Las seis funciones principales de un sistema ERP que las empresas medianas deberían buscar hoy en día

Las principales funciones de un ERP que tu empresa necesita en el software moderno de hoy en día

La respuesta a la pregunta de si tu pequeña o mediana empresa (PYME), en plena expansión, necesita o no una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) ya no es «quizás» ni «en el futuro». Es un rotundo «sí».

Tu capacidad para mantenerte competitivo depende de que tomes decisiones acertadas. Un sistema ERP automatizado y basado en la nube te ayuda a tomar esas decisiones, ya que conecta tu empresa de principio a fin y te ofrece visibilidad sobre cada operación, proceso y sistema desde una única plataforma.

Dados los cambios en el panorama tecnológico y de mercado, cada vez son más las pymes que han llegado a esta conclusión. Según Fortune™ Business Insights, se prevé que el mercado mundial de software ERP, valorado en 106.22 mil millones de dólares en 2026, alcance los 281.58 mil millones de dólares en 2034.

Sin embargo, no basta con reconocer la necesidad de implantar un sistema ERP para empresas medianas. También hay que elegir uno que ofrezca las funciones de gestión empresarial y operativas que no solo se adapten a tus necesidades en constante cambio y crecimiento en materia financiera, operativa, de elaboración de informes e integración, sino que también sean capaces de evoluir con ellas.

Para dar este importante paso adelante en las capacidades de tu organización, necesitas una lista práctica de requisitos de ERP, y aquí tienes una para que puedas empezar.

Funcionalidades imprescindibles de un ERP para una empresa en crecimiento

Existen muchos sistemas ERP con funciones adicionales impresionantes, pero es importante centrarse en la tecnología empresarial que ofrezca características prácticas, fiables y que mejoren la eficiencia. A continuación, te presentamos una lista de las seis características principales que debes buscar en tu solución ERP.

1. Informes en tiempo real y visibilidad financiera

En un mundo que avanza a la velocidad del rayo, no tienes tiempo para esperar a recibir información. Necesitas saber el qué, el cuándo, el porqué y el cómo de tu negocio sin demora. Es la diferencia entre adelantarte a tus competidores o quedarte atrás, y entre satisfacer las exigentes demandas de tus clientes o simplemente no dar en el blanco.

Por eso es tan importante contar con una solución ERP como Acumatica, que ofrece informes en tiempo real y visibilidad financiera. El software de generación de informes, paneles de control e inteligencia empresarial de Acumatica, con inteligencia artificial integrada, se basa en los datos operativos de la empresa y ofrece información útil a través de informes personalizables que pueden utilizarse tal cual o crearse desde cero mediante el Diseñador de informes de Acumatica.

Además de estas herramientas de generación de informes que te ayudan a tomar decisiones fundamentadas, los paneles de control interactivos, basados en roles y en tiempo real de Acumatica ofrecen un acceso completo y multidimensional a tus finanzas. Con los datos de gestión financiera en tiempo real al alcance de la mano, puedes consultar y gestionar fácilmente los saldos de cuentas por pagar, los saldos de cuentas por cobrar por antigüedad, los ingresos y los gastos, así como detectar anomalías y riesgos antes de que se conviertan en problemas.

Los paneles de control de Acumatica son configurables y se pueden personalizar según las funciones de cada usuario, de modo que todos los usuarios y responsables de la toma de decisiones dispongan al instante de los datos actualizados y unificados que necesitan. Cuando todo el mundo trabaja con las mismas cifras en tiempo real y se beneficia de una visibilidad financiera en tiempo real, una factura vencida o una tendencia de gastos creciente ya no pueden pasar desapercibidas entre los informes.

2. Automatización de flujos de trabajo e inteligencia artificial

La automatización y la inteligencia artificial no son lo mismo

La automatización sigue unas reglas preestablecidas y funciona siempre de la misma manera, siguiendo un formato estructurado del tipo «si ocurre esto, haz aquello». Se trata de una operación determinista basada en tareas.

