Una empresa de seguridad obtiene datos en tiempo real y un negocio conectado con Acumatica
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Security Solutions
Sede central
Bellingham y Bothell, Washington
Industrias
Servicios, Servicios profesionales, Industrias transversales

Security Solutions

  • Sistemas empresariales conectados que agilizan las operaciones y ahorran tiempo
  • Obtención de CRM y seguimiento y gestión de oportunidades
  • Mejora de la gestión del inventario, eliminando amortizaciones de entre 10.000 y 15.000 dólares.
  • Mayor visibilidad de los datos financieros con acceso en tiempo real
  • Acceso remoto al ERP para los técnicos sobre el terreno.
  • Reducción del tiempo de facturación gracias a la introducción automática y en tiempo real de las fichas horarias
  • Mejora de los ingresos recurrentes y la gestión de contratos
  • Eliminación de la introducción manual de datos por duplicado
  • Mejora del servicio al cliente con la gestión de casos
Jamie Vos
"Buscamos un proveedor diseñado para la nube y elegimos Acumatica TRUE Cloud ERP. Ahora, gracias al CRM y a la aplicación móvil, todos los departamentos de Security Solutions -cerrajería, venta al por menor, servicio, ventas, inspecciones, pruebas- tienen acceso instantáneo a la información, lo que contribuye a agilizar el negocio y nos permite centrarnos en lo que mejor sabemos hacer, que es diseñar, implantar y ejecutar soluciones de seguridad que proporcionan tranquilidad."
Jamie Vos, Propietario
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Desafíos

Desafíos

Security Solutions NW se fundó hace 100 años como cerrajería en Bellingham, WA, a hora y media al norte de Seattle. La empresa creció espectacularmente cuando amplió sus servicios para incluir seguridad digital, vigilancia y sistemas de alarma contra incendios para clientes residenciales y comerciales, movimientos instituidos por la segunda generación, Jamie y Tobey Vos.

Cuando las ventas y el número de empleados de la pequeña empresa se duplicaron, Brian Rowerdink, recién contratado como interventor financiero de la empresa, reconoció que el anticuado software de la empresa no iba a poder seguir el ritmo.

"Había muchas cosas que el sistema no hacía por nosotros", dice Rowerdink, y explica que la empresa tenía siete divisiones, cada una con sus propias necesidades. La empresa funcionaba con Total Office Manager, diseñado específicamente para el sector de la climatización, que Rowerdink describe como "QuickBooks con esteroides".

Carecía de controles financieros y no podía hacer un seguimiento de los contratos ni de los ingresos recurrentes, actividades críticas para Security Solutions NW con el cambio de ser una empresa basada únicamente en productos a otra que ofrece servicios y contratos recurrentes.

La solución sectorial heredada carecía también de CRM y no permitía hacer un seguimiento de los contratos de servicio, lo que obligaba al departamento de ventas y al gestor de contratos a exportar manualmente los datos a hojas de cálculo. "Necesitábamos un CRM porque el seguimiento de las ventas era muy poco sofisticado, prácticamente inexistente", afirma Rowerdink.

Procesos manuales

Los procesos empresariales del SSNW también eran muy manuales. Por ejemplo, los técnicos de campo llevaban la cuenta del tiempo a mano y entregaban el papeleo a un administrador para que lo introdujera en el software. Rowerdink sabía que su equipo de servicios de campo podría ser mucho más productivo si tuviera acceso a los datos sobre el terreno y pudiera consultar el inventario y los precios.

El responsable de inspecciones utilizaba una base de datos de Access para hacer un seguimiento de los contratos de servicio anuales. Luego tenía que actualizar manualmente la base de datos desde las órdenes de trabajo de Total Office Manager a Access. "Cuando necesitábamos cambiar un precio unitario en nuestros contratos de ingresos recurrentes, el gestor de servicios se pasaba literalmente tres días cambiando manualmente 1.500 contratos", explica Rowerdink.

