Safety Management Group Implanta Acumatica para apoyar su rápido crecimiento
Descargar estudio de caso
Solución ERP en la nube de Acumatica para Safety Management Group
Sede central
Indianápolis, IN
Industrias
Servicios, Industrias cruzadas, Construcción, Telecomunicaciones, Gestión de servicios de campo, Sanidad, Servicios profesionales
Aplicaciones sustituidas
Sage y Nuevo en ERP en la nube

Safety Management Group

 

10 horas

ahorro semanal en los procesos de nómina

$50,000+

ahorro al evitar el pago de licencias por usuario

 

 

  • Obtención de una semana al mes para que el Director Financiero la dedique a iniciativas empresariales estratégicas.
  • Reducción de 10 horas semanales del tiempo de los supervisores de nóminas para asumir nuevas tareas y reanudar el horario a tiempo parcial.
  • Adquirió informes detallados y cuadros de mando con desgloses a nivel de proyecto, manteniendo sincronizado al equipo directivo.
  • Agilización de los flujos de trabajo de los miembros del equipo de servicio externo con una sólida aplicación móvil
  • Consolidación de los informes de tiempo y gastos en una única fuente de datos, eliminando las conciliaciones manuales.
  • Aumento de la eficacia con una integración de software perfecta y una personalización rápida
  • Pasó a trabajar desde casa al instante cuando se produjo la pandemia mundial
  • Ahorro de más de 50.000 dólares en licencias por usuario sólo en el primer año.
Rebecca Ogle
"Tenemos una plantilla ávida de KPI y métricas, y Acumatica proporciona a nuestros empleados y a la alta dirección datos procesables al alcance de la mano."
Rebecca Ogle, Directora Financiera
Safety Management Group
Desafíos
Solución ERP
Resultado
Desafíos

Desafíos

Safety Management Group es una de las empresas de más rápido crecimiento de Indiana y ha sido nombrada varias veces por la revista Inc. Magazine como una de las 5000 empresas privadas de más rápido crecimiento del país. Ahora imagina que eres el nuevo director financiero de esta empresa de más de 200 empleados con un equipo nacional de servicios de campo grande y en crecimiento, y que te han dicho que obtener datos precisos sobre tiempo y gastos es prácticamente imposible. Rebecca Ogle, directora financiera de Safety Management Group, dice que su predecesor le advirtió de que tendría que averiguar "la hora bruja" y cómo, como contable obsesionada con la precisión, podría hacer frente a las discrepancias.

"Me dijo que si ejecutaba los informes demasiado tarde, esta sería la diferencia. Y si lo hacía más tarde, la diferencia sería mayor. Tuve que elegir literalmente la hora del día en la que la mayoría de la gente se había ido a la cama para hacer los informes de gastos no facturados con la esperanza de que la diferencia fuera aceptable. Intentar obtener un informe exacto era un blanco móvil".

Tracy Kilburn, PHR, encargada de las nóminas de la empresa, que ofrece servicios de consultoría de seguridad y formación en todo el país a centros sanitarios y empresas de construcción y fabricación, lo pasó igual de mal. Contratada a tiempo parcial, fichaba regularmente entre 40 y 50 horas sólo para introducir las nóminas. Dedicaba incontables horas a teclear las hojas de asistencia y a cargar los datos en un proveedor de nóminas.

"Nuestros procesos eran manualmente intensivos, propensos a errores y no sostenibles en un negocio en crecimiento", reconoció Randy Gieseking, presidente de Safety Management Group .

Consolidar siete sistemas heredados

Durante más de 10 años, Safety Management Group, también conocida como SMG, funcionó con siete sistemas heredados. Utilizaban Sage para el libro mayor y las cuentas por pagar, que, según Ogle, funcionaba más bien como un talonario de cheques glorificado. Utilizaban BQE Software para el tiempo y las cuentas por cobrar y Concur para los gastos. Utilizaban F9 Software para los informes financieros, una base de datos Access para los archivos de conversión y múltiples hojas de cálculo. "También fuimos usuarios de Salesforce.com, pero dejamos de utilizarlo por problemas de integración y mantenimiento", dice Ogle.

Aunque los ejecutivos podían obtener algunos informes financieros, eran dolorosamente conscientes de que hacerlo significaba que Ogle tenía que extraer manualmente los datos de varias aplicaciones y luego crear hojas de cálculo e informes para obtener lo que necesitaban. "Cuando me senté con Rebecca y vi las cinco o seis hojas de cálculo que tenía que crear para hacer funcionar la máquina, me planteé si estábamos obteniendo información precisa con tanta manipulación manual", dice Gieseking.

