El rápido crecimiento de los servicios de campo exige un ERP flexible y asequible
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Solución ERP en la nube de Acumatica para OFS International
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Sede central en Houston, TX, con sedes adicionales en Texas y Ohio
Industrias
Fabricación, Servicios Profesionales, Servicios, Distribución
Aplicaciones sustituidas
Sage

OFS Internacional

  • Obtuvo una base asequible y de gran valor que puede soportar un rápido crecimiento
  • Mayor transparencia en las operaciones, las finanzas y el inventario.
  • Operaciones y procesos racionalizados
  • Se han evitado 175.000 dólares en gastos de usuario y unos 250.000 dólares en gastos de personalización.
  • Fundación adquirida para ampliar las operaciones, incluidos los servicios sobre el terreno
Yuri Dorovskij
"Acumatica nos permite concentrarnos en el negocio y despreocuparnos del software. Todos los datos van a una base de datos, así que es una sola versión de la verdad".
Yuri Dorovskikh, Director de TI
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Desafíos

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OFSi suministra productos de primera calidad necesarios en la industria del petróleo y el gas, concretamente para la perforación horizontal de esquisto. La empresa también vende servicios como inspección de tuberías, almacenamiento de tuberías, accesorios, servicios de campo y devoluciones de plataformas. OFSi es conocida en todo el mundo por su roscado de tuberías, que incluye la fabricación de acoplamientos de primera calidad.

Con la adquisición, se hizo evidente de inmediato que el sistema financiero Sage MAS 90 heredado no ofrecía funciones contables básicas y que el sistema de inventario no estaba integrado con el sistema contable. Los sistemas y procesos contables y operativos de OFSi tuvieron que reconstruirse desde cero. No había forma de hacer un seguimiento de los pedidos de venta porque la mayoría de los clientes recibían la factura una vez realizada la venta. Los niveles de inventario se controlaban en función de lo que aparecía en el almacén.

"La facturación se basaba en órdenes de trabajo manuales en papel y copias en papel carbón", explica Yuri Dorovskikh, director de TI de OFSi. "Si facturábamos a un cliente, recuperar toda la documentación relacionada con ese pedido era muy difícil y llevaba mucho tiempo. Además, el proceso de ventas carecía de transparencia porque la facturación se realizaba a posteriori, sin que se crearan órdenes de venta. Peor aún, el proceso de facturación de los servicios de campo se hacía en papel y se enviaba a la oficina central, y sólo entonces se creaba la factura y se enviaba al cliente."

OFSi inició en 2014 un proyecto para actualizar el sistema contable de MAS 90 a Sage 100.

A lo largo de los años, OFSi creció, adquiriendo varias empresas, lo que dio lugar a tres filiales. Intentar incorporar las nuevas unidades de negocio a Sage 100 fue difícil debido a los problemas con el software. OFSi no podía hacer negocios de forma eficaz sin un sistema principal de contabilidad, y la necesidad de un ERP moderno e integrado se hizo evidente.

OFSi consideró Epicor, JobBOSS, Sage y SAP. El equipo eligió Acumatica porque ofrece un modelo de licencia para un número ilimitado de usuarios que ahorraría a la empresa unos 175.000 dólares en cuotas de usuario con respecto a Sage, y porque contaba con una plataforma abierta y adaptable para facilitar la integración con sistemas de terceros.

Solución ERP

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Reto de aplicación: Cambio cultural

"A medida que construimos el negocio de una empresa puramente de servicios a un proveedor de fabricación y soluciones completas, necesitábamos algo más que un sistema de inventario", dice Dorovskikh. "Acumatica nos da la capacidad de proporcionar PO, materia prima disponible y módulos de fabricación para proporcionar inventarios precisos disponibles para la venta, incluidos todos los costes pertinentes".

Dorovskikh convenció a la alta dirección para que implantara Acumatica en una división recién adquirida como caso de prueba, de modo que pudiera demostrar que podía funcionar para toda la empresa, incluidas varias adquisiciones en curso.