La gestión del inventario también fue un reto. SSNW tiene unas 7.000 SKUS porque necesita tener piezas a mano en caso de que el sistema de seguridad de un cliente deje de funcionar. "No podemos esperar una semana por una pieza", explica Rowerdink. "Cuando hacemos instalaciones nuevas, tenemos que hacer pedidos especiales de muchos productos nuevos y el sistema antiguo no tenía un buen sistema de gestión de proyectos. No podíamos hacer un seguimiento adecuado del inventario".

Solución ERP

Solución ERP

SSNW necesitaba un ERP conectado y basado en la nube que ofreciera un CRM, mejores controles financieros, un sistema de contratación flexible y una mejor forma de gestionar el inventario y los proyectos. Rowerdink buscaba un único sistema conectado con el que la empresa pudiera crecer a medida que cambiaba el negocio y que le permitiera mantenerse al día de los avances tecnológicos en constante evolución dentro del sector de los servicios de seguridad.

"Miré Sage y Microsoft Dynamics y me gustaron algunos de los flujos de trabajo que vi, pero no encontraba un sistema todo en uno que satisficiera nuestras necesidades. No queríamos aplicaciones separadas", afirma. "Quería todas las funciones en un solo sistema. La mayoría de los demás requerían integración. Quería algo en tiempo real y todo conectado".

SSNW también examinó soluciones específicas para el sector de la seguridad. "Nos hicieron una presentación, pero la interfaz de usuario dejaba mucho que desear y la solución no era lo bastante flexible para nuestras necesidades", afirma Rowerdink.

Lucid Consulting presentó a SSNW Acumatica, que Rowerdink reconoció que les ofrecía un sistema conectado, que podía personalizarse y configurarse según la forma de hacer negocios de SSNW. También ofrecía todo lo que Rowerdink quería. Y lo que es más importante, era móvil, estaba conectado y ofrecía los controles financieros, de contratos y de procesos de los que carecía la empresa.

"Acumatica cumplía todos los requisitos", afirma Rowerdink.

Resultado

Resultado

Con Acumatica, la empresa mejoró sus controles financieros y su servicio de atención al cliente, racionalizó sus contratos de servicios y solucionó problemas con el inventario.

"Solíamos tener entre 10.000 y 15.000 dólares en amortizaciones cada año porque la gente no podía hacer un seguimiento adecuado del inventario a los trabajos, lo que sesgaba las finanzas durante el año", dice Rowerdink. "Con Acumatica, eliminamos el 99% de los problemas con el inventario de proyectos".

La información en tiempo real mejora el negocio

En lugar de basarse en datos históricos y crear hojas de cálculo manualmente, SSNW tiene ahora acceso a información en tiempo real que ahorra tiempo a los ejecutivos y está mejorando la rentabilidad de la empresa.

Por ejemplo, Rowerdink solía crear un informe diario que enviaba a entre cinco y diez ejecutivos. "Ahora, cualquiera puede obtener la información cuando quiera desde un cuadro de mandos en Acumatica", afirma.

"Disponer de oportunidades en CRM nos da visibilidad de la cartera de proyectos de ventas, donde podemos ver en tiempo real lo que está a punto de cerrarse y lo que está en cartera", añade Rowerdink, quien afirma que la empresa no disponía antes de ese tipo de visibilidad.

Mejora de las operaciones y la facturación del servicio externo

Acumatica proporcionó acceso remoto al ERP a los técnicos en las obras, lo que ha ahorrado tiempo, aumentado la precisión de los datos y eliminado la doble entrada manual.

Ahora, los técnicos de campo fichan a la entrada y a la salida mediante una aplicación móvil, en lugar de hacerlo a mano. El equipo interno de la oficina no tiene que esperar a recibir la información en papel, ni introducirla en el sistema, ni recordar a los técnicos que les traigan la documentación, ni ayudarles a descifrar la escritura a mano, procesos que eran propensos a errores.

El equipo de back-office ya no transfiere manualmente esa información al sistema financiero para la facturación porque Acumatica dirige automáticamente la información a donde tiene que ir. Disponer de esa información al instante significa que la facturación puede realizarse con mayor rapidez, afirma Rowerdink.

