Implantación de Acumatica Cloud ERP: 8 pasos hacia el éxito

La implantación de la solución ERP en la nube de Acumatica puede realizarse en ocho pasos con ayuda disponible en cada etapa del proceso.

La adquisición y la implementación de una solución ERP en la nube no es un proceso sencillo. Se trata de una tarea de gran envergadura (y una inversión considerable) que requiere tiempo, esfuerzo y atención. En primer lugar, hay que conseguir el apoyo de la empresa, lo cual es un proceso en sí mismo. A continuación, hay que decidir qué sistema ERP es el más adecuado para tu negocio (tras una exhaustiva investigación y evaluación). Una vez tomada la decisión, por fin se puede iniciar la implementación.

Afortunadamente, al elegir Acumatica, su empresa ha optado por una solución basada en una plataforma empresarial inteligente en la nube de probada eficacia. Con la ayuda de su socio de implementación y el acceso a los servicios empresariales inteligentes de Acumatica, podrá llevar a cabo con éxito la implementación del ERP en la nube.

¿Cómo funciona el proceso de implementación del ERP en la nube de Acumatica en ocho pasos?

El panorama que dibujan algunas estadísticas sobre las implementaciones de ERP es bastante sombrío. Por ejemplo, según una infografía titulada «Datos y estadísticas sobre los sistemas ERP» elaborada por TEC, una consultora independiente, el 50 % de las implementaciones de ERP fracasan en su primer intento. Pero las malas noticias no terminan ahí. TEC afirma que las implementaciones de ERP tardan, de media, un 30 % más de lo previsto y cuestan entre tres y cuatro veces más de lo presupuestado.

Aunque resultan desalentadoras, estas estadísticas no reflejan la experiencia de muchos de los más de 6.500 clientes de ERP en la nube de Acumatica. Tomemos como ejemplo a Fabuwood Cabinetry, el Cliente del Año 2018 de Acumatica. Con la ayuda del distribuidor autorizado de Acumatica, NexVue, el fabricante de muebles de cocina implementó el software de fabricación de Acumatica en cinco meses, y su implementación del ERP en la nube incluyó nueve integraciones, entre ellas la integración de CRM y Acumatica para obtener una visión unificada de los datos operativos y de los clientes.

Sendy Stern, Vicepresidente Senior de Tecnología de Fabuwood, afirma: "La mayoría de la gente nos dijo que tardaríamos unos nueve meses en ponerlo en marcha desde que empezamos el proceso. Fue increíble. En cinco meses ya estábamos en marcha. [Acumatica] tiene una gran plataforma y un gran sistema que nos ayudó a ir tan rápido".

¿Cómo consiguen empresas como Fabuwood Cabinetry implementar el software ERP en la nube de Acumatica con tanta rapidez? Acumatica y sus socios han perfeccionado un plan de ocho pasos para garantizar el éxito de la implementación de un ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) en la nube.

1. Elija su opción de implementación: los clientes de Acumatica pueden implementar la solución en la nube (Software como servicio, o SaaS) o en sus propias instalaciones, en función de sus necesidades empresariales, de cumplimiento normativo y de infraestructura.
2. Reúne a tu equipo: durante el proceso de instalación, tu equipo interno estará formado por miembros tanto a tiempo completo como a tiempo parcial.
3. Define tus requisitos: Por lo general, los requisitos se clasifican en «Esenciales», «Deseables», «No son una necesidad inmediata» y «Sería bueno tenerlos».
4. Elaborar un plan de proyecto: El plan de proyecto permitirá que el proyecto se mantenga dentro de los plazos y del presupuesto previstos, al tiempo que garantiza el cumplimiento de los requisitos.
5. Elabora un plan de migración de datos: la migración de datos forma parte del plan del proyecto, pero es fundamental que definas y ordenes las tareas necesarias para preparar y migrar los datos de tus antiguos sistemas a Acumatica.
6. Elaborar un plan de pruebas: este plan garantiza que el nuevo sistema cumpla con los requisitos.
7. Elabora un plan de formación: formar adecuadamente a tu personal garantiza la adopción del sistema y la satisfacción de los usuarios. Como parte de los servicios empresariales inteligentes de Acumatica, la formación también debe abarcar funciones como la gestión inteligente de documentos, los flujos de trabajo automatizados y la generación de informes basada en inteligencia artificial, de modo que los equipos estén preparados para sacar el máximo partido a la plataforma desde el primer día.
8. Plan de puesta en marcha: Decida qué enfoque de puesta en marcha se adapta mejor a su organización y empiece a disfrutar de las ventajas de la nube empresarial inteligente de Acumatica. Su socio de Acumatica le ayudará a evaluar los tres principales enfoques de puesta en marcha y a seleccionar la estrategia más adecuada para su entorno de producción.

