Contabilidad multidivisa: Una guía esencial

Comprender la contabilidad multidivisa

En un entorno empresarial cada vez más globalizado, la gestión de las finanzas en varias divisas es a la vez una oportunidad y un reto. Las empresas que se expanden internacionalmente se encuentran con complejidades relacionadas con los tipos de cambio, las fluctuaciones monetarias y la transparencia de los informes. A continuación, le ofrecemos los conceptos básicos esenciales que debe conocer para entender la contabilidad multidivisa.

¿Qué es la contabilidad multidivisa?

La contabilidad multidivisa es un método utilizado por las empresas que operan en varios países o tratan con clientes y proveedores en distintas divisas.

Gracias a la contabilidad multidivisa, las empresas pueden registrar las transacciones en la divisa correcta, aplicar políticas de tipos de cambio coherentes y separar los resultados operativos de los efectos cambiarios en la presentación de informes. Cuando se combina con la automatización de los sistemas ERP, también reduce la dependencia de las hojas de cálculo y mejora la trazabilidad para las revisiones, las auditorías y el cierre de ejercicio.

Conceptos clave

Los siguientes conceptos clave son fundamentales para la contabilidad multidivisa:

Moneda base vs. Moneda de transacción vs. Moneda de referencia

La moneda base -tambiénconocida como moneda funcional o moneda nacional- es la moneda que las empresas utilizan por defecto, y suele ser la moneda del país en el que están ubicadas.

La moneda de transacción es la moneda utilizada en una operación. Por ejemplo, si una empresa estadounidense compra un producto a una empresa japonesa, la empresa estadounidense, cuya moneda base es el dólar estadounidense, pagará probablemente en yenes japoneses. Por tanto, el yen japonés sería la moneda de la transacción.

Además, en las empresas multinacionales, la sociedad matriz y las filiales tienen a menudo monedas base diferentes. En esos casos, la filial preparará sus estados financieros en su moneda base y luego los convertirá a la moneda de referencia para la consolidación a nivel de la empresa matriz. Por ejemplo, una filial canadiense de una empresa estadounidense preparará primero sus estados financieros en CAD y luego los convertirá a USD para su consolidación.

Tipos de cambio

Los tipos de cambio determinan cómo se convierte una moneda a otra y pueden variar con frecuencia. La contabilidad multidivisa suele aplicar diferentes tipos de cambio en función de la finalidad, tales como:

• Tipo de cambio al contado (tipo de cambio en la fecha de la operación)
• Tasa media (media calculada a lo largo de un periodo; se utiliza habitualmente para las operaciones de la cuenta de resultados cuando procede)
• Tipo de cambio de cierre (tipo de cambio vigente en la fecha del informe, que se utiliza habitualmente para la conversión del balance)

Transacciones en divisas

Las operaciones en moneda extranjera se producen cuando una entidad realiza una transacción en una moneda distinta de su moneda funcional. Dado que los tipos de cambio pueden variar entre la fecha de la transacción, la fecha de liquidación y el cierre del ejercicio, estas operaciones pueden generar ganancias o pérdidas por cambio de divisas, tanto realizadas como no realizadas.

Conversión frente a nueva valoración (revalorización)

La conversión consiste en expresar los estados financieros de una unidad operativa extranjera de su moneda funcional a la moneda de presentación de la sociedad matriz a efectos de la consolidación. Los ajustes por conversión pueden contabilizarse separadamente de los resultados de explotación, según las normas aplicables.

La revalorización actualiza el valor en moneda funcional de los saldos denominados en moneda extranjera (por ejemplo, cuentas por cobrar y por pagar pendientes) utilizando los tipos de cambio vigentes al cierre del período, y contabiliza la ganancia o pérdida resultante de acuerdo con la política y los requisitos contables.

Retos de la contabilidad multidivisa

La contabilidad multidivisa se complica cuando los procesos son manuales o inconsistentes. Entre los retos más habituales se encuentran:

• Aplicación de un tipo de tipo de cambio incorrecto (al contado, medio o de cierre) en las transacciones y en los informes
• Errores de revalorización al cierre del período en saldos pendientes en moneda extranjera (por ejemplo, cuentas por cobrar/cuentas por pagar)
• Las políticas cambiarias inconsistentes entre las distintas entidades, lo que da lugar a problemas de consolidación
• Registro de auditoría limitado cuando las conversiones se realizan en hojas de cálculo
• Dificultad para diferenciar los resultados operativos de los efectos del tipo de cambio en los informes de gestión

Cuando la gestión de los tipos de cambio, las revalorizaciones y las consolidaciones se lleva a cabo fuera del sistema ERP, los equipos suelen recurrir a soluciones provisionales basadas en hojas de cálculo que alargan los plazos y aumentan el esfuerzo de revisión. Centralizar el procesamiento multidivisa en el sistema financiero mejora la coherencia, los controles y la preparación para el cierre.

