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Imagine tener que conocer un sistema de códigos secreto para navegar por su aplicación informática diaria, un sistema de códigos sin ton ni son. O tener que calcular manualmente las ventas o los gastos del mes hasta la fecha porque su ERP sólo maneja datos del año hasta la fecha.
En una época en la que casi todo el mundo apunta, hace clic y desliza el dedo, trabajar con un sistema tan anticuado puede resultar frustrante. Durante años, el equipo de International Pipe & Supply luchó con un sistema de este tipo; utilizaban SouthWare ERP.
Scott A. McCalla, Director de Estrategia de International Pipe, recuerda el día en que se incorporó a la empresa con sede en Oklahoma City y le entregaron la lista de códigos que le dijeron que tendría que memorizar. También recuerda las miradas de asombro que le dirigían los nuevos empleados cuando se enteraban de que acababan de volver a lo que podría describirse como la era de Microsoft DOS.
"SouthWare era increíblemente difícil de usar", dice McCalla. "No era apuntar y hacer clic. Tenías que saber códigos secretos como F3 esta vez, pero F12 en la siguiente pantalla. El software era muy, muy, muy difícil de entrenar y no nos daba los informes básicos que sabíamos que podíamos obtener con otros programas de software."
International Pipe vende tubos de acero al carbono de primera y de segunda calidad y servicios de soldadura, corte y limpieza al sector de la construcción a través de International Pipe, Bison Pipe, con sede en Twin Falls (Idaho), y la recién adquirida BigFoot Pipe & Piling, situada al sur de Seattle.
Sin proceso de seguimiento de clientes potenciales
Hace dos años y medio, el equipo de ventas exigió mejores herramientas para hacer un seguimiento de los clientes potenciales y los clientes potenciales. Cada comercial realizaba el seguimiento de los clientes potenciales y potenciales en sus propias hojas de cálculo y cada uno lo hacía de forma diferente. Era difícil hacer un seguimiento de las conversaciones, tomar notas detalladas y seguir las interacciones de un cliente potencial con la empresa.
"Miramos a Salesforce, pero fue una conversación breve", afirma McCalla. "La gran pregunta para nosotros era '¿Por qué ir por partes?". Por su experiencia con JD Edwards, Cognos y otro software, él y otros sabían que era costoso tomar las mejores aplicaciones de su clase e intentar que se comunicaran entre sí.
"Si vas a actualizar, que sea todo el mismo paquete para que tengas un solo lugar al que acudir en busca de ayuda", dice.
Además de las funciones de seguimiento de ventas de un sólido CRM, el nuevo ERP debía contar con "un sistema de inventario que se pudiera doblar y flexionar", afirma McCalla. Esto se debe a que International Pipe estaba dejando atrás la complicada hoja de cálculo que utilizaba fuera de SouthWare para realizar el seguimiento del inventario.
La empresa vende sus tuberías, que pueden ser nuevas o usadas, por longitud, peso y diámetro, entre otras especificaciones, almacenadas en sus almacenes de todo el país. El inventario de tuberías no se rastrea por SKU, sino por números de pieza de inventario inteligentes para que la empresa pueda optimizar lo que tiene en stock.
Por ejemplo, cuando un cliente necesita un tubo de 6 metros de un diámetro determinado, pero International Pipe no tiene esa longitud en su inventario, puede crear uno cortando un tubo de 7 metros. Ese tubo se convierte en dos, y se crea un nuevo número de inventario para la pieza restante de 15 pies.
Uno puede imaginarse la dificultad de buscar manualmente en una hoja de cálculo gigante primero un tubo de 6 metros con las especificaciones correctas, no encontrarlo y luego intentar encontrar algo más largo para crear una pieza de 6 metros. Después, crear un nuevo número de referencia para la pieza restante e insertarlo en el lugar adecuado de la hoja de cálculo.