La IA utiliza datos y su entrenamiento para generar una respuesta única a las preguntas de los usuarios. A diferencia de la automatización, no hay reglas propiamente dichas, sino más bien límites que dependen de cómo esté configurado el sistema.

Para los usuarios de Acumatica, tanto la automatización de flujos de trabajo como la inteligencia artificial son funcionalidades de ERP que pueden esperar, y Acumatica separa deliberadamente estas funciones, a menos que una empresa opte por un enfoque híbrido.

AI Automation ofrece una vía híbrida que combina flujos de trabajo estructurados con instrucciones de IA muy específicas para gestionar tareas que se sitúan entre la automatización pura y la inferencia abierta.,

Independientemente de cómo decidas aplicar la automatización y la inteligencia artificial, ambas son beneficiosas para cualquier empresa moderna que se esfuerce por aumentar la eficiencia operativa y mejorar la satisfacción del cliente.

3. API abiertas e integración

Una API, o interfaz de programación de aplicaciones, permite que aplicaciones diferentes se comuniquen entre sí y compartan datos. Pero no todas las API funcionan de la misma manera. Algunas son abiertas y otras cerradas, y esta distinción es importante.

Las API abiertas son aplicaciones «abiertas a todo el mundo», que permiten a cualquier usuario que desee o necesite integrar aplicaciones de terceros hacerlo. Las API cerradas restringen el acceso a usuarios específicos, ya sean internos o externos, con el fin de mantener la seguridad y el control.

Desde su creación en 2008, Acumatica ha desarrollado la mejor plataforma del sector, con API abiertas que te permiten configurar el sistema a tu gusto, ya sea conectando las aplicaciones que ya utilizas o añadiendo soluciones integradas que encontrarás en el Acumatica Marketplace, en constante crecimiento.

4. Acceso a la nube y escalabilidad

Las soluciones ERP en la nube te ofrecen una ventaja digital imprescindible: acceso a tus datos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Tu ubicación no influye en cuándo ni con qué frecuencia puedes introducir u obtener información actualizada y precisa de tu solución ERP. Podrás tomar decisiones basadas en datos estés donde estés y siempre que lo necesites.

Con un sistema basado en la nube, el acceso continuo y la movilidad total son ventajas inherentes, al igual que la escalabilidad. Tu capacidad para hacer crecer tu negocio no debería verse obstaculizada por costes desorbitados ni por una tecnología restrictiva. Por eso las organizaciones eligen soluciones modernas como Acumatica, que facilitan ampliar o reducir la capacidad sin necesidad de adquirir nuevo hardware y en las que se cobra por funcionalidad, en lugar de por usuarios.

¿Una solución ERP asequible y móvil diseñada para pymes? Esa es la receta del éxito.

5. Seguridad y controles basados en roles

La palabra «seguridad» se ha convertido en un término de moda para las empresas actuales de todos los sectores. Y con razón. Que alguien robe tus datos privados de clientes, empleados y de la competencia, ya sea para perjudicar a tu empresa, para lucrarse con ello o por ambas cosas, podría tener consecuencias devastadoras de proporciones astronómicas.

Acumatica, tal y como se recoge en la «Carta de derechos del cliente» de Acumatica, reconoce que la seguridad es un derecho fundamental y esencial para todos los clientes. Todas las medidas de seguridad que ha adoptado Acumatica garantizan la seguridad de sus aplicaciones, datos, informes y dispositivos.

Las medidas de seguridad de Acumatica incluyen:

• Aplicar una protección exhaustiva mediante contraseñas.
• Limitar los inicios de sesión a determinadas direcciones IP.
• Aplicar medidas de seguridad sólidas con acceso basado en roles.
• Apoyar y cumplir con las normativas fundamentales (por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD).

Acumatica también cumple con la normativa SOC, se somete a una auditoría anual y aplica una supervisión las 24 horas del día mediante herramientas y software de seguridad de nivel empresarial. Garantizar la seguridad de tu empresa es fundamental, y Acumatica se encarga de ello por ti.

