Comprender la contabilidad multidivisa

En un entorno empresarial cada vez más globalizado, la gestión de las finanzas en varias divisas es a la vez una oportunidad y un reto. Las empresas que se expanden internacionalmente se encuentran con complejidades relacionadas con los tipos de cambio, las fluctuaciones monetarias y la transparencia de los informes. A continuación, le ofrecemos los conceptos básicos esenciales que debe conocer para entender la contabilidad multidivisa.

¿Qué es la contabilidad multidivisa?

La contabilidad multidivisa es un método utilizado por las empresas que operan en varios países o tratan con clientes y proveedores en distintas divisas.

Con la contabilidad multidivisa, las empresas que realizan negocios a escala internacional (por ejemplo, tiendas de comercio electrónico, empresas importadoras/exportadoras, empresas con filiales internacionales, etc.) pueden gestionar, seguir y registrar sus transacciones con facilidad y precisión, al tiempo que cumplen con las normativas y principios contables. La contabilidad multidivisa ayuda a las empresas a simplificar y reducir los costes de todo el proceso.

Conceptos clave

Los siguientes conceptos clave son fundamentales para la contabilidad multidivisa:

Moneda base vs. Moneda de transacción vs. Moneda de referencia

La moneda base -tambiénconocida como moneda funcional o moneda nacional- es la moneda que las empresas utilizan por defecto, y suele ser la moneda del país en el que están ubicadas.

La moneda de transacción es la moneda utilizada en una operación. Por ejemplo, si una empresa estadounidense compra un producto a una empresa japonesa, la empresa estadounidense, cuya moneda base es el dólar estadounidense, pagará probablemente en yenes japoneses. Por tanto, el yen japonés sería la moneda de la transacción.

Además, en las empresas multinacionales, la sociedad matriz y las filiales tienen a menudo monedas base diferentes. En esos casos, la filial preparará sus estados financieros en su moneda base y luego los convertirá a la moneda de referencia para la consolidación a nivel de la empresa matriz. Por ejemplo, una filial canadiense de una empresa estadounidense preparará primero sus estados financieros en CAD y luego los convertirá a USD para su consolidación.

Tipos de cambio

Los tipos de cambio son los tipos a los que se valoran las divisas cuando se cambian de una a otra. Estos tipos varían -cada hora o cada día- y los fija el mercado financiero mundial.

Transacciones en divisas

Las operaciones en divisas son transacciones de la empresa que se producen en una moneda distinta de la moneda base de la empresa.

Retos de la contabilidad multidivisa

La contabilidad multidivisa es compleja. Como los tipos de cambio cambian constantemente, las empresas deben hacer un seguimiento meticuloso para asegurarse de que las conversiones de divisas -y, por tanto, sus ganancias y pérdidas- se declaran con exactitud.

También tienen que gestionar eficazmente los requisitos de elaboración de informes locales y globales, pagar comisiones por transacciones, comprender el rendimiento de las distintas divisiones que operan a escala internacional y generar informes utilizando fórmulas complejas y multidivisa.

Y algunas empresas intentan hacer todo esto manualmente.

Intentar llevar a cabo estas complicadas tareas a mano lleva mucho tiempo y se corre el riesgo de cometer errores humanos, que pueden resultar muy caros. En su lugar, las empresas deben abordar la contabilidad multidivisa con tecnología contable diseñada para gestionar y simplificar fácilmente sus complejidades.

Comprender los sistemas de contabilidad multidivisa

En pocas palabras, un sistema de contabilidad multidivisa es un software que puede gestionar varias divisas desde una única solución. Estos sistemas agilizan la contabilidad multidivisa, reducen los costes asociados a ella y sustituyen la amenaza del error humano por la confianza de unos datos precisos y actualizados.

Pero no todos los sistemas de contabilidad multidivisa son iguales, y las empresas deben investigar cuidadosamente sus opciones para seleccionar el software que mejor se adapte a sus operaciones.

Componentes que debe tener un sistema de contabilidad multidivisa

El sistema de contabilidad multidivisa adecuado debe poseer, como mínimo, las tres características fundamentales siguientes:

1. Seguimiento de los tipos de cambio para mantenerse al día, ya que fluctúan constantemente.
2. Gestión de tipos de cambio para gestionar diferentes tipos de cambio, incluidos los tipos flotantes (que cambian en función del mercado de divisas) y los tipos fijos (que se fijan al valor de otra divisa).
3. Cuentas denominadas para mantener saldos de cuenta en dos monedas: la moneda base de la empresa y la moneda en la que se pagarán las transacciones (también llamada moneda de denominación). Volviendo al ejemplo anterior de una empresa estadounidense que compra a una empresa japonesa, estas cuentas denominadas mantendrían saldos en dólares estadounidenses (la moneda base) y yenes japoneses (la moneda de denominación).

Ventajas de implantar un sistema multidivisa

Desde simplificar las transacciones multidivisa y reducir el tiempo, el dinero y los riesgos asociados al proceso de contabilidad multidivisa, un sistema multidivisa es una herramienta increíble para las empresas que operan a través de las fronteras. También ayuda:

• Disminuir los riesgos de cambio de divisas.
• Gestionar las necesidades de cumplimiento contable.
• Cree y combine informes de gestión financiera para varias divisas.

Acumatica Cloud ERP para contabilidad multidivisa

Acumatica es una galardonada solución ERP (planificación de recursos empresariales) en la nube que ofrece a las pequeñas y medianas empresas de todos los sectores una solución integral de gestión empresarial que las equipa con los recursos, las herramientas y el soporte que necesitan para prosperar en la economía digital actual. En cuanto a la contabilidad multidivisa, la aplicación de gestión de divisas de Acumatica ofrece funciones multidivisa clave, entre las que se incluyen:

• Revalorización de las cuentas del libro mayor.
• Divisas y tipos de cambio ilimitados.
• Múltiples monedas base.
• Precisión decimal configurable.
• Tratamiento automático de las diferencias de redondeo.
• Seguimiento completo de ganancias y pérdidas.
• Búsqueda de tipos de cambio.
• Informes históricos y de auditoría.
• Registros de auditoría.
• Lista predefinida de divisas.

Con Acumatica, las empresas pueden hacer negocios en su país y en el extranjero, con la seguridad de que sus procesos de gestión de divisas ya no son manuales y lentos, sino automatizados y racionalizados. Calcular las pérdidas y ganancias realizadas y no realizadas, traducir los estados financieros, consolidar informes entre divisas y países y realizar transacciones comerciales en varias divisas base es posible en un único y potente sistema de contabilidad multidivisa.

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Conclusión

La contabilidad multidivisa permite a las empresas internacionales gestionar y registrar sus transacciones financieras independientemente de la divisa que utilicen. Para garantizar que sus prácticas de contabilidad multidivisa se llevan a cabo sin esfuerzo y con precisión, las empresas necesitan un sistema de contabilidad multidivisa moderno, como Acumatica, que proporcione cuentas en divisas, gestión de tipos de cambio, revalorizaciones automatizadas, informes en tiempo real y traducción de estados financieros.

En palabras de Sean Reuben, cliente de Acumatica y director financiero del grupo Incubeta: "[Dentro de Acumatica,] hemos empezado a utilizar Power BI y ahora tenemos la posibilidad de seleccionar y transformar datos de cada divisa y reunirlos en un cuadro de mando. Es brillante".

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