AcumatiCares
Las empresas que planean implantar un ERP pueden estar temiendo la experiencia, y con razón. Es posible que hayan oído historias de terror sobre implantaciones prolongadas, dolorosas y, en última instancia, infructuosas que conducen a la frustración de toda la empresa y a sobrecostes innecesarios debido a esos "inevitables" retrasos en la implantación del ERP.
Pero lo cierto es que los retrasos en la implantación de ERP son evitables, y todo empieza por entender qué los provoca.
Entender por qué se producen los retrasos en la implantación de ERP
La implantación de un sistema ERP suele ser una empresa compleja y a gran escala que requiere tiempo, un esfuerzo concentrado y amplios recursos. Teniendo esto en cuenta, aquí hay cinco razones principales por las que pueden surgir retrasos en la implementación de ERP.
1. Expectativas idealistas pero poco prácticas
En un mundo perfecto, la implantación de un ERP se realizaría en cuestión de semanas, se ajustaría al presupuesto y sería un gran éxito entre todos los empleados. Estas son las expectativas poco realistas que muchas empresas albergan antes de que empiece el trabajo real, pero las empresas no siempre tienen la culpa de establecer estos estándares inalcanzables para sí mismas. Algunos proveedores de ERP prometen demasiado y cumplen poco. Garantizan plazos improbables e imprecisos que, cuando no se cumplen, acaban costando a todos más tiempo y dinero.
2. Liderazgo y equipos desalineados
En cualquier proyecto que emprenda una empresa, la comunicación es la clave del éxito. Desafortunadamente, no todas las empresas entienden lo importante que es alinear a su equipo de liderazgo, gerentes y usuarios potenciales en torno a los detalles antes de seguir adelante con la implementación de un ERP. Esta falta de comunicación puede dar lugar a expectativas contradictorias, especialmente cuando las personas tienen diferentes conocimientos sobre la adopción de software o plataformas.
3. Toma de decisiones lenta y vacilante
Las discusiones prolongadas y la toma de decisiones tentativas son la sentencia de muerte para una implantación rápida y satisfactoria del ERP. Revisar los datos pertinentes antes de tomar decisiones y asegurarse de que se están completando las tareas es importante, pero tomarse demasiado tiempo para hacerlo puede ralentizar el proceso de implantación y aumentar los costes.
4. Equipo de aplicación desbordado
Los equipos de implantación de ERP están formados necesariamente por empleados de distintos departamentos que desempeñan funciones específicas para el proyecto de ERP: un patrocinador ejecutivo, un jefe de proyecto, un jefe técnico y expertos en la materia. Independientemente de las funciones que asuman, los miembros del equipo a menudo deben realizar sus tareas de implementación además de sus responsabilidades normales del día a día. Este estrés añadido puede pasarles factura, repercutir negativamente en su rendimiento y contribuir a más retrasos en la implantación del ERP.
5. Comprensión de la apropiación de la aplicación
Existe la idea errónea de que el socio es plenamente responsable del éxito de la implantación. A menudo, los clientes creen que están seleccionando un socio que puede implantar el sistema ERP con una participación mínima del cliente. Esto provoca retrasos a corto y largo plazo, mayores costes y, a menudo, el fracaso.
Cómo evitar retrasos en la implantación de ERP
En última instancia, para evitar retrasos en la implantación del ERP, basta con emplear algunas medidas de sentido común.
- Gestionar las expectativas: El proveedor de ERP y/o el socio de ERP deben proporcionarle un plan de implantación específico que establezca las fases del proyecto, incluida la duración de cada fase, lo que sucederá durante cada paso del proceso y cómo el proveedor de ERP y/o el socio abordarán los problemas o retrasos. Asegúrese de que le dan esta información por adelantado, para que tenga expectativas claras sobre el calendario y los costes de implantación.
- Facilite los detalles a los miembros de su equipo de implantación y a toda la organización: Mantenga a todo el mundo en la misma página informándoles de lo que está ocurriendo y cuándo. Deben saber cuándo está previsto que comience la implantación del ERP, cómo se espera que se desarrolle cada fase, qué responsabilidades tendrá cada departamento y empleado durante el proceso, qué tiempo de compromiso se requiere y cuándo está prevista la puesta en marcha. También deben estar informados de cualquier cambio o contratiempo que se produzca durante la implantación del sistema ERP.
- Crear un equipo de mando ágil: El equipo de mando debe estar formado por ejecutivos cualificados capaces de tomar decisiones rápidas y decisivas, manteniendo así la implantación del ERP dentro de los plazos y el presupuesto previstos.
- Reduzca la carga de trabajo de los miembros de su equipo de implantación: Liberar a los miembros del equipo de implementación de sus tareas diarias les permitirá centrar su atención y energías en sus deberes de implementación. Como mínimo, colabore con ellos para ayudarles a encontrar un buen equilibrio entre su trabajo habitual y el relacionado con la implantación. Transfiera temporalmente algunas (o todas) de sus tareas diarias a otros empleados cualificados, pero asegúrese de que todos los implicados sepan que estos cambios son temporales. De esta manera, estará apoyando el bienestar mental y físico de sus empleados durante la transición del ERP y evitando el exceso de trabajo, que puede conducir al agotamiento y a errores.