Aunque la puesta en marcha pueda parecer la meta final, hay otros aspectos que usted y su socio de Acumatica deberán analizar. Entre ellos se incluyen las aplicaciones de terceros y las personalizadas, el perfeccionamiento continuo de sus procesos empresariales, la planificación de sus necesidades de soporte técnico a largo plazo y la verificación de que todos los datos y sistemas de producción cumplen los criterios de puesta en marcha.

¿Qué enfoque de puesta en marcha es el más adecuado para tu implementación de ERP en la nube?

No existe un único enfoque que sea el más adecuado para todas las empresas de software empresarial que ponen un sistema en producción. Acumatica ofrece tres estrategias de puesta en marcha, cada una con sus propias ventajas e inconvenientes:

Big Bang: El nuevo sistema entra en funcionamiento de una sola vez y el sistema anterior se desactiva, conservándose únicamente con fines de archivo. Este enfoque es la opción más rápida, ya que la transición se realiza una sola vez y todo el personal de la empresa pasa a utilizar Acumatica al mismo tiempo. La contrapartida es un mayor riesgo si el sistema no se ha configurado y probado completamente antes de la transición.

Enfoque por fases: El nuevo sistema se activa por etapas —por módulos, por zona geográfica o por unidad de negocio— para minimizar las interrupciones en las operaciones en curso. Cada fase es más reducida y presenta menos riesgos que una transición completa, y los problemas de migración pueden resolverse antes de pasar a la siguiente fase. Este método requiere una coordinación minuciosa, pero resulta muy adecuado para implementaciones complejas o a gran escala.

Funcionamiento en paralelo: tanto el sistema antiguo como el nuevo funcionan simultáneamente. Los usuarios se familiarizan con el nuevo sistema mientras siguen trabajando en el antiguo, sin riesgo de pérdida de datos durante la transición. Se trata del escenario que presenta menos riesgos, aunque requiere más tiempo y esfuerzo y puede dar lugar a la introducción duplicada de datos.

Algunas empresas optan por una estrategia híbrida: utilizan el «Big Bang» para los módulos básicos esenciales para la continuidad del negocio y un despliegue por fases para el resto de funcionalidades. Tu socio de Acumatica te ayudará a determinar el enfoque más adecuado en función del tamaño, la complejidad y la tolerancia al riesgo de tu empresa.

¿Qué debes comprobar antes de poner en marcha Acumatica?

Antes de activar tu entorno de producción, comprueba cada uno de los puntos de la siguiente lista de verificación:

1. Ejecutar y superar todas las pruebas de aceptación del usuario en el sistema de pruebas.
2. Impartir cursos de formación completos para expertos en la materia (SME) y usuarios finales.
3. Asegúrate de que los datos financieros estén actualizados: los saldos del libro mayor, las operaciones pendientes de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, y el inventario deben ser precisos y estar listos para la puesta en marcha.
4. Establezca un plan de respaldo en caso de que la puesta en marcha no tenga éxito.
5. Documenta las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo durante el proceso de puesta en marcha.
6. Comprueba que los sistemas y el personal esenciales estén disponibles para el día de la puesta en marcha.
7. Realice simulacros de migración de datos y de transición en un sistema de preproducción.
8. Comprueba que los datos y los sistemas de producción estén listos para la puesta en marcha.
9. Vuelve a ejecutar las pruebas de aceptación del usuario en el entorno de producción y comprueba que todas las pruebas se superan antes de la transición.

Defina los criterios y el calendario para dejar de utilizar el sistema antiguo.

