Ask Afrika Retorno de la inversión de 1,5 millones de euros con Acumatica ERP
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Ask Afrika
Sede central
Pretoria, Sudáfrica
Industria
Servicios
Aplicaciones sustituidas
Sage

Ask Afrika

  • Reducción en un 50% del tiempo necesario para facturar y realizar el seguimiento de los presupuestos de los proyectos.
  • Permitió a los empleados ser más eficientes y productivos
  • Ask Afrika ahora tiene una versión de la verdad financiera
  • Acceso instantáneo al rendimiento de la empresa, que antes tardaba dos días.
  • Retorno de la inversión de 1,5 millones de rands sudafricanos
Elizabeth Barratt
"Acumatica funciona perfectamente. Gestiona la contabilidad de proyectos, el flujo de caja, la supervisión de proyectos; pero Acumatica no se limita a las operaciones basadas en proyectos. A otros departamentos como ventas y marketing también les encanta".
Elizabeth Barratt, Directora: Excelencia de proyectos
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Desafíos

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Con más de 23 años de experiencia, Ask Afrika dota a sus clientes de una capacidad de toma de decisiones rápida y fiable a través de servicios de recopilación de datos, análisis y asesoramiento de calidad superior, proporcionando perspectivas, recomendaciones y estrategias procesables. Ask Afrika es una empresa de investigación de mercado de servicio completo con una clasificación de nivel 3 de Broad-Based Black Economic Empowerment (B-BBEE). Además de poseer la marca y el servicio al cliente más sólidos, Ask Afrika es también el socio preferido de los clientes que buscan una investigación social proactiva.

El conjunto de productos exclusivos del grupo Ask Afrika incluye las referencias más importantes del sector, como Ask Afrika Orange Index®, Target Group Index (TGI), Ask Afrika Icon Brands™ y Ask Afrika Kasi Star Brands. La mayoría de los 50 principales anunciantes y propietarios de medios de comunicación de Sudáfrica utilizan el Target Group Index (TGI), del que poseen la licencia sudafricana. El trabajo de la empresa se basa en proyectos, y en un momento dado la empresa puede gestionar 100 o más proyectos. Hacer un seguimiento de los costes de los proyectos, los presupuestos, la asignación de empleados, las facturas y la rentabilidad suponía un reto logístico.

"Buscábamos un sistema integrado porque nuestras finanzas, la contabilidad del proyecto y las asignaciones de hojas de horas se completaban en tres sistemas distintos, lo que suponía muchas repeticiones", explica Elizabeth Barratt, directora de su Oficina de Gestión de Proyectos. "Llevaba mucho tiempo volver a extraer datos para asegurarse de que las cifras coincidían".

El equipo de contabilidad buscaba una solución llave en mano que redujera el tiempo necesario para crear informes, verificar datos y mantener presupuestos de proyectos precisos. Antes, crear una instantánea de la rentabilidad de la empresa podía llevar hasta ocho horas.

"Realmente necesitábamos un sistema integrado en el que nuestros equipos de ventas pudieran registrar sus oportunidades y nosotros pudiéramos hacer el seguimiento de una venta y un proyecto hasta la factura final", explica Barratt. "Cuando instituimos los sistemas con los que trabajábamos eran de gama alta y adecuados para una empresa de nuestro tamaño, pero Ask Afrika ha crecido sustancialmente en un periodo de tiempo relativamente corto. El rápido ritmo de nuestro crecimiento exigía que instituyéramos un sistema de vanguardia que pudiera evolucionar con nosotros."

El crecimiento de la facturación puso de manifiesto que los sistemas actuales ya no se adaptaban a las necesidades de Ask Afrikay se inició la búsqueda de un sistema ERP.

Solución ERP

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Ask Afrika quería un único sistema integrado en el que los empleados pudieran recuperar fácilmente información financiera precisa sobre todos los proyectos, clientes potenciales y datos financieros. El nuevo sistema debía ser ágil, adaptarse al crecimiento de la empresa y ofrecer una contabilidad de proyectos avanzada.

La empresa evaluó varios ERP, y llegó a la conclusión de que muchos de ellos eran rígidos y no permitían la personalización que Ask Afrika deseaba.

