Introducción a la contabilidad de costes de producción en la construcción

En la contabilidad financiera general se realiza un seguimiento de los costes e ingresos de toda la empresa, garantizando el cumplimiento de las obligaciones fiscales e informando a los inversores, acreedores y directivos sobre los resultados financieros globales de una empresa.

La contabilidad de costes de proyectos es un método de seguimiento de los costes e ingresos de proyectos individuales dentro de una empresa.

Este enfoque detallado ayuda a los contratistas a comprender la rentabilidad de cada proyecto, identificar áreas de ahorro de costes y tomar decisiones informadas sobre futuras licitaciones.

Para los profesionales de la construcción, los contables y los gestores de proyectos, la contabilidad de costes de obra es un componente fundamental para el éxito del proyecto. Por ello, hoy trataremos los principios de la contabilidad de costes de obra, exploraremos su importancia en la construcción y destacaremos las mejores prácticas para una implantación eficaz del software de costes de obra.

¿Qué es la contabilidad de costes de producción en la construcción?

Los proyectos de construcción tienen múltiples niveles y son complejos. Deben satisfacer las necesidades específicas de ubicación, recursos y mano de obra de cada cliente, factores que también determinan el presupuesto de cada proyecto.

Con la contabilidad de costes de obra, que equivale a la contabilidad de proyectos en otros sectores, los responsables de las empresas tienen una visión completa de los costes relacionados con los proyectos de construcción. Estos costes se utilizan para elaborar un presupuesto conciso del proyecto e identificar ineficiencias y costes excesivos.

Componentes clave de la contabilidad de costes laborales

La comprensión de los componentes clave de la contabilidad de costes de obra comienza por entender cómo evolucionan los proyectos de construcción.

Capture los costes de los trabajos por proyecto y visualice los cambios en los costes de mano de obra, tiempo y material en tiempo real. Automatice los procesos de órdenes de cambio para controlar los sobrecostes de los trabajos.

Los proyectos de nueva construcción comienzan con la recopilación de información sobre el proyecto de los clientes potenciales. Basándose en sus peticiones, la empresa constructora elabora una estimación de costes y prepara un paquete de oferta completo. Este paquete destaca el coste total de ejecución, los contratos, los presupuestos, las subobras y el programa de valores.

He aquí un resumen de lo que incluye el coste total:

• Gastos directos (por ejemplo, alquiler de equipos, servicios públicos, estructuras temporales de oficina y salarios relacionados con el proyecto).
• Gastos indirectos/gastos generales (por ejemplo, seguros, oficina/alquiler, marketing y gastos de empleados para todos los proyectos de la empresa).
• Mano de obra (por ejemplo, salarios de empleados y subcontratistas junto con gastos administrativos)
• Materiales (madera, acero, hormigón, fontanería, etc.)
• Equipos (por ejemplo, excavadoras, grúas, bulldozers)

Estos gastos totales son también los componentes clave de la contabilidad de costes del trabajo.

Finalidad de la contabilidad de costes laborales en la construcción

Presupuestos y control de costes

El presupuesto de un proyecto de construcción es la guía única del gestor de proyectos para el éxito financiero, la relación con el cliente y la toma de decisiones. Determina cuánto debe gastarse en recursos del proyecto, cómo deben asignarse esos recursos y cómo se comparan los costes reales con el presupuesto aprobado.

Si el paquete de ofertas del proyecto es exacto y el director del proyecto se atiene al presupuesto, el proyecto es rentable, aumenta la reputación de la empresa constructora y refuerza las relaciones con los clientes actuales y futuros.

Análisis de rentabilidad

Además de establecer una reputación favorable y asegurar la lealtad de los clientes, la contabilidad de costes de obra ayuda a las empresas de construcción a evaluar los costes y los ingresos por proyecto. Obtener beneficios -los ingresos que entran en la cuenta bancaria de una empresa una vez pagados los gastos- sólo es posible cuando una empresa, utilizando datos históricos de otros proyectos similares, calcula con precisión los costes de su proyecto.

Estos costes estimados se utilizan después para analizar la rentabilidad de un proyecto (o la falta de ella) y ayudar a la empresa a determinar si el proyecto debe o no seguir adelante.

