AcumatiCaresEs la cuenta atrás para implantar con éxito un ERP en la nube. El octavo paso guía a las empresas a través de todo lo que necesitan saber para ponerse en marcha de la forma correcta.
Por fin hemos llegado al último paso de los ocho pasos de Acumatica para el éxito de la implementación. Si te perdiste los primeros siete pasos de implementación de ERP en la nube (y los dos pasos previos), este sería un buen momento para revisarlos.
- Paso previo A: Conseguir la implicación de la dirección y los informáticos
- Paso previo B: seleccione su ERP
- Paso 1: Elija su opción de implantación
- Paso 2: Reúna a su equipo de implantación
- Paso 3: Defina sus requisitos
- Paso 4: Desarrollar un plan de proyecto
- Paso 5: Migrar los datos
- Paso 6: Desarrollar un plan de pruebas
- Paso 7: Elaborar un plan de formación
Una vez que haya llegado al octavo paso, usted y su equipo estarán listos para pulsar el botón de puesta en marcha... excepto que no es tan fácil como pulsar un botón.
Planificación de la entrada en funcionamiento
En primer lugar, hay que felicitarle. Llegar al octavo paso y completar con éxito la mayor parte de la implantación de su ERP en la nube ha sido un proceso que ha consumido tiempo y energía. Afortunadamente, cada paso le ha acercado un poco más a la puesta en marcha de su nueva solución basada en la nube.
La primera decisión es decidir cuándo programar la puesta en marcha. Normalmente, se programa a una hora que cause el menor impacto posible en la empresa, lo que hace que los fines de semana sean un momento perfecto para la mayoría de las empresas.
La siguiente decisión es elegir el enfoque de la puesta en marcha. Hay tres opciones entre las que elegir, con sus pros y sus contras.
Big Bang
Con el enfoque Big Bang, el nuevo sistema se activa y se utiliza exclusivamente en adelante. El sistema antiguo se desactiva y se utiliza para archivar información.
Pros:
- Esta opción es la que requiere menos tiempo, ya que el corte se realiza una sola vez.
- Todos los empleados de la empresa utilizan el nuevo sistema Acumatica.
- Este enfoque elimina la tentación de volver al sistema antiguo.
Contras:
- Puede haber riesgo si el nuevo sistema no se configura correctamente, ya que el antiguo ya no está disponible.
- Un fallo en el rendimiento del sistema en un área puede afectar a otras áreas de la empresa.
Enfoque por fases
Con el enfoque por fases, el nuevo sistema se activa por etapas para minimizar las interrupciones de las operaciones. Las fases pueden desglosarse por módulos, zonas geográficas o unidades de negocio.
Pros:
- Hay varias fechas de entrada en funcionamiento, pero cada fase es más pequeña, menos complicada y menos arriesgada que un enfoque "big bang".
- Si hay algún problema con la migración, puede solucionarse de uno en uno antes de empezar la siguiente fase.
Contras:
- Este planteamiento exigirá coordinación a la hora de decidir qué módulos se activan a continuación.
- La integración de elementos del nuevo sistema y del sistema heredado para que funcionen juntos puede resultar compleja durante esta fase de transición. Las interfaces temporales entre ambos sistemas pueden añadir más tiempo y costes.
Funcionamiento en paralelo
Con el funcionamiento en paralelo, tanto el sistema antiguo como el nuevo funcionan al mismo tiempo. Los usuarios aprenden el nuevo sistema mientras trabajan simultáneamente en el antiguo.
Pros:
- Esta opción es la de menor riesgo, ya que nunca existe la posibilidad de perder datos durante el cambio.
- Los usuarios pueden familiarizarse con el nuevo sistema ERP antes de migrar a él, sin interrupciones para la empresa.
Contras:
- Este método es el que requiere más tiempo y esfuerzo de los tres.
- Existe la posibilidad de que los usuarios no quieran adoptar el nuevo sistema porque siguen teniendo acceso al antiguo.
- Da lugar a una duplicación de esfuerzos, ya que los usuarios deben introducir los datos en ambos sistemas.
