AcumatiCares
En términos sencillos, la "transformación digital" es el proceso de transformar una empresa desconectada en una empresa conectada, sustituyendo en el proceso los procesos automatizados y manuales por tecnología moderna. Puede caracterizarse por una solución ERP moderna, que se integra con muchos otros sistemas empresariales para generar valor, optimizar el retorno de la inversión y proporcionar una ventaja competitiva. La interacción de la plataforma ERP, las características/funciones ERP e Internet desempeñan un papel fundamental.
En contraste con las limitaciones -y los costes operativos de personal- asociadas a los ERP cerrados basados en cliente-servidor y a QuickBooks, Acumatica se distingue. Como solución ERP en la nube, ofrece una lógica empresarial basada en eventos y servicios web en todo el sistema para dar soporte a las integraciones de sistemas, lo que culmina en un precio y un rendimiento superiores que se manifiestan en los resultados finales.
Un ejemplo real en el trabajo
Considere el ejemplo del mundo real de múltiples sistemas que se integran con Acumatica Cloud ERP en el diagrama siguiente. Destaca ocho sistemas empresariales integrados y centrados en Acumatica Cloud ERP (1). Los sistemas empresariales numerados sucesivamente ilustran la transformación digital con comentarios sobre sus múltiples beneficios.
La solución ERP basada en la nube de Acumatica incorpora cuatro procesos empresariales ERP tradicionales. Estos procesos incluyen la adquisición para el pago, el pedido para el cobro, la gestión de las relaciones con los clientes y las finanzas (para las funciones de contabilidad y elaboración de informes que asocian simultáneamente débitos y créditos a estas transacciones). Los siete sistemas empresariales restantes alimentan estos procesos ERP.
Además de los servicios web, Acumatica incorpora un motor de supervisión, automatización y flujo de trabajo que mejora notablemente la productividad del usuario. Se pueden automatizar tareas mundanas como la emisión de facturas e informes, asignar automáticamente tareas como un ticket de soporte o una solicitud de presupuesto, y diseñar cuadros de mando para realizar un seguimiento automático de los indicadores clave de rendimiento y las tareas pendientes. Net supone menos costes de personal porque Acumatica realiza funciones que antes eran manuales.
En la ilustración, la función order-to-cash de Acumatica está integrada en varios sitios web de Shopify (2). Los datos de los clientes, los pedidos y todos los datos que describen los artículos que compran se integran de forma biosincrónica entre los sitios web y el ERP. Se eliminan los costes de personal necesarios para mantener la coherencia entre los programas y se mejora la experiencia del comprador, ya que la comunicación generada por el sistema, como los números de seguimiento, es puntual y automática.(Nota: Acumatica también admite la integración omnicanal con sitios web como BigCommerce y Magento, además de escaparates como eBay, Amazon, "big box" y otros sitios).
Decenas de estados recaudan el impuesto sobre las ventas asociado a las ventas por Internet (3). Como la tarea es tan ardua, la mayoría de las plataformas de sitios web aplican automáticamente el impuesto a las ventas. Sin embargo, esos impuestos deben declararse. Eso requiere personal o un ERP inteligente que se comunique con los proveedores de bases de datos de impuestos y que también garantice la coherencia del valor fiscal al asociar los pedidos en los sitios web con sus homólogos en el ERP. Con Acumatica, los impuestos capturados en el punto de venta se concilian con la captura de impuestos en el punto de envío/factura. Esta conciliación reduce los costes continuos de personal necesarios para corregir las incoherencias y reduce las funciones de auditoría que requieren mucho tiempo.
Normalmente, los pedidos de sitios web se pagan mediante tarjeta de crédito u otros comerciantes de pago: piense en PayPal, Braintree, Shopify Payments, Amazon y muchos otros. (4) Estos comerciantes procesan las tarifas de crédito en sus propios sistemas empresariales antes de depositar posteriormente el dinero en el banco del vendedor, combinando docenas, cientos, miles de pedidos con un único depósito. Acumatica "lee" estos depósitos y los empareja automáticamente con los pedidos correspondientes en el sistema ERP, proporcionando una contabilidad totalmente automatizada de las comisiones asociadas. En comparación con el costoso tedio de la correspondencia manual, se trata de una enorme mejora de la productividad que favorece la transformación digital. Además, la dirección tiene acceso bajo demanda al coste del crédito y a actualizaciones realistas del efectivo disponible y el flujo de caja.
