Los ejecutivos de Roberts Glass solían esperar meses para obtener datos financieros agregados. Una vez implantado, Acumatica Construction Edition proporcionó información financiera en tiempo real.
"Hemos derribado los silos que teníamos con la solución cliente-servidor, así que ahora tenemos acceso a una sola vista de los datos", afirma Hamilton. "Ahora somos capaces de ver dónde estamos en cuanto a costes con nuestros proyectos de construcción existentes; somos capaces de ver la rentabilidad de cada proyecto, ver la base de clientes y entender dónde tenemos más éxito."
Además, todos los gestores de proyectos tienen visibilidad de lo que la empresa ha completado en lo que va de año, qué tipos de proyectos están gestionando y qué hay en cartera.
ExakTime proporciona tiempo y gastos al instante
La perfecta integración con ExakTime permite extraer el tiempo y las tarifas en Acumatica Construction Edition, lo que les proporciona visibilidad en tiempo real de los costes de mano de obra exactos de cada proyecto.
"La información se introducía manualmente antes y llegaba seis meses después y era muy inexacta", dice Hamilton. Roberts Glass solía tener problemas con ADP Time and Attendance porque Sage y ADP no coincidían en los nombres de los clientes. Cuando los empleados introducían una dirección en ADP, el nombre asociado que aparecía a menudo no coincidía con el nombre de cliente interno de Sage, explica.
"Había muchas intervenciones manuales", afirma Hamilton.
"Ahora tenemos la posibilidad de introducir los trabajos en Acumatica Construction Edition con un nombre de trabajo basado en cómo lo llamaban los clientes, y los empleados sobre el terreno pueden seleccionar el trabajo correcto con un solo clic", añade. "ExakTime también tiene funciones de GPS para que pueda reconocer dónde está una dirección y buscar en ella para encontrar el trabajo".
A continuación, ExakTime busca en Acumatica Construction Edition la correspondencia con el trabajo adecuado. "Realmente ha aumentado nuestra precisión, qué horas se trabajaron y dónde trabajaron los empleados", afirma Hamilton. Esa información se proporciona en tiempo real, lo que significa que pueden ver la rentabilidad de un proyecto al instante, no seis meses después.
Acceso móvil sobre el terreno
La siguiente tarea de Hamilton es proporcionar acceso sobre el terreno a los jefes de proyecto que trabajan en una obra a través de la aplicación móvil de Acumatica. Eso es algo que nunca antes habían tenido.
"Nuestros cristaleros pueden pasar media jornada, o una cuadrilla puede trabajar durante seis o siete meses en un proyecto y viajar directamente al lugar de trabajo cada día", dice Hamilton. Como tenían que depender de la comunicación telefónica, algunos elementos se comunicaban incorrectamente, algunas tareas se rehacían sin querer o, lo que es peor, los empleados llegaban al lugar de trabajo sin conocer el estado actual del proyecto.
Con Acumatica Construction Edition, los empleados dispondrán de un iPad con notas de campo para proyectos específicos. Tendrán acceso a los planos arquitectónicos, a cualquier anexo y a cualquier otra información. "Antes, se hacían suposiciones, se cometían errores y llevaba mucho tiempo intentar averiguar qué había que hacer para completar un trabajo", afirma Hamilton.
El equipo de contabilidad reduce las interrupciones
Acumatica Construction Edition ha liberado parte del tiempo de la controladora de Roberts Glass porque ya no tiene que buscar información para otros y transmitirla por teléfono a trabajadores remotos. Antes, mucha información financiera se guardaba en su ordenador y el acceso estaba restringido.
Ahora, con Acumatica Construction Edition, que permite establecer distintos niveles de acceso y seguridad, los empleados tienen acceso directo a la información pertinente para su trabajo. "Tenemos cuadros de mando, y algunos tienen sus propios cuadros de mando personales en los que pueden consultar los KPI, los ingresos, los proyectos que hemos licitado... toda la información que nuestro controlador ya no tiene que sacar para ellos", afirma Hamilton. "Nuestro controlador es mucho más productivo sin tener esas interrupciones".
Al mismo tiempo, "los empleados son más productivos porque tienen acceso instantáneo a la información que necesitan. No tienen que llamar a la central ni perder tiempo buscando la información adecuada", comparte Hamilton.
Sólidos cimientos para el crecimiento
Acumatica Construction Edition fue fácil de aprender y proporciona una base sólida para ayudar a Roberts Glass a seguir creciendo.
"Lo que intentamos es maximizar nuestros márgenes y beneficios asegurándonos de que estamos trabajando en los proyectos de la forma más eficiente posible", afirma Hamilton. "Acumatica Construction Edition nos ha ayudado a crecer en términos de ingresos porque somos mucho más eficientes en la gestión de proyectos".
Disponer de datos al instante permite a ejecutivos y empleados tomar decisiones basadas en datos, ya sea en la oficina o en la obra. "Cada mañana, a primera hora, puedo ver cómo está nuestra carga de trabajo, qué tenemos pendiente, cuáles son nuestros proyectos activos, y ver desde un nivel ejecutivo los indicadores clave de la salud del negocio", dice Hamilton. "No tengo que esperar hasta final de mes o dos o tres meses después para disponer de datos de mano de obra limpios que me permitan conocer la rentabilidad de un trabajo. Con Acumatica Construction Edition, todos disponemos de esos datos en tiempo real".
Aunque Roberts Glass no tiene planes inmediatos de expandirse mediante adquisiciones, "confío en que si encontramos una empresa que queramos adquirir, podamos ponerla en marcha rápidamente con el sistema basado en la nube de Acumatica."
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