Casos de éxito de clientes Implementación exitosa de ERP - American Asphalt Repair & Resurfacing
American Asphalt allana el camino hacia un rápido crecimiento gracias a Acumatica Cloud ERP
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Solución ERP en la nube de Acumatica para American Asphalt Repair & Resurfacing
Sede central
Sede central: Hayward (California) para el norte de California y Fontana (California) para el sur.
Industria
Construcción
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en ERP en la nube

American Asphalt Repair & Resurfacing

  • Adquirió una solución integrada basada en la nube, obteniendo acceso a datos móviles en tiempo real
  • Obtención de una única fuente de información procesable que elimine errores y confusiones y aumente los beneficios.
  • Acceso sobre el terreno a datos críticos, lo que permite a los gestores de proyectos tomar decisiones mejores y más rápidas.
  • Se ha eliminado la necesidad de 50 cajas de papel al año, lo que ahorra tiempo a la hora de localizar proyectos antiguos.
  • Implantación de una solución empresarial fácil de usar y adaptada al sector de la construcción, que acelera la adopción por parte de los usuarios.
  • Accedió a una solución empresarial flexible que se amplía fácilmente, allanando el camino para un crecimiento adicional
Shel Waggener
"Con Acumatica tenemos una única fuente de verdad que es procesable, lo que reduce los errores, reduce la confusión y, en última instancia, nos hace más rentables."
Shel Waggener, Presidente
American Asphalt Repair & Resurfacing
Desafíos
Solución ERP
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Desafíos

Desafíos

American Asphalt opera de frontera a frontera en California vertiendo hormigón y asfalto para Comunidades Residenciales, Propiedades Comerciales, Centros Comerciales y Obras Públicas. La empresa utiliza equipos de última generación e incorpora lo último en pavimento de asfalto, Caltrans slurry surfacing, sealcoating, striping y tecnología de hormigón.

Con sede en Hayward, California, American Asphalt emplea a 250 personas y genera casi 100 millones de dólares en ingresos anuales. En lugar de trabajar en unos pocos proyectos grandes que tardan seis meses o más, American Asphalt realiza unos 1.400 trabajos al año, la mayoría de los cuales se completan en 10 días o menos.

La empresa constructora se autogestiona y tiene un alto porcentaje de clientes habituales, entre los que se incluyen HOAs, parques empresariales comerciales, estadios y grandes empresas comerciales y ciudades. Tiene dos unidades operativas, una que cubre el norte de California y otra, el sur.

"Somos conocidos por nuestra calidad y rapidez", afirma Shel Waggener, Presidente. "Hacemos más trabajo con mayor calidad y a un ritmo más rápido que nuestros competidores. Nuestra ventaja estratégica no es hacer mejor la contabilidad, sino poder ayudar a nuestros equipos de campo a entregar mejor a nuestros clientes."

Software de construcción heredado desde hace 20 años

Durante más de 20 años, la empresa utilizó American Contractor, un paquete ERP de construcción heredado que posteriormente fue adquirido en múltiples ocasiones, se fusionó con otro software y se basó en tecnología más antigua.

"Era un paquete cliente-servidor basado en FoxPro que no podía integrarse fácilmente con ninguna otra solución. No podíamos sacarle nada fácilmente y los informes no eran flexibles", dice Waggener. "A medida que crecíamos, cada vez era más difícil vivir con un solo paquete de software".

American Asphalt almacenaba información crítica en carpetas de proyectos en papel, al igual que muchas otras empresas de construcción. Esta solución no era la ideal cuando 10 personas que trabajaban en distintos lugares querían ver el archivo del trabajo en papel. Además, los jefes de proyecto de las obras no tenían acceso instantáneo a información vital.

En su lugar, llamaban a la oficina y pedían a alguien que localizara un archivo y transmitiera verbalmente los datos necesarios del proyecto. Sin acceso inmediato a los detalles financieros en tiempo real mientras estaban en la obra, la toma de decisiones llevaba mucho más tiempo, un perjuicio en un sector en el que el tiempo es dinero y los proyectos de construcción son cortos.

Al necesitar una solución empresarial mucho más moderna, los ejecutivos de American Asphalt querían implementar un software basado en la nube. Comenzaron un viaje de transformación digital con el CRM de Salesforce y, a continuación, añadieron el software de planificación de recursos Assignar. Eligieron una aplicación de nóminas que más tarde supieron que no podía gestionar nóminas certificadas en California.