6. Funcionalidades específicas del sector

Ninguna lista de las principales características de un ERP está completa sin incluir funcionalidades específicas para cada sector. Cada sector tiene sus propios requisitos, y la implantación de un software ERP en la nube con soluciones especializadas para cada sector facilita su gestión.

Desdela distribución,la fabricación y la construcción hastael comercio minorista ylos servicios profesionales, las aplicaciones a medida de Acumatica lo abarcan todo. Cada edición incluye las aplicaciones básicas de Acumatica, como la gestión financiera, la gestión de clientes y mucho más, al tiempo que ofrece flujos de trabajo predefinidos y herramientas verticales personalizadas que puedes utilizar para impulsar el éxito real de tu negocio.

Cómo establecer prioridades en los requisitos de un sistema ERP

Estas funciones del ERP son las más importantes a la hora de elegir el ERP adecuado para las empresas medianas, pero ¿deberían priorizarse unas sobre otras? Sí. Y no.

Lo cierto es que todas las funciones enumeradas son importantes. Sin embargo, tu empresa es única, por lo que es necesario priorizar las funciones en función de tus necesidades específicas, así como de las necesidades de las personas que la dirigen.

Por ejemplo, es posible que tus equipos financieros se centren en las funciones de generación de informes en tiempo real y visibilidad financiera, mientras que los equipos de TI podrían orientarte hacia las API, las integraciones, el acceso a la nube y las funciones de seguridad. Por otro lado, es posible que tus equipos de operaciones y la dirección ejecutiva consideren que la automatización de los flujos de trabajo, la inteligencia artificial y las funciones específicas del sector sean las prioridades.

Es cosa tuya, tú decides, pero si aún no tienes claro qué es exactamente lo que buscas, las siguientes preguntas para los proveedores de ERP pueden resultarte de ayuda.

Preguntas que hay que plantearse al comparar soluciones ERP

A continuación te ofrecemos una lista de preguntas centradas en las funcionalidades que te conviene plantear a los proveedores de ERP antes de elegir tu sistema ERP.

• ¿Ofrecéis informes que sean a la vez listos para usar y personalizados?
• ¿Cómo defines, gestionas e implementas la automatización de los flujos de trabajo y la inteligencia artificial en tu solución ERP?
• ¿Cómo gestionas las API: ¿API cerradas o API abiertas para que pueda integrar las aplicaciones imprescindibles?
• ¿Qué medidas de seguridad han implantado para garantizar que los datos de toda mi empresa estén siempre protegidos?
• ¿Ofrecéis, como proveedor de ERP en la nube, mejoras y actualizaciones periódicas que mantengan la competitividad del sistema y garanticen al mismo tiempo un tiempo de actividad constante y escalabilidad?
• ¿Su solución ERP está diseñada como una solución única para todos, o ofrece soluciones a medida que se adaptan a mi sector específico y a sus requisitos?
• ¿Cobráis y exigís una licencia por cada usuario, o basáis vuestros precios en el consumo de recursos?

Cómo Acumatica contribuye al crecimiento a largo plazo de las empresas medianas

Conocer las principales funciones de un sistema ERP para empresas medianas te ayudará a elegir la solución ERP más adecuada para tu negocio. Para más de 10 000 pymes, esa solución es Acumatica. Al ser una plataforma ERP que da prioridad al cliente y a la innovación, ofrece no una, ni dos, sino todas las funciones de la lista.

«Acumatica cumple todos los requisitos», afirma Chris Drake, director de tecnología y director de operaciones de Smartnumbers. «Es atractiva para los usuarios, escalable, flexible para adaptarse a nuestras necesidades y crece contigo a medida que crece tu empresa».

Y añade: «Acumatica es, en cierto modo, ese hilo conductor que recorre toda nuestra empresa y que también nos apoya a nivel cultural».

Si te interesa saber más sobre la solución ERP en la nube de Acumatica, galardonada, intuitiva y con numerosas funciones, solicita una demostración hoy mismo.