¿Cuál es la diferencia entre ERP y software de contabilidad?

Satisfacer las necesidades de su equipo de contabilidad

Tu equipo de contabilidad es una parte esencial de tu organización. Encargados de gestionar tu salud financiera en la economía digital actual, los miembros de tu equipo de contabilidad disfrutan de herramientas de alta tecnología que les ayudan a operar a gran escala. A medida que la tecnología sigue evolucionando, se han introducido nuevas mejoras en el software de contabilidad en forma de ERP contable (o software de contabilidad dentro de una solución ERP en la nube).

Si se pregunta cuál es la diferencia entre un software ERP y un software de contabilidad, y si necesita replantearse su estrategia contable, analizar las ventajas y las diferencias entre ambos tipos de software le ayudará a determinar los pasos que debe seguir.

¿Qué es un software de contabilidad?

El software de contabilidad es una aplicación que permite a las empresas gestionar sus transacciones contables, desde las cuentas por cobrar (AR), las cuentas por pagar (AP) y la gestión bancaria hasta el seguimiento de los ingresos y la presentación de informes financieros. Se trata de una solución independiente con una funcionalidad específica que cumple bien su cometido.

Software de contabilidad:

• Elimina la introducción manual de datos.
• Mejora la precisión de los datos.
• Proporciona informes financieros integrados.
• Simplifica los requisitos de nómina y declaración de impuestos.
• Reduce los costes de personal.
• Centraliza los datos contables para facilitar el acceso.

También hace mucho más, pero lo importante es que el software de contabilidad automatiza y optimiza sus procesos contables y financieros, al tiempo que beneficia enormemente a su equipo de contabilidad y a sus resultados finales. Con unas ventajas tan maravillosas, es posible que se pregunte: «¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un software de contabilidad?».

¿Qué es un ERP?

Una solución ERP (planificación de recursos empresariales) es una herramienta de gestión empresarial integral que conecta múltiples departamentos y aplicaciones. La información de finanzas, ventas, marketing, operaciones y cualquier aplicación de terceros se fusiona en el sistema ERP, lo que facilita el acceso a los datos de toda la empresa en tiempo real. El resultado es una visión de 360° del negocio y acceso en tiempo real a datos sincronizados.

Una solución ERP contiene todas las funciones contables básicas que se encuentran en el software de contabilidad, pero el sistema ERP lleva esas funciones un paso más allá. Por ejemplo, si su empresa pertenece al sector de la fabricación, la distribución o el comercio, entonces se ocupa de la logística de la cadena de suministro, el seguimiento del inventario, la gestión de almacenes y mucho más. La solución ERP le ayudará a cubrir esas necesidades cambiantes con capacidades avanzadasde gestión financiera(por ejemplo, utilizando datos contables para procesos de planificación, inversión y cumplimiento normativo) y módulos específicos para cada sector. El software de contabilidad básico no ofrece esas funciones.

Veamos QuickBooks como ejemplo. A diferencia de un sistema ERP con todas las funciones, QuickBooks es un software de contabilidad básico que no ofrece comunicación automatizada con los clientes, no ofrece informes sofisticados (ni paneles de control) y no se adapta al crecimiento de las empresas. Es suficiente para empresas emergentes y pequeñas, hasta que están listas para llevar su éxito al siguiente nivel.

Evaluación de ERP frente a software de contabilidad: elegir la solución adecuada

Las diferencias entre el software ERP y el software de contabilidad son evidentes. El software de contabilidad es una opción sólida y asequible para organizaciones más pequeñas con necesidades contables sencillas. La implementación de la mayoría de los programas de contabilidad, como QuickBooks, es bastante sencilla y requiere varias semanas para convertir los archivos y configurarlos según los requisitos específicos de la empresa. Por otro lado, una solución ERP es un sistema más sofisticado que pueden utilizar empresas de todos los tamaños. Requiere un equipo cuidadosamente seleccionado para su implementación durante un periodo de tiempo más largo, y el coste varía de un sistema a otro.

Depende de usted y de su equipo de contabilidad determinar si es el momento de actualizar a una herramienta integral de gestión empresarial o seguir utilizando un software de contabilidad que cumple con su función, pero poco más.

Si está de acuerdo en que un sistema ERP de contabilidad beneficiaría a su negocio, el siguiente paso es encontrar la solución que mejor se adapte a usted y a sus necesidades específicas. Hay muchas soluciones ERP entre las que elegir, por lo que le recomendamos que realiceuna investigaciónyuna evaluación exhaustivassobre ERP, respondiendo a preguntas como:

• ¿Este software ERP ofrece las aplicaciones que necesita mi empresa?
• ¿Puedo adaptarlo a mi negocio?
• ¿Puedo integrarlo perfectamente con aplicaciones de terceros?
• ¿La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) está integrada en la solución?
• ¿El sistema ERP ofrece funciones de generación de informes y análisis que serán útiles para mi negocio ahora y en el futuro?

También querrá saber cómo se implementa la solución ERP. ¿El proveedor de ERP le ofrece la opción de elegir dónde se aloja el software? ¿Se puede alojar en la nube, en sus propias instalaciones o mediante un enfoque híbrido? Alojar la solución en las instalaciones requiere una inversión inicial en hardware, que luego se instala en su edificio. Su personal de TI se encargará de las actualizaciones, las mejoras y la seguridad. Las soluciones basadas en la nube no requieren hardware en las instalaciones, lo que significa que el proveedor de ERP se encarga de las actualizaciones, las mejoras y la seguridad. Las opciones híbridas le ofrecen una solución basada en la nube en un entorno privado.

Antes de elegir un sistema, evalúe cuidadosamente sus opciones de ERP contable para aumentar las posibilidades de una implementación exitosa.

Elegir la solución de contabilidad adecuada para su negocio

Comparar el software ERP y el software de contabilidad te ayuda a elegir la mejor opción para tus necesidades. Es fundamental comprender las diferencias entre ambos.

Este fue el caso de Fidelux Lighting.

Fidelux Lighting, una empresa dirigida por mujeres y propiedad de minorías, diseña y distribuye soluciones de iluminación LED de primera calidad para clientes comerciales. El equipo utilizaba QuickBooks, pero el seguimiento y el pago de comisiones, la gestión del inventario y la contabilidad eran tareas demasiado complejas para esta sencilla solución. El software también limitaba su capacidad para realizar un seguimiento del inventario, no era personalizable y no permitía la integración con otro software. Por lo tanto, la empresa encontró una solución que podía realizar todas estas funciones y mucho más: Acumatica.

Shivani Raval, directora de operaciones, afirma: «A medida que nos adentramos en nuevos mercados, Acumatica nos da la confianza de que podremos gestionar las transacciones y el crecimiento con facilidad durante muchos años».

Como demuestra la experiencia de Fidelux Lighting, una solución ERP en la nube completa y adecuada puede ayudarle a gestionar sus necesidades contables y financieras, proporcionándole módulos adicionales específicos para su sector, así como acceso ininterrumpido, para que pueda trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Si está listo para actualizar su software de contabilidad básico,póngase en contacto con nuestro equipohoy mismo.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿El ERP es lo mismo que un software de contabilidad?

La mayoría de los sistemas ERP y los programas de contabilidad proporcionan a las empresas informes financieros integrados y ayudan a los usuarios a eliminar la introducción manual de datos, mejorar la precisión de los datos, simplificar los requisitos de nóminas y declaración de impuestos, reducir los costes de personal y centralizar los datos contables para facilitar el acceso. Una solución ERP va un paso más allá con características y funcionalidades adicionales, lo que permite a las empresas recopilar y almacenar todos los datos de todos los departamentos en una sola solución, que ofrece una visión completa de la salud financiera y organizativa de la empresa.

¿Existen preferencias específicas del sector a la hora de elegir entre un software ERP y un software de contabilidad?

Las empresas de todos los sectores pueden utilizar software de contabilidad básico o una solución ERP. A la hora de decidir cuál de las dos opciones ofrece más ventajas, es fundamental analizar lo que ofrece cada una. Por ejemplo, muchas soluciones ERP proporcionan funciones de contabilidad básicas y complejas, además de aplicaciones específicas para cada sector, adaptadas a las necesidades especializadas de cada uno. Muchas opciones de software de contabilidad solo ofrecen funciones básicas y pueden requerir personalización o aplicaciones adicionales para obtener funcionalidades específicas para cada sector.

¿Cuáles son las limitaciones/oportunidades a largo plazo en relación con el software ERP frente al software de contabilidad?

Las soluciones de software de contabilidad simples gestionan los procesos contables. Suelen utilizarlas las pequeñas empresas que acaban de empezar, pero, a medida que estas empresas crecen, se dan cuenta de que gestionar operaciones más allá de las finanzas requiere una solución ERP completa. La mayoría de las soluciones ERP están diseñadas para gestionar diversos requisitos empresariales, incluyendo la fabricación, la distribución, la construcción, la venta al por menor y mucho más. En lo que respecta a las limitaciones a largo plazo, las soluciones de contabilidad básicas solo pueden llevar a las empresas hasta cierto punto, pero con la solución ERP adecuada, las oportunidades de crecimiento a largo plazo y el éxito futuro son abundantes.