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Cuando Sean Barnett, Director Financiero de Spohn Associates, se incorporó a la empresa de Indianápolis hace 15 años, era un representante de fabricantes -una organización de ventas- de productos utilizados por empresas de construcción para construir barandillas ornamentales, paneles arquitectónicos de pared, marquesinas y pasarelas. La instalación de esos productos especiales de construcción en escuelas, centros de enseñanza superior e instalaciones médicas de Indiana, Ohio y Kentucky apenas representaba el 20% de las ventas totales de Spohn.
Con el paso de los años, Spohn añadió la gestión de proyectos y la instalación a su lista de servicios y desarrolló un amplio grupo de subcontratistas dedicados que instalaban los productos arquitectónicos especializados. Con el tiempo, la empresa se transformó en un contratista especializado de servicios completos.
"Como el trabajo era personalizado y a menudo requería instrucciones de instalación muy detalladas, ahora más del 90% de nuestro trabajo es de instalación", dice Barnett. "Nuestra mezcla ha cambiado definitivamente, lo que nos ha permitido crecer y hacer cosas que normalmente no haces como representante de un fabricante".
A Barnett le gusta definir el trabajo de la empresa como la instalación de "todas las cosas bonitas de un edificio". Por ejemplo, cuando la ciudad de Blue Ash (Ohio) decidió erigir una torre de observación de 180′, Spohn suministró toda la piel exterior, incluidos los paneles perforados y de ACM, el vidrio soportado por puntos y la barandilla ornamental.
En la última década, la actividad de Spohn Associates se ha orientado hacia proyectos más grandes y comerciales. La empresa tiene varias cuadrillas trabajando en grandes edificios y campus corporativos, y tiene entre 40 y 50 proyectos en marcha simultáneamente. Suelen realizar 350 proyectos al año.
Base de datos heredada de Sage plus Access inservible
Spohn Associates trabajó durante muchos años con Sage Mas 90 y luego con Sage 100. Cuando Barnett se incorporó a la empresa, creó una base de datos Access para mejorar la información financiera de la que carecía Sage. Cuando Barnett se incorporó, creó una base de datos Access para mejorar la información financiera de la que carecía Sage. Poco después, los jefes de proyecto pidieron que se incluyeran sus bases de datos personalizadas. "Fuimos añadiendo y añadiendo hasta que pronto tuvo más de 450 informes y vistas", dice Barnett, que tiene formación técnica. "Fue genial durante un tiempo, pero lo superamos y empezó a fallar".
Los retos de la empresa se basaban principalmente en los informes. Cuando el equipo quería extender cheques, tardaba 10 minutos en extender dos cheques, dice Barnett. "Eso se debía a que había que imprimir cuatro informes antes de extender un cheque, y cada informe tardaba al menos un minuto en imprimirse. Luego había que imprimir otros cuatro informes después de extender el cheque. Hacías una factura e imprimías cuatro informes, y luego tenías que volver atrás y hacer todas las actualizaciones manuales".
La operación financiera abarca cinco empresas internas; cada una tenía que actualizarse manualmente en el antiguo sistema. "Siempre estábamos desequilibrados y perdíamos horas a la semana al hacer todas las transferencias entre empresas", dice Barnett. "Teníamos que recordar muchos pasos manuales porque el sistema se había ido improvisando con el tiempo".
Después de crear una nueva base de datos y que ésta fallara, Barnett se dio cuenta de que necesitaban un sistema de informes mejor conectado al sistema financiero de la empresa.
Dado que la mayor parte de su trabajo se realiza en las instalaciones del cliente, el equipo buscaba una plataforma de gestión de proyectos que tuviera una aplicación móvil robusta que incluyera funciones de gestión, almacenamiento y búsqueda de documentos.
"Una de nuestras mayores frustraciones cuando estábamos fuera de la oficina era tener que conectarnos remotamente a través de una VPN, lo cual era complicado", afirma Jeremy Sturgeon, director de operaciones. "No era propicio para usar en una tableta o iPhone, y ahí es donde la industria ha ido, específicamente con los empleados fuera de la oficina".
Spohn Associates quería una solución que le ayudara a cumplir sistemáticamente sus valores fundamentales de aportar valor añadido al cliente y entregar los proyectos a tiempo.
