Casos de éxito de clientes Implantación exitosa de ERP - Tulsa Performing Arts Center
El Centro de Arte de Tulsa conecta a la perfección sus sistemas de reserva de eventos y back office
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Tulsa Performing Arts Center
Sede central
Tulsa, OK
Industria
Sin ánimo de lucro

Tulsa Performing Arts Center

  • Lanzamiento de una nueva solución integrada a tiempo y en sólo siete semanas
  • Eliminación de la introducción manual de datos en distintos sistemas a partir del proceso anterior basado en papel, lo que ahorra horas de tiempo perdido.
  • Proporcionó declaraciones automáticas de liquidación de eventos con la integración de VenueOps, acortando el proceso de liquidación de eventos en más de 3 semanas.
  • Obtención de una visión financiera en tiempo real de toda la operación
  • Evitó el aumento de personal necesario para el incremento de las transacciones y la gestión de los locales.
Jennifer Alden
"El objetivo cuando llegué el 1 de julio era tenerlo todo terminado antes del estreno de nuestro mayor espectáculo, Hamilton, el 21 de agosto, y puedo decir que cumplimos ese objetivo, lo que fue una victoria muy agradable".
Jennifer Alden, Directora Financiera
Tulsa Performing Arts Center
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A mediados de 2019, la ciudad de Tulsa traspasó el PAC a Tulsa Performing Arts Center Trust para que se encargara de las operaciones cotidianas, con el fin de dotar al Tulsa Performing Arts Center (PAC) de mayor estabilidad y flexibilidad financiera. Es una medida que muchas ciudades están adoptando para separar las operaciones gubernamentales de las instituciones artísticas, que funcionan de manera muy diferente.

El PAC de Tulsa cuenta con seis espacios para representaciones y es la sede principal de las organizaciones de artes escénicas de la ciudad, como la Ópera de Tulsa, el Ballet de Tulsa, la Sinfónica de Tulsa, el Teatro Tulsa, la American Theatre Company, el Teatro North, el Ayuntamiento de Tulsa, Chamber Music Tulsa, Choregus Productions, Theatre Pops, Tulsa Project Theatre y Celebrity Attractions.

El PAC se inauguró en 1977, y The Trust era una entidad independiente que presentaba programas fuera del ámbito de los grupos de usuarios habituales de las instalaciones, y abarcaba desde teatro infantil hasta música folk y jazz, pasando por producciones en gira por Broadway.

El centro, con 40 años de antigüedad, tiene previsto renovarse y ampliarse en 142.000 pies cuadrados, lo que supondrá prácticamente duplicar las instalaciones.

Un mes antes del traspaso oficial por parte de la ciudad de Tulsa, el Trust contrató a Jennifer Alden como directora financiera. Su primera tarea consistió en implantar una solución de operaciones financieras totalmente integrada y estar en funcionamiento a tiempo para el estreno el 21 de agosto de Hamilton, el éxito de Broadway que se convertiría en el mayor espectáculo del PAC, con una recaudación de algo más de 6 millones de dólares.

"Antes, la contabilidad la llevaba el ayuntamiento y el personal del centro de artes escénicas tenía conocimientos limitados de finanzas", dice Alden. No teníamos un sistema financiero". El anterior director creó una base de datos Access para registrar las ventas y liquidaciones de los espectáculos. No era en modo alguno un sistema contable, sino más bien una hoja de cálculo que almacenaba una lista de datos."

Dado que el ayuntamiento gestionaba la contabilidad del centro con arreglo a sus procedimientos de contabilidad gubernamental, la información que recibía el personal del PAC solía llegar tres semanas o más después de que terminara un espectáculo. Todavía tenían que tomar los datos brutos y hacer números para encontrar los saldos de caja, la rentabilidad y si la liquidación se conciliaba con el saldo de caja.

"Había mucho papel yendo y viniendo", explica Alden. "Era muy importante contar con un sistema de eventos que se integrara con nuestra solución de back-office de cara al futuro".

Solución ERP

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Conexión sencilla y sin fisuras

El director general del PAC estaba revisando los sistemas de seguimiento y calendario de eventos y se estaba centrando en VenueOps de Event Booking cuando Alden se incorporó al PAC.

"Event Booking nos sugirió Acumatica", dice Alden. "Como sabía que, al principio, iba a ser el único contable, necesitaba algo eficiente, fácil de usar y que no me llevara mucho tiempo aprender".

El socio de Acumatica mbsPartners, que había forjado una relación con EventBooking.com, hizo una demostración de la perfecta conexión de Acumatica con VenueOps y de la forma en que la información fluía fácilmente a través de los dos sistemas. También guiaron a Alden a través de las distintas funciones y explicaron la arquitectura de API abierta y adaptable de Acumatica, que permite a las empresas con las mejores soluciones de su clase conectarse fácilmente.

