LifeSource opera de forma más eficaz y salva más vidas con la plataforma ERP de Acumatica
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Solución ERP en la nube de Acumatica para LifeSource
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LifeSource

  • Implantación de una plataforma ERP única, conectada y moderna, para ser más eficientes.
  • Acceso desde cualquier lugar, lo que mejora las operaciones
  • Reducción de las facturas vencidas a más de 90 días en más de un 50%.
  • Aumento de la eficacia de los flujos de trabajo de Acumatica en un 33%.
  • Mejora de la automatización y la eficacia de la introducción de datos en un 40%.
  • Eliminación de horas de introducción manual de datos, lo que aumenta la productividad de los empleados.
  • Informes mejorados con cuadros de mando basados en funciones, que proporcionan a los ejecutivos transparencia
    de las operaciones
  • Horas recuperadas por empleado, lo que les permite concentrarse en tareas de mayor nivel.
Beth Kabba
"Con Acumatica sentimos que obteníamos todo lo que queríamos a un valor que podíamos pagar".
Beth Kabba, Directora de Operaciones Financieras
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Desafíos

LifeSource es una organización líder en la obtención de órganos (OPO) que opera en Minnesota,
Dakota del Norte, Dakota del Sur y Wisconsin occidental. Esta organización sin ánimo de lucro
de la nación, facilita la donación de órganos, ojos y tejidos entre hospitales y centros de trasplante.
hospitales y centros de trasplantes. Su misión es salvar vidas y ofrecer esperanza y curación a
familias cuyos seres queridos decidieron salvar la vida de otros.

LifeSource acompaña a las familias en el proceso de donación, recupera quirúrgicamente los órganos donados y los transporta a los receptores.
órganos donados y los transporta a los receptores. Según la directora ejecutiva
Kelly White, más de 100.000 personas en todo el país esperan un trasplante que les salve la vida.
de las cuales 3.000 se encuentran en la región del Alto Medio Oeste.

La recuperación de órganos y tejidos es un proceso complicado, minucioso y sujeto a plazos. La organización sin ánimo de lucro
trabaja con más de 270 hospitales, 9 centros de trasplantes, 9 oficinas de médicos forenses y cientos de funerarias.
centenares de funerarias, a las que se desplaza cuando se plantea una posible situación de trasplante.
Como se puede imaginar, hay mucho papeleo en juego, papeleo que se rastrea meticulosamente,
debe ser fácilmente recuperable, y está regulado por las autoridades federales. Para LifeSource, la tramitación
el papeleo fue doloroso.

LifeSource llevaba años utilizando Sage MAS 90, más tarde denominado Sage 100, para sus finanzas. La organización sin ánimo de lucro
La organización sin ánimo de lucro funcionaba con tecnología obsoleta alojada en sus instalaciones. El acceso remoto limitado de la organización
remoto de la organización implicaba intentar conectarse a través de una VPN de mal humor que a menudo interrumpía las conexiones y dejaba a los empleados muy frustrados mientras intentaban salvar vidas.
frustrados mientras intentaban salvar vidas. "No podíamos acceder a los datos de forma remota", explica Matt Forse, contable.
afirma Matt Forse, contable. "Las capacidades de elaboración de informes eran muy limitadas, y los informes
que teníamos no estaban muy bien formateados. La interfaz de usuario no era muy amigable".

El mayor problema era que nuestro negocio había crecido bastante y Sage 100 ya no era capaz de gestionar lo que necesitábamos", afirma Beth Kabba, Directora financiera senior de la empresa.
Sage 100 ya no era capaz de gestionar lo que necesitábamos", dice Beth Kabba, Directora Senior de Operaciones Financieras, con 30 años de experiencia en LifeSource.
de Operaciones Financieras, con 30 años de experiencia en LifeSource. "Obtener un informe personalizado requería mucho trabajo. En
era muy difícil utilizar nuestra información financiera para tomar decisiones o contar nuestra historia". "Llevaba mucho
Se requería mucho trabajo para entrar en AR o AP y se tardaba mucho tiempo. Llegó un punto en que no nos ayudaba a hacer
nuestro trabajo, y hacía mucho más difícil trabajar", añade.

