Contabilidad de costes por obra en la construcción: control de costes y protección de los márgenes

Introducción a la contabilidad de costes de producción en la construcción

La contabilidad financiera lleva un control de los ingresos y gastos de toda la empresa con fines de presentación de informes y cumplimiento normativo.

La contabilidad de costes por proyecto (a menudo denominada «cálculo de costes de proyectos de construcción» o «contabilidad de proyectos de construcción») realiza un seguimiento de los costes y la facturación a nivel de proyecto y de código de coste, de modo que los equipos puedan conocer la rentabilidad a medida que avanza el trabajo, y no semanas después.

En la práctica, el cálculo de costes por proyecto clasifica los gastos en categorías directas e indirectas —por lo general, mano de obra, materiales, equipamiento, costes de subcontratistas o socios comerciales y gastos generales— y, a continuación, compara los datos reales con el presupuesto para detectar problemas de forma temprana y mejorar las futuras ofertas.

En esta guía, definiremos la contabilidad de costes por obra para empresas de construcción, desglosaremos sus componentes fundamentales y describiremos las mejores prácticas de implementación, incluyendo cómo el software de contabilidad para la construcción y los flujos de trabajo de los sistemas ERP (como Acumatica) facilitan la gestión precisa y oportuna de las finanzas de los proyectos.

¿Qué es la contabilidad de costes de producción en la construcción?

Los proyectos de construcción tienen múltiples niveles y son complejos. Deben satisfacer las necesidades específicas de ubicación, recursos y mano de obra de cada cliente, factores que también determinan el presupuesto de cada proyecto.

Con la contabilidad de costes de obra, que equivale a la contabilidad de proyectos en otros sectores, los responsables de las empresas tienen una visión completa de los costes relacionados con los proyectos de construcción. Estos costes se utilizan para elaborar un presupuesto conciso del proyecto e identificar ineficiencias y costes excesivos.

Cálculo de cantidades frente a control de costes de obra 

El cálculo de cantidades (QTO) facilita la elaboración de presupuestos al calcular las cantidades y los costes previstos antes de que comience el trabajo. El control de costes del proyecto se inicia tras la adjudicación y realiza un seguimiento de los gastos reales y de la facturación durante la ejecución. En otras palabras, el QTO ayuda a elaborar el presupuesto; el control de costes del proyecto lo valida, explica las desviaciones y mejora la siguiente oferta.

Al utilizar la misma estructura de códigos de costes tanto en la estimación como en el cálculo de costes de obra, los equipos pueden comparar de forma coherente los costes estimados con los reales e identificar con precisión qué ámbitos, equipos de trabajo, materiales o subcontratistas están provocando los sobrecostes.

Componentes clave de la contabilidad de costes laborales

La comprensión de los componentes clave de la contabilidad de costes de obra comienza por entender cómo evolucionan los proyectos de construcción.

Capture los costes de los trabajos por proyecto y visualice los cambios en los costes de mano de obra, tiempo y material en tiempo real. Automatice los procesos de órdenes de cambio para controlar los sobrecostes de los trabajos.

Los proyectos de nueva construcción comienzan con la recopilación de información sobre el proyecto de los clientes potenciales. Basándose en sus peticiones, la empresa constructora elabora una estimación de costes y prepara un paquete de oferta completo. Este paquete destaca el coste total de ejecución, los contratos, los presupuestos, las subobras y el programa de valores.

He aquí un resumen de lo que incluye el coste total:

• Gastos directos (por ejemplo, alquiler de equipos, servicios públicos, estructuras temporales de oficina y salarios relacionados con el proyecto).
• Gastos indirectos/gastos generales (por ejemplo, seguros, oficina/alquiler, marketing y gastos de empleados para todos los proyectos de la empresa).
• Mano de obra (por ejemplo, salarios de empleados y subcontratistas junto con gastos administrativos)
• Materiales (madera, acero, hormigón, fontanería, etc.)
• Equipos (por ejemplo, excavadoras, grúas, bulldozers)

Estos gastos totales son también los componentes clave de la contabilidad de costes del trabajo.

Por qué el control de costes por proyecto es importante para la rentabilidad y el flujo de caja en el sector de la construcción

Presupuestos y control de costes

El presupuesto de un proyecto establece la referencia para el cálculo de costes de la obra, pero el control de costes de la obra es lo que garantiza su fiabilidad a medida que el trabajo evoluciona. La mejor práctica consiste en controlar tres cifras en todo momento:

• Presupuesto (presupuesto inicial más modificaciones aprobadas)
• Costes comprometidos (pedidos pendientes, subcontratos y otras obligaciones)
• Coste real (tiempo registrado, facturas, recibos, uso del equipo)

El seguimiento del presupuesto, los compromisos y los gastos reales por código de coste ayuda a los equipos a detectar los sobrecostes de forma temprana, antes de que se conviertan en una sorpresa en los márgenes al cierre del ejercicio.

