La edición para manufactura de Acumatica impulsa el rápido crecimiento de DiamondBack Covers con mayor eficiencia y flexibilidad.
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Solución ERP en la nube de Acumatica para DiamondBack Truck Covers
Sede central
Phillipsburg y Harrisburg, PA EE.UU.
Industria
Fabricación
Aplicaciones sustituidas
QuickBooks y Nuevo en ERP en la nube

Fundas DiamondBack

  • Eliminó la mano de obra adicional dedicada a la transferencia manual de datos, obteniendo procesos automatizados que ahorraron 20 horas semanales
  • Adquirió una plataforma en la nube estable e integral, eliminando las caídas tecnológicas y el cuidado de los servidores.
  • Obtención de una plataforma flexible con API abierta, que permite la personalización en función de las necesidades de la empresa.
  • Reducción de más de 24 horas a 3 minutos del tiempo que tarda un pedido en llegar a la planta de fabricación.
  • Reducción del tiempo de cierre de los libros mensuales de 3 a 4 semanas a 5 días.
  • Ahorro de al menos 15 horas semanales automatizando la introducción de datos de las facturas de transporte.
  • Mejora significativa de la gestión de inventarios, reduciendo los costes de mantenimiento y liberando efectivo.
  • Obtención de listas de materiales que mejoran la precisión del cálculo del coste de los trabajos.
  • Mejora de la toma de decisiones gracias al acceso oportuno a datos en tiempo real, lo que reduce en un 90 por ciento el tiempo que se tarda en recopilar datos.
Kirk Davis
"Acumatica realmente cambió nuestra capacidad de dar a la gente las herramientas que necesitan para tener éxito. Y cuando nuestra gente tiene éxito, podemos influir cada vez más en la comunidad en la que vivimos."
Kirk Davis, Director de Operaciones
Fundas DiamondBack
Desafíos
Solución ERP
Resultado
Desafíos

Desafíos

Desafíos

DiamondBack Truck Covers fabrica y vende fundas rígidas para camionetas directamente a los clientes.
clientes. Las cubiertas duras ayudan a los propietarios de camionetas de varios modelos a proteger y bloquear los artículos en la
de la camioneta. La empresa también vende una cubierta de alta resistencia que puede soportar unas 1.600 libras.

El cofundador Matt Chverchko diseñó la primera cubierta de la empresa cuando él y Ethan Wendle
eran estudiantes de ingeniería en Penn State como parte de un proyecto de clase. Al darse cuenta del
mercado potencial, el dúo lanzó la empresa en 2003 en Philipsburg, Pensilvania.

A los propietarios de camiones les encantó el producto y pronto la empresa, que había empezado a funcionar sin ayuda de nadie, despegó. En los últimos
últimos cinco años, DiamondBack Covers registró un crecimiento de dos dígitos y ahora cuenta con más de 35 millones de dólares en ventas anuales.
millones de dólares en ventas anuales. Este crecimiento ha ayudado a la empresa a entrar en la lista anual de las 5000 empresas de más rápido crecimiento de Inc.
de Inc. En la actualidad, DiamondBack cuenta con 140 empleados en sus modernas instalaciones de fabricación de 40.000 pies cuadrados, un centro de distribución situado a un kilómetro y medio de la fábrica y una oficina de marketing y ventas a dos horas de distancia, en Harrisburg (Pensilvania).

La empresa es uno de los principales empleadores de esta pequeña ciudad de menos de 3.000 habitantes.

Inicialmente, la empresa vendía sus cubiertas y accesorios para camas de camiones a través de distribuidores de automóviles, una venta que requería que los clientes visitaran físicamente un concesionario.
distribuidores de automóviles, una venta que requería que los clientes visitaran físicamente un concesionario. En 2010, abandonaron esa
estrategia y comenzó a vender directamente a los consumidores, una venta que se realiza llamando a DiamondBack y haciendo el pedido por teléfono.
por teléfono. Siete años más tarde, la empresa lanzó un sitio web de comercio utilizando Shopify.

