Finanzas: detectar los riesgos antes de que se conviertan en problemas

La mayoría de las crisis financieras no se anuncian. Un retraso en un pago por aquí, un gasto inesperado por allá, un error en los precios que se pasa por alto en la revisión. Ninguna de estas situaciones parece urgente e incluso pueden pasar desapercibidas el mismo día en que se producen. Pero pueden acumularse. Para cuando esas cifras alarmantes aparecen en el informe de fin de mes, el problema ya te ha supuesto un coste.

Ese fue el mensaje central de la sesión que presenté en Acumatica Summit junto a mi colega, Phillip Kennedy, director de Gestión de Productos para Negocios Generales de Acumatica. Esta entrada es la segunda de nuestra serie dedicada a analizar las sesiones más destacadas de Acumatica Summit . La primera, «Datos e informes: paneles de control, detección de anomalías y generación de informes en Acumatica», abordó las técnicas de refinamiento y análisis de datos. Hoy nos centraremos en la pregunta que preocupa a todos los responsables financieros: ¿cómo detectar los problemas antes de que sea demasiado tarde para actuar?

La respuesta es sensata y factible. Para pasar de la reactividad a la proactividad, necesitas que tres elementos funcionen conjuntamente dentro de tu solución ERP:

• Cuadros de mando que ofrecen visibilidad en tiempo real.
• Funciones que automatizan las acciones.
• Funcionalidades prácticas de inteligencia artificial que reconocen qué se considera «normal» en tu empresa.

Saber en qué punto te encuentras: paneles de control en tiempo real

Los responsables financieros necesitan información en tiempo real, no sorpresas a final de mes. Cuando tu visión de la situación de tesorería va por detrás de la realidad de tus datos financieros, cada decisión que tomas se convierte en una conjetura basada en cifras desactualizadas.

Los paneles de control de Acumatica proporcionan datos de gestión financiera en tiempo real, transformando la información operativa sin procesar en señales que permiten actuar, lo que ofrece a los responsables de control de gestión y a los directores financieros una visión en tiempo real de los indicadores más importantes. Por ejemplo, puedes supervisar:

• Saldo de cuentas por cobrar vencidas y antiguas: comprueba qué cuentas por cobrar se están retrasando y en qué medida, para que los esfuerzos de cobro se centren donde más importa.
• Saldos pendientes y atrasados de las cuentas por pagar: infórmate de cuánto debes y cuándo, antes de que una crisis de pagos te obligue a actuar a toda prisa.
• Situación de tesorería y liquidez a corto plazo: Conoce exactamente de cuánto margen de maniobra dispones en cada momento, no solo al cierre.
• Tendencias de ingresos frente a gastos: identifica la dirección que están tomando tus márgenes antes de que el trimestre se estanque.

Los paneles de control de Acumatica también son configurables y se pueden personalizar según las funciones de cada usuario, de modo que todos los usuarios y responsables de la toma de decisiones dispongan al instante de los datos actualizados y unificados que necesitan. Cuando todo el mundo trabaja con las mismas cifras en tiempo real y se beneficia de una visibilidad financiera en tiempo real, una factura vencida o una tendencia de gastos creciente ya no pueden pasar desapercibidas entre los informes.

Actuar con antelación: eventos empresariales que aceleran la entrada de efectivo

La visibilidad del flujo de caja te permite saber cuál es tu situación, pero no mueve el dinero. Ahí es donde entra en juego la automatización.

Los clientes no suelen retrasarse en los pagos a propósito. Los retrasos se deben a que los recordatorios se envían manualmente, los seguimientos son irregulares y el equipo financiero ya está desbordado. Un recordatorio que debería haberse enviado el martes se envía la semana siguiente, si es que llega a enviarse. Si multiplicamos eso por cientos de facturas, los pequeños retrasos se convierten en problemas reales y crecientes de flujo de caja.

Acumatica Business Events evita estos problemas al automatizar las acciones rutinarias que mantienen el flujo de caja. El flujo de trabajo es sencillo y se ejecuta sin necesidad de supervisión.

• El sistema identifica automáticamente las facturas cuya fecha de vencimiento se acerca.
• Envía recordatorios puntuales con los datos pertinentes de la factura adjuntos.
• Los clientes reciben un recordatorio constante y el pago se recibe antes.

El resultado es menos trabajo manual y un seguimiento más fiable. Tu equipo deja de dedicarse a enviar recordatorios rutinarios y empieza a centrarse en las cuentas que realmente requieren atención. La coherencia, en este caso, es lo que acorta el tiempo que transcurre entre la emisión de una factura y el cobro del importe.

Control de las salidas de efectivo: detección de anomalías mediante IA

Acelerar las entradas es solo la mitad de la ecuación. También hay que estar atento a lo que sale.