El éxito de la implantación de ERP en la nube empieza por elegir Acumatica

El éxito de la implantación de ERP en la nube empieza por elegir Acumatica

El ERP en la nube de Acumatica es una solución integral de gestión empresarial basada en una plataforma preparada para el futuro. Ofrece acceso a tus datos en cualquier momento y desde cualquier lugar, además de funciones financieras básicas, herramientas de generación de informes, paneles personalizables y automatización mediante la función de arrastrar y soltar (entre otras cosas), que te ayudarán a satisfacer las necesidades financieras y operativas de tu empresa.

Queremos que empieces a disfrutar de las ventajas de Acumatica lo antes posible. Nuestro proceso de ocho pasos está diseñado para que la implementación de tu ERP (planificación de recursos empresariales) en la nube sea todo un éxito, tal y como ocurrió con Power Storage Solutions, una empresa dedicada a la venta, instalación y mantenimiento de sistemas de respaldo de alimentación de corriente continua.

Implementaron Acumatica Financial Management, Acumatica Customer Management y Acumatica Intercompany Accounting, y en tan solo 60 días pusieron en marcha el sistema y transformaron su negocio.

"En 60 días, pasamos de no tener nada en Acumatica a lanzar una empresa de 24 millones de dólares con 20.000 piezas, 5.000 clientes y tener pedidos de ventas, proyectos, inventario, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y salir a la luz el 1 de diciembre", dice Derrick Elledge, uno de los propietarios de la empresa. "Es astronómico cuando ves lo que hicimos y cómo nos apoya el sistema ERP en la nube de Acumatica".

Si estás listo para implementar una solución ERP moderna, escalable e innovadora basada en la nube, Acumatica es la respuesta. Nuestros ocho pasos para una implementación exitosa, con la ayuda de tu socio de Acumatica y su experiencia empresarial, darán buenos resultados en tu empresa, tal y como lo han hecho para miles de otros clientes de Acumatica.

Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo si tiene alguna pregunta o desea solicitar una demostración, y no se pierda nuestras próximas publicaciones informativas sobre la implementación de Acumatica.

¿Por qué Acumatica es la plataforma de nube empresarial inteligente ideal para tu implementación de ERP?

El ERP en la nube de Acumatica es una solución integral de gestión empresarial basada en una plataforma preparada para el futuro. Acumatica, una galardonada solución ERP en la nube basada en inteligencia artificial y reconocida por G2, Gartner, IDC MarketScape y Nucleus Research, ofrece servicios empresariales inteligentes en todas las funciones, desde las finanzas básicas y la integración de CRM y Acumatica hasta la gestión inteligente de documentos, paneles personalizables y automatización mediante arrastrar y soltar. Proporciona acceso a sus datos en cualquier momento y desde cualquier lugar para ayudarle a satisfacer las necesidades financieras y operativas de su negocio.

Queremos que empieces a disfrutar de las ventajas de Acumatica lo antes posible. Nuestro proceso de ocho pasos está diseñado para que la implementación de tu ERP (planificación de recursos empresariales) en la nube sea todo un éxito, tal y como ocurrió con Power Storage Solutions, una empresa dedicada a la venta, instalación y mantenimiento de sistemas de respaldo de alimentación de corriente continua.

Implementaron Acumatica Financial Management, Acumatica Customer Management (CRM) y Acumatica Intercompany Accounting, y en tan solo 60 días pusieron en marcha el sistema y transformaron su negocio. La integración del CRM con Acumatica proporcionó al equipo una visión unificada de los clientes, los proyectos y las finanzas dentro de una única plataforma empresarial inteligente en la nube.

"En 60 días, pasamos de no tener nada en Acumatica a lanzar una empresa de 24 millones de dólares con 20.000 piezas, 5.000 clientes y tener pedidos de ventas, proyectos, inventario, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y salir a la luz el 1 de diciembre", dice Derrick Elledge, uno de los propietarios de la empresa. "Es astronómico cuando ves lo que hicimos y cómo nos apoya el sistema ERP en la nube de Acumatica".

Si está listo para implementar una solución ERP en la nube moderna, escalable e inteligente para su negocio, Acumatica le ofrece la plataforma, la red de socios y el proceso probado de ocho pasos para hacerlo realidad, tanto si es una empresa mediana en crecimiento como si se trata de una gran empresa de software que está poniendo en marcha un sistema complejo.

Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo si tiene alguna pregunta y/o desea solicitar una demostración y permanezca atento a más posts informativos sobre implantaciones de Acumatica.