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¿Qué es el software de automatización contable?

El software de automatización de la contabilidad ofrece potentes resultados gracias a la agilización del almacenamiento de registros, la creación de facturas, el cálculo de impuestos y mucho más.

¿Qué es la automatización contable?

El software de automatización de la contabilidad es un programa informático que automatiza tareas contables repetitivas pero cruciales, como la actualización de datos financieros, la conciliación de cuentas, la gestión de nóminas, el envío de facturas, la preparación de impuestos y mucho más. Es una potente herramienta para las empresas modernas que buscan mejorar su eficiencia y precisión.

¿Por qué las organizaciones necesitan la automatización de la contabilidad?

El uso de la tecnología moderna para automatizar los flujos de trabajo se está convirtiendo rápidamente en una estrategia estándar para las empresas que operan en la economía digital actual. El sector de la contabilidad forma parte de esta tendencia creciente, pero algunos departamentos de contabilidad y empresas aún no han adoptado la automatización contable.

Esta falta de automatización de la contabilidad se traduce en horas perdidas en el seguimiento manual de activos/gastos, el pago de facturas, la facturación a clientes, la gestión de nóminas, la facilitación del pago de impuestos y mucho más. En lugar de todo esto, el tiempo, el esfuerzo y la energía de los contables podrían dedicarse a tareas más creativas y de mayor valor.

Con el software de automatización de la contabilidad, podrá disfrutar de:

Agilización de las tareas: automatice muchas de las tareas manuales que suelen realizar los contables, como la introducción de datos, el procesamiento de facturas y la elaboración de informes financieros. Esto puede liberar a los contables para que se centren en actividades más estratégicas, como el análisis y la elaboración de informes. Como resultado, las tareas contables pueden completarse mucho más rápido, lo que puede mejorar la eficiencia y la productividad.
Recuperación inmediata de datos: almacene los datos financieros en una ubicación central para facilitar su acceso y recuperación. Esto puede ser útil para tomar decisiones informadas sobre la empresa, como presupuestos, previsiones y asignación de recursos. Además, la recuperación inmediata de datos puede ayudar a mejorar el servicio al cliente al proporcionar respuestas más rápidas a las consultas sobre facturas o pagos.
Mayor precisión y seguridad de los datos, al reducir el riesgo de error humano. Esto se debe a que el software es capaz de seguir reglas y procedimientos establecidos al procesar los datos. Además, el software de automatización de la contabilidad puede ayudar a mejorar la seguridad de los datos al encriptarlos y restringir el acceso a los usuarios autorizados.
Mayor cumplimiento: cumpla la normativa financiera garantizando que los datos financieros se procesan con precisión y puntualidad. Esto es importante para empresas de todos los tamaños, ya que el incumplimiento puede acarrear multas u otras sanciones.
Mejora del servicio al cliente, gracias a un procesamiento más rápido y preciso de las facturas y los pagos. Esto puede ayudar a reducir la frustración del cliente y mejorar su fidelidad.
Mejora de la toma de decisiones: proporciona a las empresas datos financieros en tiempo real, que pueden utilizarse para tomar mejores decisiones sobre la empresa. Estos datos pueden utilizarse para elaborar presupuestos, hacer previsiones, asignar recursos y tomar otras decisiones empresariales importantes.

He aquí algunos ejemplos concretos de cómo la automatización de la contabilidad puede beneficiar a distintos tipos de organizaciones:

Pequeñas empresas: Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de la automatización de la contabilidad ahorrando tiempo y dinero en tareas administrativas. Esto puede liberar tiempo para que los propietarios de las empresas se centren en hacer crecer sus negocios.
Medianas empresas: Las medianas empresas pueden beneficiarse de la automatización de la contabilidad mejorando la eficiencia y la precisión. Esto puede ayudarles a competir más eficazmente con empresas más grandes.
Grandes empresas: Las grandes empresas pueden beneficiarse de la automatización de la contabilidad agilizando los procesos y reduciendo los riesgos. Esto puede ayudarles a mejorar la rentabilidad y el cumplimiento normativo.

Sus equipos contables y la automatización

Si su empresa entra en la categoría de "no automatizar la contabilidad", no está solo. El estudio mundial de McKinsey también revela que el 13% de los encuestados no tenía previsto automatizar sus flujos de trabajo contables. Pero la automatización de la contabilidad ofrece ventajas que pueden convencerles (y convencerte) de que lo reconsideres.

Aprovechar el poder de la automatización a través de Acumatica Cloud ERP y su software de automatización contable integrado aumenta la velocidad y la precisión de su equipo. También ayuda a cada miembro del equipo a optimizar su gestión del tiempo, lo que se traduce en costes más bajos y plazos de entrega de tareas más rápidos. Además, la implementación de software específico del sector le ofrece una valiosa tranquilidad; puede estar seguro de que el software proporciona seguridad de datos a nivel empresarial junto con un mayor control y una visibilidad precisa de todos sus procesos financieros y contables.

