Índice de rotación de existencias: Definición y cálculo

Para minoristas, distribuidores y fabricantes, la gestión del inventario es clave para el éxito operativo. Su inventario es su activo más importante y, para satisfacer la demanda de los clientes, evitando al mismo tiempo el exceso o la escasez de existencias, tiene que tener en cuenta muchas variables. ¿Cuántas unidades del artículo A hay disponibles? ¿Dónde se encuentra el artículo B? ¿Cuál es la situación del artículo C?

Calcular el índice de rotación de existencias es una forma fundamental de medir el rendimiento y la eficiencia del inventario.

Hoy definiremos el índice de rotación de inventario, explicaremos los pasos y las fórmulas que se utilizan para calcularlo y exploraremos cómo puede mejorar las prácticas de inventario con la tecnología.

¿Qué es el índice de rotación de existencias?

La rotación de inventario es el proceso cíclico de comprar un artículo de inventario, vender ese artículo y sustituirlo por más del mismo artículo para volver a venderlo.

Por ejemplo, en una tienda de comestibles, usted compra un cargamento de zumo de naranja; los consumidores le compran ese zumo de naranja; y luego usted compra otro cargamento de zumo de naranja para reponer existencias.

Este ciclo puede parecer sencillo, pero la complejidad del mundo real, desde la cambiante demanda de los clientes hasta la logística transfronteriza, puede hacer que sea difícil de gestionar. Distribuidor inglés de cerveza artesana Cave Direct (de la que hablaremos más adelante) se enfrentaba a estos retos mientras intentaba gestionar el inventario con hojas de cálculo que podían llegar a tener 300 páginas. Laurence Smale, Jefe de Ventas de Cave DirectDirect, afirma: "Para nosotros, desde el punto de vista de las ventas, era una pesadilla tratar de mantenernos al día, porque nunca sabías lo que iba a llegar. Cada semana llegan hasta 50 nuevas cervezas artesanales y al equipo de ventas le resultaba difícil saber en qué almacén se encontraban esas existencias o si ya estaban agotadas".

Ésta es sólo una de las muchas razones por las que es importante calcular el índice de rotación de inventario. Veamos primero cómo calcularlo manualmente y después volveremos a Cave Direct para ver cómo resolvieron sus problemas de gestión de inventario.

El Índice de rotación de existencias muestra cuántas veces, en un período determinado, su empresa ha completado un ciclo de rotación de existencias de venta y reposición. Revela la eficiencia con la que utiliza su inventario. Según Investopedia, "Un ratio de rotación de inventario relativamente bajo puede ser señal de ventas débiles o exceso de inventario, mientras que un ratio más alto indica ventas fuertes pero también puede indicar un almacenamiento inadecuado del inventario." Por lo tanto, su Ratio de Rotación de Inventario puede ayudarle a entender cómo hacer planes de aprovisionamiento que equilibren la demanda de los clientes con los gastos generales y las necesidades de su organización.

Pero determinar si un Índice de Rotación de Inventario alto o bajo es bueno o malo depende de su sector. Las empresas que venden artículos que deben moverse con rapidez -como tiendas de comestibles, floristerías, etc.- deberían tener un índice más alto porque su inventario es perecedero y debe comprarse, utilizarse y reponerse rápidamente. Otras empresas, como joyerías, tiendas de muebles, concesionarios de vehículos, etc., deberían tener un ratio más bajo porque sus artículos de inventario son duraderos, productos de inversión que la gente compra para conservarlos.

Cómo calcular el índice de rotación de existencias

Calcular el índice de rotación de existencias requiere varios pasos. He aquí la fórmula principal:

COGS / Valor medio de las existencias = Ratio de rotación de existencias

El coste de los bienes vendidos es una partida de la cuenta de resultados que muestra los costes directos de adquisición o producción de los bienes que vende, por ejemplo, los gastos de material y mano de obra. No se incluyen los costes indirectos, como la distribución, los gastos generales y los gastos de los empleados de ventas.

