El flujo de caja en los negocios: qué es y cómo gestionarlo

En este artículo:

1. 1. 1. ¿Qué es el flujo de caja?
      2.  ¿Cuál es el objetivo principal del flujo de caja?
      3. Tipos de flujo de caja: cómo entender las entradas y salidas de efectivo de una empresa
      4. Cálculo del flujo de caja
      5. Aspectos básicos de la creación de un estado de flujos de tesorería
      6. Soluciones informáticas para el flujo de caja y la previsión de tesorería
      7. Conclusión

Una gestión eficaz del flujo de caja ayuda a los equipos financieros a tomar decisiones más rápidas y precisas basándose en datos coherentes y actualizados. En las secciones siguientes se abordan primero los conceptos básicos y, a continuación, se relacionan con los procesos prácticos de gestión de tesorería y elaboración de previsiones.

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es el movimiento neto de efectivo que entra y sale de una empresa durante un período determinado.

Las entradas de efectivo incluyen los pagos de los clientes, los fondos obtenidos de préstamos y la venta de activos.

Las salidas de efectivo incluyen los pagos a proveedores, las nóminas, el alquiler, los impuestos y el servicio de la deuda.

Las empresas realizan un seguimiento del flujo de caja mediante informes internos periódicos (a menudo mensuales) y a través del estado de flujos de efectivo, que resume las entradas y salidas de efectivo derivadas de las actividades de explotación, de inversión y de financiación.

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben controlar de dónde procede el dinero que reciben y cómo lo utilizan a lo largo del tiempo. Esta información se elabora y presenta en informes mensuales o trimestrales de tesorería y en estados anuales de tesorería.

El flujo de caja no es lo mismo que los ingresos o las ganancias. Los ingresos es lo que se gana con las ventas. Los ingresos (beneficios) es lo que queda después de contabilizar los gastos. El flujo de caja refleja cuándo el dinero entra y sale realmente de las cuentas bancarias y de caja, por lo que las empresas rentables pueden seguir enfrentándose a problemas de liquidez.

Por qué el flujo de caja es importante a la hora de tomar decisiones financieras

La gestión del flujo de caja ayuda a las empresas a comprender su liquidez: es decir, si la organización dispone de suficiente efectivo para hacer frente a sus obligaciones a medida que vencen. Sirve de apoyo para la toma de decisiones cotidianas (pago a proveedores, planificación de compras) y a largo plazo (servicio de la deuda, reinversión y planificación del crecimiento).

Una buena visibilidad del flujo de caja también ayuda a los inversores y a las entidades crediticias a evaluar la solidez financiera.

La visibilidad del flujo de caja permite determinar si una empresa puede:

• Paga puntualmente tus obligaciones a corto y largo plazo
• Cubrir los gastos de funcionamiento (proveedores, nóminas, alquiler, impuestos)
• Reinvertir en crecimiento (existencias, equipamiento, expansión)
• Prevé un colchón financiero para necesidades estacionales o imprevistas
• Apoyar los repartos a los accionistas o propietarios cuando sea pertinente

Tipos de flujo de caja: cómo entender las entradas y salidas de efectivo de una empresa

El estado de flujos de efectivo agrupa las actividades en tres categorías: de explotación, de inversión y de financiación. Analizarlas por separado te ayuda a determinar si el efectivo se genera a partir de las operaciones principales o de operaciones puntuales, como la obtención de préstamos o la venta de activos.

1. Flujo de caja de las operaciones

Se trata del dinero utilizado para fabricar bienes, como existencias, materiales y mano de obra. También incluye el efectivo obtenido de la venta de esos bienes. Este flujo muestra si una empresa puede mantener o aumentar sus operaciones. También ayuda a los directivos a ver si necesitan financiación externa.

2. Flujo de caja de las inversiones

Es el dinero gastado y ganado en diferentes inversiones empresariales. Entre ellas se incluyen las inversiones en activos físicos, valores como acciones y bonos, e investigación y desarrollo (I+D).

3. Importe mínimo de efectivoFlujo de caja de las actividades de financiación

Es el efectivo utilizado para financiar una empresa, incluidas las transacciones de deuda, capital y dividendos. Las empresas comparten su ratio deuda-capital con los inversores. Los inversores valoran los beneficios actuales y futuros de las empresas.

Las empresas pueden calcular cada tipo de flujo de caja (véase la sección siguiente) y utilizar esos datos para tomar decisiones operativas y financieras cruciales.

Por ejemplo, supongamos que un restaurante quiere convertirse en cadena. Antes de abrir otro restaurante, el equipo directivo debe saber cuánto dinero genera el restaurante actual. Esto incluye el efectivo de las operaciones, las inversiones y la financiación. Esto les mostrará si tienen suficiente dinero para cubrir los costes iniciales y futuros de la expansión.