Alden evaluó otros software, pero ninguno ofrecía la integración empresarial y de terceros con VenueOps que ofrecía Acumatica. "Para mí, el requisito número uno era que el sistema se integrara con VenueOps", afirma.

Como una persona sin experiencia en contabilidad introducía las cuentas por pagar, "también necesitábamos que fuera fácil de usar... no un gran sistema basado en Oracle con tantos pasos que no pudiéramos maniobrar con facilidad", añade Alden. Al final se decidió por Advanced Financials with Project Accounting de Acumatica.

Aplicación rápida

La configuración del software VenueOps/Acumatica debía estar lista en 30 días. Contar con una solución preconfigurada para centros de convenciones y gestión de eventos fue un gran primer paso. Pero para conseguir una transición tan rápida, se necesitaron los esfuerzos combinados de mbsPartners, el personal de EventBooking.com y el equipo de Tulsa PAC. En la actualidad, la solución en la nube cuenta con unos 30 usuarios en VenueOps y Acumatica.

"Empezamos a trabajar para configurar el sistema desde cero", dice Alden. "No teníamos un plan de cuentas, no teníamos saldos iniciales, así que empezamos la cuenta de resultados desde cero".

"El objetivo cuando llegué el 1 de julio era tenerlo todo terminado antes de que Hamilton abriera el 21 de agosto, y puedo decir que cumplimos ese objetivo, lo que fue una victoria muy agradable".

Alden había participado en otras implantaciones de ERP que se prolongaron entre seis meses y más de un año más de lo previsto. "Esta fue la primera que se hizo realmente a tiempo y dentro del plazo que nos habíamos fijado", afirma.

Resultado

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Empresa conectada con visibilidad en tiempo real

VenueOps permite al PAC programar e introducir todos los datos de un evento, como el alquiler, el alquiler del equipo, los acomodadores y demás personal necesario, así como las fechas del lugar. Con seis teatros y otros tres espacios para eventos, la nueva solución gestiona los miles de eventos que el PAC celebra cada año.

Dentro de cada espacio, pueden programar y establecer los gastos que debe pagar el cliente.

"Al final del evento, esos gastos se transfieren automáticamente al módulo AR de Acumatica y, si son los únicos, enviamos la factura AR", explica Alden. "No tenemos que volver a introducir la información. Simplemente pulsamos un botón y nos envía los datos, lo que nos ahorra mucho tiempo, más del que imaginas".

La integración y la conexión perfecta también se ocupan de los datos de los clientes configurados en VenueOps, enviándolos a Acumatica automáticamente. Por ejemplo, ¿qué ocurre si el Ballet de Tulsa organiza 10 eventos en varios teatros del PAC? "Toda la información se envía automáticamente a Acumatica", dice Alden. "No tenemos que volver atrás y averiguar de qué evento se trata; se hace automáticamente".

Liquidación de eventos en tiempo real

Alden liquida un evento dentro del proyecto que fluye y se contabiliza en el GL gracias a una personalización de liquidación en Acumatica.

"Ahora ya no tengo que volver a hacer nada como antes", dice. "Tengo los saldos de caja y la contabilidad adecuada al instante en lugar de tres semanas después intentando averiguar la contabilidad. Es una gran herramienta y funciona sin problemas".

Según los comentarios de los clientes hasta ahora, las liquidaciones de la PAC son mucho más rápidas, añade.

Software intuitivo y fácil de usar

Como Acumatica es tan fácil de usar, Alden no ha tenido que aumentar el personal de contabilidad durante la fase inicial de puesta en marcha. "Nuestra empleada no tenía experiencia previa en contabilidad y ahora está haciendo todo el trabajo de AP", dice Alden. "Acabo de contratar a una contable y no he tenido que enseñarle nada; simplemente se ha metido en el sistema y lo utiliza con facilidad".

Alden prevé añadir más personal a medida que crezca el PAC, pero no tendrá que preocuparse por cuotas de usuario adicionales porque tanto VenueOps como Acumatica ofrecen precios basados en el consumo en lugar de costosas licencias por usuario.

Bases sólidas para el crecimiento

Ahora que el PAC tiene la sólida base financiera necesaria para funcionar con eficacia, Alden está reuniendo los elementos operativos que permitirán al centro artístico crecer. También se está preparando para una importante campaña de recaudación de fondos para el próximo proyecto de ampliación del edificio. Está evaluando sistemas de venta de entradas, uno que se integre fácilmente con Acumatica. Actualmente, utilizan Excel y cargan la información, dice.

Más adelante, buscará una aplicación para donantes, y ésta también debe integrarse fácilmente con Acumatica.

Haciendo referencia a la letra de una canción de Hamilton, "Hay un millón de cosas que no he hecho, sólo espera". Acumatica estará ahí en cada paso del camino, dice Alden.

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