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¿Por qué es importante que cada persona entienda la información de gestión financiera de su empresa? ¿Y qué papel desempeñan el CFO moderno y su equipo en esa comprensión? Estas son las preguntas a las que responde el artículo de hoy, el tercero de nuestra serie sobre el CFO moderno. Y creemos que le merecerá la pena leer los dos primeros sobre KPIs e informes y planificación para el crecimiento.
A medida que se han ido generalizando las herramientas automatizadas, el papel del director financiero moderno y del departamento de contabilidad ha cambiado. Los equipos de contabilidad dedican más tiempo a los procedimientos y controles y menos a buscar los 0,01 dólares que faltan en una conciliación bancaria. Existe una enorme presión para proporcionar información e informes financieros con rapidez, ya que los jefes de departamento dependen de la contabilidad para obtener información oportuna y relevante que les permita tomar el tipo de decisiones rápidas necesarias para sobrevivir en el mundo actual. Si a esto añadimos la necesidad de que los contables mantengan la integridad del sistema, validen y sincronicen los datos almacenados en sistemas desconectados y gestionen el control de versiones de innumerables hojas de cálculo, nos encontramos con jornadas de 12 horas diarias.
Pero, ¿todo este tiempo y esfuerzo beneficia realmente a los miembros de la organización a la que sirven los contables? ¿Son capaces los jefes de departamento de conectar sus objetivos y actividades con los resultados financieros de la empresa? ¿Comprenden la información reflejada en los estados financieros y cómo influir en los resultados reflejados en ellos? Deberían y he aquí por qué.
Un nuevo papel para los equipos de gestión financiera
El trabajo del Director Financiero moderno y del departamento de contabilidad no es sólo crear y verificar la información y los informes financieros, sino hacer que esa información validada sea relevante y útil para el resto de la organización. El lenguaje de la contabilidad no puede seguir siendo una lengua extranjera hablada y entendida sólo por contables. Es hora de cambiar el enfoque desde el nivel del Director Financiero hasta el departamento de contabilidad.
Los contables de hoy deben aprender a traducir la información de gestión financiera de forma que pueda ser comprendida y aplicada por todos los miembros de una organización. Esto significa que los profesionales financieros de hoy en día no sólo deben automatizar, sino también educar y comunicar si quieren contribuir de forma valiosa al éxito de la organización.
Automatice
Con la solución ERP y el software de gestión financiera adecuados, muchas de las tareas tradicionales de los contables ya se están reduciendo o eliminando al automatizar muchas de sus tareas, liberando a los contables para que dediquen más tiempo a la formación y la comunicación.
Por ejemplo:
- Las conciliaciones bancarias mensuales pueden automatizarse para mantener las transacciones conciliadas diariamente.
- La Inteligencia Artificial puede aplicarse a las herramientas de escaneado y entrada de facturas, almacenando el documento original electrónicamente con la transacción del sistema.
- En la aplicación pueden establecerse flujos de trabajo automatizados y límites de aprobación de facturas.
- Las tablas dinámicas pueden generarse dentro de su aplicación de contabilidad, de modo que los datos de los informes financieros de gestión estén actualizados y controlados.
El primer paso para mejorar la comunicación y la educación en toda una organización es disponer de una visión centralizada y coherente de la información.
Educar
A medida que los empleados alcanzan el éxito profesional y ascienden en la escala organizativa, se espera de ellos que comprendan la información y a menudo interactúen con ella. Sin embargo, rara vez se les proporciona formación en conceptos financieros básicos, y mucho menos en consideraciones específicas de gestión financiera que sean relevantes para su empresa. Es imposible que estos líderes influyan en unos resultados financieros que no comprenden.
Considere la posibilidad de ofrecer oportunidades de formación a su equipo, por ejemplo
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- Crear un club de lectura e invitar al personal de contabilidad y a los jefes de departamento a leer y comentar la información. Empezar con "Managing by the Numbers", de Chuck Kremer.
- Sharhttps://www.slideshare.net/ing esta presentación de diapositivas en línea brihttps://www.slideshare.net/ef disponible en slideshare.net: "Understanding Financial Statements" con cualquier persona que tenga impacto en los resultados financieros.
- Crear clases de formación de 1 hora (en inglés sencillo) para explicar conceptos que repercuten en los resultados financieros para la dirección y el personal. Incluye temas como:
- Reconocimiento de ingresos
- Informes de gastos
- Gastos de viaje y codificación con la nueva ley fiscal
- Contabilidad de devengo frente a contabilidad de caja
- ¿Cuándo un artículo es un gasto y cuándo un activo?
- Políticas de cálculo de costes de inventario
Comunicar
La contabilidad es una lengua extranjera para la mayoría de los empresarios. Pocas personas pueden hablar o entender el lenguaje de los GAAP o principios contables generalmente aceptados: "Devengo frente a Caja", "Activo frente a Gasto", o peor aún, qué hace que algo sea un "Debe frente a un Haber". Para mantener su relevancia en las organizaciones de hoy en día, los contables y sus líderes deben cambiar su enfoque principal del cumplimiento de las normas de back-office a la comunicación de front-office.
En lugar de dedicar todo su tiempo a crear, introducir y conciliar transacciones repetitivas y rutinarias, los contables de hoy deben colaborar con los responsables de los departamentos en la planificación, el análisis y la interpretación de los resultados para mejorar la toma de decisiones.
Esto requiere nuevas habilidades y nuevas herramientas, así como el apoyo del software de gestión financiera, como el ERP en la nube Acumatica, que puede poner la información relevante a su alcance de forma controlada pero estructurada.
Por ejemplo:
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- Guíe a todos los miembros de su empresa a través de un ejemplo de estado de flujo de caja (o de su organización, si puede).
- Trabajar con los equipos de los departamentos para ayudar a crear medidas visibles -tanto líderes como rezagadas- que ayuden a todos a comprender los impulsores de los resultados críticos de la empresa.
- Muestre a los equipos de ventas cómo pueden utilizar la información contable y de CRM integrada para supervisar las retenciones de crédito y los saldos pendientes de clientes desde sus propias pantallas personalizadas.
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Causar impacto
Como Director Financiero Moderno o responsable de un departamento financiero, dominas el lenguaje de la contabilidad. Sabe cómo funciona un balance y puede crear cuentas T mientras duerme. Puede dar sentido tanto a la sección 179 del Código como a la 157 del FASB. Puede crear estados financieros que cuadren y ofrecer asesoramiento sobre el impacto potencial de transacciones pendientes de todo tipo.
Tiene unas habilidades excepcionales y mucho trabajo, pero con la ayuda del sistema automatizado adecuado, puede eliminar algunas de las tareas pesadas que le impiden tener un impacto aún mayor en su organización. Si dedica tiempo a ponerse en el lugar de los miembros de su equipo que no son contables y les ayuda a comprender parte de la información que usted crea, podrá ayudarles a mejorar los resultados financieros de la empresa y a apropiarse de las transacciones que controlan. El resultado es una verdadera asociación entre la contabilidad y todos los demás departamentos de la organización.
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