"Tratar directamente con un fabricante en aquella época era algo realmente inaudito", afirma Kirk Davis,
Director de Operaciones. "Realmente nos diferenció y nos permitió atender mejor a nuestros
clientes y mejorar la calidad de nuestros productos".

DiamondBack Truck Covers funcionaba con QuickBooks y utilizaba Shopify, Freightview, Salesforce,
y Shoptech E2, un sistema de gestión de talleres para sus operaciones de fabricación. Ninguna de
aplicaciones estaba conectada de forma fiable, lo que provocaba múltiples problemas y una gran pérdida de tiempo en la coordinación y transferencia de datos.
tiempo perdido coordinando y transfiriendo datos.

"Cuando empezamos hace 20 años, creamos sistemas basados en lo que había disponible en ese momento de forma rentable", dice Davis. "Acabamos teniendo montones de sistemas diferentes que
atornillados entre sí. Eso funcionó durante un tiempo, pero no nos sirvió de mucho". El mosaico de
El mosaico de sistemas era lento, tosco y difícil de manejar, afirma. Además, tenían que añadir puestos
para manejar los datos manualmente a medida que crecía el volumen de transacciones.

"Teníamos tres sistemas diferentes que intentaban alimentar QuickBooks en relación con nuestros ingresos no devengados y pagos anticipados", explica Lori Murawski, Directora de Contabilidad.
no devengados y los pagos anticipados", explica Lori Murawski, Directora de Contabilidad. "Mucha información
provenía de Shopify, Salesforce y nuestro sistema E2 para devoluciones. Un empleado tardaba al menos dos horas
al día para que un empleado procesara todos los pedidos que llegaban".

Reunir y consolidar datos para cerrar un mes significaba mantener los libros abiertos durante
al menos 30 días después del final del mes para garantizar que se incluían los datos de flete y la información de las tarjetas de crédito.
de crédito. Ambos sistemas eran independientes. Llevaba aún más tiempo recopilar datos para poner al día a los ejecutivos.
actualizar a los ejecutivos. "Teníamos problemas para elaborar informes en 20 días", afirma Murawski.
Otras operaciones también sufrían la falta de integración de las aplicaciones, dice Scott Stilson,
Director de Sistemas de Información. "Realmente empezaba a ralentizarnos mucho", afirma.

E2 funcionaba con una base de datos SQL local que podría haberse construido a finales de los años ochenta,
estima. Era muy torpe, y tres partes de nuestro flujo de trabajo del presupuesto al cobro eran muy manuales, por lo que teníamos que emplear mano de obra para gestionarlas".
manual, que teníamos que gestionar con mano de obra".

Cuidando el E2 Import
Uno de esos trabajos manuales era introducir los pedidos de ventas en E2. "Era todo el trabajo de alguien
importación porque a veces arrojaba mensajes de error, que a menudo eran intrascendentes.
pero la importación no continuaba a menos que se pulsara OK", explica.
Por desgracia, la tarea recaía en el responsable de envíos, que era el encargado de alimentar
producción. Stilson calcula que cuidar del sistema le ocupaba el 80% de su tiempo, lo que le dejaba sólo una pizca de tiempo para dedicarse a la producción.
tiempo para gestionar los envíos, lo que provocaba frecuentes cuellos de botella.

La importación de E2 se estrellaba a menudo. "Era angustioso y perdíamos la contabilidad de días enteros porque a menudo se corrompía en QuickBooks.
días de contabilidad porque a menudo se corrompía QuickBooks. Era terrible, y
duró casi un año. Todo el mundo estaba en vilo por si la información llegaría de E2 a QuickBooks.
de E2 a QuickBooks".

Procesos de envío manuales
DiamondBack tuvo que contratar a más personas para gestionar los procesos manuales de envío a medida que crecía. "El
problema era que no había nada que pasara el número de seguimiento, el transportista, o el coste del transportista
a QuickBooks u otros sistemas de Freightview", afirma Stilson. "Estaban copiando y pegando
copiaban y pegaban manualmente el número de seguimiento, el nombre del transportista y los costes en Salesforce, que utilizábamos para la compensación de pedidos de venta.
que utilizábamos para la compensación de pedidos de ventas".

