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The Learning Lab es una organización privada de enriquecimiento educativo con sede en Singapur que se compromete a sacar lo mejor de cada alumno. Atiende a más de 12.000 estudiantes de inglés, matemáticas y ciencias, y les enseña a pensar más allá de los límites del aula. Durante años, la empresa dependió de una versión obsoleta de Microsoft Dynamics para el libro mayor financiero y los activos fijos, un sistema de facturación a medida que carecía de controles internos, un CRM y otro software para gestionar su facturación, asistencia y programación de clases.
"La empresa utilizaba un software de contabilidad muy anticuado para la teneduría de libros básicos", explica Ying-Jian Chan, director financiero. "Nuestro equipo financiero se dio cuenta de que esto no era sostenible dado nuestro volumen y crecimiento y se propuso sustituirlo por una solución financiera con una sólida gestión financiera para la gestión de tesorería, reclamaciones de gastos y adquisiciones."
Como el antiguo sistema era rudimentario y no estaba conectado al CRM de la empresa, el equipo financiero no recibía muchos datos del cliente con un pedido. Por ejemplo, no sabían qué sesión de clases había comprado un padre, cuándo empezaría la sesión o qué asignatura había seleccionado el alumno. Tampoco sabían a qué centro asistiría el alumno, por lo que no sabían dónde asignar correctamente los ingresos.
Sólo unos pocos de los aproximadamente 500 empleados de The Learning Labtenían acceso al sistema financiero, por lo que un equipo de introducción de datos formado por dos personas tenía que introducir los informes de gastos y otra información financiera en el sistema, a menudo introduciendo tediosamente la misma información transaccional en distintas aplicaciones.
"El sistema no estaba diseñado para incluir la información de la sesión en la factura", explica Shirley Lim, Directora Financiera de The Learning Laben aquel momento. Además, "no había posibilidad de establecer controles (de acceso), por lo que no podíamos facilitar a muchos miembros del equipo el acceso a la información que pudieran necesitar para hacer su trabajo. La aplicación de facturación no tenía un calendario de facturación, y teníamos muchos problemas de validación y conciliación", explica.
Lim tenía experiencia previa con ERP de SAP y Oracle e inició la búsqueda de un ERP basado en la nube con sólidos datos financieros, que además pudiera integrarse fácilmente con otras aplicaciones. También necesitaban un sistema flexible que permitiera hacer un seguimiento de los miles de alumnos que asisten a una o dos de las 2.000 clases que se imparten a la semana, y un software que no requiriera una costosa personalización.
"Necesitábamos algo asequible y flexible. No queríamos sentirnos atrapados en una única solución, sino poder conectar el mejor software de su clase para las distintas funciones que necesitábamos", afirma Shirley Lim. The Learning Lab quería una solución financiera lista para usar, que fuera fácil de utilizar y a la que se pudiera acceder desde cualquiera de sus centros regionales.