Tipos de contabilidad utilizados en la construcción

En el sector de la construcción se utilizan tanto la contabilidad financiera general como la contabilidad de costes de obra.

Como ya hemos comentado, la contabilidad financiera general en la construcción implica gestionar (por ejemplo, identificar, supervisar, analizar y desembolsar) la información financiera actual de toda la empresa. Esta información se utiliza para tomar decisiones empresariales estratégicas diarias.

La contabilidad de costes de trabajo ayuda a los gestores de proyectos a supervisar proyectos concretos, proporcionándoles información sobre los costes por trabajo, incluidos el coste de finalización, el coste de finalización y el porcentaje de finalización. Los gestores de proyectos tienen visibilidad de la información sobre proyectos, finanzas, cuentas de clientes e inventarios, así como de los procesos empresariales relacionados.

Juntas, la contabilidad general y la contabilidad de costes de los trabajos permiten a los directivos y gestores de proyectos conocer el rendimiento de su empresa y les proporcionan la información que necesitan para ser rentables y seguir siéndolo. Pero para aprovechar estas impresionantes y vitales ventajas contables, las empresas deben implantar el software de cálculo de costes por proyecto adecuado.

Mejores prácticas para implantar la contabilidad de costes laborales

Elegir el software de contabilidad adecuado para el coste del trabajo

En la economía digital actual, existen muchas opciones de software de cálculo del coste de los trabajos, pero la mayoría son soluciones independientes que sólo ofrecen funciones básicas de contabilidad. Para las pequeñas empresas que acaban de empezar, una solución sencilla de cálculo del coste de los trabajos puede ser suficiente. Por desgracia, a medida que las pequeñas empresas evolucionan y sus necesidades contables se hacen más complejas, las soluciones contables básicas no pueden seguirles el ritmo.

Ahí es donde las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), como Acumatica, pueden ayudar.

El software de gestión de la construcción de Acumatica proporciona información en tiempo real que permite a los gestores de proyectos estar al tanto de cada proyecto y presupuesto. Como única fuente de información, Acumatica permite a los usuarios gestionar las relaciones con los clientes, las operaciones del proyecto, las órdenes de cambio, las finanzas y las necesidades de contabilidad del proyecto desde un único lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Y los empleados en la oficina y en el campo disfrutan de una instantánea precisa y actualizada de cada proyecto.

"Con Acumatica Construction, tenemos acceso a datos actuales que nos ayudan a comprender de dónde viene nuestro negocio, lo rentable que es y en qué punto se encuentra en cada momento", afirma Eric Hugunin, cliente de Acumatica y director de operaciones de Phoenix Renovation and Restoration. "No es una coincidencia que, desde que utilizamos Acumatica, no hayamos necesitado recurrir a nuestra línea de crédito en 14 meses y que hayamos tenido un flujo de caja positivo durante el período más largo en 22 años".

Formación e integración de procesos

Cuando las empresas de la construcción deciden implantar Acumatica, socios comerciales expertos les guiarán en cada paso del proceso de integración. También tendrán acceso a la Acumatica Open University gratuita de Acumatica, que ofrece materiales y cursos de autoaprendizaje, y al portal de autoservicio para clientes de Acumatica, que conecta instantáneamente a los clientes con el contenido de asistencia y formación más reciente.

Disponer de servicios de formación y asistencia al alcance de la mano significa que las empresas de construcción pueden formar a sus equipos de forma rápida y sencilla sobre cómo aprovechar los principios de contabilidad de costes de los trabajos e integrarlos en sus procesos existentes.

Conclusión

La solución ERP basada en la nube de Acumatica y el software nativo de cálculo de costes de los trabajos permiten a los profesionales de la construcción capturar automáticamente los costes de mano de obra, materiales y equipos y elaborar informes sobre ellos en una única solución integral. Mantenerse dentro del presupuesto, crear paquetes de ofertas precisos y puntuales para posibles proyectos y consolidar las relaciones con los clientes nunca ha sido tan fácil y agradable.

En palabras de Elizabeth Barratt, Directora de Project Excellence en Ask AfrikaAcumatica funciona perfectamente. Gestiona la contabilidad de proyectos, el flujo de caja y la supervisión de proyectos, pero Acumatica no se limita a las operaciones basadas en proyectos. A otros departamentos como ventas y marketing también les encanta".