AcumatiCares
El objetivo permanente de la organización sin ánimo de lucro Cornell Cooperative Extension (CCE) es influir y mejorar la vida de los ciudadanos de todo el estado de Nueva York. Durante más de 100 años, ha hecho precisamente eso, pero su sistema financiero y de informes heredado creaba ineficiencias operativas. El equipo de CCE, plenamente consciente de su necesidad de un software en la nube con capacidades para organizaciones sin ánimo de lucro, estudió varias soluciones. Prelude Consulting Inc., socio tecnológico de CCE desde hace muchos años, recomendó Acumatica.
Según Roxanne Churchill, especialista en finanzas de todo el estado, en la historia de éxito de clientes de Acumatica de CCE, "descubrimos que Acumatica era sin duda el mejor".
La historia de CCE
En 1894, el CCE empezó a extender la investigación de la Universidad de Cornell, de la Facultad de Agricultura y Ciencias de la Vida (CALS) y de la Facultad de Ecología Humana (CHE), a los habitantes de los 56 condados de Nueva York y de los cinco distritos de la ciudad. Esta organización sin ánimo de lucro colabora con organismos públicos locales, estatales y federales y cuenta con el apoyo del sistema nacional Land-Grant y de la Universidad de Cornell. CCE se centra en mejorar la producción agrícola y alimentaria; la crianza de los hijos, la vida familiar y la dinámica familiar; la salud y la nutrición infantil; las oportunidades para las familias de veteranos y militares; la conservación y gestión del agua, la tierra y la energía; y mucho más.
No es ninguna sorpresa que CCE haya sido seleccionado para ser el Cliente de Impacto del Año 2022 de Acumatica. El criterio para este premio es ser una organización que "existe para hacer del mundo un lugar mejor", y CCE se ajusta perfectamente a la descripción. La organización recibió el reconocimiento durante el discurso de apertura del primer día en Acumatica Summit 2022 por sus esfuerzos de sostenibilidad y mejora de la comunidad.
Antes de convertirse en cliente de Acumatica, los esfuerzos de CCE se veían gravemente obstaculizados por su solución financiera, Sage ACCPAC. El anticuado sistema se había encargado durante más de dos décadas de gestionar las finanzas, los informes y los requisitos de seguimiento de 1500 empleados y 65 bases de datos diferentes. Los 12 puntos de venta de Taste NY de CCE, que venden alimentos y artesanía fabricados en el estado, funcionaban con QuickBooks desconectado de su sistema heredado de Sage.
Huelga decir que hubo más de una frustración, como el procesamiento manual de datos en hojas de cálculo, la imposibilidad de controlar el cumplimiento en toda la organización, el acceso limitado al sistema financiero debido a restricciones de licencia y la tardanza de un mes en obtener los informes de fin de mes. Robert Batt, director ejecutivo de CCE del condado de Orleans, afirma: "Cuando trabajábamos con Sage, obviamente había algunos obstáculos que impedían el éxito. Lo más frecuente era que mi personal no pudiera obtener la información que necesitaba a tiempo."
Llevar el CCE al siglo actual con el software en la nube de Acumatica
Los requisitos de CCE para el software en la nube que le permitiría "entrar en el siglo XXI" eran muy sencillos. El equipo quería un ERP para organizaciones sin ánimo de lucro, asequible y con capacidad para muchos usuarios.
Además, Roxanne afirma: "También necesitábamos que fuera muy fácil de usar, porque en el CCE tenemos un amplio abanico de conocimientos y capacidades. También queríamos asegurarnos de que teníamos lo que necesitábamos para todas las personas y todas las cosas; una ventanilla única, donde pudiéramos encontrar toda la información -especialmente subvenciones y contratos- en un solo lugar sin tener que consultar hojas de cálculo adicionales."
Acumatica, con su capacidad para realizar el seguimiento de subvenciones y programas gubernamentales específicos, gestionar la contabilidad de organizaciones sin ánimo de lucro, proporcionar una estructura de subcuentas, integrarse con otras aplicaciones gracias a su API abierta y ofrecer licencias de usuario ilimitadas, era exactamente lo que estaban buscando. CCE implantó Acumatica Advanced Financials con activos fijos, gestión de gastos, gestión de pedidos y la herramienta de generación de informes basada en Excel Velixo en menos de seis semanas... durante la pandemia.
"La implantación fue tan fluida que fue ridículo", dice Robert. "No hubo tiempo de inactividad. De repente, conseguíamos las cosas mucho más rápido".
También se estaban volviendo mucho más ágiles, algo que destacó Jon Reed de diginomica en un artículo en Acumatica Summit 2022, y de nuevo a finales de abril de 2022. En su entrevista, el equipo de CCE le dijo a Jon que el vídeo mostrado durante la Keynote del primer día ejemplificaba su nueva agilidad. "Justo cuando estábamos grabando el vídeo, [Robert] se hizo a un lado y aprobó un [vale de beca]. Ese es el tipo de agilidad que nunca habría ocurrido en el antiguo sistema".
¿Otras ventajas que nunca se iban a conseguir con el sistema antiguo?
- Visibilidad instantánea de todas las subvenciones y programas sin ánimo de lucro, proporcionando una visión precisa de la salud financiera de 65 inquilinos conectados.
- Automatizar los procesos manuales, dotando a los empleados de capacidades de autoservicio y ahorrando incontables horas.
- Mejorar la capacidad de respuesta de los informes y eliminar los largos tiempos de espera con información en tiempo real.
- Aumente la productividad de los empleados y reduzca el tiempo de incorporación y formación con una aplicación intuitiva
- Una sólida plataforma financiera que se adapta al funcionamiento de las organizaciones sin ánimo de lucro, gestionando con facilidad la contabilidad de fondos y las subvenciones.
- Lograr una plataforma conectada para apoyar el crecimiento continuo y cumplir su misión, mejorar la vida de los residentes de Nueva York.
Antes de Acumatica, Robert dice que sus educadores no tenían acceso a la información financiera, ni podían generar informes. "Ahora, con Acumatica, tienen mucha independencia, saben lo que hacen sus programas, saben qué presupuesto les queda para gastar y tienen más poder de decisión instantánea".
Acumatica ayuda a la misión del CCE
Con la implantación de Acumatica durante la pandemia, CCE garantizó la continuidad del negocio al adaptarse fácilmente a las necesidades inesperadas del trabajo desde casa (y reducir los residuos de papel en el proceso). La organización sin ánimo de lucro también puso en marcha programas en línea disponibles para participantes de todo EE.UU., lo que le permite llegar a más personas al tiempo que aumenta su cuenta de resultados.
En última instancia, su misión de atender las necesidades de sus comunidades nunca ha contado con más apoyo que ahora. Vea su vídeo aquí.
"Acumatica es increíble", afirma Elizabeth Klug, especialista en finanzas de todo el estado. "No hay ningún software creado específicamente para organizaciones sin ánimo de lucro, pero Acumatica se acerca bastante a todo lo que necesitamos. No hemos encontrado nada que no podamos hacer con Acumatica".
Consulte más detalles sobre la experiencia de CCE con Acumatica en su historia de éxito de cliente y eche un vistazo en profundidad a las diferencias entre Acumatica y Sage.
En cuanto a sistemas basados en la nube, Acumatica es una opción galardonada que merece la pena conocer. Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para obtener más información o para programar una demostración.