Cálculo del flujo de caja

Según NerdWallet, puedes calcular el flujo de caja neto siguiendo una sencilla fórmula:

Flujo de caja total - Flujo de caja total = Flujo de caja neto

He aquí el desglose:

1. Elija el periodo de tiempo para el que desea realizar el cálculo: un mes, un trimestre, etc.
2. Determine la cantidad total de efectivo en las cuentas de su empresa. Este es tu saldo inicial.
3. Sume los ingresos del periodo elegido. Esto incluye cualquier dinero que haya entrado en tu empresa procedente de transacciones de ventas en efectivo, ventas de activos, préstamos, transferencias, etc.
4. Sume las entradas al saldo inicial. Esto te dará el total de entradas de efectivo.
5. Sume sus salidas durante el periodo elegido. Esto incluye cualquier dinero que haya salido de tu empresa, como pagos por gastos operativos, de inversión y financieros (inventario, salarios, gastos generales, impuestos, préstamos y facturas). Así obtendrás el total de salidas de efectivo.
6. Resta el total de salidas de caja del total de entradas de caja. Así obtendrá el flujo de caja neto

Pero medir la salud financiera de su empresa requiere conocer algo más que el flujo neto (NCF). También debes calcular el flujo de caja de explotación (OCF), el flujo de caja de inversión (CFI) y el flujo de caja de actividades de financiación (CFF). American Express proporciona buenas fórmulas para realizar estos cálculos:

Flujo de caja operativo

El OCF muestra cómo su empresa genera efectivo a partir de sus operaciones diarias.

Beneficio neto + Gastos no monetarios - Variación del capital circulante = Flujo de caja de explotación

Flujo de caja de inversiones

El CFI muestra cómo su empresa está asignando dinero para obtener beneficios a largo plazo.

Compra/Venta de Inmovilizado + Compra/Venta de Otras Actividades + Compra/Venta de Valores Negociables = Flujo de Caja de Inversión

Flujo de caja de las actividades de financiación

El CFF muestra cuánta financiación está generando su empresa a lo largo del tiempo.

Entradas de caja por emisión de capital o deuda - (Dividendos pagados + Recompra de deuda y capital) = Flujo de caja por financiación

Aspectos básicos de la creación de un estado de flujos de tesorería

El estado de flujos de efectivo resume los movimientos de efectivo durante un periodo y agrupa las actividades en las secciones de explotación, inversión y financiación. Complementa la cuenta de resultados (rentabilidad) y el balance (activos y pasivos) al centrarse en la liquidez.

En conjunto, estas tres afirmaciones ayudan a responder a diferentes preguntas:

• Cuenta de resultados: ¿Somos rentables?
• Balance: ¿Qué tenemos y qué debemos?
• Estado de flujo de caja: ¿Disponemos de suficiente efectivo y de dónde procede?

Dirección General de Empresas

Más información

Las empresas suelen preparar el flujo de caja operativo utilizando:

• Método directo: enumera las principales categorías de ingresos y pagos en efectivo (por ejemplo, el dinero en efectivo cobrado a los clientes y el pagado a los proveedores).
• Método indirecto: parte de los ingresos netos y los ajusta en función de las partidas no monetarias y las variaciones del capital circulante para conciliar los beneficios con el flujo de caja operativo. Muchas organizaciones utilizan el método indirecto porque está estrechamente vinculado a los estados financieros elaborados según el principio de devengo.

Una vez que hayas elegido un método para calcular el flujo de caja operativo, recopila las actividades de inversión y financiación, y luego presenta los totales en las tres secciones habituales.

Si la elaboración de extractos y la conciliación de las operaciones de caja requieren mucho tiempo, las herramientas modernas de gestión de tesorería y automatización pueden reducir el trabajo manual al centralizar las transacciones, mejorar la conciliación y mantener los saldos actualizados.

Soluciones informáticas para el flujo de caja y la previsión de tesorería

El software de flujo de caja dentro de una solución ERP(Enterprise Resource Planning) completa ofrece a las empresas una única herramienta con funciones de gestión de efectivo para ayudar a los usuarios a gestionar las transacciones diarias, realizar un seguimiento de los saldos de efectivo, gestionar las transferencias de fondos y gestionar las conciliaciones de cuentas bancarias en un solo lugar, y hacerlo en tiempo real.

Con la solución ERP adecuada, las empresas pueden automatizar la gestión del flujo de caja. También pueden simplificar los procesos de conciliación bancaria.

Esta solución se integra con todos los módulos financieros, como el libro mayor, las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar. También puede cumplir los requisitos fiscales.

Una solución ERP puede crear informes personalizados. Estos informes ayudan a equilibrar las cuentas de tesorería y a gestionar las reservas de efectivo a corto plazo. También alertan a las empresas de posibles problemas.

El software ERP ayuda a prever el flujo de caja. Permite a las empresas predecir las necesidades futuras de efectivo utilizando datos detallados de las transacciones. Si el sistema está basado en la nube, también ofrece seguridad para las cuentas. Esto se consigue mediante el control de acceso a la información y los saldos de las cuentas de efectivo.

Conclusión

Para tener éxito en la turbulenta economía actual, las empresas deben gestionar eficazmente su tesorería. Unos estados de tesorería precisos y fáciles de crear -junto con las cuentas de resultados y los balances- mostrarán claramente cuánto dinero entra y sale de su empresa, dotándole de los datos que necesita para tomar decisiones financieras acertadas para hoy y para el futuro.

La suite de gestión financiera Acumatica incluye funciones de gestión de tesorería que permiten realizar un seguimiento de los saldos de caja, gestionar las transacciones y transferencias de efectivo, y llevar a cabo la conciliación bancaria, todo ello en un único sistema.

Gracias a funciones como las importaciones bancarias, los equipos pueden programar la importación de transacciones bancarias para reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia de la conciliación. (Acumatica Cloud ERP)

Estas funciones facilitan la visibilidad diaria de la tesorería y los procesos de previsión a corto plazo. (Acumatica)

Ka Man Chan, director financiero de Key Code Media, cliente de Acumatica, afirma: "Ahora podemos verlo todo en Acumatica al instante. Podemos ver un ecosistema unificado y comprender dónde estamos al instante. Es maravilloso".

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