Tipos de automatización contable

Al explorar la contabilidad automatizada, descubrirá que puede ayudarle fácilmente:

Seguimiento de activos/gastos: El seguimiento y registro automáticos de activos (por ejemplo, efectivo, inventario, equipos, etc.) y gastos (por ejemplo, salarios de empleados, alquileres/servicios públicos, seguros, etc.) le libera de tareas manuales, como la creación de calendarios de depreciación y la generación de recibos de gastos a partir de las transacciones de su tarjeta de crédito, entre otras muchas cosas.

Pagar facturas: Supervisar el flujo de caja y los pagos de facturas pendientes, agilizar la aprobación y el pago de facturas, reconocer los gastos pagados por adelantado y aceptar los pagos anticipados de proveedores se convierten en tareas simplificadas cuando se establecen procesos automatizados.

Facture a los clientes: La contabilidad automatizada le ayuda a generar facturas, enviar extractos, cobrar/aplicar pagos, crear informes de clientes sin tediosas entradas de datos ni cálculos laboriosos.

Gestión de nóminas: Mantener la exactitud de la nómina y agilizar el proceso es posible con la automatización de la contabilidad, incluyendo la extracción automática de datos de entrada de tiempo en el sistema, pagar múltiples grupos y tipos de empleados con diferentes períodos de pago, y más (por ejemplo, atributos automáticos de nómina, códigos de tipo de ganancia, reglas de horas extras, y deducciones y capacidades de beneficios).

Gestione los impuestos: Automatizar la configuración, la recaudación, la gestión y la notificación de sus impuestos con la automatización de la contabilidad garantiza que sus declaraciones de impuestos sean precisas y estén actualizadas y que siga cumpliendo con sus obligaciones fiscales nacionales e internacionales.

Automatización de cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Dos de los procesos contables más importantes para cualquier empresa son las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Entre otras muchas tareas, los miembros del equipo de cuentas por pagar verifican las facturas, garantizan su aprobación y emiten los pagos, mientras que los miembros del equipo de cuentas por cobrar crean y envían facturas a los clientes, procesan los pagos y registran las transacciones.

Cuando las tareas de AP y AR se gestionan manualmente, los errores humanos son comunes, como los pagos duplicados y los errores de doble entrada de datos. Con el software de automatización de la contabilidad se eliminan estos problemas y se introduce precisión, eficiencia, visibilidad de los datos y satisfacción de los proveedores, por no mencionar la simplificación de las tareas de cumplimiento normativo.

Ejemplo de tratamiento automatizado de PA con inteligencia artificial

Procesamiento automatizado de cuentas a pagar

Descargar la ficha técnica de AP

"Acumatica ha transformado nuestro negocio, nos ha dado acceso a información de existencias en tiempo real y nos ha dado la confianza de que podemos seguir creciendo".

Colin Gilhespy, Copropietario y Director General

Cave Direct

Ventajas de la automatización de la contabilidad

Los empresarios no pueden permitirse el lujo de evitar el riesgo esperando al margen mientras los cambios se suceden a su alrededor. Ya no pueden permitirse que sus equipos pasen horas creando hojas de cálculo que se quedan obsoletas antes incluso de que puedan aplicar un formato condicional a sus números perfectamente equilibrados.

Estos propietarios necesitan información relevante y proactiva, y la necesitan ahora. Necesitan hacer más con menos, conectar datos entre sistemas, geografías y dispositivos, y necesitan procesos flexibles y controles personalizables que ayuden a sus equipos a hacer su mejor trabajo, desde dondequiera que estén trabajando.

Para seguir siendo relevantes en apoyo de las prioridades cambiantes de la organización, los contables tienen que buscar constantemente nuevas y mejores formas de proporcionar una visión inmediata de las cifras que revisan. Deben dedicar más tiempo a escuchar a los líderes y compañeros de trabajo para comprender mejor los retos a los que se enfrentan. Como líderes financieros de los que otros dependen, se espera que los contables estén informados sobre las soluciones modernas y sofisticadas que pueden ayudarles a alcanzar eficazmente los objetivos empresariales.

La información depende de la captura precisa y organizada de los datos. Aunque los datos fluyen por todos los departamentos de la organización y por cada módulo del software, deben estar estructurados para ofrecer información significativa y, al mismo tiempo, cumplir los GAAP y otros requisitos contables y normativos.
Ventajas de la automatización contable

El software de automatización de la contabilidad aportará las siguientes ventajas a su equipo.