"Las capacidades de contabilidad de proyectos de Acumatica eran muy atractivas", afirma Barratt. "También nos gustó que pudiéramos modificarlo y personalizarlo para adaptarlo a nuestras necesidades".

Acumatica ofrece un módulo de contabilidad de proyectos, que incluye tarifas de costes laborales y contabilidad de costes laborales de proyectos integrada con la nómina. Además, las empresas pueden realizar un seguimiento de los nuevos presupuestos de proyectos (convertir oportunidades en proyectos), simplificar las ventas y la fijación de precios de los proyectos y crear procesos de presupuesto complejos, lo que era importante para Ask Afrika...

Ask Afrika trabajó con el socio de Acumatica, Palladium, que le ayudó a demostrar virtualmente la atractiva funcionalidad del cuadro de mandos, que fue decisiva en la decisión de implantar Acumatica. "Uno de los resultados que más nos gustó fue la funcionalidad de los cuadros de mando", afirma Barratt. "Los cuadros de mando son muy visuales y vibrantes y nos atrajeron porque encajaban perfectamente con nuestra estética". Una ventaja añadida fue que Palladium era un proveedor local sudafricano que entendía sus necesidades y podía ayudarles con la personalización.

Resultado

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Retorno de la inversión de 1,5 millones de rupias

Ask Afrika fue instantáneamente más productiva tras implantar Acumatica. Barratt y el equipo financiero calcularon que antes dedicaban 35 horas a la semana a diversas tareas contables, además de otras 28 horas utilizando Excel para transferir datos de una aplicación a otra.

Han reducido 63 horas de trabajo a sólo 20 horas trabajando en Acumatica, liberando 43 horas para que el personal se centre en tareas más estratégicas. "Gracias a la disminución de los costes de software y al aumento de la capacidad, Ask Afrika ha calculado un retorno de la inversión de 1,5 millones de rands", afirma Barratt.

Dado que Acumatica es fácil de usar y flexible, la empresa pudo personalizar de forma independiente los cuadros de mando y desarrollar diversos informes para satisfacer las necesidades de la empresa.

"Nuestros informes diarios, semanales y mensuales se elaboran rápidamente", afirma Barratt. "Eso significa que nuestro personal tiene más tiempo para utilizarlo en tareas facturables".

"Con solo pulsar un botón sabemos exactamente cómo está funcionando nuestra empresa, lo que nos permite tomar decisiones empresariales mejor fundadas", añade Charlene Venter, Directora Financiera de Ask Afrika.

Acceso a los datos basado en permisos

"Recibimos datos actualizados y en directo todo el tiempo", afirma Barratt. "Eso significa que los problemas marcados están al día y que cualquiera puede conectarse en cualquier momento y recuperar los datos que necesita". Acceder a los datos desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento también significa que no hay retrasos en sus procesos de aprobación", afirma.

"Tenemos más control sobre lo que ocurre en el sistema y quién hace qué", explica, y añade: "Estamos al tanto de las cifras en todo momento". "Si alguien actualiza algo o cambia un presupuesto, Ask Afrika puede seguir y controlar esos cambios en todo el sistema", añade.

Datos reales y fiables al instante

"Antes era difícil hacer un seguimiento de las numerosas exportaciones e importaciones que exigían los informes manuales y de quién las iniciaba. Ahora confiamos más en nuestras cifras. Ya no debatimos sobre la exactitud de las cifras y podemos dedicar más tiempo a hacer crecer y desarrollar nuestro negocio."

Preparado para un rápido crecimiento con Acumatica ERP

Dado que Acumatica está desarrollado sobre una plataforma abierta, el ERP se integra bien con una serie de socios de terceros y Ask Afrika tiene la tranquilidad de saber que cualquier sistema futuro puede integrarse fácilmente.

Barratt recomienda Acumatica a las empresas de construcción, TI y otras que operan sobre la base de la contabilidad de proyectos. "Acumatica funciona perfectamente", afirma. "Gestiona la contabilidad de proyectos, el flujo de caja, la supervisión de proyectos... Pero Acumatica no se limita a las operaciones basadas en proyectos. A otros departamentos como ventas y marketing también les encanta".

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