Cuando Ogle se incorporó al equipo, SMG llevaba cinco años con un plan de crecimiento a 10 años que incluía duplicar la plantilla nacional hasta 400 empleados y seguir aumentando los ingresos en dos dígitos. Para alcanzar esos objetivos, Gieseking y el equipo ejecutivo reconocieron que necesitaban una plataforma tecnológica mejor.

Se necesita: ERP en la nube con aplicación móvil

En la lista de prioridades figuraba obtener una solución basada en la nube que permitiera a los 200 o más trabajadores y gestores de servicios sobre el terreno acceder mejor a los datos del proyecto y, al mismo tiempo, facilitara la introducción de tiempos y gastos, afirma Ogle.

Solución ERP

Solución ERP

Ogle habló con Somerset Cloud ERP, socio tecnológico de SMG desde hace muchos años, sobre las necesidades de la empresa para respaldar su rápido crecimiento y sus requisitos empresariales únicos. "Mi lista de necesidades estaba bastante definida y no había muchos competidores que pudieran entrar en ella", afirma Ogle, quien añade que no había muchas plataformas verdaderamente en la nube. "Al final, sólo teníamos dos opciones: Sage Intacct y Acumatica". Una vez que Somerset Cloud ERP hizo una demostración de Acumatica y explicó el modelo de precios favorable al crecimiento y la capacidad de integrarse perfectamente con aplicaciones de terceros, se hizo evidente que era la mejor opción, dice.

ERP asequible

"Creo que una de las razones por las que nos quedamos donde estábamos durante tanto tiempo es que cuando empiezas a buscar software integrado, es muy caro", dice Ogle. "Pero Acumatica es muy moderno y progresista y tiene un modelo de precios muy diferente al de todos los demás software que miramos. Me encantó el precio basado en transacciones".

La aplicación móvil con todas las funciones de Acumatica también resultaba atractiva; daría al equipo de servicio de campo remoto que trabajaba desde 37 estados un acceso mucho mejor a una única fuente de verdad y ofrecería a los gestores una mayor visibilidad y las herramientas necesarias para gestionar sus proyectos.

En colaboración con Jason Leveson, de Somerset Cloud ERP, que dirigió la implantación, se puso en marcha el "Proyecto 7 a 1". Ogle dijo que su mayor preocupación durante la implementación fue "traer suficientes datos para eliminar adecuadamente los siete sistemas y al mismo tiempo limitar cualquier interrupción a nuestros asociados". SMG cambió primero su departamento de contabilidad (facturación, libro mayor, cuentas por pagar, conciliaciones bancarias, etc.) y el control horario. El cambio de los gastos de Concur se escalonó en un periodo de un mes. A continuación, se programaron los cuadros de mando, CRM y las integraciones de terceros para fechas posteriores a la "puesta en marcha".

Resultado

Resultado

Más eficiente, más rentable

El equipo de contabilidad y el director financiero de SMG se centran ahora en iniciativas empresariales estratégicas, mientras que el equipo ejecutivo tiene una visión mucho más profunda del negocio con el nivel de precisión necesario para tomar decisiones en una empresa mediana en crecimiento. "Poder ver ahora el tiempo de inactividad de un asociado, que puede estar infrautilizado, o qué cuentas tienen facturas pendientes o cómo nos va desde el punto de vista de la tesorería con sólo pulsar un botón es emocionante para mí", dice Gieseking.

Ogle calcula que los cuadros de mando de Acumatica y la posibilidad de trabajar a partir de una única fuente de datos le han liberado unas 12 semanas de su tiempo al año. Ya no pasa horas creando informes financieros ejecutivos, intentando cerrar informes de tiempo y gastos u horas intentando conciliar todo para final de mes. Los datos están en un solo lugar y fácilmente disponibles en Acumatica.

"Ahora se puede bloquear el sistema horario, cerrar y controlar los módulos financieros, y Acumatica me permite una semana extra cada mes en la que puedo trabajar en proyectos o iniciativas", dice Ogle enumerando las ventajas de Acumatica. "También me ha ayudado desde el punto de vista de los costes".

