Pagos integrados en los sistemas ERP: cómo funcionan, ventajas y características principales

Pagos integrados en los sistemas ERP: cómo funcionan, ventajas y características principales

Los pagos integrados en el ERP permiten a las empresas aceptar, procesar, registrar y conciliar los pagos de los clientes a través del mismo sistema que se utiliza para gestionar las facturas y las cuentas por cobrar. Los clientes disponen de una forma más cómoda de pagar, mientras que los equipos financieros reducen la necesidad de transferir manualmente la información de los pagos entre sistemas independientes.

Al vincular la gestión de pagos con los registros financieros y de clientes, los pagos integrados pueden acelerar la contabilización de los pagos, mejorar la visibilidad de la tesorería, reducir el trabajo de conciliación y ofrecer un proceso más coherente desde la factura hasta el cobro. No obstante, los flujos de trabajo disponibles, los métodos de pago y el nivel de automatización dependen del sistema ERP, del proveedor de pagos y de la configuración.

¿Qué son los pagos integrados en los sistemas ERP?

Los pagos integrados son funciones de procesamiento de pagos conectadas directamente con los flujos de trabajo de facturación, cuentas por cobrar, clientes y finanzas de un sistema ERP. Los clientes pueden pagar a través de una factura, un enlace de pago, el proceso de pago o un portal de autoservicio sin que los equipos financieros tengan que introducir manualmente los datos de pago en el ERP.

Una vez autorizado un pago, el flujo de trabajo conectado puede registrar la transacción, asignarla a la factura correspondiente, actualizar el saldo pendiente del cliente y reflejar la operación en los registros financieros. Esto difiere de un proceso de pago desconectado, en el que los empleados deben descargar archivos de transacciones, cotejar los pagos con las facturas y actualizar los registros contables por separado.

Los pagos integrados en la realidad aumentada (RA) se centran específicamente en el cobro de los pagos de los clientes y en la vinculación de dichas transacciones con la contabilidad de clientes. El término más amplio «pagos integrados» también puede incluir el comercio electrónico, los puntos de venta, los proveedores, los reembolsos y otros flujos de trabajo de pago.

¿Cuáles son las ventajas de los pagos integrados en los sistemas ERP?

La principal ventaja de integrar los pagos en el sistema ERP es que la actividad de pagos permanece vinculada a las facturas, los registros de clientes y los datos contables que ya gestionan los equipos financieros. Esto puede mejorar tanto la experiencia de pago de los clientes como la eficiencia de los procesos financieros internos.

Estas ventajas dependen del proveedor de pagos, de la configuración del ERP, de los métodos de pago admitidos y del grado de automatización del flujo de trabajo. Las empresas deben verificar cómo se gestionan la autorización, la liquidación, la aplicación de los pagos, las devoluciones y las excepciones antes de elegir una solución.

Cómo funcionan los pagos con RA integrada en facturas, portales y procesos de pago

Aunque el flujo de trabajo exacto varía en función del sistema ERP y del proveedor de pagos, un pago de cuentas por cobrar integrado suele seguir estos pasos:

• La empresa emite una factura. El sistema ERP genera una factura utilizando la información sobre el cliente, el pedido, el proyecto, los impuestos y las condiciones de pago que ya figura en el sistema.
• El cliente recibe una opción de pago. La factura puede incluir un enlace de pago o un código QR, o bien el cliente puede acceder a la factura a través de un portal de autoservicio.
• El cliente selecciona una forma de pago. Dependiendo del proveedor y de la región, las formas de pago disponibles pueden incluir tarjetas de crédito, tarjetas de débito, ACH, EFT u otras opciones de pago electrónico.
• El proveedor de pagos autoriza la transacción. La información confidencial relativa al pago se transmite al proveedor de pagos mediante los controles de seguridad que admite el entorno de pago.
• El sistema ERP recibe el estado del pago. El sistema conectado registra si la transacción ha sido autorizada, rechazada, liquidada, reembolsada o si requiere alguna otra acción.
• El pago se imputa a la factura correspondiente. Cuando está habilitado y configurado, el ERP asocia el pago con la factura pendiente y actualiza el saldo del cliente.
• Se actualizan los registros y los informes financieros. La actividad de pagos queda disponible para los flujos de trabajo de cuentas por cobrar, gestión de tesorería, libro mayor y elaboración de informes, según la configuración de la organización.
• Los equipos de finanzas gestionan las excepciones. Los empleados revisan los pagos sin asignar, las transacciones fallidas, los pagos parciales, los reembolsos, las disputas y las devoluciones que requieren una acción adicional.

