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Las ventajas del ERP en la nube para las empresas

Desde el acceso global y la información en tiempo real hasta la reducción de los costes operativos y la escalabilidad integrada, las numerosas ventajas del ERP en la nube repercuten positivamente en toda la empresa.
Cómo elegir la solución ERP en la nube adecuada para su empresa

¿Por qué debería implantar una solución ERP en la nube?

Las pequeñas y medianas empresas (PYME) se enfrentan a muchos retos en la competitiva y turbulenta economía actual. Necesitan mejorar su rendimiento, aumentar su eficiencia e incrementar su rentabilidad. Una solución ERP en la nube puede ayudar a las pymes a superar estos retos.

Una solución ERP en la nube es una aplicación de software que ayuda a las empresas a automatizar y racionalizar sus funciones empresariales críticas. También actúa como repositorio central de todos los datos empresariales, proporcionando a los usuarios una única fuente de verdad.

Existen dos tipos de soluciones ERP: las locales y las basadas en la nube. Examinemos las diferencias entre las soluciones ERP locales y en la nube -y las ventajas de ERP en la nube- para averiguar por qué.

¿Cuáles son las diferencias entre las soluciones ERP locales y en la nube?

Una solución ERP (abreviatura de "planificación de recursos empresariales") conecta los departamentos de una empresa y actúa como una base de datos única y centralizada. Los datos de ventas, contabilidad, marketing, recursos humanos, etc. se incorporan a la solución ERP, y los usuarios autorizados tienen acceso a la información sincronizada y precisa. Este intercambio de datos ayuda a completar con éxito las tareas y a tomar decisiones empresariales estratégicas. Esto es así tanto si el ERP se implanta en las instalaciones como en la nube, pero ahí acaban las similitudes.

Con una solución local, las empresas pagan por el software ERP, la licencia de uso del software y el hardware sobre el que se ejecuta. El hardware se instala in situ -de ahí su nombre- y debe configurarse para que sea compatible con la tecnología existente. Los técnicos expertos en TI, que implantan la solución ERP en toda la organización, también se encargarán de su mantenimiento. Esto incluye el mantenimiento rutinario, la sustitución de piezas antiguas o defectuosas, la actualización periódica del software y la aplicación de medidas de seguridad vitales. El esfuerzo y los gastos de mantenimiento de una solución local se acumulan a lo largo de los años.

En cambio, las soluciones ERP en la nube son asequibles y fáciles de usar desde el principio. El proveedor de ERP en la nube gestiona el hardware en un centro de datos externo y ofrece la solución a través de Internet. Una vez que el software está disponible, todos los usuarios pueden acceder a él de forma remota con cualquier dispositivo habilitado para Internet en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que garantiza a las empresas una funcionalidad continua y permanente. Además, las actualizaciones, el mantenimiento y las necesidades de seguridad son responsabilidad del proveedor.

Amanda Datte
"Cuando cambiamos a Acumatica, realmente se creó una experiencia sin fisuras para nuestro consumidor, porque la precisión de nuestros datos, nuestro inventario y la forma en que nos comunicábamos con nuestros clientes estaba en un solo lugar y creaba una única fuente de verdad."
Amanda Datte, Directora Financiera
Clive Coffee

¿Cuáles son las ventajas de las soluciones ERP en la nube?

Está claro que existen diferencias significativas entre los sistemas ERP locales y en la nube, y estas diferencias apuntan hacia el ERP en la nube para obtener ventajas empresariales. Estas ventajas incluyen:

  • Acceso global y seguridad de nivel empresarial: Como se ha señalado, una solución ERP en la nube proporciona a las empresas un acceso inigualable y permanente a sus datos. Los empleados que trabajan desde casa, en la oficina, de viaje o en distintos lugares pueden introducir y extraer datos en tiempo real utilizando cualquier dispositivo móvil conectado. La información que ven es la misma que ven sus compañeros, lo que fomenta y mejora la comunicación y la colaboración en toda la empresa. Además, los empleados -independientemente de dónde se encuentren o cuándo accedan al sistema- disfrutan de la seguridad de datos de nivel empresarial que proporciona el proveedor de ERP en la nube y la plataforma de alojamiento de terceros (por ejemplo, Amazon Web Services (AWS)) que utiliza el proveedor. La supervisión constante, las pruebas repetidas y las actualizaciones automáticas por parte del proveedor y la plataforma de alojamiento contrarrestan la avalancha de ciberataques a los que se enfrentan las empresas cada día.
  • Información y análisis en tiempo real: Tener acceso a datos seguros y en tiempo real es un ejemplo importante de los beneficios de las soluciones ERP en la nube. Pero las soluciones ERP en la nube pueden ir un paso más allá aprovechando sofisticadas herramientas de inteligencia empresarial, como Microsoft Power BI, para analizar los datos brutos de una empresa y combinarlos con fuentes de datos externas con el fin de detectar tendencias, identificar ineficiencias y hacer crecer el negocio.
  • Reducir el coste de funcionamiento: Muchas pymes subestiman el coste de una solución ERP local. Invertir e instalar hardware en servidores privados propiedad de la empresa es caro, y es probable que la instalación requiera actualizar la infraestructura actual de la PYME, lo que dispararía los costes. Y si el departamento de TI de la PYME no tiene los conocimientos necesarios para instalar, implantar y mantener la solución local, hay que añadir al precio la contratación y formación de nuevos informáticos. Con una solución ERP en la nube, los requisitos de software y hardware son gestionados exclusivamente por el proveedor de ERP y el coste está cubierto por la cuota de suscripción, lo que reduce sustancialmente el coste de operación.
  • Escalabilidad integrada: La escalabilidad, según el glosario de Gartner, "es la medida de la capacidad de un sistema para aumentar o disminuir su rendimiento y coste en respuesta a los cambios en las demandas de procesamiento de aplicaciones y sistemas". A continuación, señala que las "demandas" abarcan el aumento o disminución del número de usuarios y consultas, así como el rendimiento de un sistema operativo "en diferentes clases de hardware". Por desgracia, los sistemas locales son bastante estáticos, lo que significa que obligan a los usuarios a adquirir equipos adicionales -que requieren un mantenimiento continuo- para satisfacer sus necesidades en constante cambio. Este no es el caso del ERP en la nube para empresas. Una solución ERP en la nube permite a las pymes ampliar o reducir su tamaño de forma fácil y rápida, sin necesidad de adquirir o instalar nuevo hardware ni nuevas licencias de software.
  • Facilidad de implantación: Las soluciones ERP en la nube suelen ser más fáciles de implementar que los sistemas ERP locales. Esto se debe a que el proveedor suele encargarse de la instalación y configuración del software.
  • Actualizaciones continuas: Las soluciones ERP en la nube se actualizan continuamente con nuevas características y funcionalidades. Esto significa que las empresas siempre tienen acceso a las últimas y mejores funciones, sin tener que preocuparse de actualizar su software.

Además de estas ventajas, el ERP en la nube también puede ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia, productividad y toma de decisiones. Por ejemplo, el ERP en la nube puede ayudar a las empresas a automatizar tareas, realizar un seguimiento de los niveles de inventario y generar informes. Esto puede liberar a los empleados para que se centren en tareas más estratégicas, y puede ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones sobre sus operaciones.

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He aquí algunos ejemplos concretos de cómo el ERP en la nube puede beneficiar a las empresas:

  • Una empresa de fabricación puede utilizar el ERP en la nube para hacer un seguimiento de los niveles de inventario y optimizar los programas de producción. Esto puede ayudar a la empresa a reducir costes y mejorar la eficiencia.
  • Una empresa minorista puede utilizar un ERP en la nube para gestionar los pedidos de los clientes y hacer un seguimiento de los datos de ventas. Esto puede ayudar a la empresa a mejorar el servicio al cliente e identificar tendencias en las ventas.
  • Una empresa de servicios puede utilizar el ERP en la nube para gestionar proyectos y realizar el seguimiento de las hojas de horas de los empleados. Esto puede ayudar a la empresa a mejorar la gestión de proyectos y garantizar que los empleados facturan su tiempo con precisión.

Si está pensando en implantar un ERP en la nube, debe tener en cuenta algunas cosas:

  • Asegúrese de que el proveedor tiene un buen historial de seguridad.
  • Elija una solución que sea escalable y pueda crecer con su empresa.
  • Asegúrese de que la solución tiene las características y funcionalidades que necesita.
  • Considere el coste de la solución, tanto inicial como permanente.

En general, el ERP en la nube puede ser una gran manera para que las empresas mejoren su eficiencia, productividad y toma de decisiones. Si está pensando en implantar un sistema ERP, el ERP en la nube es una buena opción a tener en cuenta.

 

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