Cierre continuo

Consiga más, más rápido. La automatización de la contabilidad agiliza los flujos de trabajo, elimina las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo (por ejemplo, la doble introducción de datos) y evita tener que conciliar las transacciones manualmente. Contar con la automatización de la gestión de efectivo, la gestión de divisas, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar (y mucho más) en una única solución ahorrará a su equipo una cantidad incalculable de tiempo -y frustración- y le proporcionará velocidades operativas superiores a las que podrían ofrecerle los sistemas manuales.

Mayor precisión

Los seres humanos son propensos a cometer errores, al igual que la tecnología anticuada. De hecho, un estudio reveló que, de los más de 1.100 ejecutivos de alto nivel y profesionales de las finanzas encuestados, casi el 70% afirmó que sus organizaciones han basado decisiones empresariales importantes en datos financieros inexactos, y sólo el 17% dijo que podía confiar plenamente en que sus equipos financieros o directores financieros identificaran todos los errores y elaboraran informes precisos. Como factores que contribuyen a esta falta de confianza, los encuestados citaron:

Error humano - 41%.
Múltiples fuentes de datos - 40%.
Falta de controles automatizados: 28%.
Tecnología anticuada - 28%.

Con un software moderno de automatización de la contabilidad, cualquier error derivado de múltiples fuentes de datos, una falta de controles automatizados y una tecnología anticuada se erradica inmediatamente. Los errores humanos también pasan a ser insignificantes y, si se producen, puede confiar en que el software señale inmediatamente cualquier incoherencia contable.

Acceso a información en tiempo real

El mejor sistema del mundo no tiene ningún valor para los usuarios que no pueden acceder a él o no saben cómo obtener de él la información que necesitan. El software de contabilidad libera a los contables de sus escritorios al tiempo que permite a los usuarios participar activamente en la consecución de los resultados empresariales deseados, proporcionando una visibilidad total de todo el flujo de información relevante en un único lugar.

Ideas oportunas

Las empresas basadas en proyectos necesitan sistemas completos que ayuden a los equipos a gestionar los tres pilares del triángulo de la gestión de proyectos: tiempo, presupuesto y alcance. Existen retos especiales a la hora de capturar transacciones relacionadas con los proyectos, facturar el trabajo a medida que se completa y asignar costes entre proyectos, fases y más.

El software de automatización de la contabilidad ofrece a las empresas centradas en proyectos la posibilidad de supervisar y gestionar proyectos de todo tipo desde cualquier lugar, al tiempo que proporciona visibilidad de todos los aspectos de la interacción con el cliente, desde una oportunidad en CRM hasta un presupuesto, pasando por un pedido de ventas y una factura de cliente, desde un pedido de compra hasta una factura de cuentas por pagar, lo que da lugar a gastos y transacciones de inventario que se codifican correcta e inmediatamente en los proyectos correctos.

Otras ventajas de la automatización contable

Reducción de los costes generales y mejora de la moral: la automatización de los flujos de trabajo contables reduce los costes de mano de obra, materiales y recursos desperdiciados en procesos manuales imprecisos. Los programas automatizados también pueden funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana, garantizando que las actividades contables urgentes y de alta prioridad se completen correctamente y a tiempo, sin que los miembros de su equipo tengan que trabajar horas extra innecesarias ni dejar de realizar tareas más valiosas. En última instancia, esto eleva la moral de los empleados, mejorando su equilibrio entre vida laboral y personal y dándoles más oportunidades de utilizar sus habilidades en proyectos de alto valor que mejoran el negocio.

Equipos más creativos - Y, ya que hablamos de la moral de los empleados, los equipos que automatizan son equipos que innovan y mejoran continuamente sus operaciones. El tiempo y la energía que los miembros de su equipo han malgastado en tareas rutinarias y repetitivas pueden, con la automatización de la contabilidad, dedicarse a analizar números, tomar decisiones financieras basadas en datos y desarrollar estrategias creativas que conduzcan a un crecimiento empresarial sostenible.

Retos de la automatización contable

La automatización de la contabilidad beneficia significativamente a las empresas que deciden adoptarla, pero hay algunos retos que no debe pasar por alto. Por ejemplo, la inversión inicial en software de automatización contable puede ser considerable. El coste varía en función del software que elija. Muchas opciones de software de automatización contable cobran por usuario, lo que significa que cuantos más usuarios añada, más le costará.

Otros retos importantes que plantea la automatización de la contabilidad son la seguridad de los datos y la gestión del cambio. La seguridad de los datos es un tema candente, y con razón, ya que el número y los tipos de violaciones de la seguridad (por ejemplo, exposición accidental, phishing, ransomware, etc.) siguen creciendo. Y realizar cualquier tipo de cambio en una organización, ya sea grande o pequeño, conlleva un posible rechazo por parte de los empleados si el cambio no se comunica bien.