En LifeSource, cada acción financiera se rastrea mediante una identificación del paciente, incluidos los costes de adquisición,
transporte de órganos, trasplantes, pagos a médicos, etc. "Tuvimos que fusionar información, buscar
en distintas hojas de cálculo y mover la información de un lado a otro", explica Kabba. "Nada podía
hablar entre sí. "Nada se transmitía digitalmente; todos los elementos llegaban por correo postal.
"Había que coger el correo y sellarlo, seguramente una factura, con la fecha".

Con el paso de los años, el sistema Sage empezó a ralentizarse y, si alguien cometía un error accidentalmente, había que volver a introducir toda la transacción, lo que suponía una pérdida de tiempo.
error, había que volver a introducir toda la transacción, con la consiguiente pérdida de tiempo. Por ejemplo, Kabba
Por ejemplo, Kabba explica: "No es raro que recibamos una factura de transporte cada dos semanas que
puede tener 100 líneas que representan casos diferentes. Había que introducir los datos de cada caso".
caso". Además, los ejecutivos no tenían acceso a los informes financieros a menos que ella los imprimiera para ellos.
informes para ellos.

 

Sin acceso remoto

Para poder trabajar durante el bloqueo por pandemia había que intentar conectarse por VPN a los servidores locales.
locales, lo que era muy difícil. Se rotaba quién trabajaba desde las oficinas de la organización.
Ejecutar un informe financiero era todo un reto, ya que requería que alguien en la oficina los ejecutara, guardara
los archivos y los enviara al solicitante. Aunque proporcionar balances y cuentas de
de ingresos era algo fácil, obtener datos más profundos y una visión de los datos de los donantes era muy difícil.
difícil. La organización tenía ocho licencias de uso, lo que significaba que los usuarios adicionales tenían que pedir a alguien que cerrara la sesión o programar una visita.
a alguien que cerrara la sesión o que programara el acceso.

Solución ERP

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Acumatica Edición Avanzada

Además de prescindir del papel y necesitar un sistema basado en la nube al que se pudiera acceder
remoto, LifeSource quería un sistema intuitivo y fácil de usar que ofreciera acceso ilimitado a los usuarios.
acceso ilimitado, afirma Kabba. El equipo de evaluación de LifeSource examinó las versiones más recientes de Sage,
Microsoft Dynamics y Oracle NetSuite antes de elegir Acumatica.

"Al equipo le gustó mucho la forma en que funcionaba Acumatica y la interfaz de usuario", dice Kabba.
dice Kabba. "Microsoft Dynamics nos parecía engorroso para la introducción de datos, y NetSuite nos parecía demasiado grande, un poco más de lo que necesitábamos.
NetSuite nos parecía demasiado grande, un poco más de lo que necesitábamos y, desde luego, el coste era mucho mayor que el de una organización sin ánimo de lucro que tiene que vigilar sus gastos.
sin ánimo de lucro que tiene que cuidar sus centavos podía permitirse".

Con Acumatica sentimos que obteníamos todo lo que queríamos a un precio que podíamos permitirnos", añade.
nos podíamos permitir", añade. Al equipo de LifeSource también le gustó que Acumatica ofreciera funcionalidades adicionales y fuera flexible, ya que ofrecía una API abierta que los desarrolladores de terceros podían utilizar.
y era flexible, ya que ofrecía una API abierta que los desarrolladores de terceros podían utilizar para
aplicaciones adicionales.