Análisis de rentabilidad

La rentabilidad mejora cuando los contratistas comparan continuamente los datos reales con el presupuesto, y no solo al final del mes. El cálculo de costes por obra permite:

• Verificar los supuestos de la estimación por alcance y equipo
• Explique las variaciones (productividad, precio, residuos, reelaboración, condiciones meteorológicas, secuencia de trabajos, cambios en el alcance)
• Mejorar las futuras licitaciones, presupuestos y márgenes objetivo utilizando los datos históricos reales de trabajos similares

Tipos de contabilidad utilizados en la construcción

Las empresas constructoras dependen de ambos:

FContabilidad financiera – para elaborar estados financieros de toda la empresa, informes de cumplimiento normativo y gestión de tesorería

Contabilidad de costes por proyecto: para gestionar la ejecución de los proyectos, incluyendo el cumplimiento del presupuesto, la facturación y la previsión de costes a nivel de proyecto y de código de coste
Ambas funciones funcionan mejor cuando comparten las mismas transacciones subyacentes. Cuando las actividades relacionadas con el tiempo, las compras, el inventario y las cuentas por pagar están vinculadas al proyecto en un único sistema, los departamentos de finanzas y operaciones pueden coordinarse en materia de rentabilidad de los proyectos y flujo de caja utilizando una única fuente de información fiable, en lugar de tener que conciliar hojas de cálculo inconexas o herramientas independientes.

Juntas, la contabilidad general y la contabilidad de costes de los trabajos permiten a los directivos y gestores de proyectos conocer el rendimiento de su empresa y les proporcionan la información que necesitan para ser rentables y seguir siéndolo. Pero para aprovechar estas impresionantes y vitales ventajas contables, las empresas deben implantar el software de cálculo de costes por proyecto adecuado.

Mejores prácticas para implantar la contabilidad de costes laborales

Elegir el software de contabilidad adecuado para el coste del trabajo

Muchas herramientas de software de cálculo de costes para contratistas solo gestionan algunas partes del flujo de trabajo. A medida que las empresas de construcción crecen, resulta más fácil gestionar el cálculo de costes cuando los proyectos, las finanzas y las operaciones comparten los mismos datos y la misma estructura de costes.

El software de contabilidad para la construcción basado en ERP (como Acumatica) facilita esta tarea al integrar los presupuestos de los proyectos, las compras, el inventario, el registro de horas y la facturación.

A la hora de evaluar una solución de cálculo de costes para proyectos de construcción, busque funciones que faciliten el control diario, y no solo la elaboración de informes:

• Códigos de coste y versiones presupuestarias alineadas con la estimación y el presupuesto de obras
• Seguimiento de los costes comprometidos (órdenes de compra, subcontratos) junto con los datos reales
• Registro de gastos desde el terreno hasta la oficina (horas de trabajo, recibos, salida de material) para mejorar la precisión
• Controles de órdenes de modificación que actualizan el presupuesto, las previsiones y la facturación tan pronto como se aprueban los cambios en el alcance
• Cuadros de mando basados en roles que destacan las desviaciones y los posibles sobrecostes por código de coste
• Compatibilidad con diferentes modalidades de facturación (por avances, por horas y materiales) y visibilidad de las retenciones y el flujo de caja

Estas funciones reducen los errores de asignación manual y mejoran la visibilidad de los costes antes de que afecten a los márgenes.
El software de gestión de la construcción de Acumatica está diseñado para ofrecer información en tiempo real, de modo que los equipos de proyecto puedan gestionar los presupuestos, las órdenes de modificación y la contabilidad del proyecto desde un único lugar.

El software de gestión de la construcción de Acumatica proporciona información en tiempo real que permite a los gestores de proyectos estar al tanto de cada proyecto y presupuesto. Como única fuente de información, Acumatica permite a los usuarios gestionar las relaciones con los clientes, las operaciones del proyecto, las órdenes de cambio, las finanzas y las necesidades de contabilidad del proyecto desde un único lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Y los empleados en la oficina y en el campo disfrutan de una instantánea precisa y actualizada de cada proyecto.

"Con Acumatica Construction, tenemos acceso a datos actuales que nos ayudan a comprender de dónde viene nuestro negocio, lo rentable que es y en qué punto se encuentra en cada momento", afirma Eric Hugunin, cliente de Acumatica y director de operaciones de Phoenix Renovation and Restoration. "No es una coincidencia que, desde que utilizamos Acumatica, no hayamos necesitado recurrir a nuestra línea de crédito en 14 meses y que hayamos tenido un flujo de caja positivo durante el período más largo en 22 años".