Pagos «embebidos» frente a pagos «integrados»: ¿cuál es la diferencia?

Tanto los pagos integrados como los incorporados conectan el procesamiento de pagos con el software empresarial, pero ambos términos describen distintos niveles de conexión. Los pagos incorporados se presentan como una parte nativa de la factura, el portal, el proceso de pago o el flujo de trabajo del ERP. Los pagos integrados pueden utilizar una plataforma de pago independiente que intercambia información sobre las transacciones con el ERP a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API), un conector o una transferencia de archivos.

En la práctica, una solución de pago puede estar integrada y, al mismo tiempo, incorporada: puede basarse en un procesador externo que opera en segundo plano, al tiempo que ofrece a los clientes y empleados una experiencia conectada dentro del ERP.

¿Cuándo necesita una empresa un sistema de pagos integrado en el ERP?

Una empresa debería plantearse la posibilidad de integrar los pagos en el sistema ERP cuando los sistemas aislados retrasen los cobros, generen trabajo manual o limiten la visibilidad de la actividad de pago de los clientes. Entre los indicadores habituales se incluyen:

• Los clientes deben alternar entre portales distintos para la facturación y el pago.
• Los empleados descargan los archivos de pago y los suben al ERP.
• Los equipos de finanzas concilian manualmente los pagos con las facturas pendientes.
• Los saldos de los clientes no se actualizan inmediatamente tras el pago.
• Los errores en los pagos o la falta de datos de las transacciones requieren investigaciones frecuentes.
• La presentación de informes varía entre la plataforma de pago y el ERP.
• Los reembolsos, los pagos parciales y las devoluciones son difíciles de controlar.
• El volumen de pagos ha crecido hasta superar la capacidad que tiene el proceso actual para gestionarlo de forma eficiente.
• Los clientes solicitan más opciones de pago electrónico.
• Los responsables financieros carecen de una visión actualizada del efectivo cobrado y pendiente de cobro.

Es posible que un único problema no justifique por sí solo la sustitución de un proceso ya existente. Las empresas deben comparar el coste y la complejidad de la implementación con la reducción prevista del trabajo manual, los retrasos en los pagos y el esfuerzo de conciliación.

¿Qué funciones debería ofrecer un software de pagos integrado en un sistema ERP?

Una solución de pago integrada debe abarcar todo el ciclo de vida del pago, y no limitarse únicamente a la autorización de las transacciones. Las empresas deben evaluar en qué medida la solución integra las opciones de pago de los clientes con las facturas, la aplicación de los pagos, la liquidación, la conciliación, la seguridad y la presentación de informes financieros.

Estos elementos imprescindibles son fundamentales para ayudarte a cumplir con la normativa financiera y ganarte la confianza duradera de tus clientes.

Una solución de pago integrada debe abarcar todo el ciclo de vida del pago, y no limitarse únicamente a la autorización de las transacciones. Las empresas deben evaluar en qué medida la solución integra las opciones de pago de los clientes con las facturas, la aplicación de los pagos, la liquidación, la conciliación, la seguridad y la presentación de informes financieros.

¿Cómo contribuyen los pagos integrados en los sistemas ERP a la seguridad?