Mejor gestión de los contratos

El SSNW no disponía de un buen sistema de seguimiento de sus contratos de servicios de cuentas por cobrar en el sistema anterior. Si se cancelaba un contrato, era necesario localizar físicamente el contrato en papel y actualizar manualmente el sistema. Ahora, con la información de los contratos en Acumatica, es más fácil adjuntar archivos y hacer un seguimiento de los datos, lo que ahorra tiempo, afirma Rowerdink.

El módulo de contabilidad de proyectos de la empresa, utilizado para gestionar las instalaciones de seguridad, es mucho más sólido y controlado en Acumatica, añade.

"Una vez a la semana celebramos una reunión de cálculo de costes con todos los jefes de proyecto, jefes de ventas y directores técnicos", explica Rowerdink. "A medida que se cierra un trabajo, hacemos el cálculo del coste del trabajo, que ahora es tan sencillo como ejecutar un informe".

"En el sistema antiguo, los técnicos anotaban sus horas en papel y los administradores tenían que introducirlas en el sistema, pero esa información no se transfería al cálculo de costes", explica. "Todo el proceso era manual, y el departamento financiero tenía que ejecutar informes en Excel y SQL, y luego introducir la información en otro lugar, lo que suponía una pérdida de tiempo y era propenso a errores".

"Con Acumatica, simplemente fluye por el sistema más rápido, en tiempo real, está controlado y es mucho más fácil de usar".

La gestión de casos mejora el servicio al cliente

Acumatica ha mejorado el servicio al cliente de SSNW. "No teníamos ningún sistema para hacer un seguimiento de nuestro soporte de sistemas internos", afirma Rowerdink. "Hacíamos el seguimiento de todo a través de órdenes de trabajo y no había forma de ver si un técnico estaba en el sitio durante dos horas o quién necesitaba un cambio de código. A menudo tardábamos más en procesar el papeleo que en cambiar un código."

Gracias a la funcionalidad de casos de Acumatica, la asistencia al cliente puede priorizarse, incluirse en un registro de casos y atenderse más rápidamente gracias a la visibilidad en el sistema.

"Antes, un cliente llamaba con una solicitud y un técnico de servicio tomaba nota manualmente. Imagínese lo que pasaría si el técnico estuviera enfermo o perdiera la nota". dice Rowerdink. "Ahora, con Acumatica, todo el departamento puede ver el ticket de soporte, todos los técnicos y agentes de soporte tienen la visibilidad necesaria para asegurarse de que los problemas de los clientes no se pierden. Nuestro equipo es mucho más eficiente".

Con mejores procesos empresariales, mayor visibilidad y más automatización, Security Solutions NW prevé seguir creciendo rápidamente. Los ingresos y la plantilla de la empresa siguen creciendo y ya son más de 60 personas. A SSNW le gusta el hecho de que, con Acumatica, no tienen que preocuparse de pagar cuotas astronómicas de licencias de usuario asociadas a la adición de usuarios debido al modelo de precios basado en el consumo de Acumatica.

"Es bueno para nosotros, a medida que crecemos rápidamente, no estar atrapados en el espacio en el que nos preocupamos por la concesión de licencias a un usuario que podría necesitar acceder a la solución una o dos veces a la semana para una pequeña función de trabajo", dice Rowerdink. "Con Acumatica, no tenemos que pensar en eso ni pagar por una licencia de usuario completa porque el modelo de licencia permite que todos la usen sin que resulte demasiado costoso".

Oportunidad: Crecer en mercados más amplios

Security Solutions NW se está expandiendo desde su sede central en Bellingham, Washington, al mercado del área metropolitana de Seattle, un movimiento que se espera que aumente significativamente los ingresos. Los ejecutivos confían en que Acumatica pueda escalar con este crecimiento, proporcionar información en la que puedan confiar, permitir la estabilidad financiera, el control y la automatización necesarios para cumplir su misión de ayudar a sus clientes a obtener tranquilidad con soluciones de seguridad que funcionan, al tiempo que construyen el legado de la empresa de devolver a la comunidad, tanto a nivel local como global.

"Hay un montón de funciones de Acumatica que todavía no estamos aprovechando", afirma Rowerdink. "Somos una empresa pequeña, pero no hay duda de que es la solución adecuada a medida que Security Solutions NW crece y para lo que pensamos conseguir con el negocio en el futuro".

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