Los pedidos físicos se procesan mediante las funciones de gestión de almacenes de Acumatica con los gastos de envío capturados de las bases de datos de los transportistas (5). O, en el caso de los distribuidores virtuales que utilizan servicios de cumplimiento de terceros, los pedidos físicos y los gastos de envío se gestionan mediante una integración inteligente que conecta los sistemas de gestión de pedidos e inventario de Acumatica con el software de gestión de almacenes utilizado por los 3PL (6).
Tanto si el pedido se envía desde un almacén interno como desde un 3PL, se ahorran costes. El personal no tiene que buscar los gastos de envío. Los gastos de envío se asignan automáticamente al coste de los bienes vendidos. Los datos de seguimiento de los envíos se vuelven a cargar a través de Acumatica en los sitios web, cerrando el ciclo del pedido al tiempo que se proporciona información vital al comprador y se reducen los gastos de atención al cliente.
La conciliación bancaria automatizada cierra el bucle contable con el sistema empresarial (7). Acumatica integra las descargas de extractos bancarios y coteja automáticamente los depósitos bancarios con sus contrapartidas en Acumatica. Se reduce el tiempo de cierre del mes y los contables pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido.
A menudo, el personal de servicio y atención al cliente (8) que trabaja con una plataforma de atención al cliente de Commerce Base, como HelpScout o Zendesk, debe acceder tanto al sitio web como a la solución ERP. Esto lleva mucho tiempo y es propenso a errores (por ejemplo, se confunden los números de pedido, se aplican mal los créditos, etc.). Los servicios web de Acumatica solucionan esto con una personalización llamada "Meldor" que vincula HelpScout, Shopify y Acumatica, proporcionando la capacidad de pulsar una sola tecla dentro de HelpScout para cancelaciones, devoluciones, correcciones de dirección y más, desencadenando simultáneamente las transacciones correspondientes en los tres sistemas de software.
Una vez más, la productividad mejora drásticamente para los representantes de atención al cliente y otros empleados de operaciones, almacén y contabilidad. Este es otro factor de mejora de la productividad en la transformación digital.
Apoyo a la transformación digital
Acumatica apoya la transformación digital de muchas otras maneras. Por ejemplo, Acumatica admite la generación automatizada de órdenes de trabajo para operaciones de montaje en las que los artículos se configuran en el sitio web del vendedor. Con Acumatica eCommerce ERP, los sitios web "conocen" los niveles de inventario. Acumatica también "sabe" que se han recibido todos los pedidos introducidos en el sitio web, o que se han procesado todos los pedidos enviados a un 3PL para su cumplimiento o recogidos por un transportista.
Del mismo modo, Acumatica realiza un seguimiento de las actividades de la cadena de suministro con las agencias de cumplimiento; si falta un pedido, Acumatica "lo sabe". Estos sistemas de seguimiento utilizan cuadros de mando codificados por colores (por ejemplo, rojo = problemas), así como notificaciones automatizadas a listas de tareas en Acumatica (a través de correos electrónicos que pueden enviarse a un teléfono inteligente) para facilitar el acceso y la navegación. Acumatica también puede proporcionar valiosa información de existencias a proveedores de confianza. Esto aumenta el cumplimiento del almacén y la producción de fabricación asociada.
Otras integraciones incluyen la gestión de gastos con entradas desde teléfonos inteligentes y sistemas automáticos de cuentas a pagar en los que el OCR lee el correo electrónico entrante y contabiliza automáticamente la información de las cuentas a pagar. Estas funciones e integraciones mejoran las iniciativas de comercio omnicanal de las empresas.
En Advanced Solutions & Consulting Co. (ASC), creemos que Acumatica es una base sólida como una roca para la transformación digital. De hecho, el cielo es el límite. Con nuestro historial de 23 años de exitosas implementaciones de sistemas empresariales y como distribuidor de valor añadido (VAR) y proveedor de software independiente (ISV) fundador de Acumatica, ASC puede ayudar a las empresas a transformarse digitalmente con la galardonada solución ERP en la nube de Acumatica.
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