Con Acumatica, la empresa mejoró sus controles financieros y su servicio de atención al cliente, racionalizó sus contratos de servicios y solucionó problemas con el inventario.
"Solíamos tener entre 10.000 y 15.000 dólares en amortizaciones cada año porque la gente no podía hacer un seguimiento adecuado del inventario a los trabajos, lo que sesgaba las finanzas durante el año", dice Rowerdink. "Con Acumatica, eliminamos el 99% de los problemas con el inventario de proyectos".
La información en tiempo real mejora el negocio
En lugar de basarse en datos históricos y crear hojas de cálculo manualmente, SSNW tiene ahora acceso a información en tiempo real que ahorra tiempo a los ejecutivos y está mejorando la rentabilidad de la empresa.
Por ejemplo, Rowerdink solía crear un informe diario que enviaba a entre cinco y diez ejecutivos. "Ahora, cualquiera puede obtener la información cuando quiera desde un cuadro de mandos en Acumatica", afirma.
"Disponer de oportunidades en CRM nos da visibilidad de la cartera de proyectos de ventas, donde podemos ver en tiempo real lo que está a punto de cerrarse y lo que está en cartera", añade Rowerdink, quien afirma que la empresa no disponía antes de ese tipo de visibilidad.
Mejora de las operaciones y la facturación del servicio externo
Acumatica proporcionó acceso remoto al ERP a los técnicos en las obras, lo que ha ahorrado tiempo, aumentado la precisión de los datos y eliminado la doble entrada manual.
Ahora, los técnicos de campo fichan a la entrada y a la salida mediante una aplicación móvil, en lugar de hacerlo a mano. El equipo interno de la oficina no tiene que esperar a recibir la información en papel, ni introducirla en el sistema, ni recordar a los técnicos que les traigan la documentación, ni ayudarles a descifrar la escritura a mano, procesos que eran propensos a errores.
El equipo de back-office ya no transfiere manualmente esa información al sistema financiero para la facturación porque Acumatica dirige automáticamente la información a donde tiene que ir. Disponer de esa información al instante significa que la facturación puede realizarse con mayor rapidez, afirma Rowerdink.
Mejor gestión de los contratos
El SSNW no disponía de un buen sistema de seguimiento de sus contratos de servicios de cuentas por cobrar en el sistema anterior. Si se cancelaba un contrato, era necesario localizar físicamente el contrato en papel y actualizar manualmente el sistema. Ahora, con la información de los contratos en Acumatica, es más fácil adjuntar archivos y hacer un seguimiento de los datos, lo que ahorra tiempo, afirma Rowerdink.
El módulo de contabilidad de proyectos de la empresa, utilizado para gestionar las instalaciones de seguridad, es mucho más sólido y controlado en Acumatica, añade.
"Una vez a la semana celebramos una reunión de cálculo de costes con todos los jefes de proyecto, jefes de ventas y directores técnicos", explica Rowerdink. "A medida que se cierra un trabajo, hacemos el cálculo del coste del trabajo, que ahora es tan sencillo como ejecutar un informe".
"En el sistema antiguo, los técnicos anotaban sus horas en papel y los administradores tenían que introducirlas en el sistema, pero esa información no se transfería al cálculo de costes", explica. "Todo el proceso era manual, y el departamento financiero tenía que ejecutar informes en Excel y SQL, y luego introducir la información en otro lugar, lo que suponía una pérdida de tiempo y era propenso a errores".
"Con Acumatica, simplemente fluye por el sistema más rápido, en tiempo real, está controlado y es mucho más fácil de usar".
La gestión de casos mejora el servicio al cliente
Acumatica ha mejorado el servicio al cliente de SSNW. "No teníamos ningún sistema para hacer un seguimiento de nuestro soporte de sistemas internos", afirma Rowerdink. "Hacíamos el seguimiento de todo a través de órdenes de trabajo y no había forma de ver si un técnico estaba en el sitio durante dos horas o quién necesitaba un cambio de código. A menudo tardábamos más en procesar el papeleo que en cambiar un código."
Gracias a la funcionalidad de casos de Acumatica, la asistencia al cliente puede priorizarse, incluirse en un registro de casos y atenderse más rápidamente gracias a la visibilidad en el sistema.
"Antes, un cliente llamaba con una solicitud y un técnico de servicio tomaba nota manualmente. Imagínese lo que pasaría si el técnico estuviera enfermo o perdiera la nota". dice Rowerdink. "Ahora, con Acumatica, todo el departamento puede ver el ticket de soporte, todos los técnicos y agentes de soporte tienen la visibilidad necesaria para asegurarse de que los problemas de los clientes no se pierden. Nuestro equipo es mucho más eficiente".
Con mejores procesos empresariales, mayor visibilidad y más automatización, Security Solutions NW prevé seguir creciendo rápidamente. Los ingresos y la plantilla de la empresa siguen creciendo y ya son más de 60 personas. A SSNW le gusta el hecho de que, con Acumatica, no tienen que preocuparse de pagar cuotas astronómicas de licencias de usuario asociadas a la adición de usuarios debido al modelo de precios basado en el consumo de Acumatica.
"Es bueno para nosotros, a medida que crecemos rápidamente, no estar atrapados en el espacio en el que nos preocupamos por la concesión de licencias a un usuario que podría necesitar acceder a la solución una o dos veces a la semana para una pequeña función de trabajo", dice Rowerdink. "Con Acumatica, no tenemos que pensar en eso ni pagar por una licencia de usuario completa porque el modelo de licencia permite que todos la usen sin que resulte demasiado costoso".
Oportunidad: Crecer en mercados más amplios
Security Solutions NW se está expandiendo desde su sede central en Bellingham, Washington, al mercado del área metropolitana de Seattle, un movimiento que se espera que aumente significativamente los ingresos. Los ejecutivos confían en que Acumatica pueda escalar con este crecimiento, proporcionar información en la que puedan confiar, permitir la estabilidad financiera, el control y la automatización necesarios para cumplir su misión de ayudar a sus clientes a obtener tranquilidad con soluciones de seguridad que funcionan, al tiempo que construyen el legado de la empresa de devolver a la comunidad, tanto a nivel local como global.
"Hay un montón de funciones de Acumatica que todavía no estamos aprovechando", afirma Rowerdink. "Somos una empresa pequeña, pero no hay duda de que es la solución adecuada a medida que Security Solutions NW crece y para lo que pensamos conseguir con el negocio en el futuro".
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