¿Cuál es la diferencia entre ERP y software de contabilidad?

Satisfacer las necesidades de su equipo contable

Su equipo de contabilidad es una faceta esencial de su organización. Encargados de gestionar su salud financiera en la economía digital actual, los miembros de su equipo contable disfrutan de herramientas de alta tecnología que les ayudan a operar a escala. A medida que la tecnología sigue evolucionando, se han introducido nuevas mejoras en el software de contabilidad en forma de ERP contable (o software de contabilidad dentro de una solución ERP en la nube).

Si se pregunta cuál es la diferencia entre ERP y software de contabilidad y si necesita replantearse su estrategia contable, el análisis de las ventajas -y las diferencias- entre software de contabilidad y ERP le ayudará a determinar sus próximos pasos.

¿Qué es un programa informático de contabilidad?

El software de contabilidad es una aplicación que permite a las empresas gestionar sus transacciones contables, desde las cuentas por cobrar (AR), las cuentas por pagar (AP) y la gestión bancaria hasta el seguimiento de los ingresos y los informes financieros. Se trata de una solución autónoma con funciones específicas, y hace bien su trabajo.

Software de contabilidad:

• Elimina la introducción manual de datos.
• Mejora la precisión de los datos.
• Suministra informes financieros integrados.
• Simplifica los requisitos de presentación de nóminas e impuestos.
• Reduce los costes de personal.
• Centraliza los datos contables para facilitar el acceso.

También hace más cosas, pero la conclusión es que el software de contabilidad automatiza y agiliza sus procesos contables y financieros, al tiempo que beneficia enormemente a su equipo de contabilidad y a su cuenta de resultados. Con tan maravillosos beneficios, puede que te preguntes: "¿Cuál es la diferencia entre ERP y software de contabilidad?".

¿Qué es un ERP?

Una solución ERP (planificación de recursos empresariales) es una herramienta de gestión empresarial integral que conecta múltiples departamentos y aplicaciones. La información de finanzas, ventas, marketing, operaciones y cualquier aplicación de terceros se fusiona en el sistema ERP, facilitando el acceso a los datos de toda la empresa en tiempo real. El resultado es una visión de 360° de la empresa y el acceso en tiempo real a datos sincronizados.

Una solución ERP contiene toda la funcionalidad contable básica que se encuentra en el software de contabilidad, pero el sistema ERP lleva esa funcionalidad un paso más allá. Por ejemplo, si su empresa pertenece a los sectores de la fabricación, la distribución o el comercio, tendrá que ocuparse de la logística de la cadena de suministro, el seguimiento de inventarios, la gestión de almacenes y mucho más. La solución ERP le ayudará a cubrir esas necesidades cambiantes con funciones avanzadas de gestión financiera (por ejemplo, utilizando los datos contables para los procesos de planificación, inversión y cumplimiento) y módulos específicos del sector. Un software de contabilidad básico no ofrece esas funciones.

Veamos QuickBooks como ejemplo. A diferencia de un sistema ERP completo, QuickBooks es un software de contabilidad básico que no proporciona comunicación automatizada con los clientes, no ofrece informes sofisticados (ni cuadros de mando) y no se adapta al crecimiento de las empresas. Es suficiente para las nuevas empresas y los negocios más pequeños, hasta que estén listos para llevar su éxito al siguiente nivel.

Evaluación de ERP frente a software de contabilidad: Elegir la solución adecuada

Las diferencias entre ERP y software de contabilidad son claras. El software de contabilidad es una opción sólida y asequible para las pequeñas empresas con necesidades contables sencillas. La implantación de la mayoría de los programas de contabilidad, como QuickBooks, es bastante sencilla y requiere varias semanas para convertir los archivos y configurarlo según los requisitos específicos de la empresa. Una solución ERP, en cambio, es un sistema más sofisticado que pueden utilizar empresas de todos los tamaños. Su implantación requiere un equipo cuidadosamente seleccionado durante un periodo de tiempo más largo, y el coste varía de un sistema a otro.

Depende de usted y de su equipo de contabilidad determinar si ha llegado el momento de actualizarse a una herramienta integral de gestión empresarial o de quedarse con un software de contabilidad que hace su trabajo pero poco más.

Si está de acuerdo en que un sistema ERP de contabilidad beneficiaría a su empresa, el siguiente paso es encontrar la solución que mejor se adapte a usted y a sus necesidades específicas. Hay un montón de soluciones ERP para elegir, y usted va a querer hacer la investigación ERP a fondo y la evaluación ERP, respondiendo a preguntas como:

• ¿Ofrece este software ERP las aplicaciones que necesita mi empresa?
• ¿Puedo adaptarlo a mi negocio?
• ¿Puedo integrarlo sin problemas con aplicaciones de terceros?
• ¿La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) está integrada en la solución?
• ¿Ofrece el sistema ERP funcionalidades de generación de informes y análisis que sirvan a mi empresa hoy y en el futuro?

También querrá averiguar cómo se despliega la solución ERP. ¿Le ofrece el proveedor de ERP la opción de elegir dónde se aloja el software? ¿Puede alojarse en la nube, en sus propias instalaciones o mediante un enfoque híbrido? El alojamiento de la solución en sus instalaciones requiere una inversión inicial en hardware, que luego se instala en su edificio. Su personal informático será responsable de las actualizaciones, las mejoras y la seguridad. Las soluciones basadas en la nube no requieren hardware local, lo que significa que el proveedor de ERP es responsable de las actualizaciones, las mejoras y la seguridad. Las opciones híbridas le ofrecen una solución basada en la nube en un entorno privado.

Antes de elegir un sistema, evalúe detenidamente sus opciones de ERP contable para aumentar las posibilidades de éxito de la implantación.

Elegir la solución contable adecuada para su empresa

Comparar ERP y software de contabilidad le ayuda a elegir la mejor opción para sus necesidades. Comprender las diferencias entre ellos es clave.

Este fue el caso de Fidelux Lighting.

Fidelux Lighting, una empresa dirigida por mujeres y propiedad de minorías, diseña y distribuye soluciones de iluminación LED de primer nivel para clientes comerciales. El equipo utilizaba QuickBooks, pero el seguimiento y el pago de comisiones, la gestión del inventario y la contabilidad eran demasiado para una solución tan sencilla. El software también limitaba su capacidad para realizar un seguimiento del inventario, no era personalizable y no permitía la integración con otro software. Así que la empresa encontró una solución que podía hacer todas estas funciones y más: Acumatica.

Shivani Raval, Director de Operaciones, afirma: "A medida que nos adentramos en nuevos mercados, Acumatica nos da la seguridad de que podremos gestionar las transacciones y el crecimiento con facilidad durante muchos años."

Como pone de relieve la experiencia de Fidelux Lighting, la solución ERP en la nube integral adecuada puede ayudarle a gestionar sus necesidades contables y financieras, proporcionándole módulos adicionales específicos del sector, así como acceso ininterrumpido, para que pueda trabajar desde donde esté, siempre que lo necesite.

Si está listo para actualizar su software de contabilidad básico, póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Es lo mismo un ERP que un programa de contabilidad?

La mayoría de los sistemas ERP y software de contabilidad proporcionan a las empresas informes financieros integrados y ayudan a los usuarios a eliminar la introducción manual de datos, mejorar la precisión de los datos, simplificar los requisitos de presentación de nóminas e impuestos, reducir los costes de personal y centralizar los datos contables para facilitar el acceso. Una solución ERP va un paso más allá con características y funciones adicionales, lo que permite a las empresas recopilar y almacenar todos los datos de todos los departamentos en una única solución, que ofrece una visión completa de la salud financiera y organizativa de la empresa.

¿Existen preferencias sectoriales a la hora de elegir entre un ERP y un software de contabilidad?

Las empresas de todos los sectores pueden utilizar un software de contabilidad básico o una solución ERP. A la hora de decidir cuál puede ofrecer más ventajas, es fundamental investigar qué ofrece cada opción. Por ejemplo, muchas soluciones ERP ofrecen funciones de contabilidad básicas y complejas junto con aplicaciones específicas para cada sector, adaptadas a las necesidades especializadas del mismo. Muchas opciones de software de contabilidad sólo ofrecen funciones contables básicas y pueden requerir personalización o aplicaciones adicionales para funciones específicas del sector.

¿Cuáles son las limitaciones/oportunidades a largo plazo del ERP frente al software de contabilidad?

Las soluciones de software de contabilidad sencillas se encargan de los procesos contables. Suelen utilizarlas las empresas más pequeñas que acaban de empezar pero, a medida que crecen, se dan cuenta de que para gestionar las operaciones más allá de los aspectos financieros se necesita una solución ERP completa. La mayoría de las soluciones ERP están diseñadas para gestionar distintos requisitos empresariales, como la fabricación, la distribución, la construcción o el comercio minorista, entre otros. Cuando se trata de limitaciones a largo plazo, las soluciones básicas de contabilidad sólo pueden llevar a las empresas hasta cierto punto, pero con la solución ERP adecuada, las oportunidades a largo plazo para el crecimiento y el éxito futuro son abundantes.