El Valor Medio de Inventario es el valor monetario medio de su inventario durante el periodo de tiempo específico que ha decidido medir (por ejemplo, un mes, un trimestre o un año). Se calcula igual que la media de dos cifras cualesquiera: sumando el valor inicial del inventario y el valor final y dividiendo la suma por 2.

(Valor inicial del inventario + Valor final del inventario) / 2 = Valor medio del inventario

Aunque el Valor de Inventario Inicial debería ser el mismo que el Valor de Inventario Final del período anterior, es importante saber cómo calcularlo por separado para poder comprobar su exactitud. Puede calcular el Valor Inicial de Inventario con esta fórmula:

COGS + Valor del inventario final del período anterior - Valor del inventario nuevo comprado durante el período anterior = Valor del inventario inicial

Con el Valor de Inventario Inicial confirmado, puede utilizarlo para calcular el Valor de Inventario Final de la siguiente manera:

Inventario inicial del período actual + Compras netas durante el período actual - COGS = Valor del inventario final

La variable Compras netas representa el valor monetario bruto de las nuevas existencias adquiridas durante el periodo elegido, menos descuentos, devoluciones y provisiones.

Ahora, unamos todos estos pasos para calcular el Índice de rotación de existencias.

Ejemplo de ratio de rotación de existencias

Supongamos que desea calcular su Ratio de Rotación de Inventario para abril de 2025.

Completarás las fórmulas anteriores en este orden:

1. Valor de Inventario Inicial: COGS + Valor del inventario final del período anterior - Valor del inventario nuevo comprado durante el período anterior = Valor del inventario inicial
2. Valor Final de Inventario: Inventario Inicial del Período Actual + Compras Netas Durante el Período Actual - COGS = Valor del Inventario Final
3. Valor Medio de Inventario: (Valor de Inventario Inicial + Valor de Inventario Final) / 2 = Valor Medio de Inventario
4. Ratio de rotación de existencias: COGS / Valor medio de las existencias = Ratio de rotación de existencias

Digamos que su COGS para Marzo 2025 fue de $50,000, su Valor Final de Inventario fue de $40,000, y el valor de su Nuevo Inventario Comprado fue de $40,000. Esto significa que su Valor Inicial de Inventario es de $50,000 (el mismo Valor Final de Inventario para Marzo). Eso significa que su Valor de Inventario Inicial es de $50,000 (el mismo que el Valor de Inventario Final para Marzo.)

$50,000 + $40,000 - $40,000 = $50,000

Si su valor de inventario inicial fue de $50,000, sus compras netas para abril fueron de $75,000, y su COGS fue de $80,000, entonces su valor de inventario final para abril fue de $45,000.

$50,000 + $75,000 - $80,000 = $45,000

Utilizando los Valores de Inventario Inicial y Final, su Valor Promedio de Inventario fue de $47,500.

($50,000 + $45,000) / 2 = $47,500

Y, utilizando sus cifras de COGS de abril y de Valor Medio de Inventario, su Ratio de Rotación de Inventario es de 1,7.

$80,000 / $47,500 = 1.7

Esto significa que, para abril de 2025, usted completó casi dos ciclos completos de rotación de inventario. Y de nuevo, que ese ratio sea bueno o no depende totalmente de tu sector y de las condiciones específicas en las que opera tu empresa.

Pero, si descubre que su Índice de rotación de existencias no es el que debería ser -y si usted, como Cave Direct, no quiere calcularlo manualmente con todos estos pasos, cada vez-, ¿qué puede hacer? La tecnología adecuada puede ayudarle.

Mejora y automatización de la rotación de existencias

Aunque el índice de rotación de existencias es un indicador fundamental de la salud de su empresa, esa cifra por sí sola no puede ofrecerle información totalmente procesable. Puede mostrar que hay un problema o que está experimentando un mayor éxito, pero no puede decirle cuál es el problema o qué ha contribuido a su éxito. Debe supervisar y optimizar periódicamente sus procesos de inventario en todos los niveles para mejorar continuamente la eficacia operativa y la salud financiera.

