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La reingeniería de procesos empresariales (BPR) y la implementación de la planificación de recursos empresariales (ERP) van de la mano, pero ¿la BPR y la implementación de una ERP deben realizarse por separado o simultáneamente? Sean Chatterjee, vicepresidente senior de Acumatica para América, tiene la respuesta.
Según TechTarget, "[un] proceso de negocio es una actividad o conjunto de actividades que logran un objetivo organizativo específico. Los procesos empresariales deben tener objetivos concretos, ser lo más específicos posible y producir resultados coherentes". Se trata de un concepto aparentemente sencillo, sobre todo tras la pandemia, que cambió radicalmente la forma de hacer negocios en el mundo.
Antes de la pandemia, las empresas mostraban interés por la Reingeniería de Procesos Empresariales (BPR), mediante la cual rediseñaban sus operaciones para optimizar las tareas empresariales, fomentar la productividad y la rentabilidad, y mejorar los costes operativos y el servicio al cliente. Pero la BPR ha adquirido un nuevo significado en el mercado actual, en constante evolución, en el que la clave del éxito son unos objetivos bien definidos, unos procesos ágiles y unos resultados empresariales coherentes.
¿Qué es la reingeniería de procesos empresariales (BPR) y cómo funciona?
La Reingeniería de Procesos Empresariales (RPE) es el proceso de optimización de los procesos empresariales para mejorar los costes operativos y el servicio al cliente.
La BPR es una estrategia paso a paso que incluye la revisión de los procesos existentes, la incorporación de las aportaciones de los miembros del equipo y la implantación de tecnología moderna, como una solución de planificación de recursos empresariales (ERP). Tomar medidas de BPR e implantar la solución ERP adecuada puede mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y, en última instancia, impulsar la rentabilidad.
Las empresas dispuestas a aprovechar estas ventajas tienen que tomar una decisión: ¿Deben iniciar la BPR e implantar la solución ERP por separado o simultáneamente? Cada método tiene sus pros y sus contras, pero, antes de elegir, las empresas deben conocer las tres fases y las cuatro áreas principales de la BPR.
¿Cuáles son las tres fases de la BPR?
- Planificación
En la fase de planificación, los responsables identifican el alcance y los objetivos de la iniciativa de reingeniería. Empezarán a trazar y analizar los procesos empresariales actuales, al tiempo que identifican los problemas y las áreas susceptibles de mejora. La fase de planificación también implica el desarrollo de un plan de implantación detallado que incluya la asignación de recursos, los plazos, los procesos de aprobación, etc.
- Diseño
La fase de diseño implica rediseñar los procesos evaluados para eliminar actividades sin valor añadido, optimizar los flujos de trabajo y aprovechar la tecnología. Durante esta fase, las empresas tendrán que desarrollar un prototipo de los nuevos procesos y probarlo con un pequeño grupo de usuarios.
- Aplicación
Una vez probado y aprobado el prototipo, pueden implantarse los procesos rediseñados. La fase de implantación incluye una formación exhaustiva y una comunicación clara en toda la organización. También implica supervisar el rendimiento de los procesos recién diseñados para garantizar que añaden valor en términos de éxito operativo y satisfacción del cliente.
¿Cuáles son las cuatro áreas principales de la BPR?
La BPR afecta a toda la empresa, de arriba abajo. Los ejecutivos que la inicien deben tener en cuenta las cuatro áreas principales siguientes:
- Organización: ¿Cómo está estructurada la empresa y cuáles son las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo?
- La tecnología: ¿Qué tecnología automatizará las tareas, mejorará la comunicación y proporcionará un mejor acceso a la información?(Pista: una sofisticada solución ERP hace todo esto y más).
- Estrategia: ¿Está la BPR alineada con la estrategia general de la empresa?
- Los empleados: Dado que la BPR puede tener un gran impacto en los empleados, ¿son capaces los directivos de comunicar claramente los cambios y fomentar la participación de los empleados?(Sugerencia: esto debería incluir destacar cómo la BPR ofrece a los empleados la oportunidad de aprender nuevas habilidades y estar capacitados para asumir más responsabilidades).
Implantación de ERP, reingeniería de procesos empresariales: ¿Por separado o juntos?
Ha llegado el momento de determinar si la reestructuración de los procesos empresariales y la implantación de un ERP deben realizarse por separado o conjuntamente. Veamos primero qué ocurre cuando estos procesos críticos se gestionan de uno en uno.
Empezar con BPR garantiza que los procesos empresariales se optimizan antes de configurar cualquier software nuevo. También ayuda a las empresas a determinar qué características debe tener el ERP que elijan y cuáles son innecesarias. La BPR proporciona documentación de procesos que puede ayudar a que la implantación del ERP se desarrolle sin problemas, ofrecer a los empleados una comprensión más clara y completa de todos los procesos empresariales y facilitar el aprendizaje del sistema por parte de los empleados una vez puesto en marcha.
La implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) también requiere revisar y ajustar los procesos empresariales para instalar y configurar correctamente el software. Aunque no es el equivalente de la BPR, puede mejorar los procesos de forma más eficiente, más rentable y con menos interrupciones prolongadas del personal.
Hacer BPR independientemente de la implantación de un ERP puede ayudar a las empresas a identificar las modificaciones de software que hacen que "el software se adapte al proceso". Pero modificar en gran medida un sistema ERP estrechamente integrado puede complicar las actualizaciones a versiones futuras y disminuir la vida útil y el ROI de la inversión global en ERP.
Entonces, ¿qué ocurre cuando las empresas llevan a cabo una BPR junto con la implantación de un ERP?
Combinar los procesos es más rentable y da mejores resultados. La mayoría de los sistemas ERP incorporan "mejores prácticas" y pueden ofrecer alternativas de procesos que se habrían pasado por alto en el ejercicio de BPR por sí solo. Los consultores de ERP contratados para implantar el software también pueden aportar conocimientos sobre los procesos y el sector que no estarían disponibles durante un ejercicio de BPR realizado por separado. Y, cuando la BPR y la implantación de un ERP se realizan conjuntamente, las personalizaciones pueden crearse en el momento, de modo que el software y los procesos empresariales estarán perfectamente sincronizados en los años venideros.
Implantación de ERP y BPR: Juntos es mejor
Tanto si las empresas hacen primero la BPR como si la hacen simultáneamente con la implantación de un ERP, el proceso de reestructuración les beneficiará. Sin embargo, incluir la BPR como parte integrante de una implantación de ERP reúne más conocimientos y alternativas valiosas, lo que puede dar mejores resultados.
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