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Si dirige una pequeña o mediana empresa (PYME) en el mercado actual, probablemente sepa qué son las soluciones ERP, pero quizá piense que son demasiado grandes, caras o inflexibles para sus necesidades. Pero no es así.
ERP es la abreviatura de "planificación de recursosempresariales ", pero las soluciones ERP no son sólo para empresas. Empresas de cualquier tamaño y sector pueden implantar soluciones ERP para aumentar su eficiencia y rentabilidad.
Sin embargo, los distintos sistemas ERP ofrecen diferentes tipos de implantación, por lo que debe elegir cuidadosamente cuál se adapta a las necesidades de su empresa. Cuando la solución ERP se suministra mediante largas instalaciones de software y hardware in situ, se considera una implantación ERP tradicional. Cuando se entrega a través de un modelo de software como servicio (SaaS), se denomina ERP SaaS. El artículo de hoy examinará el ERP tradicional frente al ERP SaaS, identificando los pros y los contras de cada uno.
¿Qué es el ERP SaaS?
Existen muchas definiciones de ERP SaaS, pero la que ofrece TechTarget es sencilla y completa:
El ERP SaaS es un tipo de software de planificación de recursos empresariales basado en la nube que se ejecuta en los servidores del vendedor o del proveedor de la nube, se vende mediante suscripción y se entrega como un servicio a través de Internet. El ERP de software como servicio (SaaS) suele emplear una arquitectura SaaS multiarrendatario, en la que varios compradores comparten la misma instancia, o copia, del software, la infraestructura subyacente y la base de datos, pero con los datos de cada arrendatario separados de forma segura. El proveedor controla cuándo se actualiza el software, normalmente cada trimestre, y todos los usuarios reciben las actualizaciones al mismo tiempo. Las características del software están estandarizadas para todos y no suelen poder personalizarse fácilmente.
Si una solución ERP SaaS está en modo de inquilino único, la empresa tendrá más control sobre los calendarios de actualización, las necesidades de personalización y los requisitos de privacidad o normativos, pero, ya sean de inquilino único o múltiple, los sistemas ERP SaaS proporcionan una gran cantidad de ventajas para las organizaciones modernas.
¿Cuáles son las ventajas del ERP SaaS?
Las ventajas de un ERP tradicional y de un ERP SaaS son similares hasta cierto punto.
Por ejemplo, tanto las soluciones ERP tradicionales como las SaaS conectan e integran sistemas empresariales independientes, sincronizando los datos y ofreciendo a los usuarios de toda la organización una única versión de la verdad en tiempo real. Como líder empresarial, ya no tendrá que comprobar dos (o tres) veces los datos antes de tomar decisiones importantes. En su lugar, dispondría de información precisa y actualizada en una solución centralizada. También tendría la posibilidad de estandarizar las operaciones, aumentar la colaboración en toda la organización e integrar perfectamente el sistema ERP con aplicaciones de terceros para obtener funciones adicionales.
Sin embargo, la similitud termina con los siguientes beneficios del ERP SaaS que el ERP tradicional simplemente no puede cubrir.
- Con SaaS ERP, no es necesario invertir en hardware y software; el proveedor de ERP se encarga de alojar el software a través de un socio de alojamiento, como Amazon Web Services (AWS).
- Es más fácil, rápido y económico implantar una solución ERP SaaS que una solución ERP tradicional.
- El proveedor de ERP SaaS mantiene y actualiza la solución, eliminando horas de trabajo y esfuerzo de su equipo de TI.
- Las actualizaciones mayores y menores, basadas en las innovaciones continuas del proveedor del ERP, se producen de forma periódica y automática (en función de su acuerdo con el proveedor).
- La informática basada en la nube facilita el acceso a las tecnologías emergentes (por ejemplo, inteligencia artificial, aprendizaje automático, IoT, etc.).
- La seguridad, la protección antivirus y las funciones de copia de seguridad/restauración dependen del proveedor de alojamiento.
Al alojar su instancia de ERP en línea, puede acceder a datos empresariales críticos en tiempo real las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en cualquier momento y desde cualquier lugar, a través de cualquier dispositivo con conexión a Internet. Este acceso remoto es absolutamente necesario en el mercado actual, influido por las pandemias, al igual que la flexibilidad para ampliar o reducir el uso del sistema ERP. Una solución ERP SaaS le permite realizar cambios en su instancia sin interrumpir su actividad habitual.
En la batalla entre el ERP tradicional y el ERP SaaS, este último tiene ventaja en la columna de las ventajas, pero todavía hay que tener en cuenta algunos retos.
¿Cuáles son los retos del ERP SaaS?