- Compartir la responsabilidad del éxito de la implantación: Tanto el cliente como el socio son responsables del éxito de la implantación. El socio es responsable de comprender los requisitos del cliente y, a continuación, de proporcionar las mejores prácticas y orientación. El cliente es responsable de informar al socio sobre los procesos empresariales actuales, revisar todas las recomendaciones del socio y tomar las decisiones finales que, en última instancia, aportan valor empresarial.
Y hay algo más que las empresas pueden hacer para evitar retrasos en la implantación de ERP: elegir el sistema ERP y el proveedor adecuados. Las empresas no se ponen de acuerdo sobre cómo es el software ERP "adecuado", pero existen algunos requisitos universales para el proveedor ERP "adecuado". Su proveedor de ERP debe tener una reputación de éxito en la implementación de ERP y de establecer relaciones sólidas y de colaboración, tan necesarias para superar los retos durante el proceso de implementación de ERP.
Cómo puede ayudar Acumatica
Acumatica allana el camino para el éxito de la implementación del sistema ERP con la experiencia de nuestros socios. Los socios de Acumatica se comprometen apasionadamente a conseguir que las empresas se establezcan con éxito y se pongan en marcha con nuestro galardonado software ERP en la nube. Un gran ejemplo de ello es la historia de CAL Business Solutions y Lifeway Mobility.
Lifeway Mobility vende productos de movilidad y accesibilidad sanitaria. La empresa abrió sus puertas en 2015 y creció mediante la adquisición de proveedores operativos familiares. Sin embargo, cada adquisición traía consigo software, procesos y plataformas operativas heredados y desconectados.
Bryan Mullen, vicepresidente senior de servicios compartidos de Lifeway Mobility, afirma que todos sus paquetes de software complicaban los extractos e informes de la empresa. Así que Lifeway Mobility empezó a buscar una solución integral de gestión empresarial basada en la nube que pudiera aunar sus sistemas y ubicaciones dispares.
Después de revisar sus opciones de ERP, el modelo de precios único, la movilidad y la escalabilidad de Acumatica cerraron el trato, y eligieron trabajar con el socio de Acumatica CAL Business Solutions para poner en marcha la implantación. Según Mullen, el proceso fue todo un éxito: "Habiendo dirigido grandes operaciones, y como CIO en una empresa Fortune 50 en el pasado, he implementado una enorme cantidad de tecnología a lo largo de los años. Ninguna de ellas ha sido tan sencilla como Acumatica".
Lifeway Mobility consiguió que sus seis oficinas funcionaran con Acumatica, y dos de ellas implantaron el sistema durante la pandemia. Aunque esto significó que toda la formación, la migración de datos y la asistencia posterior al lanzamiento se realizaron de forma remota para esas ubicaciones, todo salió a la perfección.
Según Mullen, "Acumatica está permitiendo nuestro crecimiento a través del proceso de implementación. Somos capaces de incorporar una nueva organización, compartir con ella nuestras herramientas y tenerla integrada en un plazo de 30 a 60 días tras cerrar un acuerdo, lo cual es fenomenal."
El equipo de Lifeway Mobility no experimentó ningún retraso en la implantación de ERP gracias a la experiencia de CAL Business Solutions y a que, juntos, aplicaron con éxito los ocho pasos de Acumatica para el ciclo de vida de la implantación de ERP y las siete etapas para la asistencia en la implantación de ERP.
Lifeway Mobility eligió un ciclo de vida de implementación tradicional, pero Acumatica también ofrece una opción de implementación FastTrack para sus ediciones General Business, Distribution y Construction. Aprovechando un marco sólido, escalable y repetible, la implementación FastTrack de Acumatica lanza a las empresas a su sistema ERP en la nube en 90 días o menos. Si desea personalizar el software (por ejemplo, integrándolo con aplicaciones críticas de terceros), puede hacerlo una vez que se haya completado la implementación inicial y haya tenido tiempo de experimentar el sistema en el entorno cotidiano de su empresa.
Generation Cable optó por la implementación FastTrack, y el presidente Dana Dabruzzi dijo lo siguiente al respecto: "Como una de las primeras empresas en comprometerse con la plataforma FastTrack de Acumatica, hemos estado satisfechos con la cantidad de detalles y atención prestados a nuestro exitoso lanzamiento en el sistema."
Tanto si han optado por FastTrack como por el método tradicional, miles de clientes de Acumatica han disfrutado de implantaciones de sistemas ERP fluidas y sin retrasos, y esperamos poder ofrecerle la misma experiencia a usted.
Para más información, póngase en contacto con nuestro equipo si tiene alguna pregunta o para programar una demostración.