Con la ayuda del socio de Acumatica Blytheco, que había sido socio tecnológico de LifeSource
durante casi dos décadas, implantaron Acumatica. Y nadie lloró, dice White. "El
El soporte que recibimos de Acumatica y Blytheco fue estupendo. Nos pusimos en marcha en muy poco tiempo
a pesar de mover 30.000 asientos que eran complejos con muchas asignaciones". Acumatica
nos hizo la vida más fácil". Dice que a los empleados, especialmente al equipo financiero, les encantó desde el primer día.
desde el primer día. Les encantó que el proceso de incorporación fuera sencillo.

Resultado

Resultado

Operaciones transformadas

Con Acumatica, LifeSource transformó su back office, lo que ha aumentado la visibilidad
la eficiencia y la automatización. Todo el mundo tiene acceso en tiempo real a la información adecuada en el momento adecuado.
en el momento adecuado. Los gestores aprueban los pagos más rápidamente gracias a las notificaciones automatizadas y al escaneado de documentos.
documentos. Los ejecutivos y empleados acceden a la información de forma remota en función de sus autorizaciones de seguridad y obtienen cualquier número de informes críticos con sólo pulsar un botón.
de seguridad y obtienen cualquier número de informes críticos con sólo pulsar un botón. Los cuadros de mando de
permiten a los distintos miembros del equipo acceder instantáneamente a la información y a los KPI críticos
adecuados a su trabajo.

Kabba informa de que los empleados de LifeSource son más eficientes gracias a los flujos de trabajo de Acumatica.
Han eliminado muchas tareas manuales de introducción de datos, sustituyéndolas por la automatización, lo que
automatización, lo que se ha traducido en una mejora de la eficiencia del 40 %. Como los proveedores pueden enviar facturas electrónicamente
y hacer un seguimiento automático de las mismas, la comunicación con ellos es mucho más sencilla. Se pierde poco tiempo
abriendo el correo e introduciendo información. LifeSource ha reducido las facturas con más de 90 días de antigüedad en más de un 50%, afirma Kabba.
más del 50%, afirma Kabba. "Hemos ahorrado mucho tiempo, tanto que es difícil de cuantificar".
El equipo directivo ve los informes anteriores y los del mes en curso en tiempo real, lo que
les permite hacer un seguimiento más eficaz de las subvenciones. Los ejecutivos tienen una mayor claridad de la información
mucho mayor de la que tenían antes. En lugar de molestar al equipo financiero para que les haga informes
para ellos, los directivos pueden desglosar y consultar los informes mensuales, y si tienen preguntas
Si tienen preguntas, pueden profundizar en la información, o si ven que algo está mal codificado, pueden corregir los errores ellos mismos si tienen la debida autorización de seguridad.
si cuentan con la debida autorización de seguridad.

Los empleados pueden cargar informes de gastos con la aplicación móvil, lo que les ahorra tiempo y tiempo
al departamento financiero, que antes tenía que teclear esa información en Sage.
Tras implantar inicialmente Acumatica, LifeSource integró los informes de gastos. También añadieron
Velixo, un popular socio de Acumatica especializado en informes y análisis basados en Excel.
Reimaginar las operaciones

El ahorro de tiempo, afirma Kabba, ayuda a LifeSource a funcionar con mayor eficacia, lo que a su vez les permite reducir los gastos generales y les ayuda a salvar muchas vidas.
les permite reducir los gastos generales y les ayuda a salvar tantas vidas como sea posible. LifeSource
ha crecido hasta convertirse en una operación valorada en 85 millones de dólares, ha ampliado su huella y está reimaginando sus
operaciones. Con la implantación de Acumatica, LifeSource puede aprovechar la plataforma flexible para
apoyar el objetivo de aumentar los trasplantes en un 40%.

"Acumatica está innovando continuamente para que podamos hacer lo que mejor sabemos hacer, que es salvar vidas,"
afirma White. "Necesitábamos una solución sólida y fiable para nuestros equipos clínicos. Acumatica
era la solución perfecta, una solución flexible que crecerá con nosotros a medida que nuestro trabajo crezca en los
próximos años".

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