Integrar el cálculo de costes por proyecto con datos de campo en tiempo real

La precisión del cálculo de costes por proyecto depende de la precisión de las transacciones que lo alimentan. La integración de la contabilidad de costes por proyecto con datos en tiempo real mejora la precisión financiera de los proyectos al reducir los retrasos y las repeticiones en la asignación de costes. Entre los ejemplos de integraciones de gran impacto se incluyen:

• Registro de horas y gastos vinculado al proyecto, la fase y el código de coste (incluidos los datos a nivel de equipo)
• Las compras y las entradas de material que se contabilizan en el proyecto tan pronto como se reciben los artículos
• Registro diario del uso de los equipos y aplicación sistemática de los datos (basada en tarifas o real)
• Normas de codificación de cuentas por pagar para que las facturas de subcontratistas y proveedores se contabilicen en la partida de gastos correcta desde el primer momento

Aquí es donde resulta útil un enfoque ERP unificado: se puede utilizar la misma estructura de tareas en las áreas de gestión del tiempo, compras, inventario, cuentas por pagar y facturación, de modo que los equipos no tengan que conciliar datos de varios sistemas.

Órdenes de modificación y controles del alcance para proteger el margen

Las órdenes de modificación afectan al cálculo de costes de la obra de dos maneras: modifican el presupuesto (coste) y el valor del contrato (ingresos). Los controles deben garantizar que:

• Los posibles cambios se registran desde el principio (pendientes frente a aprobados)
• Las revisiones presupuestarias están vinculadas al alcance aprobado y deben poder someterse a auditoría
• Las previsiones (coste al final del proyecto) reflejan las hipótesis más recientes
• La facturación se ajusta a las condiciones aprobadas y al baremo de precios actualizado

Un flujo de trabajo coherente evita que los equipos asuman tareas que quedan fuera del alcance del proyecto sin tener una visión clara de las mismas, lo cual suele ser una de las causas habituales de los sobrecostes.

Ritmos de colaboración entre Operaciones y Finanzas

El cálculo de costes por proyecto funciona mejor cuando los departamentos de operaciones y finanzas siguen un ritmo semanal:

• El departamento de Operaciones analiza el rendimiento de la producción y de los códigos de coste, y señala los riesgos
• El departamento de Finanzas verifica la exactitud de los asientos contables (fecha, cuenta de acreedores, recibos) y supervisa los gastos comprometidos
• Ambos están de acuerdo en las actualizaciones de las previsiones y en el estado de las órdenes de modificación que afectan al margen y al flujo de caja

Esta colaboración mejora la visibilidad de la rentabilidad de los proyectos y reduce las sorpresas a final de mes.

Retos habituales en la implementación a nivel de sitio (y soluciones)

Los contratistas suelen enfrentarse a dificultades previsibles a la hora de aplicar el cálculo de costes por obra en las obras en curso: uso inconsistente de los códigos de costes, fichas de control de horas presentadas con retraso, recibos que faltan y reclasificaciones a posteriori. Entre las medidas para mitigar estos problemas se incluyen:

• Listas de códigos de costes estandarizadas vinculadas a la elaboración de presupuestos
• Flujos de trabajo sencillos para la introducción de datos sobre el terreno (con prioridad para los dispositivos móviles siempre que sea posible)
• Responsabilidades claras en materia de codificación (quién codifica qué y cuándo)
• Informes semanales de excepciones (tiempo no registrado, recibos sin cotejar, contabilizaciones erróneas en cuentas de proveedores)
• Formación específica para cada puesto, de modo que los capataces, los jefes de proyecto y los equipos de contabilidad sepan cómo son los «datos fiables»

Formación e integración de procesos

La implementación tendrá éxito si se definen las normas de cálculo de costes por proyecto antes de que comience la formación. Establezca: la estructura de proyectos/fases/códigos de costes, quién contabiliza cada operación y cómo las modificaciones de los pedidos actualizan el presupuesto y la facturación. A continuación, imparta la formación por funciones (campo, gestión de proyectos, contabilidad) utilizando ejemplos de proyectos reales.

Los clientes de Acumatica pueden colaborar con socios de implementación y utilizar Acumatica Open University y el Portal del Cliente para facilitar la adopción del sistema y garantizar la coherencia de los procesos entre los equipos de oficina y los equipos sobre el terreno.

Disponer de servicios de formación y asistencia al alcance de la mano significa que las empresas de construcción pueden formar a sus equipos de forma rápida y sencilla sobre cómo aprovechar los principios de contabilidad de costes de los trabajos e integrarlos en sus procesos existentes.

Conclusión

La solución ERP basada en la nube de Acumatica y el software nativo de cálculo de costes de los trabajos permiten a los profesionales de la construcción capturar automáticamente los costes de mano de obra, materiales y equipos y elaborar informes sobre ellos en una única solución integral. Mantenerse dentro del presupuesto, crear paquetes de ofertas precisos y puntuales para posibles proyectos y consolidar las relaciones con los clientes nunca ha sido tan fácil y agradable.

Gestión de la construcción

Más información

En palabras de Elizabeth Barratt, Directora de Project Excellence en Ask AfrikaAcumatica funciona perfectamente. Gestiona la contabilidad de proyectos, el flujo de caja y la supervisión de proyectos, pero Acumatica no se limita a las operaciones basadas en proyectos. A otros departamentos como ventas y marketing también les encanta".