El servicio de atención al cliente tenía que entrar en Salesforce si un cliente llamaba en busca de información.
La información de envío en Salesforce "también servía como punto de referencia para el
equipo de contabilidad cuando necesitaban cotejar las facturas de flete con lo que registrábamos", añade Stilson.
añade. "Así que, de nuevo, cuando el volumen aumentaba, literalmente contratábamos a más gente".

Juego de correspondencia de pagos
Una vez que la información de pedidos y envíos se transfería a Salesforce, era necesario importarla de nuevo a E2 para poder incluirla en otra sincronización con QuickBooks.
de nuevo a E2, para poder incluirla en otra sincronización con QuickBooks. Y lo que es más importante,
Estas importaciones sincronizaban la información de los clientes, pero QuickBooks creaba nuevas cuentas de clientes si algo no coincidía exactamente.
cuentas de clientes si algo no coincidía exactamente, dice Stilson.

"Mientras tanto, hemos utilizado Authorize.net como nuestro procesador de pagos, y su sincronización está escribiendo cosas
a QuickBooks también, y esta sincronización tiene problemas de fragilidad también. Parte uno de lo que llamamos
el juego de coincidencia de pagos era tomar el cliente identificado en Authorize.net y compararlo
con el registro de pago en QuickBooks. Esa información luego tenía que ser emparejado con el
factura, que no aparece hasta que se envía el producto y aparece en la sincronización E2".

Pero la factura no se vincula automáticamente a ningún registro de cliente, explica.
simplemente. "La segunda parte del juego de la correspondencia de pagos consiste en hacer corresponder el cliente y el pago con la factura.
cliente y el pago con la factura, y esto era básicamente todo lo que hacía nuestra especialista en AR porque era todo para lo que tenía tiempo".
tiempo".

Procesos de producción ineficaces
DiamondBack no confiaba en los datos de E2 para tomar decisiones de compra porque el momento de
cuando el material se asignaba a las órdenes de producción no servía para su estrategia de compras justo a tiempo.
justo a tiempo. En su lugar, se basaban en sistemas físicos de reposición de pedidos y tarjetas Kanban para saber cuándo
reordenar un componente. Además, esa falta de confianza provocaba grandes reservas de inventario
conciliadas durante el recuento anual del inventario físico.

"Hemos crecido una media de más del 20% anual, lo que es bastante grande para una
empresa de fabricación como nosotros", dice Davis. "Cuando teníamos una gran cartera de pedidos, teníamos muchas unidades vendidas pero no enviadas.
muchas unidades vendidas pero no enviadas. Todos esos datos estarían en el sistema y sería un
un caos apestoso. Cuantos más datos había en el sistema, más lento funcionaba. Era muy doloroso".

La combinación de todos los sistemas dispares, la lenta confusión de datos y la desconfianza en los números "nos hizo muy rígidos", dice Davis.
desconfianza en los números "nos hizo realmente rígidos", dice Davis. "Nos sentíamos como si estuviéramos
en la Edad de Piedra para atender a nuestros clientes. Tenemos muchas SKU y tenemos que ser capaces de
pivotar rápidamente para servir a nuestros clientes. El sistema anterior no lo permitía".

Solución ERP

Solución ERP

Acumatica Edición Fabricación

Antes de que DiamondBack se lanzara a la compra de un ERP, el equipo mapeó cada proceso para hacer las operaciones más eficientes.
operaciones más eficientes. El resultado fue una lista de deseos de 160 elementos, que redujeron a 40 tras examinar su impacto y significado para la empresa.
40 tras examinar su impacto y significado para la empresa.

DiamondBack evaluó varios ERP, incluidos Rootstock, SAP, Microsoft Dynamics,
Epicor, Infor CloudSuite Industrial, Acumatica y Odoo. Redujeron la lista a Infor y
Infor y Acumatica Manufacturing Edition porque las demás carecían de lo que el equipo consideraba formas sencillas de integración con otras aplicaciones.
de integrarse con otras aplicaciones, afirma Stilson.