Las soluciones de pago integradas en el ERP pueden ayudar a reducir la exposición innecesaria a información confidencial sobre pagos mediante el uso de medidas de seguridad como la tokenización, el cifrado, los campos de pago alojados por el proveedor, los permisos basados en roles y los registros de auditoría de las transacciones. Estos controles permiten que el ERP haga referencia a los métodos de pago sin almacenar la información completa de la tarjeta directamente en la base de datos del ERP.

Las empresas deben verificar las responsabilidades en materia de PCI DSS que corresponden al comerciante, al proveedor del sistema ERP, a la pasarela de pago y al procesador. Asimismo, deben evaluar los controles de acceso, los permisos de reembolso, las herramientas de prevención del fraude, la supervisión de las transacciones, los procedimientos de respuesta ante incidentes y la forma en que se almacenan y transmiten las credenciales de pago.

Ninguna tecnología de pago elimina por completo los riesgos de seguridad o de fraude. El objetivo es reducir la exposición a dichos riesgos, establecer controles adecuados y definir claramente las responsabilidades en todo el entorno de pagos.

¿Cuáles son las posibles desventajas de los pagos integrados?

Los pagos integrados pueden simplificar los flujos de trabajo de atención al cliente y de finanzas, pero las empresas deben evaluar las posibles limitaciones antes de su implantación. Entre ellas pueden figurar:

• Comisiones por transacción, pasarela de pago, plataforma e implementación.
• Dependencia de los procesadores compatibles con el proveedor del ERP.
• Métodos de pago, divisas o disponibilidad regional limitados.
• Requisitos de configuración y migración de datos.
• Nuevos procesos para pagos fallidos, reembolsos, reclamaciones y devoluciones.
• Responsabilidades compartidas en materia de seguridad y cumplimiento normativo.
• Mantenimiento de la integración cuando se produce un cambio en el ERP o en la plataforma de pagos.
• Posibles dificultades para cambiar de proveedor una vez que se hayan establecido los procesos de pago.

Estas consideraciones no tienen por qué pesar más que las ventajas. Deben incluirse en el análisis de viabilidad y evaluarse junto con el volumen de pagos, el rendimiento en el cobro, la carga de trabajo de los empleados, las necesidades de los clientes y los costes actuales del sistema.

¿Cómo admite Acumatica los pagos con RA integrada?

Acumatica integra los flujos de trabajo de pago de los clientes con la contabilidad de clientes y los procesos financieros relacionados. Las empresas pueden generar facturas, proporcionar enlaces de pago o códigos QR, ofrecer a los clientes acceso de autoservicio a la información de su cuenta, aplicar los pagos a las facturas pendientes y actualizar los saldos de los clientes a medida que se reciben los pagos.

Dado que la información sobre facturas y pagos está vinculada a los registros de clientes, la gestión de tesorería y el libro mayor, los equipos financieros pueden gestionar las cuentas por cobrar sin tener que trasladar manualmente la misma información entre sistemas inconexos. Acumatica también admite flujos de trabajo para anulaciones de pagos, devoluciones a clientes, múltiples divisas, facturación periódica e informes sobre cuentas por cobrar.

Los métodos de pago disponibles, las capacidades de procesamiento, la cobertura geográfica, las comisiones y las responsabilidades en materia de seguridad pueden depender del proveedor de pagos seleccionado y de la configuración del sistema. Las empresas deben revisar estos requisitos con Acumatica y su socio de implementación antes de seleccionar un método de pago.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los pagos integrados en los sistemas ERP?

Los pagos integrados en el ERP conectan la gestión de pagos con las facturas, las cuentas de clientes y los registros financieros gestionados en el sistema ERP. Los clientes pueden pagar a través de una factura conectada, un enlace, un portal o un proceso de pago, mientras que la información del pago se transmite a la contabilidad de clientes y a los procesos contables relacionados.

¿Cuál es la diferencia entre los pagos «embedded» y los pagos «integrados»?

