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A mediados de 2019, la ciudad de Tulsa traspasó el PAC a Tulsa Performing Arts Center Trust para que se encargara de las operaciones cotidianas, con el fin de dotar al Tulsa Performing Arts Center (PAC) de mayor estabilidad y flexibilidad financiera. Es una medida que muchas ciudades están adoptando para separar las operaciones gubernamentales de las instituciones artísticas, que funcionan de manera muy diferente.
El PAC de Tulsa cuenta con seis espacios para representaciones y es la sede principal de las organizaciones de artes escénicas de la ciudad, como la Ópera de Tulsa, el Ballet de Tulsa, la Sinfónica de Tulsa, el Teatro Tulsa, la American Theatre Company, el Teatro North, el Ayuntamiento de Tulsa, Chamber Music Tulsa, Choregus Productions, Theatre Pops, Tulsa Project Theatre y Celebrity Attractions.
El PAC se inauguró en 1977, y The Trust era una entidad independiente que presentaba programas fuera del ámbito de los grupos de usuarios habituales de las instalaciones, y abarcaba desde teatro infantil hasta música folk y jazz, pasando por producciones en gira por Broadway.
El centro, con 40 años de antigüedad, tiene previsto renovarse y ampliarse en 142.000 pies cuadrados, lo que supondrá prácticamente duplicar las instalaciones.
Un mes antes del traspaso oficial por parte de la ciudad de Tulsa, el Trust contrató a Jennifer Alden como directora financiera. Su primera tarea consistió en implantar una solución de operaciones financieras totalmente integrada y estar en funcionamiento a tiempo para el estreno el 21 de agosto de Hamilton, el éxito de Broadway que se convertiría en el mayor espectáculo del PAC, con una recaudación de algo más de 6 millones de dólares.
"Antes, la contabilidad la llevaba el ayuntamiento y el personal del centro de artes escénicas tenía conocimientos limitados de finanzas", dice Alden. No teníamos un sistema financiero". El anterior director creó una base de datos Access para registrar las ventas y liquidaciones de los espectáculos. No era en modo alguno un sistema contable, sino más bien una hoja de cálculo que almacenaba una lista de datos."
Dado que el ayuntamiento gestionaba la contabilidad del centro con arreglo a sus procedimientos de contabilidad gubernamental, la información que recibía el personal del PAC solía llegar tres semanas o más después de que terminara un espectáculo. Todavía tenían que tomar los datos brutos y hacer números para encontrar los saldos de caja, la rentabilidad y si la liquidación se conciliaba con el saldo de caja.
"Había mucho papel yendo y viniendo", explica Alden. "Era muy importante contar con un sistema de eventos que se integrara con nuestra solución de back-office de cara al futuro".