Los ejecutivos querían un sistema financiero centralizado robusto construido para el futuro, que pudiera crecer con ellos a medida que American Asphalt evolucionara. Querían un sistema abierto - no un jardín amurallado - que podría conectarse fácilmente a Salesforce, Assignar, y aplicaciones adicionales que podrían hacerlos más eficientes.

Conjunto limitado de funciones, eliminación de aplicaciones aisladas

Los ejecutivos de American Asphalt evaluaron CMAC, Viewpoint y otras aplicaciones heredadas como Sage, que eliminaron de la contienda porque cada una ofrecía módulos únicos con conjuntos de funciones limitadas que no permitían una integración sencilla con otras aplicaciones, afirma Waggener.

Querían algo que fuera fácil de usar y que pudiera manejar planos, fotos, vídeos y otros datos no estructurados típicos del sector de la construcción, lo que haría más eficientes los procesos. El nuevo sistema también debía tener la flexibilidad necesaria para añadir fácilmente nuevas líneas de negocio y adaptarse a futuras adquisiciones.

"¿Y si añadimos otro comercio, u otra jurisdicción u otro NIF? Queríamos estar en condiciones de aprovechar futuras innovaciones sin tener que reformar y estar en un entorno diferente", dice Waggener.

Solución ERP

Solución ERP

Aunque ningún software satisface el 100 % de las necesidades de una empresa, Acumatica Cloud ERP "tenía una API abierta y un módulo de construcción con contabilidad de proyectos, lo que nos permitió iniciar el proceso de desagregación de American Contractor", afirma.

Y lo que es más importante, Acumatica Construction Edition ofrecía "una plataforma financiera que proporciona información al campo".

"Acumatica tenía la mejor hoja de ruta, el mejor conocimiento del sector de la construcción y la mejor experiencia de usuario en la web", continúa Waggener. "Me sentí seguro de que Ajoy (Krishnamoorthy, EVP Product Management, Acumatica) y su equipo de desarrollo iban en la dirección correcta con el producto en general".

Le impresionó la estrategia de Acumatica de crear una plataforma financiera básica y, al mismo tiempo, crear ediciones independientes específicas para el sector, como Acumatica Construction Edition, e invirtió mucho en I+D. También le gustó que la hoja de ruta de desarrollo de Acumatica incluyera las nóminas de la construcción, pero que American Asphalt no estuviera bloqueada en esa opción si prefería un proveedor de nóminas diferente.

American Asphalt implantó Acumatica con la ayuda de Acumatica Partner Alliance Solutions Group, también conocido como ASG. La pandemia ralentizó un poco el proceso, pero las decisiones tomadas, incluida la de no importar datos anteriores y utilizar en su lugar su software heredado como archivo, les permitieron centrarse en las funciones de la nueva solución en lugar de limpiar datos antiguos.

"No hubo ningún problema técnico que no resolviera rápidamente nuestro socio tecnológico", afirma Waggener. "Siempre se necesita un buen socio integrador, y lo tuvimos con ASG".

Resultado

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Acceso en tiempo real a datos críticos de las obras

Acumatica Construction Edition proporcionó a los gestores de proyectos de American Asphalt y a otras personas acceso instantáneo a información crítica mientras estaban sobre el terreno, ayudándoles a aumentar la rentabilidad.

En el sector de la construcción, explica Waggener, las decisiones que se toman sobre el terreno son decisivas. Una empresa puede tener buenos planos y proveedores y empezar un proyecto para descubrir que las condiciones del lugar son diferentes. Puede que descubran un terreno blando, un arroyo subterráneo o conductos telefónicos heredados, por ejemplo.

"Así que tienes que hacer lo que llamamos 'Stick and Move'", dice. "Es como ser ligero de pies. Tienes que saber exactamente lo que tienes que hacer. Tienes que moverte rápido y adaptarte".

Su experimentado y cualificado equipo de campo destaca por su capacidad de adaptación, pero necesitaban un sistema y datos en tiempo real, que ahora tienen con Acumatica Construction Edition.

"Con la aplicación móvil de Acumatica, ahora pueden obtener toda la información y tomar una decisión en tiempo real, no sólo en función de lo que tiene sentido para la producción, sino también de lo que tiene sentido desde el punto de vista financiero, en función de la disponibilidad para la velocidad", afirma Waggener. "Hemos capacitado al superintendente y al capataz para tomar mejores decisiones, y si no puedes hacer eso, vas a perder dinero en la construcción".