Al principio, el mayor reto fue conseguir que muchos en OFSi no sólo adoptaran nuevas prácticas empresariales, sino que también se sintieran cómodos con el uso de la nueva tecnología. "Se trataba de cambiar nuestra forma de hacer negocios".

OFSi adquirió la versión local de Acumatica y ha implantado los módulos de fabricación, inventario, finanzas y servicio de campo, este último diseñado para empresas que reparan productos o equipos en las instalaciones de sus clientes.

También ha integrado soluciones de terceros, como Office 365 y Microsoft PowerBI, entre otras. "Todo lo que Acumatica pueda proporcionar, lo queremos", afirma Dorovskikh. "Estamos planeando construir sobre ella como nuestra base". También señala que ha obtenido la aprobación para gastar un poco más de una cuarta parte de lo que otros proveedores dijeron que tendría que gastar en un ERP.

Resultado

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Los gestores con los permisos adecuados tienen total transparencia sobre las operaciones financieras de OFSi en cualquiera de sus cuatro entidades. "Ahora podemos analizar el retraso en los pagos de los clientes, quién es el mayor cliente en cada momento y cuánto tenemos en inventario", dice Dorovskikh. "Antes no teníamos esta información".

"Ahora los directivos pueden desglosar los datos en Acumatica y ver de dónde procede una cifra real en lugar de tener que pedir a contabilidad que la busque", añade. OFSi tiene unos 300 empleados, de los que unos 80 utilizan Acumatica.

OFSi ha reducido su tiempo de facturación de 21 días al mismo día. Acumatica ha introducido transparencia en sus sistemas y proporciona rápidamente toda la información relacionada con un trabajo o un cliente concretos.

100% de crecimiento de los ingresos

"Acumatica ha permitido a OFSi aumentar sus ventas un 100 por cien año tras año", afirma David Green, vicepresidente de operaciones. El software flexible y completo de Acumatica probablemente ahorró a OFSi unos 250.000 dólares en honorarios de consultoría necesarios para modificar el software según las prácticas de OFSi con otras soluciones ERP, afirma.

La ventaja competitiva de OFSI es que ofrece un paquete completo de tuberías, acoplamientos, conexiones premium, accesorios y servicios de campo. Para ofrecer este paquete completo de productos y servicios con altos niveles de atención al cliente, OFSI necesitaba un sistema ERP de alta precisión para satisfacer los pedidos de los clientes desde la solicitud hasta la entrega en un plazo de 2 semanas. Acumatica ayuda a la empresa a mantener un alto nivel de servicio al cliente.

Incorporación de un sistema MES (Manufacturing Execution System) y una fábrica automatizada

OFSI se encuentra en medio de su cuarta fase de implantación de Acumatica, un esfuerzo personalizado para ayudarle a comprar, vender y supervisar tuberías, junto con los servicios que vende durante el uso de las mismas.

La empresa debe capturar y rastrear parámetros específicos sobre sus tuberías para garantizar la calidad del servicio a sus clientes. Para lograrlo, creó un programa que vincula un pedido específico de tuberías y sus atributos a un código de barras en la tubería que puede rastrearse durante todo su uso, y Acumatica se conectará a todos esos datos.

"Todo tiene que ser trazable, porque si algo va mal en la sede del cliente, tenemos que saber cómo resolverlo", dice Green. Y añade Dorovskikh: "Solo Acumatica podía permitirnos integrar toda esta información".

Facilidad de auditoría

"OFS International, LLC completó recientemente una auditoría de estados financieros de acuerdo con las estrictas directrices del Public Company Accounting Oversight Board, y Acumatica desempeñó un papel integral en su finalización satisfactoria y puntual. Realizamos la auditoría de varios años a la vez, y a mitad del periodo de auditoría habíamos cambiado de ERP de un sistema anterior a Acumatica. Hay una diferencia notable en la recopilación, representación y archivo de datos que proporciona Acumatica frente a nuestro ERP anterior, y Acumatica facilita un nivel de transparencia para nuestros registros que es crucial para nuestro archivo de datos y representación financiera. Nuestras futuras auditorías serán más ágiles gracias a las capacidades de retención y presentación de datos de Acumatica". Añade Erica Howard, contable sénior.

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