Los principales retos relacionados con los costes de un modelo ERP SaaS son el precio y los costes de suscripción a largo plazo. Los costes iniciales de implantación de un sistema ERP SaaS suelen ser una fracción de los costes de implantación de un sistema ERP tradicional, porque un ERP SaaS no requiere grandes cambios de infraestructura. Pero los costes de un sistema ERP SaaS pueden aumentar exponencialmente al cabo de varios años, ya que algunos proveedores cobran a las empresas por añadir más funciones y más usuarios al sistema. Sin embargo, no todos los proveedores de ERP SaaS utilizan este modelo de precios. Así que, a medida que investigue posibles soluciones ERP, considere los proveedores que cobran por los recursos que realmente utiliza, no por el número de usuarios que añade al sistema.
Antes de comprometerse con una solución SaaS o ERP tradicional, también es importante calcular el coste total de propiedad del sistema a lo largo de varios años o durante la vigencia del contrato. Algunas implantaciones de ERP que parecen baratas al principio pueden convertirse en modelos prohibitivos y difíciles de manejar, sobre todo si implican cuotas por usuario o requieren conocimientos de desarrollo para ampliarlas o gestionarlas.
Los sistemas ERP SaaS basados en plataformas propietarias o heredadas también pueden suponer un obstáculo para las organizaciones que requieren flujos de trabajo ERP personalizables o que necesitan conectar un sistema a aplicaciones de terceros. Dado que un ERP SaaS se basa en software estándar, la personalización puede ser difícil de gestionar. Sin embargo, algunos sistemas ERP SaaS modernos compensan este reto con una arquitectura abierta y herramientas que permiten a los usuarios configurar y mejorar las soluciones ellos mismos con programación de bajo código o sin código.
Cómo encontrar la solución adecuada para su empresa
Un sistema ERP -ya sea tradicional o SaaS- es una inversión costosa, y depende de usted hacer su investigación ERP. Tendrá que determinar qué características y funcionalidades necesita en una nueva solución ERP, incluyendo si será necesaria la personalización. Si cree que su empresa no requiere funciones diseñadas a medida para sus flujos de trabajo exclusivos, entonces un sistema ERP SaaS que admita prácticas de gestión financiera estándar podría ser la elección correcta.
Sin embargo, si se siente incómodo con la idea de utilizar un software ERP que no pueda personalizarse fácilmente, puede ser útil buscar opciones SaaS con interfaces de programación de aplicaciones (API) abiertas que le permitan adaptar la solución a sus requisitos empresariales actuales y futuros.
Pasarse a un ERP basado en la nube
Los ERP basados en la nube incluyen los sistemas SaaS y los alojados en nubes privadas. Aunque el ERP en nube privada puede tener algunas similitudes con el ERP SaaS, también hay muchas diferencias clave. Las implantaciones de ERP en nube privada son sistemas de inquilino único. El usuario no comparte la infraestructura de alojamiento con nadie más, y la solución ERP se suministra a través de una plataforma única y altamente segura. Por lo tanto, el ERP en nube privada ofrece a los usuarios mayores niveles de personalización y control. Por ejemplo, en un modelo de nube privada, los usuarios pueden responsabilizarse de las mejoras y actualizaciones del software.
El ERP en la nube privada puede ofrecer un compromiso eficaz entre la fácil accesibilidad del ERP SaaS y la personalización disponible a través de los modelos tradicionales. Sin embargo, antes de elegir un sistema ERP en la nube privada, asegúrese de que entiende perfectamente lo que está incluido en el precio, ya que muchas plataformas de alojamiento en la nube cobran tasas adicionales por licencias de bases de datos, usuarios, copias de seguridad y otras actividades de administración del sistema a lo largo del ciclo de vida del sistema.
Cómo puede ayudar Acumatica
Como auténtica solución ERP en la nube, Acumatica se basa en una plataforma abierta, lo que le permite conectar su empresa de principio a fin con un único sistema. Disfrutará de:
- Usuarios ilimitados.
- Precios basados en los recursos utilizados, no en el número de usuarios.
- Opciones de implantación flexibles que pueden modificarse en caso necesario.
- Acceso ininterrumpido a datos precisos en tiempo real.
- Funciones críticas para apoyar a los trabajadores a distancia.
- Seguridad garantizada por la plataforma de alojamiento (por ejemplo, AWS, Microsoft Azure).
Cuando busque opciones de ERP SaaS, piense en Acumatica. Para obtener más información sobre nuestra solución ERP en la nube flexible y asequible, póngase en contacto con nuestro equipo de expertos. Estarán encantados de responder a sus preguntas y organizar una demostración para mostrarle cómo Acumatica puede trabajar para usted.