Como hemos visto anteriormente, incluso el simple cálculo del índice de rotación de inventario requiere mucha reflexión y múltiples pasos. A mayor escala, garantizar procesos de inventario eficientes que optimicen tanto los niveles de existencias como el rendimiento de las ventas es aún más complicado y casi imposible si se intenta hacer todo manualmente. Pero con la ayuda de tecnología diseñada para esta tarea, como una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) con una aplicación de gestión de inventario integrada, tendrá acceso a herramientas especializadas que automatizan los cálculos de rotación de inventario, además de agilizar la gestión de artículos, la trazabilidad de la calidad, el reabastecimiento y mucho más.

Otras funciones de ERP que ayudan a las empresas a gestionar sus inventarios son:

• • Funciones de previsión de la demanda y justo a tiempo (JIT), para que pueda realizar pedidos de artículos en función de la demanda prevista y los programas de producción, eliminando el exceso de existencias, evitando los desperdicios y reduciendo los costes de almacenamiento.
  • Datos para la racionalización de SKU (Stock Keeping Unit), para que pueda ver la rentabilidad, los costes y la demanda de los clientes de determinadas SKU y determinar si debe mantener, ampliar o reducir el inventario de ese artículo.
  • Informes de existencias agotadas, que muestran los artículos que deben eliminarse progresivamente porque los clientes ya no los compran y están ocupando un valioso espacio en el almacén.
  • Códigos ABC que clasifican las existencias en función de su importancia para la empresa: A para artículos de alto valor que contribuyen significativamente a los ingresos, B para productos de valor medio y moderado, y C para artículos de bajo valor y menos críticos. Los códigos ABC ayudan a las empresas a priorizar la gestión de existencias, mejorar las estrategias de compra y predecir mejor los calendarios de reordenación en función de la demanda.

Confiar en la tecnología moderna y conectada para el seguimiento, la supervisión y el análisis de la rotación de inventario ayuda a mejorar la eficiencia, aumentar el flujo de caja y, en última instancia, impulsar la rentabilidad.

Éxito de la gestión de inventario con Acumatica

Acumatica Cloud ERP y su solución de gestión de inventario permiten a los usuarios controlar el inventario en todas las ubicaciones, automatizar los pedidos, agilizar los flujos de trabajo y realizar un seguimiento de los artículos (y los costes) desde una única solución centralizada. ¿Cuáles son las ventajas? Aumento de la rotación del inventario, mejora de la precisión y reducción de las situaciones de falta de existencias; información sobre los artículos con existencias bajas o agotadas; y capacidad para analizar la rentabilidad por artículo y clase o familia de productos.

Colin Gilhespy, copropietario y director general del cliente de Acumatica Cave Directha sido testigo directo de estas ventajas y de muchas más. Al proporcionar una transparencia total del inventario, Acumatica ha supuesto una gran diferencia en la capacidad de la empresa para prever la demanda, gestionar la rotación del inventario y saber qué productos necesitan almacenar o eliminar gradualmente.

Antes de Acumatica, "la facturación era bastante menor, pero siempre supimos que nuestro negocio tenía potencial", dice Gilhespy. "Y para aprovechar ese potencial, necesitábamos algo que gestionara mejor nuestras existencias".

"Tener ese control de existencias", prosigue, "es increíble. Nos ha puesto a la vanguardia, sobre todo en el sector de la cerveza artesanal. Ahora podemos hacer un seguimiento de todo; todo lo que hacemos está en Acumatica. Cualquier información que queramos, la tenemos con sólo pulsar un botón, y ésa es la clave de nuestro éxito. Sabemos lo que hay en cada almacén y cuándo se vende la mercancía".

Con Acumatica, las empresas como Cave Direct Direct obtienen simplicidad, visibilidad y eficiencia en la gestión de inventarios y disfrutan de cálculos automatizados del índice de rotación de inventarios que proporcionan la información que necesitan para prosperar en el mundo digital y acelerado de hoy en día.