora mismo, nos estamos asentando en lo que hemos establecido hasta ahora, y tenemos previsto dar plena movilidad a los técnicos de campo para que puedan conectarse directamente y cargar gastos y dietas. También queremos estudiar el módulo de servicios de campo para añadir valor a nuestro envío y programación predictiva para empleados con habilidades específicas."

A ISS le gustaría hacer un seguimiento de la utilización de sus equipos y añadir fabricación a medida que vaya añadiendo servicios de fabricación, añade Craig.

 Les gustaría conectar ADP para una nómina más integrada. "La API abierta de Acumatica ha sido un factor importante para nosotros desde el principio", afirma Craig. "Parte de terminar la integración completa de ADP es para que podamos hacer que RRHH gestione mejor la formación de los empleados, los conjuntos de habilidades y las certificaciones de seguridad. Con las notificaciones de Acumatica, RRHH puede recibir recordatorios automáticos de las certificaciones que están a punto de caducar."

Posicionados para el crecimiento 

Los estudios de referencia del sector de TI muestran que las empresas maduras y bien gestionadas tienen departamentos de TI que cuestan entre el 1% y el 3% de los ingresos. ISS está en el primer año y ya proyecta estar por debajo del 1% del TOC para TI. Por lo general, se tarda mucho más en llegar a esa cifra, lo que supone una gran victoria para ISS.

De cara al futuro, ISS y sus inversores tienen una estrategia agresiva para triplicarse en cinco años o menos. El plan incluye adquisiciones y crecimiento orgánico, así como la capacidad de escalar utilizando el modelo único de licencias de Acumatica y su plataforma flexible. "No necesitaremos mucha más (infraestructura) para añadir una empresa de tamaño similar", dice Craig. "En cuanto al back office, podemos absorber a la mayoría de los empleados, y sólo necesitaremos quizá dos personas en funciones de administración para manejar los requisitos de seguridad".

El exclusivo modelo de licencias de Acumatica basado en el consumo significa que Craig no tiene que preocuparse por enormes aumentos en los costes de licencias por puesto de usuario a medida que la empresa adquiere otras y crece.

"Si añado 230 empleados, quiero salir de sus sistemas y tener una solución empresarial combinada lo antes posible. Tener esa flexibilidad es fundamental", afirma. "BDO Digital, junto con Acumatica son una parte enorme de la estrategia que hemos establecido para el negocio".