Los pagos integrados se presentan como parte de la experiencia actual del usuario en la factura, el portal, el proceso de pago o el sistema ERP. Los pagos integrados pueden utilizar una plataforma de pago independiente que intercambia datos de las transacciones con el sistema ERP. Una solución puede ser tanto integrada como incorporada cuando un procesador externo admite una experiencia de pago que se presenta dentro del flujo de trabajo del sistema ERP.

¿Cómo mejoran los pagos integrados la gestión de la cuenta de clientes?

Los pagos integrados pueden reducir las dificultades de pago de los clientes y automatizar el flujo de información de las transacciones hacia la contabilidad de clientes. Dependiendo de la configuración, el sistema ERP puede registrar los pagos, aplicarlos a las facturas, actualizar los saldos de los clientes y poner a disposición la información de los pagos para su conciliación y la elaboración de informes.

¿Los pagos integrados concilian automáticamente las facturas?

Las soluciones de pago integradas pueden cotejar y aplicar automáticamente los pagos a las facturas cuando la transacción contiene la información necesaria sobre la factura y el cliente. Es posible que los pagos parciales, los pagos combinados, las comisiones, las devoluciones, las referencias que falten y otras excepciones sigan requiriendo una revisión. Las empresas deben confirmar qué situaciones de cotejo y conciliación admite el sistema.

¿Son seguros los pagos integrados en los sistemas ERP?

Las soluciones de pago integradas en sistemas ERP pueden utilizar la tokenización, el cifrado, los campos de pago alojados por el proveedor, el acceso basado en roles y los registros de auditoría para ayudar a proteger la información de pago. Las responsabilidades en materia de seguridad pueden repartirse entre la empresa, el proveedor del ERP, la pasarela de pago y el procesador, por lo que las empresas deben revisar el entorno de pago en su totalidad y sus obligaciones en virtud de la norma PCI DSS.

¿Qué métodos de pago puede admitir un ERP?

En función del sistema ERP, el proveedor de pagos, el país y la moneda, los métodos admitidos pueden incluir tarjetas de crédito, tarjetas de débito, ACH, EFT, monederos digitales y otras opciones electrónicas. Las empresas deben comprobar la disponibilidad, los plazos de liquidación, las comisiones, la posibilidad de realizar reembolsos y las funciones de pagos recurrentes de cada método.

¿Qué debe evaluar una empresa antes de implementar pagos integrados?

Las empresas deben evaluar los métodos de pago y los proveedores de servicios de pago compatibles, la integración con el sistema ERP, la aplicación de pagos, la conciliación, las responsabilidades en materia de seguridad, la elaboración de informes, la experiencia del cliente, la cobertura geográfica, la escalabilidad y el coste total. Asimismo, deben poner a prueba situaciones excepcionales, como transacciones fallidas, pagos parciales, reembolsos, disputas y devoluciones de cargo.

¿Son los pagos integrados la opción adecuada para tu empresa?

Los pagos integrados pueden crear un proceso más conectado desde la factura hasta el cobro, al incorporar las opciones de pago de los clientes, la contabilidad de clientes y la información financiera en un mismo flujo de trabajo empresarial. Los clientes disponen de una forma más cómoda de pagar, mientras que los equipos financieros pueden reducir la introducción manual de datos, agilizar la contabilización de los pagos y mejorar la visibilidad del efectivo cobrado y pendiente de cobro.

La solución adecuada debe ir más allá del mero procesamiento de una transacción. Debe ofrecer soporte para aplicaciones de pago, gestión de excepciones, conciliación, seguridad, generación de informes y los métodos de pago que utilizan sus clientes. Las empresas deben comparar estas capacidades, junto con los requisitos de implementación y el coste total, antes de seleccionar una solución de pago para su sistema ERP.

Acumatica integra la gestión de pagos con la contabilidad de clientes y otros flujos de trabajo financieros más amplios para ayudar a las empresas en crecimiento a gestionar los pagos de sus clientes de forma más eficiente. Descubre las funciones de gestión de pagos de Acumatica o ponte en contacto con nuestro equipo para comentarnos tus necesidades.

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