No existe un planteamiento único que funcione mejor para todas las empresas. Algunas empresas incluso optan por realizar un "big bang" para los módulos principales que son necesarios para la continuidad del negocio y luego utilizan un enfoque por fases para los módulos restantes y la funcionalidad del sistema. Su socio de Acumatica podrá ayudar a su equipo a decidir cuál es la mejor opción de puesta en marcha para los requisitos exclusivos de su empresa.
Ejemplo de plan de implantación gradual por módulos
Ya casi está: compruebe la lista de comprobación de la puesta en marcha
La expectativa de utilizar un software ERP en la nube moderno, móvil e integrado está a punto de convertirse en realidad, pero hay algo más que debe hacer antes de pulsar el botón de puesta en marcha: Comprobar que dispone de los elementos importantes.
Esta lista de comprobación le garantizará que no se ha saltado ningún paso en el proceso de implantación del ERP:
- Ejecutar y superar todas las pruebas de aceptación del usuario en el sistema de pruebas.
- Completar la formación de expertos en la materia (SME) y de usuarios.
- Garantizar que los datos financieros estén actualizados (saldos del libro mayor, transacciones pendientes de AP y AR, inventario preciso) y listos para la puesta en marcha.
- Establezca un plan de respaldo en caso de que la puesta en marcha no tenga éxito.
- Decidir el enfoque para adoptar el nuevo sistema (big bang, por fases, paralelo, híbrido).
- Documente las funciones y responsabilidades de los miembros de su equipo durante el proceso de puesta en marcha.
- Asegúrese de que los sistemas esenciales y el personal de su equipo (y de otros lugares, si es necesario) estarán disponibles para la puesta en marcha.
- Practique las actividades de migración de datos y transición en un sistema de preproducción.
- Garantizar que los datos y sistemas de producción estén listos para la puesta en marcha.
- Definir los criterios y el calendario para dejar de utilizar el antiguo sistema ERP.
- Vuelva a ejecutar las pruebas de aceptación del usuario en el entorno de producción y asegúrese de que todas las pruebas se superan antes de la transición.
Una vez marcados todos los pasos, tiene luz verde para empezar a experimentar las ventajas de una tecnología ERP adaptable, asequible y basada en la nube que proporciona una visión en tiempo real de su empresa a todos los empleados (en función de los permisos de usuario, por supuesto) desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Anímese a implantar su ERP en la nube
Texas Scenic Company, una de las primeras empresas en adoptar Acumatica Construction Edition, es una de las miles de empresas que han completado con éxito los ocho pasos de Acumatica para implantar con éxito un ERP en la nube. Históricamente, la empresa había considerado que la implantación de un nuevo sistema de gestión empresarial suponía un reto y resultaba poco atractiva para sus usuarios. No es así con Acumatica.
En realidad, es el primer sistema en el que los usuarios nos preguntan: "¿Cuándo empezamos a funcionar?", en lugar de: "Me muero de miedo de que llegue el día"", afirma Ron Fairchild, Director Financiero. "Ha sido una grata sorpresa. Llevo 30 años haciendo esto. Es la primera vez que me pasa".
La empresa de equipamiento teatral de servicio completo conoció Acumatica a través de su socio consultor Clients First, que también les ayudó con la implementación de ERP en la nube. Todos los clientes de Acumatica contarán con la misma asistencia integral por parte de un socio de Acumatica experto en implementaciones de ERP en la nube de Acumatica.
"Es una solución moderna en la nube que gestiona nuestro negocio de fabricación, servicios, distribución y construcción en una solución integrada cohesiva que permite un flujo de datos sin fisuras", afirma Ron.
Una implementación exitosa y sin problemas de ERP en la nube es emocionante para las empresas que buscan formas de ser más eficientes y rentables en la nueva economía digital. Elegir Acumatica, como hizo Texas Scenic Company, significa experimentar los ocho pasos de Acumatica para el éxito de la implementación combinados con la experiencia de nuestros socios de Acumatica.
Si está preparado para experimentar el mismo éxito en la implantación de ERP en la nube, póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo.