La detección de anomalías mediante IA de Acumatica funciona como un auditor experimentado que lleva años revisando tus libros contables. En lugar de basarse en umbrales fijos que alguien tiene que definir y mantener, la IA analiza los patrones históricos de cada proveedor y cliente. Aprende cuáles son los valores habituales —incluidos los importes, las fechas, la frecuencia y las condiciones habituales— y, a continuación, señala los asientos que se desvían significativamente de esa norma.

Lo que hace que esto resulte práctico es la forma en que clasifica los resultados. En lugar de abrumarte con alertas, el sistema asigna un nivel de gravedad a cada anomalía, para que sepas qué merece una atención más detallada.

• Normal: Se ajusta al comportamiento esperado. No es necesario tomar ninguna medida.
• Medio: Merece la pena echarle un vistazo. Algo ha cambiado, pero puede que sea legítimo.
• Significativo: un valor claramente atípico que merece ser revisado antes de que se gaste el dinero.

Imaginemos una orden de compra que triplica el importe habitual de un proveedor habitual, o un margen de un pedido de venta que cae muy por debajo de su rango histórico. Un equipo muy ocupado podría pasar por alto cualquiera de los dos casos. La IA detecta ambos, les asigna una puntuación y los destaca para que se revisen de forma guiada. Así, se corrige el error mientras aún es una partida contable, y no después de que haya llegado a los estados financieros.

El proceso es fácil de imaginar: los datos del ERP se introducen, el procesamiento automatizado los analiza y una revisión guiada te muestra lo más relevante. Tú mantienes el control sobre la decisión. El sistema solo se encarga de que los elementos adecuados lleguen a tu escritorio.

Un motor, múltiples casos de uso: consultas genéricas configurables

La detección de anomalías no se limita a una sola pantalla. Funciona mediante consultas genéricas configurables, lo que significa que puedes aplicarla a casi cualquier conjunto de datos numéricos del sistema Acumatica.

Para configurarlo, hay que activar la opción «Detectar anomalías» en una consulta genérica, seleccionar el valor numérico que se desea analizar, definir la agrupación y elegir la frecuencia con la que se ejecutará la comprobación: diaria, semanal, mensual o bajo demanda. A partir de ahí, el mismo motor de IA se adapta a problemas muy diversos en toda la empresa.

• Análisis de márgenes de los pedidos de venta: la función de detección de anomalías examina las partidas de inventario y muestra al responsable de ventas aquellas operaciones en las que el margen se desvía de los patrones habituales.
• Desviación en la mano de obra de producción: la detección de anomalías muestra al responsable de producción un registro de mano de obra cuatro veces superior a lo habitual, lo que apunta directamente a un error en la introducción de datos o a una deficiencia en el proceso.
• Seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos: la detección de anomalías muestra al responsable del proyecto una ficha de control en la que figuran 20 horas registradas en un solo día, antes de que ese error distorsione los costes del proyecto.

Esta flexibilidad es lo que convierte a la detección de anomalías en una herramienta tan potente para toda la organización. La misma lógica que protege las salidas de efectivo también protege los márgenes, los costes de personal y los presupuestos de los proyectos.

De la reacción a la resiliencia

Cuando puedes ver tu situación de tesorería en tiempo real, automatizar las acciones que mantienen la liquidez en movimiento y confiar en la inteligencia artificial para detectar lo que no encaja, dejas de gestionar las finanzas de forma reactiva. Este cambio hacia la proactividad tiene una importancia que va más allá de las cifras de un solo trimestre. Una empresa que apuesta por la detección temprana de riesgos financieros protege sus márgenes, sus relaciones con proveedores y clientes, y su capacidad para invertir con confianza.

La resiliencia no se forja en una crisis. Se forja en los momentos cotidianos en los que un sistema detecta un problema que de otro modo se te habría pasado por alto y te da tiempo para solucionarlo.

El mejor riesgo financiero es aquel que detectas antes de que te cueste nada. Se denomina «gestión proactiva del riesgo financiero» y, gracias a los paneles de control configurables, los eventos empresariales y la detección de anomalías mediante IA, que funcionan conjuntamente en una misma plataforma, ese tipo de alerta temprana pasa a formar parte del día a día de tu equipo financiero, en lugar de ser una medida de emergencia a la que se recurre cuando ya ha ocurrido algún problema.

No te pierdas la próxima entrega de nuestra serie de sesiones paralelas Acumatica Summit , en la que el analista de negocios de la plataforma de Acumatica nos ofrecerá un análisis más detallado sobre «Eventos empresariales: automatización de procesos e impulso de la eficiencia en Acumatica».