"De todos los ERP que miramos, Acumatica parecía que las integraciones iban a ser más fáciles"
dice. "También queríamos una interfaz de usuario bien pensada, en la que Acumatica estuviera por encima de todos los demás".
cabeza y hombros por encima de los demás. Era la mejor interfaz de usuario de todos los ERP que miramos".

Davis añade: "Queríamos algo realmente sencillo. Lo que hacemos no es
complicado. Y necesitábamos algo que se integrara bien con nuestras plataformas de comercio electrónico".

La flexibilidad y la API abierta de Acumatica eran importantes porque DiamondBack quería conservar
varios de sus procesos exclusivos que los ejecutivos sabían que requerirían cierta personalización.

DiamondBack creó algunos de esos procesos utilizando Workato, una plataforma de
que orquesta procesos y ofrece cientos de conectores precodificados que ayudan a
a hacer más eficientes los procesos de la empresa. La plataforma flexible de Acumatica permite que muchas aplicaciones de terceros se conecten a ella.
aplicaciones de terceros, lo que ayuda a las pequeñas empresas a hacer negocios a su manera.

Resultado

Resultado

Los datos en tiempo real aumentan la eficacia de DiamondBack

Con Acumatica instalado, DiamondBack ahorró incontables horas y se volvió mucho más
mucho más eficiente porque se eliminaron la mayoría de las tareas manuales de introducción de datos. Nadie pasa horas
introduciendo datos en un sistema y luego en otro. La tarea de cotejo de pagos se eliminó con
con un proceso automatizado. El inventario es preciso y la información de envío se comparte automáticamente
automáticamente entre departamentos.

Con Acumatica, DiamondBack dispone de una plataforma integrada de extremo a extremo que conecta todas las partes de la empresa y elimina los silos de datos y las soluciones individuales.
de la empresa y elimina los silos de datos y las soluciones individuales. La empresa obtuvo un
sistema único de registro en sus tres sedes.

"Casi todos los procesos en los que tenía que intervenir un humano han desaparecido", dice Davis. Ahora, esos
empleados trabajan en tareas diferentes, de mayor nivel y valor añadido. "Ha cambiado realmente la forma en que utilizamos
nuestra gente porque Acumatica y las integraciones están haciendo el trabajo".

Tener toda la información en una única fuente de verdad significa que los empleados no se preguntan si los datos de QuickBooks coinciden con los de Salesforce, Shopify o E2.
de QuickBooks coincidían con los datos de Salesforce, Shopify o E2. "Antes teníamos que recopilar
los datos e intentar conciliar todos los sistemas", afirma Murawski. "Siempre había una sensación de
'¿es QuickBooks realmente correcto? ¿Qué dice Shopify? En el aspecto financiero había muchos
objetivos móviles. Ahora, todo está en un solo sistema".

Gracias a los datos en tiempo real, "puedo rastrear las transacciones hasta las finanzas y, de hecho, estamos haciendo un recuento cíclico de nuestro inventario con Acumatica, por lo que nuestro inventario es mucho más preciso", añade.
con Acumatica, por lo que nuestro inventario es mucho más preciso", añade.
Murawski y su equipo pueden hacer un seguimiento de las transacciones, ver las solicitudes de devolución y mejorar el servicio al cliente ahora que pueden consultar los datos de los clientes en tiempo real.
mejorar el servicio al cliente ahora que pueden consultar información sobre pedidos o pagos al instante.
Antes, un empleado de contabilidad no podía rastrear los costes de los productos a través de las actividades porque los datos se encontraban en E2, y no en la base de datos.
los datos estaban en E2, no en el sistema financiero, por lo que determinar los márgenes brutos requería algunas conjeturas.
conjeturas. Ahora, los márgenes brutos se calculan y están disponibles al instante.

La determinación de los ingresos no devengados y su conciliación con los pedidos prepagados es mucho más precisa porque Acumatica procesa automáticamente los datos en el sistema.
precisa porque Acumatica procesa automáticamente los datos en el sistema. "Es un ahorro
ahorro de tiempo", afirma Murawski. "El proceso le llevaba (a un empleado de contabilidad) al menos dos
horas al día recopilar todos los pedidos que llegaban de los distintos sistemas, y ahora eso
a media hora".

