Durante años, Envent Engineering Ltd. fue una empresa de éxito, pero luchaba por alcanzar su potencial de crecimiento. Según Andy Hodgson, Consejero Delegado, la empresa -que diseña, fabrica, vende y presta servicio a analizadores de gases para productores de energía- funcionaba con tecnología desconectada y rudimentaria y múltiples hojas de cálculo y bases de datos. Hodgson afirma que los trabajadores más jóvenes estaban "horrorizados por el nivel de tecnología que utilizábamos, del tipo "golpear piedras para hacer chispas"".

Estaba claro que había llegado el momento de cambiar. ¿El cambio? Actualizarse a la solución integral de planificación de recursos empresariales (ERP) de Acumatica.

"Nuestra adopción de Acumatica coincidió con nuestra expansión y crecimiento", afirma Hodgson. "Sería el primero en decir que probablemente hizo posible gran parte del crecimiento. Si nos hubieran llegado todos estos pedidos sin tener un mejor sistema de gestión de datos, probablemente habríamos sido un choque de trenes."

Crecimiento estancado

Fundada en 2003, Envent Engineering tiene su sede en Calgary (Alberta, Canadá) y oficinas en Estados Unidos, México, Emiratos Árabes Unidos y China. Envent proporciona a los productores mundiales de energía (por ejemplo, combustibles tradicionales, biogás, biodiésel, descarbonización, captura de CO2 y mercados renovables verdes) sistemas de analizadores plug-and-play que miden H2S, CO2, H2O y todos los hidrocarburos gaseosos.

El equipo de Envent escribe su propio software y firmware, y diseña y fabrica casi todos los componentes de los analizadores, excepto la carcasa y la fuente de alimentación. Hodgson explica que Envent -que cuenta con las certificaciones ISO 9001:2015 e ISO 14001 y la certificación COR- aventaja a sus competidores porque puede fabricar y entregar analizadores de alta calidad en un plazo de 10 a 14 semanas.

"Además de la calidad de nuestros productos, hacemos muchas ventas porque podemos entregarlos más rápido", afirma.

Aun así, algo estaba frenando el crecimiento de Envent, y ese algo era su dependencia de varias soluciones de contabilidad heredadas, varios sistemas aislados y montones de hojas de cálculo y bases de datos. La empresa se basaba en suposiciones, no en hechos.

"Es casi vergonzoso hablar de ello", dice Hodgson. "El equipo de ingenieros se paraba literalmente y decía: 'Bueno, va a necesitar uno de estos, y va a necesitar uno de estos'. Y cuando todo estaba construido de acuerdo con lo que el equipo de ingeniería creía que necesitaba, hacían un dibujo AutoCAD a posteriori y calculaban el precio".

Determinar los costes reales después de acordar el precio con el cliente convertía la rentabilidad de los artículos en un objetivo móvil. Los sistemas manuales y la falta de registros sobre el historial de compras de los clientes tampoco ayudaban, como tampoco lo hacían los problemas de gestión de los procesos de producción, en su mayoría bajo pedido, la gestión de las necesidades de inventario (que incluían aproximadamente 1.800 piezas que componen un analizador, algunas de las cuales estaban en stock, mientras que otras necesitaban un plazo de entrega de seis meses), la falta de una solución CRM para la atención al cliente y los problemas de la cadena de suministro provocados por la pandemia.

"Sobrevivíamos y teníamos una cuota de mercado estable, pero no crecíamos. Lo importante era fabricar el producto, no obtener beneficios", afirma Hodgson. "En realidad es bastante chocante cómo esta empresa había triunfado a pesar de sí misma en muchos niveles".

Entrar en Acumatica

Al igual que la mayoría de las empresas interesadas en invertir en tecnología que perturbe el negocio, Envent Engineering hizo sus deberes. Hodgson afirma que evaluaron varias opciones, entre ellas la solución para pequeñas empresas de SAP, NetSuite y Acumatica.

Desde el coste hasta la falta de facilidad de uso, entre otras cosas, se eliminaron las demás soluciones ERP, excepto Acumatica.

"La verdad es que a todos nos pareció bien desde el principio", dice Hodgson. "Como llevamos dos juegos de libros, podíamos empezar con dos inquilinos y modificarlo en los próximos años a un inquilino con dos sucursales".

La funcionalidad multidivisa de Acumatica, los precios para usuarios ilimitados, la gran funcionalidad desde el pedido hasta el cobro y la facilidad para añadir módulos cuando sea necesario fueron todos ellos argumentos de venta. Otro argumento de venta importante fue Acumatica Manufacturing, que ofrece localización canadiense, MRP, listas de materiales y rutas, control de inventario, gestión de pedidos, finanzas, contabilidad de proyectos y CRM, todo en uno.

"Una vez que tuvimos la oportunidad de probarlo y ver nuestros datos en juego, creo que los contables fueron los primeros en estar contentos y luego fue departamento por departamento".

Con la ayuda de Aqurus Solutions, socio de Acumatica, Envent implantó Acumatica y obtuvo una larga lista de ventajas, entre las que se incluyen:

• Obtener acceso a información en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite a todos los miembros del equipo realizar su trabajo con rapidez y precisión, especialmente a los vendedores y ejecutivos itinerantes.
• Ahorro considerable de tiempo en la creación de informes financieros, lo que permite a los empleados acceder a los datos y analizarlos siempre que lo necesiten y desde cualquier lugar.
• Cuadruplicar la capacidad de fabricación construyendo más simultáneamente que en el pasado.
• Mejorar la gestión del inventario, reducir los costes de inventario en millones de dólares y mejorar el flujo de caja.
• Obtener información sobre los costes reales por artículo y los márgenes de beneficio, aumentando la rentabilidad.

"Si tuviera que hacer una valoración de Acumatica, me costaría mucho decir dónde no hizo algo por nosotros", afirma Hodgson. "No solo he comprobado que es todo lo que pensaba que sería, sino que descubrí que trabajar con el socio era casi intrínseco al éxito de nuestra implementación".

Con Acumatica, Envent es ahora una empresa eficiente y rentable. Para saber cómo esta misma historia de éxito de un cliente puede ser la suya, póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo.