Software de gestión de cuentas por cobrar

Crea plantillas de contrato para la facturación periódica en el proceso de cuentas por cobrar, incluyendo cuotas mensuales, cuotas de alta, cuotas de renovación, cuotas basadas en el consumo, recargos por exceso de consumo y cuotas mínimas. Especifica las fechas de inicio y finalización, las condiciones de renovación, los calendarios de facturación y las partidas de factura. Vincula los contratos a la gestión de casos y a las hojas de horas de los empleados para incluir en las facturas las horas facturables y las horas de atención al cliente.

Asigna grupos de clientes a diferentes cuentas de clientes en el libro mayor y anula las cuentas de clientes predeterminadas al introducir los documentos. Acumatica realiza un seguimiento de las asignaciones contables y aplica las contrapartidas y los importes correctos cuando se contabilizan los pagos, lo que garantiza la coherencia en el proceso de cuentas por cobrar.

Emite facturas y cobra pagos en cualquier divisa. Mantén los saldos de los clientes tanto en la divisa extranjera como en la divisa base. La conversión automática de divisas ofrece ajustes en tiempo real basados en los tipos de cambio actuales, permite la triangulación de divisas en el momento del pago y calcula las ganancias o pérdidas realizadas y no realizadas de las partidas pendientes. Admite múltiples divisas base y la elaboración de informes consolidados entre empresas con diferentes divisas base.

Gestiona los certificados de exención fiscal, calcula automáticamente los impuestos sobre las ventas y el IVA en las facturas estándar y de prepago, y elabora los informes para la declaración de impuestos. Anula las zonas fiscales predeterminadas de los clientes al introducir los documentos. Admite varias partidas fiscales por línea de documento, deduce el impuesto del precio cuando sea necesario y calcula el impuesto sobre el impuesto.

Optimice el cobro mediante correos electrónicos automáticos con enlaces de pago o códigos QR para las facturas y compártalos con los clientes para que puedan pagar de forma rápida y cómoda. Los pagos recibidos actualizan automáticamente el saldo pendiente de las facturas.

Aplica automáticamente los límites de crédito al introducir los pedidos y al emitir las facturas. Configura las opciones para bloquear la tramitación de las facturas o emitir avisos. Crea cartas de reclamación para las cuentas vencidas e incluye los documentos y los recargos correspondientes; personaliza los mensajes y los archivos adjuntos para facilitar la comunicación con los clientes. Utiliza estos controles junto con la visibilidad del estado de los pagos y aumenta temporalmente los límites de crédito cuando sea necesario.

Aplica reembolsos parciales o totales a pagos, pagos anticipados y notas de crédito. Realiza un seguimiento de los saldos por cliente y genera informes para una conciliación más clara.

Facilita la coherencia en los procesos de pago mediante la asignación automática de los pagos a los documentos pendientes más antiguos. Anula fácilmente las asignaciones de pago incorrectas; los saldos afectados se revierten automáticamente.

Muestra un informe de antigüedad de cuentas por cobrar por proyecto, en lugar de por cliente, para ayudar a reducir los días de cobro (DSO) y mejorar la eficiencia en el cobro.

Calcula automáticamente las comisiones por ventas. Reparte las comisiones entre varios comerciales, vincúlalas a partidas específicas de la factura y abónalas cuando se emita la factura o cuando se reciba el pago. Calcula las comisiones mensualmente, trimestralmente o anualmente.

Calcule y aplique automáticamente cargos por mora. Calcule los cargos vencidos como un porcentaje o como un importe de cargo mínimo. Anule los cargos vencidos total o parcialmente al procesar el reembolso de un cliente.

Dale de baja los pequeños saldos de documentos utilizando un límite máximo de baja y una lista de clientes que cumplan los requisitos, para que las bajas se ajusten a la política establecida.

Contabiliza los ingresos y los gastos cuando se reciban o se efectúen los pagos, en lugar de cuando se produzcan las operaciones subyacentes.

Acumatica ofrece un registro de auditoría completo de las transacciones. Los registros de las transacciones no se pueden eliminar ni anular; los errores se corrigen mediante asientos de reversión documentados. El sistema registra el ID de usuario de la persona que introdujo y modificó cada registro. Las notas y los documentos electrónicos justificativos se adjuntan directamente a las transacciones, lo que ayuda a los equipos financieros a revisar la actividad en las cuentas por cobrar y en los flujos de trabajo financieros relacionados, como las cuentas por pagar.

Especifica qué personas y roles pueden ver o modificar la información y los saldos de las cuentas de los clientes. Mejora la precisión validando las fechas en los formularios financieros, los procesos y los proyectos, y rechaza aquellas fechas que no coincidan con un período financiero del calendario maestro.

Sorprenda a sus clientes con un acceso de autoservicio a la información de sus cuentas, saldos y Acumatica Payments integrado para el pago seguro de facturas.

Facilita procesos de pago seguros gracias a la integración con Authorize.Net, que cumple con la norma PCI DSS. La información confidencial de las tarjetas de crédito no se almacena en la base de datos del ERP de Acumatica; el sistema envía los datos de las tarjetas de los clientes al centro de procesamiento a través de un canal cifrado.

Activar o desactivar terminales de punto de venta (TPV) y aceptar pagos a través de ellos. Realizar un seguimiento del estado de las transacciones y actualizar los pagos de TPV en el sistema, reenviar transacciones al terminal, autorizar y anular transacciones de TPV, y emitir reembolsos totales o parciales según sea necesario.

Mejora la rentabilidad transmitiendo datos de nivel 3 para ayudar a reducir las comisiones de intercambio. Cuando se registra una transacción, la pasarela de pago verifica la tarjeta utilizada y envía datos predeterminados a nivel de línea a la red de la tarjeta. A continuación, el comerciante envía los datos correctos a partir de los documentos en los que se contabilizan los pagos.

Mejora el cumplimiento normativo y la precisión de los datos gracias a la detección de anomalías mediante aprendizaje automático, que ayuda a identificar irregularidades en los datos. Aísla rápidamente los registros que se desvían de los patrones normales de datos, como las excepciones en los márgenes de los pedidos de venta.