Acumatica: Un cambio de juego operativo

DiamondBack ha mejorado el acceso a la información desde el pedido hasta el cobro, y ha hecho que las operaciones
mucho más eficientes, afirma Davis. "Personalmente, me encanta que Acumatica me haya permitido tener
datos en tiempo real para tomar grandes decisiones y hacer llegar grandes datos a mi gran gente. Acumatica ha
ha cambiado mucho las reglas del juego".

El cálculo de costes de la empresa es más preciso que nunca, afirma, y ahora supera el 92%.
Estamos comprando basándonos en lo que vemos físicamente en el inventario y en lo que nos dice el sistema, y eso ha sido tremendo".
y eso ha sido tremendo". La empresa ha evitado las piezas agotadas y los pedidos de piezas tardíos.
En lugar de esperar a que los sistemas actualicen la información de los pedidos, un proceso que puede tardar más de 24 horas, Acumatica entrega la información de los pedidos en tiempo real.
horas, Acumatica entrega la información de los pedidos en 3 minutos, afirma. "Ahora trabajamos
con dispositivos portátiles, que funcionan muy bien".

Disponer de una única fuente de datos en sus tres sedes mejoró el servicio al cliente.
Los empleados pueden ver rápidamente en qué fase se encuentra un pedido, ya sea en fabricación,
de fabricación, cumplimiento, envío o cuándo se espera que llegue al cliente.
Disponer de la información al instante ayudó a DiamondBack a ofrecer un servicio de atención al cliente mejor y más rápido, lo que es fundamental en la venta directa.
al cliente, lo que es fundamental cuando se vende directamente a los consumidores.
Al ofrecer interfaces de programación de aplicaciones (API), Acumatica facilita a las empresas
integrar aplicaciones específicas del sector o de terceros que mejor se adapten a las necesidades únicas de una empresa.
de la empresa. Para DiamondBack, era fundamental que Acumatica se conectara a Workato, una plataforma de automatización de la integración, que los desarrolladores internos utilizaban para integrar las aplicaciones de Acumatica.
de integración, que los desarrolladores internos utilizaban para crear varios procesos.

"La apertura de Acumatica hace posibles integraciones que antes eran completamente impensables", afirma Stilson.
antes", afirma Stilson. "Acumatica nos permitió construir un puente programático
entre nuestra plataforma de comercio electrónico que simplemente se ejecuta sin que tengamos que tocarla". La empresa
agilizó los pedidos con un proceso automatizado personalizado que toma la información de tarifas de envío y reservas de Pacejet, un proveedor de servicios de Internet.
de Pacejet, una aplicación de envío de terceros, que devuelve automáticamente la información necesaria a Acumatica.
automáticamente a Acumatica.

También crearon un proceso para introducir los pedidos de ventas y la información de pago de Shopify a través de ese puente automatizado a Acumatica.
ese puente automatizado a Acumatica, que luego crea una factura que se rellena con la
información del cliente al mismo tiempo. "En cuanto todo llega a Acumatica, la especialista en cuentas por cobrar tiene todo lo que necesita.
cuentas por cobrar tiene todo lo que necesita. La correspondencia ya está hecha", afirma Stilson.

La mejora continua impulsa la Comunidad

La empresa sigue centrándose en los principios de fabricación ajustada y mejora continua
mientras despliega nuevas funciones de Acumatica y se prepara para seguir creciendo.

En DiamondBack, queremos ser un lugar en el que a los empleados les guste trabajar y a los clientes les guste comprar, y queremos tener un impacto medible en nuestra comunidad", afirma Davis.
comprar, y realmente queremos tener un impacto medible en nuestra comunidad", dice Davis.
"Acumatica realmente cambió nuestra capacidad de dar a la gente las herramientas que necesitan para tener éxito. Y cuando
nuestra gente tiene éxito, podemos tener un impacto cada vez mayor en la comunidad en la que vivimos".

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