Esto se debe a que la consolidación de los informes de tiempo y gastos en una única fuente de datos ahorró varias horas al personal de contabilidad de 5 personas y les permitió evitar la contratación de una persona adicional. Como la plantilla móvil carga la información de tiempo y gastos directamente en Acumatica, la persona encargada de las nóminas redujo el tiempo necesario para ejecutarlas de unas 40 horas a 10.

Parte de esa reducción se produjo porque Acumatica se conecta fácilmente con aplicaciones de terceros, incluida Paylocity, que la empresa utiliza para las nóminas. Somerset Cloud ERP inició personalizaciones que ahora hacen que procesar las nóminas sea pan comido. "Ella ha sido capaz de asumir otros proyectos y ayudarme con una nueva división de cumplimiento, mientras que también reanudó un horario a tiempo parcial", dice Ogle. "Eso es enorme".

Los trabajadores móviles disponen ahora de información en tiempo real

Al utilizar la aplicación móvil de Acumatica, el equipo de servicios de campo dispone de capacidades empresariales que no tenía antes. Los responsables de SMG se conectan y "ven lo que necesitan con un nivel de detalle que nunca habían tenido antes en todos los puntos importantes de un proyecto", afirma Ogle. Ahora ven datos como las facturas que necesitan aprobación, las horas facturables de los empleados y si los clientes han pagado una factura. Antes, con SAP Concur, cuyo coste era cada vez mayor, podían aprobar el tiempo y los gastos, pero no había visibilidad de los proyectos. "La visibilidad se ha multiplicado por 10", afirma.

"Acumatica también nos permite tener una herramienta de ofertas que es coherente, de modo que todos los gerentes que licitan pueden estimar el trabajo correctamente", añade Gieseking. Antes, dependían de una hoja de cálculo bloqueada que no se actualizaba a menudo, y algunas ofertas se hacían con información antigua. "Habíamos utilizado Salesforce, pero lo dejamos porque era difícil mantener el sistema por separado", explica Ogle. "La posibilidad de tenerlo todo en un solo lugar es una gran ventaja con Acumatica".

Fácil transición al trabajo desde casa

Cuando se produjo la pandemia, el personal de la sede central de SMG pasó de su oficina de Indianápolis a trabajar desde casa, prácticamente de la noche a la mañana. Gracias a la plataforma basada en la nube de Acumatica, el cambio fue "milagrosamente fácil", dice Ogle. "En un día confirmamos que todo el mundo tenía lo que necesitaba, se llevaron el trabajo de la oficina a casa esa noche y empezaron a trabajar desde casa al día siguiente".

"No podía imaginar que hubiéramos podido levantarnos en un día y estar a distancia sin Acumatica", dice. "Me estremezco al pensar en la cantidad de tiempo y coordinación que nos habría llevado con nuestro sistema anterior".

Preparados para seguir creciendo con un negocio conectado

A pesar de la incertidumbre que rodea a la crisis de Covid-19, Safety Management Group prevé un crecimiento continuo y puede tomar mejores decisiones basadas en datos en tiempo real. Desde la puesta en marcha de la empresa han incorporado fácilmente a unos 50 empleados.

Acumatica también ha permitido a SMG evitar las costosas licencias de software, que en sus siete sistemas anteriores habían ascendido a más de 50.000 dólares, frente a los 7.000 dólares de hace varios años.

"Acumatica definitivamente nos posiciona para el crecimiento", dice Gieseking. "La forma en que estábamos haciendo las cosas era anticuada y no nos permitía operar de la manera más eficiente y rentable. Acumatica se alinea mejor con nuestra trayectoria de crecimiento y las necesidades empresariales en constante evolución."

Descubra historias de clientes relacionadas

Q-PAC Systems, Inc. implanta con éxito el sistema ERP en la nube de Acumatica
Q-PAC Systems, Inc.
El crecimiento explosivo del fabricante de baterías de ventiladores Q-PAC se apoya en Acumatica Manufacturing ERP
Cornell Cooperative Extension implanta con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Extensión Cooperativa de Cornell
Acumatica Cloud ERP permite a Extensión Cooperativa conocer en profundidad las subvenciones, los programas y las finanzas
Alpha Insulation & Waterproofing Inc. implanta con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Alpha Insulation & Waterproofing Inc.
Alpha Insulation & Waterproofing, subcontratista especializado, aprovecha Acumatica Construction Edition

¿Listo para ver Acumatica en acción?