Es esencial que elija un software de automatización de la contabilidad que sea asequible (por ejemplo, que ofrezca licencias adaptadas al crecimiento que cobren por los recursos utilizados, no por cada usuario), que ofrezca seguridad de nivel empresarial y que ayude a que el proceso de implementación sea una experiencia sencilla y fácil de usar, como Acumatica.

Automatización contable en acción

"Nuestros contactos están en el sistema y podemos enviar facturas por correo electrónico, eliminando la doble entrada. Estamos convirtiendo las hojas de cálculo de facturación para que los departamentos las introduzcan directamente, y ahora conocemos nuestros cubos de antigüedad, que eran difíciles de descifrar en el antiguo sistema. Cada vez que hacemos una facturación semanal por cobrar, introducimos una factura en Acumatica, y eso nos permite saber si hay facturas pendientes. Sabemos que no las hemos recibido mirando en Acumatica y viendo lo que está pendiente. Eso nos ayuda con la antigüedad y los cobros". - Tammy Raub, directora financiera, Mozaic

"Aunque las cuentas a pagar y a cobrar no son las más glamurosas, hemos observado una enorme mejora en el ahorro de tiempo, y somos mucho más precisos con los proveedores." - Andy Gale, director financiero y director de operaciones, LiveView Technologies, Inc.

"Antes teníamos que introducir (manualmente) la mayoría de las transacciones en el sistema de facturación, pero ahora podemos cargar por lotes información masiva de forma eficiente. Acumatica también ha reducido el volumen de trabajo transaccional, por lo que ahora nuestro equipo realiza más tareas de valor añadido." - Ying-Jian Chan, director financiero, The Learning Lab

Aspectos destacados de la automatización contable

El software de automatización de la contabilidad ayuda a las empresas a ser más eficientes y precisas automatizando las tareas mundanas y repetitivas y liberando a los empleados para que puedan concentrarse en tareas de mayor valor y que aumentan los beneficios.
La implantación de un software de automatización de la contabilidad conlleva algunos retos (por ejemplo, costes, gestión de cambios y problemas de seguridad), pero se ven superados con creces por las numerosas ventajas, entre las que se incluyen la agilización de las tareas, la recuperación inmediata de datos, el aumento de la precisión y la seguridad de los datos, la reducción de los costes generales y la mayor satisfacción de los empleados.

Automatización contable Preguntas frecuentes

¿Cómo elegir el programa de automatización contable adecuado?

Saber qué solución de automatización contable es la adecuada para su empresa requiere una investigación diligente y metódica llevada a cabo por usted y otros miembros del equipo directivo. Juntos, tendrán que determinar las características y funcionalidades que debe ofrecer el software de automatización contable que elijan y fijar su presupuesto. A continuación, tendrá que evaluar la escalabilidad, la facilidad de uso y las capacidades de seguridad de la solución. Y, por último, tendrá que evaluar al proveedor del software. ¿Tiene experiencia, reputación de éxito en la implantación y sigue prestando asistencia después de la puesta en marcha? La respuesta a cada pregunta debe ser "sí" antes de adquirir su producto y servicio.

¿Cómo implantar un programa de automatización contable?

La implantación de un software de automatización contable comienza con la selección de un equipo de implantación fiable y bien informado. Los miembros del equipo deben representar a diferentes departamentos de la organización, a los que se asignará un papel específico, como el patrocinador ejecutivo (la persona que dirige el proyecto y tiene un papel de liderazgo dentro de la empresa), el jefe de proyecto (la persona responsable de gestionar los detalles del proyecto de principio a fin) y los miembros del equipo de tareas de la comunidad de usuarios (las personas que desempeñarán diversas funciones y tareas a lo largo de la implantación bajo la dirección del jefe de proyecto). Una vez creado el equipo, trabajará en estrecha colaboración con el proveedor de software, que deberá proporcionarle un plan de implantación definido.

¿Es el software de automatización contable adecuado para mi empresa?

Son pocas las empresas que operan en la economía digital actual que no se beneficiarían de un software de automatización contable. La automatización de los procesos contables conlleva una mayor velocidad operativa, una mayor precisión de los datos, una reducción de los costes generales, una mejora de la moral de los empleados y equipos más creativos, lo que beneficia a cualquier empresa de cualquier sector.

¿Cuáles son las tendencias futuras de la automatización contable?

La automatización de la contabilidad seguirá aliviando las tareas contables altamente repetitivas que requieren mucho tiempo y mano de obra y que acosan a las empresas que aún no han invertido en software de automatización de la contabilidad. A medida que el software siga avanzando, cabe esperar que la inteligencia artificial (IA) y la automatización de procesos robóticos (RPA) desempeñen un papel más importante en las operaciones diarias, que continúe el interés por las soluciones de contabilidad basadas en la nube y que se preste más atención a las prácticas empresariales sostenibles.

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