Comprender los sistemas de contabilidad multidivisa

En pocas palabras, un sistema de contabilidad multidivisa es un software que puede gestionar varias divisas desde una única solución. Estos sistemas agilizan la contabilidad multidivisa, reducen los costes asociados a ella y sustituyen la amenaza del error humano por la confianza de unos datos precisos y actualizados.

Pero no todos los sistemas de contabilidad multidivisa son iguales, y las empresas deben investigar cuidadosamente sus opciones para seleccionar el software que mejor se adapte a sus operaciones.

Componentes que debe tener un sistema de contabilidad multidivisa

El sistema de contabilidad multidivisa adecuado debe poseer, como mínimo, las tres características fundamentales siguientes:

1. Seguimiento de los tipos de cambio para mantenerse al día, ya que fluctúan constantemente.
2. Gestión de tipos de cambio para gestionar diferentes tipos de cambio, incluidos los tipos flotantes (que cambian en función del mercado de divisas) y los tipos fijos (que se fijan al valor de otra divisa).
3. Cuentas denominadas para mantener saldos de cuenta en dos monedas: la moneda base de la empresa y la moneda en la que se pagarán las transacciones (también llamada moneda de denominación). Volviendo al ejemplo anterior de una empresa estadounidense que compra a una empresa japonesa, estas cuentas denominadas mantendrían saldos en dólares estadounidenses (la moneda base) y yenes japoneses (la moneda de denominación).

Ventajas de implantar un sistema multidivisa

Un sistema multidivisa permite un cierre más rápido y una presentación de informes más fiable al estandarizar la forma en que se aplican los tipos de cambio y se registran las ganancias y pérdidas. Ayuda a los equipos a:

• Disminuir los riesgos de cambio de divisas.
• Gestionar las necesidades de cumplimiento contable.
• Cree y combine informes de gestión financiera para varias divisas.

Gestión financiera

Explorar la solución

Acumatica Cloud ERP para contabilidad multidivisa

Acumatica Cloud ERP incluye una función de gestión de divisas diseñada para facilitar los procesos multidivisa en todos los módulos financieros. Ayuda a los equipos a gestionar los tipos de cambio y los tipos de tasa, automatizar la revalorización, calcular las ganancias y pérdidas realizadas y no realizadas, y convertir los estados financieros para facilitar la elaboración de informes consolidados. Entre sus funciones principales se incluyen:

• Libro mayor Revalorización del libro mayor con soporte de pista de auditoría
• Divisas y tipos de cambio ilimitados.
• Monedas múltiples monedas.
• Precisión decimal configurable.
• Tratamiento automático de las diferencias de redondeo.
• Seguimiento completo de ganancias y pérdidas.
• Búsqueda de tipos de cambio.
• Informes históricos y de auditoría.
• Registros de auditoría.
• Lista predefinida de divisas.

Con Acumatica, los equipos financieros pueden estandarizar el procesamiento multidivisa dentro del ERP, en lugar de gestionar las conversiones externamente. Esto permite llevar a cabo flujos de trabajo habituales como:

• Aplicación de políticas cambiarias coherentes en todos los módulos
• Contabilización de asientos de revalorización antes del cierre del período
• Análisis de los efectos cambiarios realizados frente a los no realizados
• Traducción de estados financieros para la presentación de informes consolidados

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Conclusión

La contabilidad multidivisa permite a las empresas internacionales gestionar y registrar sus transacciones financieras independientemente de la divisa que utilicen. Para garantizar que sus prácticas de contabilidad multidivisa se llevan a cabo sin esfuerzo y con precisión, las empresas necesitan un sistema de contabilidad multidivisa moderno, como Acumatica, que proporcione cuentas en divisas, gestión de tipos de cambio, revalorizaciones automatizadas, informes en tiempo real y traducción de estados financieros.

En palabras de Sean Reuben, cliente de Acumatica y director financiero del grupo Incubeta: "[Dentro de Acumatica,] hemos empezado a utilizar Power BI y ahora tenemos la posibilidad de seleccionar y transformar datos de cada divisa y reunirlos en un cuadro de mando. Es brillante".

Obtenga más información sobre las capacidades de contabilidad multidivisa realmente brillantes de Acumatica poniéndose en contacto con nuestro equipo hoy mismo. Juntos, podemos superar las fronteras geográficas y llevar su negocio a donde quiera ir.