El software integrado reduce los errores

La capacidad de Acumatica para integrarse con software de terceros como Salesforce y Assignar reduce los errores, la confusión y ahorra mucho tiempo a American Asphalt. Automatiza y agiliza muchos procesos que antes eran manuales.

"Ahora, cuando se confirma un nuevo trabajo en Assignar, notifica a Acumatica que ahora es un proyecto activo. En Assignar, cuando se golpean los hitos en el proceso de producción, envía una llamada a Acumatica y el equipo financiero puede ver la información y la factura", dice Waggener. "No tenemos que esperar a que el papel o los correos electrónicos se muevan por la oficina".

"Con Acumatica tenemos una única fuente de verdad que es procesable, lo que reduce los errores, reduce la confusión y, en última instancia, nos hace más rentables."

Rebanar y trocear datos para informes, vistas diarias

Acumatica no se limita a proporcionar una única fuente de verdad, sino que se diseñó de forma flexible para ofrecer una funcionalidad de generación de informes que extrae datos de aplicaciones de terceros y permite a las personas recopilar, filtrar y manipular datos en función de los permisos.

"Queremos que los gestores de proyectos puedan ver cantidades y vistas granulares de los datos y, si están actualizando un proyecto, puedan hacerlo", afirma Waggener. Los contables y estimadores tienen acceso a los mismos datos, pero pueden filtrarlos y aplicarlos a vistas más adecuadas a sus funciones, añade.

"Acumatica también permite personalizar la cantidad de información que se ve", continúa Waggener. "Cualquier paquete de contabilidad robusto tiene cientos de funciones, pero todo el mundo no es contable. En Acumatica, puedes filtrar pero también ocultar toda la información que no utilizas a diario. Puedes marcar elementos como favoritos y crear una vista de favoritos para cada día y eso ha sido muy, muy útil."

Dentro de Acumatica, los empleados pueden crear fácilmente informes personalizados y enviarlos a otras personas sin necesidad de recurrir a un departamento de TI y esperar días para obtener la información. "No necesitan formación adicional y no hay complejidad adicional", afirma Waggener. "Son capaces de verlo simplemente cambiando una vista. Acumatica es más flexible con menos trabajo que cualquier otro paquete del mercado."

Tampoco es necesario imprimir y distribuir informes. "Ya no tengo que esperar a recibir informes impresos", afirma Waggener. "Todo el mundo puede obtener lo que necesita, cuando lo necesita desde su ordenador, su teléfono; desde cualquier sitio".

Eliminación de procesos manuales

Antes de implantar Acumatica, American Asphalt archivaba sus carpetas de proyectos en papel, que crecían hasta superar las 50 cajas bancarias en un año medio. Ahora podemos recuperar fácilmente esa información. "Podemos buscar por cliente, fecha o proyecto. No estoy seguro de cuál es el ahorro de tiempo cuando tienes que buscar en las cajas de los banqueros frente a la búsqueda desde tu teléfono en tiempo real, pero es una ayuda enorme", afirma Waggener.

Y no se trata sólo de acceder a información más antigua, sino de acceder inmediatamente a información que también cambia en tiempo real. "Si un jefe de proyecto necesita 200 toneladas más de asfalto, puede hacer esos cambios en el sistema desde el campo, y todo el mundo puede verlo", dice Waggener. "Y cuando un cliente hace un cambio, todos tenemos que estar en la misma página, y todo el mundo tiene que conocer ese cambio al instante".

Sólidos cimientos para el crecimiento

Acumatica Construction Edition no sólo proporcionó a American Asphalt una herramienta para hacer más eficiente su trabajo de campo, sino que también dio a la empresa constructora una buena base sobre la que construir su futuro.

"Podemos gestionar varias empresas con una sola plataforma, tener diferentes códigos de identificación fiscal y Acumatica nos da la flexibilidad de configurar nuevos códigos de identificación fiscal con sólo pulsar un botón, en lugar de tener que hacer una gran inversión en TI", afirma Waggener. Varios clientes les han pedido que se expandan a otros estados donde tienen propiedades adicionales, y el crecimiento continuo forma parte de la estrategia de la empresa, afirma.

"Seguimos creciendo entre un 7 y un 10 por ciento al año, y conseguimos hacerlo bien durante la pandemia, manteniendo a todos los empleados a bordo. Acumatica nos lo puso más fácil", afirma.

"Cualquier empresa que quiera crecer hacia el futuro necesita una estrategia de TI que haga avanzar su negocio", afirma Waggener. "Si necesita integrar datos y quiere avanzar más rápido con su negocio, Acumatica es la solución perfecta".

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